01 Th2
Kế toán kho là một trong những công việc có tính đặc thù của nghề kế toán. Kế toán kho nằm trong bộ phận các công việc của một kế toán, phạm vi làm việc trong các kho hàng của các công ty và doanh nghiệp.
Tùy thuộc vào từng loại hình và quy mô doanh nghiệp, công việc của nhân viên kế toán kho sẽ có sự khác nhau. Để trở thành một kế toán kho giỏi, bạn cần nắm vững những công việc mà mình phải làm để thực hiện công tác quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp. Để tìm đáp án chi tiết cho câu hỏi: Kế toán kho là gì? Kế toán kho cần làm gì? Kế toán kho và thủ kho có khác nhau không? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay sau đây.
Mục lục
Kế toán kho là gì?
Kế toán kho (hay còn gọi là kế toán hàng tồn kho) là một trong những vị trí kế toán từng phần hành (cùng với Kế toán tiền lương, Kế toán doanh thu, Kế toán thanh toán,…). Nhân viên kế toán kho làm việc tại kho chứa hàng hóa, vật tư của các doanh nghiệp; là người chịu trách nhiệm chính trong việc lập các hóa đơn chứng từ và theo dõi hàng hóa trong kho, bao gồm cả tình hình nhập kho, xuất kho, tồn kho.
Ngoài ra, nhân viên kế toán kho còn đảm nhận một số công việc khác như: đối chiếu hóa đơn, chứng từ sổ sách với số liệu thực tế do người Thủ kho trình lên từ đó giúp hạn chế tối đa những rủi ro, thất thoát không đáng có cho doanh nghiệp.
Kế toán kho làm gì?
Công việc của kế toán kho vật tư là điều đầu tiên mà người tìm việc đều thắc mắc. Chỉ khi hiểu được rõ tính chất công việc mà mình sẽ làm, cần phải làm, người tìm việc mới có thể cân nhắc xem công việc đó có phù hợp với mình hay không.
Nhìn chung, công việc của nhân viên kế toán kho không phức tạp như nhân viên kế toán tổng hợp hay kế toán thuế… ngược lại vị trí này cũng đòi hỏi những yêu cầu đặc thù. Trong khi kế toán tổng hợp, kế toán thuế, kế toán doanh thu rối ren với những con số, giấy tờ thuế thì kế toán kho cũng ngập đầu trong những giấy tờ, hóa đơn, chứng từ sổ sách… thậm chí đôi lúc thiếu nhân lực, kế toán kho vẫn sẵn sàng chia sẻ các công việc tay chân cùng nhân viên trong kho.
Những công việc của 1 kế toán kho sẽ đảm nhận:
Kiểm soát và kiểm kê hàng hóa
Kế toán kho là người thường xuyên cập nhật tình hình hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho, kiểm kê số lượng hàng hóa xuất-nhập. Ngoài ra nếu có hàng hóa, vật tư hư hỏng hay hết hạn sử dụng thì nhân viên kế toán kho cần thực hiện xử lý hoặc báo cáo lên cấp trên. Nhân viên kế toán kho cũng cần theo dõi và xử lý hàng tồn kho. Từ đó đảm bảo không làm ảnh hưởng xấu đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Lập các chứng từ xuất – nhập có liên quan
Công việc của nhân viên kế toán kho bao gồm việc ghi chép và lập các chứng từ nhập – xuất hàng hóa, hóa đơn mua, bán hàng,… Bên cạnh đó, người làm kế toán kho còn chịu trách nhiệm kiểm soát và kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, sổ sách liên quan như hợp đồng giao nhập, phiếu xuất kho, phiếu yêu cầu xuất kho,… Nếu kiểm kê xảy ra trường hợp thiếu hụt hàng hóa vật tư, nhân viên kế toán kho cần lập tức xử lý trong phạm vi quyền hạn hoặc trình lên cấp trên để kịp thời xử lý.
Hạch toán kế toán và kê khai thuế
Người làm kế toán kho có nhiệm vụ hạch toán việc xuất nhập hàng hóa, vật tư, doanh thu, giá và chi phí; đồng thời phải thường xuyên theo dõi tình hình công nợ của doanh nghiệp. Kế toán kho cũng cần kê khai thuế đầu vào và đầu ra định kỳ theo quy định và cập nhật nội dung kê khai thuế vào hệ thống quản trị kế toán của doanh nghiệp.
Một số công việc khác
Nhân viên kế toán kho còn có thể đảm nhận một số công việc khác như lập báo cáo tồn kho, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động của kho, đối chiếu các chứng từ, sổ sách, số liệu với kế toán công nợ và kế toán giá thành,…
Cách làm kế toán kho hiệu quả
Nếu bạn đang băn khoăn và tìm cách để có thể quản lý công việc kế toán trong kho hiệu quả, hãy thử tham khảo ba cách dưới đây:
Lập sơ đồ kho
Để nhanh chóng và dễ dàng xác định vị trí hàng hóa, vật tư trong kho, bạn cần lập một sơ đồ kho chi tiết. Nếu có bất kỳ sự thay đổi trong cách sắp xếp hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho thì cần phải ngay lập tức cập nhật vào sơ đồ để tránh bị nhầm lẫn. Hàng hóa và nguyên vật liệu trong kho cũng nên được sắp xếp một cách quy củ và hợp lý để thuận tiện trong việc tìm kiếm và hỗ trợ quá trình nhập – xuất hàng.
Thường xuyên kiểm tra và kiểm kê hàng hóa trong kho
Việc kiểm kê hàng hóa, nguyên vật liệu thường xuyên sẽ giúp nhân viên kế toán kho xác định lượng hàng hóa trên thực tế và trong sổ sách có khớp nhau hay không. Đồng thời, công việc này cho kế toán thông tin chi tiết về mức hàng tồn trong kho từ đó có những phương án xử lý nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc kiểm tra hàng hóa, nguyên vật liệu định kỳ cũng giúp phát hiện và luân chuyển kịp thời những hàng hóa bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng để tránh gây thất thoát.
Tận dụng tối đa sự hỗ trợ của phần mềm
Công việc của nhân viên kế toán kho đôi khi rất phức tạp và dễ gây nhầm lẫn. Vì vậy, việc sử dụng các phần mềm kế toán chuyên biệt sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, giúp việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến quản lý kho trở nên thuận tiện, nhanh chóng và chính xác hơn.
Mức lương của nhân viên kế toán kho
Công việc kế toán kho thường dành cho những bạn sinh viên ngành kế toán mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm. Đây là công việc chưa đòi hỏi tính chuyên môn cũng như năng lực cao tuy nhiên vẫn phải đảm bảo tính chính xác, cẩn trọng, tỉ mỉ ngay từ giai đoạn bắt đầu làm việc.
“Kế toán kho lương bao nhiêu?” là câu hỏi mà chúng tôi thường xuyên nhận được. Ở những vị trí ít kinh nghiệm (sinh viên vừa mới tốt nghiệp) thì mức lương kế toán kho hiện nay dao động từ 5-8 triệu/tháng. Tuy nhiên, cũng có một số công ty nhỏ hiện tại vẫn đang trả lương thấp hơn mức này.
Mức lương này có thể tăng dần qua các năm khi bạn có nhiều kinh nghiệm hơn (trên 3 năm kinh nghiệm). Khi đã có nhiều kinh nghiệm, bạn có thể trở thành kế toán tổng hợp về mức lương thường sẽ tăng lên khá nhiều. Mức lương của nhân viên kế toán tổng hợp có thể dao động từ 10-30 triệu/tháng.
Để trở thành một nhân viên kế toán kho có khó không?
Bạn đã bao giờ thắc mắc làm kế toán kho có khó không và vị trí này đòi hỏi những gì?
Vị trí kế toán kho thường yêu cầu ít nhất bằng cử nhân chuyên ngành tài chính, kế toán, quản trị kinh doanh hoặc một lĩnh vực có liên quan khác. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm các thông tin tuyển dụng đối với vị trí này trên các kênh tuyển dụng trực tuyến, Internet,… từ đó có được định hướng rõ ràng trước khi ứng tuyển. Dù lượng công việc không nhiều và phức tạp như những vị trí kế toán khác nhưng không vì thế mà kế toán kho không cần có những kiến thức nhất định để làm việc. Ngoài kiến thức có được trên giảng đường thì dưới đây là những kỹ năng mà bạn cần có để trở thành nhân viên kế toán kho giỏi:
Nắm vững kiến thức chuyên môn, nền tảng kế toán: Nếu giao công việc này cho một người không biết chút gì về kế toán thì chắc chắn người đó không thể đảm nhận được hoặc phải mất thời gian dài để học tập, thích nghi. Vì vậy, hãy nắm vững những kiến thức chuyên môn và có cho mình nền tảng kế toán vững vàng trước khi bắt đầu công việc kế toán kho nhé.
Thành thạo tin học văn phòng: Tuy không phải là điều kiện cần nhưng là một điều kiện đủ để có thể trở thành nhân viên kế toán kho giỏi. Tin học văn phòng chính là công cụ đắc lực giúp người làm kế toán giải quyết được công việc, sổ sách, lập báo cáo, hạch toán khối lượng hàng hóa, doanh thu, công nợ…
Nhạy bén với công nghệ: Cùng với kiến thức liên quan đến tin học văn phòng thì việc nắm bắt và sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán cũng là một yếu tố quan trọng, nó giúp nhân viên kế toán có thể giải quyết công việc dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả. Nếu không biết cách sử dụng những phần mềm này thì chắc chắn là một thiếu sót không hề nhỏ đối với người ứng tuyển vị trí kế toán kho.
Trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ: Đây là những đức tính cần có không chỉ riêng đối với người làm kế toán mà bất cứ ai làm việc trong cuộc sống này. Tuy nhiên, với đối với người làm kế toán, nó thực sự quan trọng vì nhà tuyển dụng sẽ đặc biệt ưu tiên những ứng viên có đức tính, phẩm chất này vào làm việc.
Ứng dụng công nghệ vào kế toán kho
Theo thống kê hiện nay, có 3 phương pháp quản lý kho cơ bản mà các công ty và doanh nghiệp thường áp dụng là: quản lý kho theo cách truyền thống bằng sổ sách, sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho, sử dụng phần mềm bán hàng miễn phí có tính năng kiểm kho. Với cách quản lý kho hàng truyền thống, việc kiểm kho diễn ra một cách thủ công và hay xảy ra sai sót, nhầm lẫn.
Các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp thì hầu hết lại khá phức tạp và chỉ thực sự phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn. Đối với các doanh nghiệp nhỏ và cửa hàng bán lẻ, sử dụng phần mềm bán hàng miễn phí có tính năng quản lý hàng tồn kho chính là lựa chọn tối ưu nhất, giúp tiết kiệm thời gian, công sức đồng thời hạn chế tối đa thất thoát trong quá trình kiểm kho.
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán kho miễn phí
Kiểm soát hàng tồn kho diễn ra dễ dàng và thường xuyên
Doanh nghiệp của bạn bao lâu kiểm kho 1 lần? Hay đã rất lâu rồi chưa tiến hành kiểm kho?. Do tính chất phức tạp của công việc này, nên rất nhiều chủ doanh nghiệp, cửa hàng bán lẻ thường trì hoãn việc tiến hành công tác kiểm kho, dẫn đến tình trạng ùn ứ hàng tồn kho, hàng hoá thất thoát, không kiểm soát được.
Tuy nhiên khi sử dụng các phần mềm bán hàng hiện đại có kết hợp tính năng kiểm kho, việc kiểm kho thường xuyên sẽ trở nên dễ dàng hơn các thiết bị đọc mã vạch có thể được tích hợp trong phần mềm bán hàng. Bạn có thể dễ dàng tiến hành kiểm kê sản phẩm theo mã vạch, mã imei, số serial…. Việc kiểm kho sẽ diễn ra nhanh chóng, thuận tiện và có thể tiến hành thường xuyên.
Nắm bắt chính xác lượng hàng tồn kho
Doanh nghiệp của bạn có kế hoạch nhập hàng và cần nắm được một cách chính xác mặt hàng nào còn lại và với số lượng là bao nhiêu, tổng giá trị hàng tồn kho đang như thế nào….từ đó có thể đưa ra quyết định nhập hàng, xả hàng tồn một cách đúng đắn. Việc sử dụng sự hỗ trợ của phần mềm quản lý kho hàng sẽ cho bạn con số chính xác trước khi đưa ra quyết định. Bởi khi sử dụng các phần mềm quản lý kho, số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu sẽ được điều chỉnh tăng, giảm tự động, tương ứng với mỗi lần nhập hàng, xuất hàng hay kiểm hàng tồn kho.
Lập kế hoạch chính xác
Quản lý hiệu quả lịch sử hàng tồn kho giúp doanh nghiệp dễ dàng dự đoán được nhu cầu của khách hàng từ đó giữ lượng tồn kho vừa đủ và phù hợp với từng giai đoạn sản xuất, kinh doanh. Doanh nghiệp cũng có thể đưa ra quyết định một cách chính xác và nhanh chóng về việc đặt hàng từ các nhà cung cấp.
Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp hoàn thành quy trình đặt hàng nhanh gọn và tiết kiệm thời gian. Chỉ cần quét mã vạch sản phẩm, và điền thêm thông tin số lượng hàng muốn nhập, bạn có thể tiến hành tạo đơn đặt hàng và xuất hóa đơn 1 cách nhanh chóng.
Tăng hiệu quả sử dụng vốn
Nắm rõ được lượng hàng tồn, người làm kế toán kho có thể cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao từ đó tránh tình trạng hàng tồn kho hỏng hóc, thất thoát, quá hạn sử dụng hoặc tồn đọng vốn quá lâu. Phần mềm quản lý bán hàng có kết hợp tính năng kiểm hàng tồn kho sẽ mang đến cho bạn một báo cáo tồn kho chi tiết về các mặt hàng đã vượt định mức tối đa hay dưới định mức tối thiểu. Điều này sẽ hỗ trợ nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra quyết định ngừng nhập hay bổ sung nhập hàng với các mặt hàng cụ thể. Từ đó, hiệu quả sử dụng vốn được tăng lên, giảm tình trạng vốn bị tồn đọng do nhập hàng quá nhiều và bị tồn trong kho.
Các phần mềm quản lý kho miễn phí phổ biến hiện nay
Phần mềm kế toán kho SimERP
Hiện nay, việc sử dụng phần mềm quản lý hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), điển hình như Inventory SimERP để quản lý các hoạt động kế toán kho đã trở nên phổ biến với các doanh nghiệp trong thời đại 4.0.
Cũng xem qua SimERP với module Inventory được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng nhờ những tính năng nổi bật sau đây:
- Quản lý hàng tồn kho kép, cho phép người sử dụng có thể truy xuất nguồn gốc một cách đầy đủ từ nhà cung cấp đến khách hàng. Tất cả mọi dữ liệu đều được tổng hợp và cập nhất theo cài đặt của người sử dụng.
- Cho phép đóng gói và vận chuyển những đơn hàng có hoặc không có mã vạch (QR code, barcode), chuẩn bị đơn đặt hàng theo tính khả dụng của sản phẩm.
- Quản lý tất cả kho hàng trên cùng một hệ thống và sử dụng các quy tắc cung ứng giữa các kho.
- Sử dụng máy quét mã vạch cho mọi hoạt động kiểm kê từ hàng tồn kho, lô hàng đến đơn đặt hàng đóng gói, v.v.
- Kiểm soát thời gian xử lý ứng dụng công nghệ tự động hóa các giao dịch hàng tồn kho, cải thiện tính minh bạch trong các hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Hỗ trợ các mặt hàng có đặc tính khác nhau: sản phẩm vật lý, hàng tiêu dùng, sản phẩm kỹ thuật số và dịch vụ. Người sử dụng có thể thêm nhiều tùy chỉnh cần thiết để đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
- Sử dụng điểm đặt hàng và RFQ tự động hỗ trợ hoạt động của chuỗi cung ứng hiệu quả hơn.
- Hệ thống quản lý kho SimERP hỗ trợ FIFO (Hàng nhập trước bán trước), giá trung bình và giá tiêu chuẩn cho các phương pháp tính giá thành sản phẩm.
Phần mềm kế toán kho GM Sales
Phần mềm bán hàng – quản lý hàng tồn kho GM Sales (Sales management) được xây dựng và phát triển để đáp ứng nhu cầu thiết yếu về quản lý thông tin hàng hóa, khách hàng… tại các cửa hàng, doanh nghiệp.
Tính năng nổi bật:
- Tra cứu thông tin theo danh mục như danh sách khách hàng, sản phẩm, nhà cung cấp,..v…v…một cách nhanh chóng, kiểm tra các chứng từ nhập – xuất, chứng từ thu chi nhanh chóng, hỗ trợ quản lý tối đa.
- Tích hợp với máy đọc mã vạch, in tem mã vạch, máy in hóa đơn,…
- Cảnh báo lượng hàng tồn kho khi bán hàng
- Cảnh báo hàng hóa, nguyên vật liệu sắp hết hạn sử dụng với số lượng theo hạn dùng
- Xuất hàng tự động theo ngày kèm hạn dùng cũ nhất, người sử dụng cũng có thể làm bằng cách thủ công chọn số lượng hàng theo hạn dùng,…
- Tính giá vốn tức thời bằng nhiều phương pháp như bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước (FIFO),…
- Tính chính xác doanh thu, lợi nhuận ngay sau khi bán hàng
- Có thể sử dụng online hoặc offline tùy theo nhu cầu của người sử dụng.
- Kiểm soát được nhiều cơ sở, nhiều chi nhánh bán hàng
- Phân quyền rõ ràng đến từng dữ liệu, từng chức năng, từng kho và từng chi nhánh, từ đó hỗ trợ người sử dụng không bị rối loạn khi thao tác trên phần mềm.
Phần mềm kế toán kho Perfect Warehouse
Module quản lý kho (Perfect Warehouse) là một phân hệ tích hợp trong phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, là công cụ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý kho chuyên nghiệp.
Phần mềm này được xây dựng và phát triển với những công nghệ mới nhất của Microsoft dựa trên các tiêu chí: đơn giản, thân thiện và tiện lợi, nên không yêu cầu người dùng biết nhiều về máy tính và kế toán. Chính vì thế, người sử dụng có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng thành thạo phần mềm trong thời gian ngắn.
Các tính năng nổi bật:
- Quản lý hệ thống và danh mục: Perfect Warehouse hỗ trợ quản lý, phân quyền và theo dõi người dùng từ đó có thể bảo mật cho chính nó. Với tiện ích này, người dùng được phép sao lưu và khôi phục dữ liệu có sự cố xảy ra, từ đó bảo đảm hệ thống hoạt động ổn định và an toàn. Ngoài ra, có thể thiết lập các thông tin về doanh nghiệp, số dư đầu kỳ và các tùy chọn mặc định khác cho hệ thống. Công cụ này hỗ trợ quản lý danh mục nhóm hàng hoá, khách hàng và nhà phân phối…Không những thế, phần mềm này còn cung cấp đơn vị tính, hạn sử dụng, giá bán, quản lý thông tin khách hàng và nhân sự của doanh nghiệp.
- Bổ sung các nghiệp vụ về kho: Perfect Warehouse cho phép người dùng quản lý tình hình xuất nhập kho và hàng tồn kho với mã sinh tự động, quản lý giá cả các mặt hàng theo quy định, ghi nhận nhân viên xuất hàng; kiểm kê hàng hóa và dự báo các mặt hàng hết hạn sử dụng; quản lý bảo hành, bảo dưỡng; quản lý các nghiệp vụ chuyển kho, lắp ráp…
- Xuất các báo cáo kho: Perfect Warehouse mang đến cho người dùng các báo cáo chi tiết về số lượng nhập xuất tồn kho, dự báo cụ thể tồn kho theo từng loại mặt hàng; ghi chép các loại sổ về vật liệu, dụng cụ, hàng hóa, sản phẩm…
- Các công cụ trợ giúp: Perfect Warehouse cũng đính kèm các video hướng dẫn cài đặt và sử dụng, gửi thông tin yêu cầu hỗ trợ trực tuyến, hỗ trợ đa ngôn ngữ và phù hợp với cả mạng LAN và Internet.
Lời kết
Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đọc đã hiểu được những khái niệm về kế toán kho, trả lời được câu hỏi “kế toán kho làm những gì và kế toán kho cần làm những gì?” và tìm thấy động lực với công việc kế toán kho.
Nếu còn bất cứ câu hỏi nào, bạn đọc hãy để lại bình luận dưới bài viết này để được SimERP giải đáp nhanh chóng nhé!
