Quản lý kho là gì? Quy trình và cách quản lý kho hiệu quả nhấtQuản lý kho

Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, quản lý kho là một trong những hoạt động rất quan trọng đối với một doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, gian hàng bán lẻ. 

Một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp kiểm soát được số lượng hàng tồn trong kho, tránh tình trạng nhầm lẫn cũng như thất thoát hàng hóa. Công đoạn kiểm kê sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Vậy quản lý kho là gì, quy trình như thế nào,… ngay trong bài viết này, SimERP sẽ khám phá cùng các bạn!

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là gì? Đây là việc kiểm soát các hoạt động thường ngày của kho như nhập – xuất – tồn của các hàng hóa, chuyển kho, lưu kho… Một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp một cách tối đa.

Quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ mang lại lợi ích gì?

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho không hiệu quả sẽ khiến cho doanh nghiệp trở nên rối loạn với số lượng chồng chất hàng hóa trong kho, không có một quy trình cụ thể thì quá trình luân chuyển và lưu trữ sẽ làm phát sinh những trở ngại, lỗ hổng, từ đó gây ra những hậu quả không lường trước được. Với quy trình quản lý kho tiêu chuẩn sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:

• Giúp hoạt động vận hàng trở nên trơn tru, xuyên suốt

Khi mọi thứ được sắp xếp một cách logic, có trật tự, việc vận chuyển hàng hoá sẽ trở nên nhanh chóng và thuận tiện bởi thủ kho có thể biết nhanh chóng vị trí của các sản phẩm, hàng hoá. 

• Bám sát tình hình xuất nhập kho, số lượng cũng như chất lượng hàng hóa

Doanh nghiệp phải trải qua nhiều bước khác nhau, trong đó, không thể thiếu các hoạt động nhằm cập nhật tình trạng xuất nhập kho cũng như số lượng và chất lượng của hàng hoá. Từ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát công việc kinh doanh của mình một cách hiệu quả, thiết thực.

• Các khâu sẽ được phân đều cho từng người/ bộ phận đảm nhận cụ thể

Trong trường hợp này, nhân viên ở từng khâu sẽ biết mình phải làm gì và có trách nhiệm của công việc mà mình được giao. Từ đó, doanh nghiệp có thể hạn chế những thất thoát không đáng có về khâu nhân sự trong quá trình quản lý kho cũng như cải thiện tình hình tài chính.

• Tiết kiệm được thời gian

Có một điều chắc chắn là tính khoa học, tính logic sẽ giúp chúng ta rút ngắn và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều, bởi không phải đắn đo và phân vân công việc gì tiếp theo.

• Dễ dàng có được sự hài lòng của khách hàng

Khi sản phẩm được vận chuyển một cách liền mạch, trơn tru, có tính hệ thống, doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa mức thiệt hại, hư hỏng của sản phẩm và đưa đến tay người tiêu dùng chất lượng tốt nhất. Từ đó, doanh nghiệp vừa có được sự thỏa mãn từ khách hàng cũng như doanh thu đáng kể.

>> Xem thêm: Tại sao phải quản lý hàng tồn kho? Phương pháp nào hiệu quả?

Quy trình quản lý kho

Bất kỳ một hoạt động nào khi đưa vào vận hành đều phải tuân thủ quy tắc nhất định. Quy trình quản lý kho là một trong những hoạt động mang tính chất chính xác cao. Vì vậy, một hệ thống quản lý kho cần xây dựng một cách khoa học nhất. 

Sau đây là quy trình quản lý hàng tồn kho theo ISO được sử dụng rộng khắp nơi trong ngành. Đây được gọi là cách quản lý kho hiệu quả nhất.

Quy trình quản lý kho theo ISO 

ISO (International Organization for Standardization) – Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế, quy trình quản lý kho theo ISO bao gồm những bước quản lý tiêu chuẩn được đúc kết dựa trên kinh nghiệm của những nhà quản lý kho hàng đầu trên thế giới. Nó giúp quá trình luân chuyển, lưu trữ hàng hóa trở nên thuận tiện và đạt hiệu quả tối đa ở mọi lúc mọi nơi, trong những điều kiện khác nhau. Cuối cùng là giúp tối thiểu hóa chi phí cho doanh nghiệp và làm cho khách hàng hài lòng hơn khi nhận sản phẩm. Với mong muốn cung cấp tới các bạn quy trình quản lý kho theo ISO một cách chính xác nhất, chúng tôi sẽ nêu rõ những bước mà bạn cần thực hiện ngay sau đây:

Quy trình quản lý mã hàng

Bước 1: Khi cần cấp mã mới, sửa đổi hay xóa mã hàng, phòng kế hoạch hoặc cấp quản lý trực tiếp sẽ gửi yêu cầu một cách chi tiết cho bộ phận hoặc những người có trách nhiệm phụ trách mã hàng trong công ty.

Bước 2: Bộ phận mã hàng sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng rồi đối chiếu, so sánh.

Bước 3: Thực hiện cập nhật:

Đối với yêu cầu cấp mã mới: Việc cấp mã mới chỉ dành cho những sản phẩm vừa mới nhập kho hoặc các mặt hàng trong kho chưa có mã hàng trước đó. Lúc này, những người phụ trách mã hàng sẽ cập nhật các thông tin của sản phẩm dựa theo các đặc điểm, tính chất của nó.

Đối với yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng: Trước khi thực hiện yêu cầu thay đổi/xóa mã hàng của phòng kế hoạch, bộ phận phụ trách sẽ xem xét, đánh giá yêu cầu đó có hợp lý hay không. Nếu hợp lý, người phụ trách mã hàng sẽ tiến hành cập nhật mã mới hoặc xóa mã hàng theo những gì được yêu cầu; ngược lại, thì sẽ thông báo từ chối yêu cầu đến cấp quản lý trực tiếp.

Bước 4:  Để quá trình lưu kho hàng về sau được thuận lợi thì sau khi thực hiện các yêu cầu của phòng kế hoạch, bộ phận quản lý mã hàng phải thông báo về sự thay đổi của hàng hóa tới các bộ phận có liên quan khác. Sự thống nhất mã hàng này sẽ giúp cho công tác quản lý kho hàng được dễ dàng hơn.

Quy trình quản lý hoạt động nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu và thành phẩm

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu.

Khi có yêu cầu nhập nguyên vật liệu phục vụ cho doanh nghiệp, bộ phận quản lý nguyên vật liệu phải thông báo đến các bộ phận liên quan như kế toán, phòng kế hoạch vật tư,… để kịp thời bố trí nhân sự và cập nhật thông tin.

Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu.

Sau khi nhận được thông báo, thủ kho sẽ dựa vào các đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị mua hàng ban đầu để tiến hành đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu nhập có trong kho, và kiểm tra về chất lượng của chúng có còn tốt hay không. Đối với những sản phẩm kém chất lượng hoặc có bị hư hỏng thì thủ kho phải thông báo ngay cho bộ phận quản lý để xử lý kịp thời . Sau đó nhận phiếu nhận hàng của mặt hàng đó từ nhà cung cấp hóa đơn.

Bước 3: Lập phiếu nhập kho.

Sau khi hoàn thành xong việc kiểm tra hàng và đối chiếu, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho. Một phiếu nhập kho gồm có 3 liên: thủ kho giữ một liên, kế toán giữ một liên và người giao hàng sẽ giữ liên còn lại; ngoài ra, còn có chữ ký xác nhận của thủ kho và bên giao hàng (hoặc có thêm kế toán).

Bước 4: Hoàn thành nhập kho.

Bước cuối cùng trong quá trình quản lý hoạt động nhập kho đó là thủ kho sẽ bắt đầu tiến hành nhập kho, sắp xếp hàng hóa, các nguyên vật liệu, thành phẩm vào từng khu vực một cách thuận tiện, để khi lấy nguyên vật liệu được dễ dàng hơn. Cuối cùng là ghi nhận thông tin vào thẻ kho.

Những thông tin của hàng hóa sau khi đã nhập kho đó cần phải cập nhật ngay lập tức vào hệ thống quản lý kho hàng (excel hoặc phần mềm quản lý) của doanh nghiệp.

Quy trình quản lý xuất kho hàng hóa

Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng hóa.

Khi có nhu cầu xuất hàng hóa ra ngoài kho thì phòng kế hoạch hoặc các bộ phận liên quan cần phải gửi yêu cầu xác định tới bộ phận quản lý kho hàng như: lý do, số lượng, mặt hàng gì,…

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho trước khi xuất.

Khi kiểm tra và đánh giá yêu cầu hợp lý, bộ phận sẽ tiến hành kiểm tra hàng tồn kho trước khi xuất. Nếu số lượng hàng không đủ theo yêu cầu thì cần phải thông báo lại ngay với đơn vị đề xuất. Ngược lại, số lượng hàng đầy đủ thì thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho trước khi xuất hàng hóa.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng.

Sau khi xuất kho, thủ kho phải lập phiếu xuất kho hay hóa đơn bán hàng để tiện theo dõi sau này. Đặc biệt, phiếu xuất kho phải được lập dựa trên những thông tin đơn hàng mà khách hàng đã yêu cầu.

Bước 4: Xuất hàng hóa.

Sau khi thủ kho đã lập phiếu xuất kho xong, những người trong bộ phận sẽ dựa vào thông tin trên phiếu đó để xuất các mặt hàng, số lượng mà khách hàng cần.

Bước 5: Cập nhật thông tin sau khi xuất kho.

Để tránh trường hợp quên, thì ngay sau khi xuất kho, thủ kho phải cập nhật thông tin chính xác về hàng hóa mà mình vừa xuất ra.

Quy trình quản lý khi chuyển kho thành phẩm

Bước 1: Đơn vị có nhu cầu chuyển kho cần gửi đề xuất lên ban giám đốc, trong đó nêu rõ địa điểm và mức độ cần thiết của việc chuyển kho.

Bước 2: Cấp trên khi nhận được yêu cầu cần xem xét kỹ lưỡng, nếu chấp thuận, yêu cầu sẽ được đưa đến cho kế toán.

Bước 3: Khi kế toán đã nhận được thông tin từ trên cấp trên thì cần thông báo ngay đến bộ phận quản lý kho về thời gian chuyển kho, số lượng nhân viên hỗ trợ và yêu cầu lập phiếu xuất/nhập kho.

Bước 4: Sau khi thực hiện chuyển kho xong. Những người có trách nhiệm phải kiểm tra hàng hóa một cách kỹ lưỡng và phải ký nhận đầy đủ vào các biên nhận có liên quan trước khi tiến hành xuất hoặc nhập hàng hóa.

Bước 5: Kế toán cập nhật lại thông tin trên hệ thống quản lý kho.

>> Xem thêm: Vai trò, Sơ đồ và Kỹ năng quản lý kho hàng cần thiết nhất

Kinh nghiệm quản lý kho

Sau đây là 8 kinh nghiệm để trở thành một người quản lý kho chuyên nghiệp:

Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh

Để tránh làm mất thời gian thì việc bố trí lại vị trí các loại hàng hóa là điều rất cần thiết, một hệ thống kho có trật tự sẽ làm cho các công đoạn sau trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Dán nhãn cho các sản phẩm trong kho

Để dễ dàng nhận diện các mặt hàng khi đã đóng thùng thì việc dán nhãn lại trở nên cần thiết và quan trọng.

Kiểm tra kỹ thông tin xuất – nhập kho

Trong quá trình luân chuyển, lưu kho sẽ có những lúc sai sót, đặc biệt là về số lượng. Vậy nên, các nhân viên kho phải kiểm tra kỹ, đầy đủ các thông tin về hàng hóa trước khi bước sang các công đoạn tiếp theo.

Mọi việc nên giải quyết ngay không dời hoãn

“Việc hôm nay chớ để ngày mai”, mọi rắc rối, vấn đề nên được giải quyết trước khi tan làm, có như thế thì mọi chuyện sẽ không chất đống, nhân viên cũng sẽ bớt áp lực.

Giao trách nhiệm cho từng nhân viên

Một lãnh đạo giỏi là người biết “chọn mặt gửi vàng”, một nhà quản trị nên phân công, bố trí trách nhiệm cho từng cá nhân, họ sẽ nhận lệnh và chịu trách nhiệm về công việc.

Tiến hành kiểm kho định kỳ

Để tránh được những sai sót không đáng có, thì sau một khoảng thời gian cố định (thường là 1 tháng) bộ phận quản lý kho hàng của doanh nghiệp sẽ kiểm kê lại toàn bộ kho hàng để kiểm tra xem các số liệu có khớp hay không, nhằm tìm ra các lỗi để kịp thời sửa đổi. Việc làm này sẽ giúp cho quá trình lưu kho đạt được hiệu quả cao và thuận tiện hơn.

Thanh lý hàng hóa hết giá trị sử dụng

Trong quá trình kiểm kho theo định kỳ, người kiểm kho sẽ ghi chú lại hoặc đánh dấu lại những mặt hàng tồn quá lâu, hoặc đã hết hạn sử dụng, để kịp thời nhanh chóng báo cáo với các cấp trên nhằm tiến hành thanh lý các mặt hàng này. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng hàng hóa quá đầy kho và loại bỏ được số lượng sản phẩm trong kho không sử dụng được, tránh tổn thất cho doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Cách quản lý kho bằng Excel tuy Đơn giản nhưng có còn Phù hợp?

Sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả

Thời đại 4.0 với công nghệ thông minh thì lựa chọn thành thạo công nghệ, phần mềm quản lý sẽ là bước đi sáng suốt của các nhà quản trị khi tuyển dụng nhân viên kho cũng như chính mình sử dụng các phần mềm đó.

Hiện nay, tại Việt Nam, SimERP là phần mềm ERP được rất nhiều các doanh nghiệp ưa chuộng bởi sở hữu những tính năng ưu việt sau:

Mức độ cơ bản

Mong muốn đầu tiên của SimERP đó chính là có thể thỏa mãn tất cả các điều kiện tiên quyết về nhiệm vụ quản lý kho hàng của các doanh nghiệp, bao gồm việc loại bỏ nhanh các sản phẩm lỗi cũng như cập nhật các báo cáo chi tiết về chi phí, khối lượng.

Mức độ nâng cao

Đối với nhiều doanh nghiệp lớn, công việc quản lý kho đòi hỏi rất nhiều công sức và thời gian. Vậy SimERP là một lựa chọn không thể tốt hơn cho những doanh nghiệp, bởi vì SimERP có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu của các mô hình doanh nghiệp khác nhau, bao gồm hoạt động thiết kế quy trình đặt đơn hàng dựa trên yêu cầu riêng của các doanh nghiệp, vận chuyển sản phẩm từ nhà sản xuất đến vị trí tiêu thụ theo mô hình Cross- dropping, và giao hàng trực tiếp cho khách hàng với mô hình Dropshipping.

Hỗ trợ doanh nghiệp quét mã vạch của sản phẩm

Nhằm giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hoá một cách nhanh chóng, chủ động được quá trình cung ứng sản phẩm, SimERP có hỗ trợ máy quét USB, thiết bị kiểm kho, cũng như máy quét bluetooth. Bên cạnh đó, phần mềm còn quét mã vạch cho tất cả các hoạt động kiểm kê bao gồm hàng tồn kho, đơn đặt hàng đóng gói, cũng như lô hàng đến,… Đồng thời, doanh nghiệp còn có thể ghi nhận vào hệ thống dữ liệu bất kỳ khi nào có sản phẩm bị lỗi hoặc hết hạn sử dụng.

Báo cáo một cách tự động

Với tính năng này, SimERP sẽ giúp các doanh nghiệp theo dõi tình trạng sản phẩm trong kho theo tưng giai đoạn nhất định thông qua các bước: truy xuất nguồn gốc của sản phẩm tại hệ thống, báo cáo trị giá của các sản phẩm tồn kho và cập nhật các báo cáo về hoạt động xuất/nhập kho.

Nâng cao hiệu suất

Doanh nghiệp có thể tra soát tài liệu với bộ lọc thông minh, có quy trình được tự động hoá dựa trên dự báo đơn đặt hàng và tình trạng sản phẩm tại kho, và cập nhật các tin tức về sản phẩm hoặc nhà cung cấp trong quá trình báo giá thông qua phần mềm SimERP.

Thông qua những tính năng trên, quá trình quản lý kho của doanh nghiệp sẽ trở nên hiệu quả và nhanh chóng.

Kết luận

Vậy là SimERP đã chia sẻ “tất tần tật” những cách quản lý kho hiệu quả cũng như những kinh nghiệm cần có của một người quản lý. Xin chúc các bạn làm trong lĩnh vực cung ứng hoặc kiểm kê hàng hóa sẽ thành công với những kinh nghiệm mà bài viết đã chia sẻ nhé!