Cách hạch toán hàng khuyến mại, hàng mẫu không thu tiền 2022

Ngày nay, hoạt động khuyến mại đang ngày càng được các nhà quản trị doanh nghiệp chú ý đến bởi vì đó là hình thức khá hiệu quả để thu hút khách hàng quan tâm đến sản phẩm của họ. Chính vì vậy, hạch toán hàng khuyến mại là một nhiệm vụ không thể thiếu nhằm mục đích quản lý tốt các hoạt động chiêu thị của doanh nghiệp. Vậy, hãy cùng SimERP tìm hiểu rõ hơn về hạch toán hàng khuyến mại theo thông tư 200 ở bài viết dưới đây.

Phân biệt khuyến mại và khuyến mãi

Trước khi đi vào tìm hiểu một số loại hạch toán hàng khuyến mại cơ bản, chúng ta cần phân biệt hai thuật ngữ thường xuyên gây nhầm lẫn, đó là khuyến mại và khuyến mãi.

Khuyến mại là hoạt động mà doanh nghiệp mang lại lợi ích cho người tiêu dùng nhằm khuyến khích họ mua và sử dụng hàng hoá, sản phẩm. Mục đích của khuyến mại là tăng sức mua hàng, tăng doanh thu, giảm hàng tồn kho, và kích cầu tiêu dùng. Các hình thức khuyến mại hiện nay là giảm giá, tích điểm, lấy cũ đổi mới,…

Khuyến mãi là hoạt động đem lại lợi ích cho doanh nghiệp về doanh số bán hàng. Người bán càng bán được nhiều thì càng nhận được nhiều tiền hoa hồng từ doanh nghiệp.

Cách hạch toán hàng khuyến mại 

Đối với bên xuất hàng khuyến mại

Trường hợp 1: Hàng khuyến mại, hàng quảng cáo có đăng ký với sở công thương (theo pháp luật về thương mại), chia thành 2 hình thức:

Hình thức nhận hàng khuyến mại không kèm các điều kiện, kế toán hạch toán giá trị hàng vào chi phí bán hàng, ghi:

• Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (bao gồm chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hóa)
• Có TK 155, 156

Hình thức nhận hàng khuyến mại kèm điều kiện 

Với hình thức này, khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm (ví dụ như mua 3 sản phẩm thì được tặng 1 sản phẩm), thì kế toán phải phân bổ số tiền thu được để tính toán doanh thu cho cả hàng khuyến mại, giá trị hàng khuyến mại được tính vào giá vốn hàng bán, ghi:

• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hóa)
• Có TK 155,156

Ghi nhận doanh thu của hàng khuyến mại dựa trên cơ sở phân bổ số tiền thu được cho cả sản phẩm được bán để thu tiền và sản phẩm khuyến mại, quảng cáo, ghi:

• Nợ các TK 111, 112, 131,…
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) (nếu có)

Trường hợp 2: Hàng khuyến mại, quảng cáo không đăng ký với sở công thương (không theo pháp luật về thương mại), chia thành hai hình thức:

Hình thức nhận hàng khuyến mại không kèm các điều kiện, kế toán hạch toán, ghi:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 155. 156
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Hình thức nhận hàng khuyến mại có kèm theo điều kiện, khi xuất hàng khuyến mại, kế toán ghi nhận giá trị hàng khuyến mại vào giá vốn sản phẩm, ghi:

• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
• Có TK 155, 156
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Ghi nhận doanh thu của hàng khuyến mại trên cơ sở phân bổ số tiền thu được cho cả sản phẩm được bán và sản phẩm khuyến mại, quảng cáo, ghi:

• Nợ các TK 111, 112, 131,..
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)(nếu có).

Đối với bên nhận hàng khuyến mại:

Trường hợp 1: Được hưởng hàng khuyến mại, chia thành hai hình thức:

• Khi nhận được hàng khuyến mại tặng vô điều kiện, ghi:
• Nợ các TK 152, 153, 156, 211,… (theo giá hợp lý)
• Có TK 711 – Thu nhập khác

Khi nhận được hàng khuyến mại tặng có điều kiện, ghi:

Trường hợp mua hàng hóa được nhận kèm theo sản phẩm, hàng hóa phụ tùng thay thế (đề phòng hỏng hóc), kế toán phải thu thập thông tin, xác định và ghi nhận riêng sản phẩm, hàng hóa, thiết bị, phụ tùng thay thế.

• Nợ các TK 152, 153, 156, 211,… giá trị hàng mua- giá trị hàng khuyến mại
• Nợ các TK 152, 153, 156, 211, giá trị hàng khuyến mại (theo giá hợp lý)
• Nợ 1331 (nếu có)
• Có 111, 112, 331

Trường hợp 2:  Nhận hàng khuyến mại cho khách hàng (chỉ là giữ hộ)

Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động thương mại được nhận hàng hóa từ nhà sản xuất, nhà phân phối với mục đích quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối:

Khi nhận hàng từ nhà sản xuất (không phải trả tiền) dùng để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối cần theo dõi chi tiết, cụ thể số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ của mình và thuyết minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính đối với hàng nhận được cũng như số hàng đã dùng để khuyến mại cho người mua (như hàng hóa nhận giữ hộ).

 Chú ý: Khoản 1 Theo điều 29 của thông tư 200 thì không phản ánh vào tài khoản 156 “Hàng hóa”. Hàng hóa nhận bán hộ, nhận giữ hộ cho các doanh nghiệp khác, vậy, kế toán bên nhận không phải hạch toán số hàng trên sổ sách kế toán.

Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa được sử dụng hết, kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị số khuyến mại không phải trả lại, ghi:

• Nợ TK 156- Hàng hóa (theo giá trị hợp lý)
• Có TK 711- Thu nhập khác.

Ví dụ:

Một doanh nghiệp bán một chiếc ô tô với giá 1 tỷ đồng,  chưa bao gồm thuế GTGT 10%, doanh nghiệp sẽ tặng cho khách hàng 1 chiếc lốp xe trong trường hợp khách hàng mua ô tô. Giá của một chiếc lốp xe trên thị trường là 30 triệu đồng. Giá vốn của một chiếc ô tô là 700 triệu, giá vốn của một chiếc lốp xe khi doanh nghiệp mua là 30 triệu đồng.

– Hạch toán đối với doanh nghiệp bán hàng

+ Khi xuất hàng để khuyến mại.

Nợ TK 632: 730.000.000

     Có TK 156: 730.000.000

         156- ô tô: 700.000.000

         156- lốp xe: 30.000.000

+ Ghi nhận doanh thu hàng khuyến mại, ta có:

Nợ TK 131: 1.100.000.000

     Có TK 511: 1.000.000.000

        511 – ô tô: 970.000.000

        511 – Lốp xe: 30.000.000

     Có TK 3331: 100.000.000

– Hạch toán đối với doanh nghiệp mua hàng

Nợ TK 211: 970.000.000

Nợ TK 1534: 30.000.000

Nợ TK 133: 100.000.000

Có TK 331: 1.100.000.000

Hạch toán hàng mẫu

Hạch toán hàng mẫu không thu tiền bao gồm hai loại: Hạch toán hàng mẫu trong nước và hàng phi mậu dịch. Cách hạch toán hai loại hàng này được quy định như sau:

Hạch toán hàng mẫu trong nước

Thông thường, khi doanh nghiệp muốn giới thiệu một sản phẩm mới, họ thường tặng các sản phẩm mẫu, khuyến mại để khách hàng dùng thử mà không phải trả tiền, không kèm theo các điều kiện khác (ví dụ như phải mua sản phẩm, hàng hóa). Vậy khi đó kế toán hạch toán:

• Nợ TK 641: Chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá (Theo thông tư 200)
• Có các TK 155, 156: Trị giá hàng sản phẩm, hàng hóa dùng làm hàng mẫu, hàng khuyến mại.

Hạch toán hàng mẫu nhập khẩu (Hàng phi mậu dịch)

Thực tế, không phải lúc nào hàng mẫu cũng là hàng trong nước, trong nhiều trường hợp, hàng mẫu là hàng nhập khẩu (còn được gọi là hàng phi mậu dịch). Dưới đây, chúng tôi xin đề cập đến cách hạch toán hàng mẫu nhập khẩu như sau:

• Nộp thuế, ghi:
  • Nợ TK 3333
  • Nợ TK 333312
  • Có TK 1111 (hoặc TK 1121)
• Hạch toán chi phí, ghi:
  • Nợ TK 642
  • Có TK 3333
  • Có TK 33312
  • Có TK 1111 (hoặc 1121)
• Hạch toán thu nhập, ghi:
  • Nợ TK 211 (TK 152, TK 156,…)
  • Có TK 711

Hạch toán hàng tặng

Trường hợp hạch toán hàng tặng đối với bên đi tặng 

Doanh nghiệp thường tặng hàng hóa, sản phẩm của mình cho khách hàng hay nhân viên trong các dịp đặc biệt,… với mục đích tri ân khách hàng, nhân viên. Khi Hạch toán hàng tặng không thu tiền sẽ xảy ra các trường hợp như: Trường hợp hàng hóa về dùng để biếu, tặng ngay khách hàng của doanh nghiệp (không qua kho); Trường hợp mua hàng hóa về nhập kho dùng để biếu, tặng; Trường hợp hàng hóa dùng để biếu, tặng cho công nhân viên dùng bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi. Kế toán hạch toán từng trường hợp cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Hàng hóa về dùng để tặng ngay khách hàng của doanh nghiệp (không qua kho).

Khi mua hàng hóa về dùng để tặng ngay cho khách hàng (không qua kho), kế toán hạch toán, ghi:

• Nợ TK 641: Chi phí mua hàng  tặng.
• Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT đầu vào (nếu có)
• Có TK 331, 111, 112: Trị giá phải trả khi mua hàng tặng.
• Có TK 3331: Tiền thuế GTGT đầu ra.

Trường hợp 2:  Mua hàng hóa về nhập kho dùng để tặng.

Khi doanh nghiệp mua hàng hóa dùng để tặng về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn mua vào, kế toán hạch toán, ghi:

• Nợ TK 152, 153, 156… : Trị giá nguyên vật liệu, hàng hóa,… mua về để tặng.
• Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT được khấu trừ.
• Có TK 331, 111,112…: Tổng trị giá phải trả khi mua hàng tặng.

Khi doanh nghiệp xuất kho hàng hóa tặng căn cứ vào hóa đơn xuất ra, kế toán hạch toán, ghi:

• Nợ TK 641: Chi phí hàng hóa cho tặng.
• Có TK 152, 153, 156: Trị giá nguyên vật liệu, hàng hóa,… mua về để tặng.
• Có TK 3331: Tiền thuế GTGT đầu ra.

Trường hợp 3:  Hàng hóa dùng để tặng cho công nhân viên dùng bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi.

Khi hàng hóa dùng để tặng cho công nhân viên dùng bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi của doanh nghiệp, kế toán hạch toán, ghi:

• Nợ TK 353: Tổng trị giá thanh toán.
• Có TK 511: Trị giá hàng hóa để tặng.
• Có TK 33311: Tiền thuế GTGT đầu ra.

Kế toán ghi nhận giá vốn, hạch toán, ghi: 

• Nợ TK 632: Giá vốn của hàng hóa cho tặng.
• Có các TK 152, 153, 156,… : Giá vốn của hàng hóa cho tặng.

Trường hợp hạch toán hàng tặng đối với bên được nhận

Khi nhận được hàng được tặng, kế toán hạch toán như sau, ghi:

• Nợ TK 156, 242, …Tổng giá trị hàng đã bao gồm thuế GTGT.
• Có TK 711: Tổng giá trị hàng đã bao gồm thuế GTGT.

Phần mềm SimERP – Giải pháp kế toán cho mọi doanh nghiệp

Trong thời đại 4.0, hầu như mọi hoạt động quản lý đều có xu hướng được thực hiện qua các phần mềm công nghệ. Công việc hạch toán hàng khuyến mại nói riêng và hạch toán nói chung sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu sử dụng các sản phẩm công nghệ đó. Đồng thời, sự giãn cách xã hội, hạn chế tiếp xúc với nhau do tác động của Covid 19 càng thúc đẩy các doanh nghiệp hạn chế sử dụng hạch toán thủ công, bởi để hạch toán, nhân viên đòi hỏi phải thu thập thông tin từ nhiều nguồn, gặp gỡ các bộ phận khác nhau, khiến cho công việc chống dịch ngày càng phức tạp. Một trong những phần mềm có thể giúp các doanh nghiệp thực hiện công việc hạch toán của mình đang được ưa chuộng nhất hiện nay đó là phần mềm SimERP.

SimERP là phần mềm hoạch định các nguồn lực doanh nghiệp, có chức năng hạch toán kế toán, được xây dựng dựa trên Odoo – phần mềm ERP phổ biến nhất thế giới với những ưu điểm:

• Giải pháp kế toán chuẩn Việt Nam

Module Kế toán được điều chỉnh và bổ sung theo quyết định, thông tư mà Bộ tài chính ban hành. Do đó, bất kỳ doanh nghiệp nào tại Việt Nam cũng có thể sử dụng phần mềm này.

• Hệ thống phân quyền mạnh mẽ

Thông tin được tích hợp trên một hệ thống duy nhất không có nghĩa là ai cũng sẽ có cơ hội được truy cập một cách tự do, mà phải có sự đồng ý, cho phép của quản trị viên, giúp cho quản trị viên có khả năng kiểm soát và quản lý các hoạt động của cấp dưới. 

• Số lượng người dùng linh hoạt

Hạch toán hàng khuyến mại cũng như các loại hạch toán khác đòi hỏi số lượng thông tin lớn và được thu thập từnhiều nguồn nên SimERP cho phép số lượng người dùng không giới hạn truy cập nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật và độ chính xác cao.

• Mô hình triển khai đa dạng

Có các mô hình khác nhau để triển khai và phù hợp với hệ thống của doanh nghiệp: on-premise (triển khai lập tức tại server của doanh nghiệp và có bộ phận IT vận hành riêng), trên on-cloud (được triển khai trên nền tảng đám mây và không tùy chỉnh) hoặc trên Hybrid (là sự kết hợp giữa on-cloud và on-premise) để phát triển ứng dụng.

Kết luận

Hạch toán hàng khuyến mại không thu tiền, hạch toán hàng khuyến mại có điều kiện cũng như hạch toán các yếu tố khác sẽ dễ dàng hơn nếu có sự trợ giúp từ các phần mềm, ứng dụng.Và chúng tôi tin rằng, SimERP là sự lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.