Báo cáo kho: Nội dung và mục đích | Cách làm báo cáo kho chi tiết cho doanh nghiệp

Báo cáo kho chính là một trong những loại báo cáo quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Báo cáo này giúp các doanh nghiệp quản lý hàng hoá, thiết bị,… Từ đó, các doanh nghiệp có thể định hướng phát triển và lập kế hoạch kinh doanh phù hợp. Vậy nên, hãy cùng SimERP tìm hiểu về báo cáo kho và cách trình bày mẫu báo cáo kho nhé!

Mẫu báo cáo kho là gì?

Mẫu báo cáo kho là bản báo cáo tổng hợp tồn kho của cơ quan, cơ sở kinh doanh và doanh nghiệp. Báo cáo này sẽ kiểm soát định kỳ số lượng hàng hóa, vật tư tồn kho theo tháng. Trong đó sẽ nêu rõ tình trạng số lượng của hàng hoá còn tồn động đầu ký và cuối kỳ.

Mẫu báo cáo tồn kho được sử dụng để làm gì? 

Mẫu báo cáo kho bao gồm các thông tin liên quan đến số lượng các loại hàng hóa tồn đọng. Các thông tin này sẽ cho biết chi tiết về đơn vị, số lượng hàng hóa, vật tư tồn kho đầu kỳ, số lượng nhập, xuất tại kỳ làm báo cáo và lũy kế, số lượng tồn kho cuối kỳ. Nhân viên kế toán kho có trách nhiệm làm và báo cáo lên ban lãnh đạo doanh nghiệp trong kỳ. 

Báo cáo kho chính là cách một doanh nghiệp kiểm soát tốc độ phát triển của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng báo cáo kho để biết tình hình phát triển của mình.

Cần phải đảm bảo mỗi bộ phận liên quan đưa ra thông tin chính xác nhất. Để từ đó thông tin về số lượng hàng hoá tồn kho có thể chính xác nhất.

>>> Tìm hiểu thêm: Tại sao phải quản lý hàng tồn kho? Phương pháp nào hiệu quả?

Hướng dẫn cách làm báo cáo kho cho doanh nghiệp

Các doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu báo cáo BO7 – H. Mẫu báo cáo này bao gồm các nội dung chủ yếu như sau: 

• Tên đơn vị thực hiện báo cáo
• Thời gian thực hiện báo cáo.
• Tên các loại hàng hóa, nguyên vật liệu được trình bày và liệt kê theo thứ tự. Đồng thời cũng phải phân chia ra thành các loại khác nhau. (như trên hình)
• Đơn vị tính: Mỗi loại hàng hóa sẽ có một đơn vị tính khác nhau như cái, bộ, chiếc,…
• Tồn kho đầu năm: Số lượng hàng hoá từng loại hàng hóa, vật tư, thiết bị (SL). Sau đó sẽ được tính thành tiền ở cột (TT).
• Nhập, xuất: Số lượng, thành tiền của mỗi loại hàng hóa được. Cách tính tương tự như tồn kho ở phía trên. Tuy nhiên, trong các ô này sẽ điền thông tin kỳ hiện tại hoặc lũy kế từ những kỳ trước. 
• Hàng tồn kho cuối kỳ: Các thông tin chi tiết về số lượng và thành tiền. (Cách tính tương tự như tồng kho đầu năm) 
• Dưới cùng có hàng ngang chính là tổng tất cả các loại phí trên. 

Lưu ý khi làm báo cáo kho

Người chịu trách nhiệm lập mẫu báo cáo tồn kho cần phải tính toán chính xác. Người làm báo cáo có thể sử dụng các phần mềm để có kết quả chính xác và nhanh nhất. Việc này giúp khẳng định các thông tin ghi trên báo cáo là chuẩn xác. Sau khi làm xong báo cáo thì cần các bên liên quan bao gồm: Người phụ trách bộ phận kế toán, người lập báo cáo và lãnh đạo đơn vị sẽ ký và ghi rõ họ tên. Riêng lãnh đạo đơn vị sẽ cần đóng dấu nhằm xác nhận toàn bộ thông tin được trình bày trong báo cáo. 

Thời gian lập báo cáo kho cần phải ghi đầy đủ ngày, tháng, năm. Các thông tin về thời gian cần được trình bày trước khi các bộ phận liên quan ký xác nhận.

Sau khi làm xong báo cáo, ban lãnh đạo có thể biết được tình trạng xuất, nhập hàng hoá. Nhân viên kế toán cũng từ đó có thể tính được doanh số bán hàng thực tế.

>>> Tìm hiểu thêm: Quản lý kho là gì? Quy trình quản lý kho Chặt chẽ và Hiệu quả nhất

Mẫu báo cáo tổng hợp tồn kho 

Về mặt nội dung trình bày, mẫu báo cáo này cũng tương tự như mẫu báo cáo kho B07 – H. Tuy nhiên, để thực hiện mẫu báo cáo tổng hợp tồn kho thì cần có xác nhận thông tin của thủ kho. 

Thông thường, khi hàng hóa, vật tư được nhập hay xuất thì đều được thủ kho báo lại với nhân viên kế toán vào cuối ngày. Sau đó kế toán sẽ ghi chép lại toàn bộ thông tin đó vào sổ cái một cách cẩn thận.

Quan trọng hơn, đây chính là căn cứ để lập mẫu báo cáo tổng hợp. Đồng thời đây cũng chính là một trong những tài liệu để đối chiếu, so sánh giữa kết quả được ghi lại và kết quả thực tế. Chính vì vậy, để thông tin có sự chính xác cao thì cần có xác nhận từ nhiều bên hơn. Trong đó bao gồm: Người lập báo cáo, thủ kho, người phụ trách kế toán, thủ trưởng đơn vị. 

Những khó khăn trong công tác quản lý, báo cáo kho truyền thống

Trong thời đại số và sự bùng phát của dịch COVID19 hiện nay, việc báo cáo kho truyền thống tồn tại nhiều bất cập như:

• Các công ty thường quản lý kho bằng việc ghi chép vào sổ sách hoặc nhập vào bảng tính excel. Nhưng cả hai cách này đều tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót hoặc mất dữ liệu. Đối với doanh nghiệp có số lượng hàng hóa lên tới hàng trăm, nghìn chủng loại và mỗi loại có hạn sử dụng và quy định bảo quản riêng thì công việc của người thủ kho sẽ không thể hoàn thành nếu không có sự hỗ trợ từ các công cụ hiện đại.
• Với cách quản lý ghi chép truyền thống dẫn đến việc thông tin không được cập nhật thường xuyên. Từ đó, chủ doanh nghiệp cũng không thể cập nhật chính xác lượng tồn kho hiện tại.
• Việc cập nhật không kịp thời số lượng tồn kho. Điều này hoàn toàn gây ảnh hưởng lớn nếu có sai xót trong quá trình báo cáo. Chủ doanh nghiệp sẽ không đưa ra được phương án xử lí kịp thời.

Vì những lý do này mà phần mềm tài chính – kế toán đóng vai trò rất quan trọng với doanh nghiệp. Nhà quản lý sử dụng phần mềm có thể theo dõi và kiểm soát chặt chẽ tình hình hàng hóa, vật tư và thiết bị trong kho. 

Phần mềm quản lý kho hiệu quả

Phần mềm SimERP

Về SimERP

SimERP là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning) với những ưu điểm nổi bật như sau:

• Tính năng kế toán chuẩn Việt Nam
• Quản lý đội nhóm mạnh mẽ
• Có thể điều chỉnh số lượng người dùng linh hoạt
• Mô hình triển khai đa dạng

Giải pháp quản lý kho của SimERP

Các phân hệ, ứng dụng của SimERP được tích hợp trên một nền tảng duy nhất, sử dụng dễ dàng trên cả Web và Thiết bị di động. Trong đó có nhiều chức năng quản lý từ dự án, bán hàng, kế toán,.. đến quản lý kho. Trong đó, đối với các đơn vị sản xuất có thể quan tâm một số module quản lý sau:

• Kế toán: Hệ thống quản lý kế toán nội bộ theo chuẩn mực kế toán của Việt Nam.
• Kho: Giúp doanh nghiệp quản lý chính xác số lượng hàng hóa trong kho và giúp quản lý dễ dàng, hiệu quả hơn.
• Sản xuất: Quản lý quá trình Sản xuất, Chất lượng, Bảo trì và Quản lý vòng đời sản phẩm sẽ được tích hợp trên một nền tảng duy nhất.

Hiện nay, SimERP đang cho phép đăng ký dùng thử 30 ngày miễn phí module SimCRM. Đăng ký sử dụng thử tại đây!

Lời kết

Như vậy, với những thông tin trong bài viết, hy vọng bạn đã có thêm nhiều hiểu biết hữu ích cho việc lập báo cáo kho. Nếu còn bất kỳ câu hỏi nào, hãy để lại bình luận dưới bài viết này để SimERP có thể giúp bạn giải đáp nhanh chóng nhé!