Hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính theo thông tư 200

Báo cáo tài chính là một cơ sở quan trọng giúp người quản lý nhận định, đánh giá tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và năng lực của doanh nghiệp. Báo cáo tài chính cần phải được lập một cách chính xác, thống nhất về nội dung, đúng biểu mẫu theo quy định của Nhà nước, từ đó người đọc báo cáo có thể dễ dàng đối chiếu, đánh giá hoạt động của doanh nghiệp qua các giai đoạn hoặc giữa các doanh nghiệp với nhau. Do đó, lập báo cáo tài chính là một nhiệm vụ quan trọng và đòi hỏi người làm báo cáo phải có kinh nghiệm, chuyên môn cao. Vậy báo cáo tài chính là gì? Ai là người lập báo cáo tài chính? Làm như thế nào? Tất cả sẽ được giải đáp rõ ràng và đầy đủ trong phương pháp lập báo cáo tài chính được nêu trong bài viết dưới đây. 

Khái quát về lập báo cáo tài chính

Khái niệm báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là bản trình bày các dữ liệu tài chính dưới dạng bảng biểu, cung cấp những thông tin về tình hình tài chính – kinh doanh và các luồng tiền của doanh nghiệp. Thông qua báo cáo tài chính, người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt tình trạng hoạt động nội bộ và đưa ra các quyết định kinh tế một cách đúng đắn, hiệu quả hơn. Ngoài ra, báo cáo tài chính cũng là cơ sở để các cơ quan quản lý chức năng kiểm tra, giám sát, hướng dẫn và tư vấn cho doanh nghiệp thực hiện các chính sách kinh tế phù hợp với định hướng, quy định của Nhà nước. Đối với khách hàng và các nhà đầu tư, báo cáo tài chính là một phần quan trọng trong hồ sơ năng lực của doanh nghiệp, cho phép họ nhận định khả năng tài chính, hiệu quả sử dụng vốn, mức độ tăng trưởng, mức độ rủi ro, thời gian hoàn vốn, để cân nhắc, lựa chọn và đưa ra quyết định phù hợp. 

Một bản báo cáo tài chính hoàn chỉnh, đủ độ tin cậy phải cung cấp đầy đủ thông tin của doanh nghiệp về: tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh (lãi, lỗ) và luồng tiền. Với vai trò là một giấy tờ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, báo cáo tài chính phải được lập bởi nhân viên kế toán có kinh nghiệm và phải được xác nhận bởi người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật.

Lập báo cáo tài chính cần làm những gì?

Khi lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các bộ giấy tờ sau để nộp cho cơ quan Nhà nước theo quy định:

• Các tờ khai quyết toán thuế
• Tờ khai quyết  toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
• Bộ báo cáo tài chính
• Bảng cân đối kế toán
• Bảng kết quả hoạt động kinh doanh
• Bảng lưu chuyển tiền tệ
• Thuyết minh báo cáo tài chính đính kèm trong phụ lục nhằm giải thích chi tiết các chỉ tiêu đã được liệt kê trong báo cáo tài chính tổng hợp cũng như các chính sách kế toán được áp dụng khi ghi chép các nghiệp vụ tài chính phát sinh.

Kỳ lập báo cáo tài chính

• Kỳ lập báo cáo tài chính cuối năm

Theo quy định Luật kế toán, doanh nghiệp cần phải lập báo cáo tài chính năm theo năm dương lịch hoặc kỳ kế toán năm, tương đương 12 tháng sau khi thông báo cho cơ quan thuế. Trong trường hợp đặc biệt (ví dụ doanh nghiệp mới thành lập, mới sáp nhập, giải thể v.v.), doanh nghiệp có thể thay đổi thời điểm kết thúc kỳ kế toán năm. Theo quy định, báo cáo tài chính cho kỳ kế toán năm đầu tiên hay cuối cùng có thể ít, hoặc nhiều hơn 12 tháng, nhưng không kéo dài trên 15 tháng.

• Kỳ lập báo cáo tài chính giữa niên độ

Là kỳ báo cáo tài chính theo quý của năm tài chính (không bao gồm quý IV).

• Kỳ lập báo cáo tài chính khác

Theo quy định pháp luật, theo yêu cầu của công ty mẹ hoặc của chủ doanh nghiệp, các kỳ kế toán khác mà công ty cần lập báo cáo tài chính bao gồm báo cáo tài chính tuần, tháng, hoặc nửa năm (6 tháng), v.v.

• Lưu ý về kỳ lập báo cáo tài chính năm đầu tiên

Dù là doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm hay doanh nghiệp mới thành lập, tất cả đều có nghĩa vụ phải lập báo cáo tài chính và nộp đến Cơ quan thuế. Căn cứ vào Luật Kế toán số 03/2003/QH11 tại Điều 13: “Nếu kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc năm cuối cùng nhỏ hơn 90 ngày thì được phép cộng với 1 kỳ kế toán của năm tiếp theo hoặc năm trước đó và được gộp thành chung 1 kỳ kế toán.”

Như vậy, trường hợp doanh nghiệp thành lập trước 1/10, tức là còn nhiều hơn 90 ngày thì mới kết thúc kỳ kế toán trong năm, doanh nghiệp không được phép gộp báo cáo tài chính với năm sau. Đối với doanh nghiệp thành lập sau 1/10, nghĩa là còn ít hơn 90 ngày sẽ kết thúc kỳ kế toán trong năm hiện tại (thời gian hợp lệ để gộp báo cáo tài chính theo quy định), doanh nghiệp được phép gộp báo cáo tài chính với năm sau đó

Nguyên tắc lập báo cáo tài chính theo thông tư 200

Dựa trên cơ sở lập báo cáo tài chính là Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc như sau:

Nguyên tắc dồn tích

Doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính theo nguyên tắc kế toán dồn tích, ngoại trừ các thông tin liên quan đến các luồng tiền. Trên cơ sở kế toán dồn tích, các sự kiện và giao dịch phải được ghi nhận vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực thu, hay thực chi tiền và được lưu vào sổ kế toán và báo cáo tài chính của các kỳ kế toán liên quan.

Nguyên tắc hoạt động liên tục

Cơ sở giả định để lập báo cáo tài chính là doanh nghiệp đang hoạt động bình thường và liên tục trong tương lai gần, trừ khi doanh nghiệp có ý định cũng như bắt buộc phải ngừng hoạt động, hoặc phải thu hẹp quy mô hoạt động. Nếu báo cáo tài chính không được lập trên cơ sở hoạt động liên tục, vấn đề này cần được làm rõ, cùng với cơ sở dùng để lập báo cáo tài chính và lý do doanh nghiệp không được coi là đang hoạt động liên tục.

Nguyên tắc trọng yếu và tập hợp

Mỗi khoản mục trọng yếu phải được trình bày riêng biệt trong báo cáo tài chính. Các khoản mục không trọng yếu thì không cần trình bày riêng rẽ mà được tập hợp chung vào những khoản mục cùng tính chất. Theo nguyên tắc này, doanh nghiệp không nhất thiết phải tuân thủ các quy định về trình bày báo cáo tài chính đúng theo chuẩn mực kế toán, nếu các thông tin cần trình bày không mang tính chất trọng yếu.

Nguyên tắc nhất quán

Trong báo cáo tài chính, việc trình bày và phân loại các khoản mục phải nhất quán từ niên độ này sang niên độ khác, ngoại trừ các trường hợp:

• Có sự thay đổi về bản chất hoạt động của doanh nghiệp, hoặc cần phải thay đổi để có thể trình bày các giao dịch và sự kiện một cách trực quan, hợp lý hơn.
• Chuẩn mực kế toán khác được ban hành và yêu cầu thay đổi trong quy cách trình bày.

Nguyên tắc bù trừ

• Tài sản và nợ phải trả phải được trình bày riêng biệt và chỉ thực hiện bù trừ khi tài sản và nợ phải trả liên quan đến cùng một đối tượng, có vòng quay nhanh, phát sinh từ các giao dịch và sự kiện cùng loại.
• Khi lập Bảng cân đối kế toán tổng hợp giữa các đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân, đơn vị cấp trên phải loại trừ tất cả số dư của các khoản mục phát sinh từ các giao dịch nội bộ giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới và giữa các đơn vị cấp dưới với nhau (bù trừ doanh thu, thu nhập khác và chi phí).

Nguyên tắc có thể so sánh

Số liệu trong các báo cáo tài chính phải được trình bày trên cơ sở có thể so sánh giữa các kỳ báo cáo.

• Các thông tin trọng yếu phải được giải trình chi tiết, rõ ràng để người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp.
• Đối với các chỉ tiêu không có số liệu, doanh nghiệp không phải trình bày trên Bảng cân đối kế toán. Ngoài ra, doanh nghiệp được chủ động đánh lại số thứ tự nhưng không được thay đổi mã số của các chỉ tiêu báo cáo.

Bên cạnh các nguyên tắc lập báo cáo tài chính nêu trên, các tập đoàn có công ty con có thể tham khảo thêm bộ nguyên tắc lập báo cáo tài chính hợp nhất tại đây. [link bài báo cáo tài chính hợp nhất].

Các bước lập báo cáo tài chính doanh nghiệp theo thông tư 200

Bước 1: Tập hợp và đối chiếu chứng từ

Căn cứ trên toàn bộ các hóa đơn phát sinh và báo cáo thuế đã kê khai, kế toán viên lập báo cáo tài chính cần so sánh, đối chiếu để kiểm tra xem doanh nghiệp đã kê khai đúng, đủ hay chưa và có thiếu hóa đơn, chứng từ không. Từ đó, đề phương pháp phù hợp để xử lý, hiệu chỉnh thông tin.

Bước 2: Tiến hành chuyển đổi số dư

Tại bước này, nhân viên kế toán cần thực hiện chuyển đổi số dư theo Điều 126 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:

• Số dư chi tiết về vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đang phản ánh trên tài khoản 1113 và 1123.
• Các khoản trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu trên tài khoản 1212.
• Về các khoản cho vay, tiền gửi có kỳ hạn dài hạn trên tài khoản 228.
• Giá trị của hàng hóa bất động sản do doanh nghiệp xây dựng, sản xuất, đang theo dõi trên tài khoản 1567.
• Số dư  tài khoản 142, 144; Số dư tài khoản 311, 315, 342
• Các khoản dự phòng trên tài khoản 129, 139, 159.
• Giá trị bất động sản do doanh nghiệp đầu tư, xây dựng (không phải đầu tư để bán như hàng hóa) trên tài khoản 1567.
• Các khoản đầu tư vào công ty liên kết trên tài khoản 223.
• Khoản trích trước chi phí sửa chữa, duy trì cho tài sản cố định, chi phí hoàn nguyên môi trường, hoàn trả mặt bằng và các khoản tương tự trên tài khoản  335  – chi phí phải trả.
• Số dư tài khoản 415 – Quỹ dự phòng tài chính.

Bước 3: Kiểm tra lại các bút toán từng tháng

Kế toán viên cần rà soát lại tất cả các nghiệp vụ đã được hạch toán hàng tháng và lưu ý phân biệt rõ các loại doanh thu và chi phí hoạt động bán hàng, tài chính và hoạt động khác của doanh nghiệp.

Bước 4: Phân loại tài sản và nợ phải trả ngắn hạn và dài hạn

Theo quy định, tài sản và nợ có thời gian đáo hạn dưới 12 tháng được phân loại ngắn hạn, còn lại là tài sản và nợ dài hạn. Việc phân loại này giúp các thông tin về tài sản và nợ được thể hiện chính xác trên báo cáo tài chính.

Bước 5: Lập báo cáo tài chính

Sau khi tất cả các bút toán, nghiệp vụ phân loại tài sản và nợ đã được kiểm tra, kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính với quy trình phân tích như sau:

• Xác định mục tiêu phân tích.
• Xác định nội dung cần phân tích.
• Thu thập dữ liệu phân tích.
• Xử lý dữ liệu phân tích.
• Tổng hợp kết quả phân tích.

Sau khi lập, báo cáo tài chính cần được kiểm toán trước khi nộp cho cơ quan thuế theo quy định. 

Những lưu ý khi lập báo cáo tài chính

Doanh nghiệp nói chung và kế toán viên nói riêng cần lưu ý khi lập báo cáo tài chính như sau:

• Các khoản chi phí cuối năm được thanh toán vào đầu năm sau phải ghi nhận vào chi phí năm trước. Trong đó, các khoản chi phí của năm trước nhưng chưa đủ hoá đơn thì cần trích trước để đảm bảo các khoản doanh thu và chi phí là phù hợp.
• Kiểm kê tài sản cuối năm: Tài sản bao gồm nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ dụng cụ,…phải được thực hiện kiểm kê và lập Biên bản kiểm kê tại thời điểm ngày 31/12 của năm. Nếu có chênh lệch phải được xử lý và ghi nhận vào báo cáo tài chính cuối năm.
• Đối chiếu công nợ cuối năm: Bao gồm các khoản phải thu (131), phải trả (331), các khoản vay (341) và các khoản tạm ứng (141), khoản phải thu (138), và khoản phải trả khác (3388). Kế toán phải lập biên bản đối chiếu cho từng đối tượng xác nhận, ký trên biên bản đối chiếu công nợ để đảm bảo tính chắc chắn của các khoản công nợ và tránh được bỏ sót các khoản chi phí, doanh thu trong năm.
• Kiểm kê quỹ tiền mặt cuối năm: Dựa trên biên bản kiểm kê quỹ tại ngày 31/12, sao kê số phát sinh cả năm và số dư cuối của các tài khoản ngân hàng.
• Đối chiếu nợ thuế với cơ quan thuế, nợ bảo hiểm xã hội với cơ quan bảo hiểm xã hội: Kế toán cần liên hệ các cơ quan chức năng để xác nhận tính chính xác của các khoản phải trả phải nộp về thuế và BHXH.

Tổng kết

Hy vọng, bài viết trên đây đã cung cấp đầy đủ thông tin khái quát về cách lập báo cáo tài chính doanh nghiệp một cách hiệu quả, chính xác theo thông tư 200. Nhằm đơn giản hóa quy trình quản lý kế toán – tài chính tại công ty, doanh nghiệp cũng có thể đưa các phần mềm chuyên dụng vào hệ thống giải pháp hoạch định nguồn lực để quản lý, theo dõi thông tin một cách hiệu quả hơn. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào khi lựa chọn các phần mềm kế toán và quản lý tài chính doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn, giải đáp ngay nhé.