Hạch toán là gì? Các loại hạch toán Cơ bản và Nguyên lý của chúng

Để phản ánh đầy đủ và cung cấp thông tin chính xác và nhanh chóng cho ban giám đốc đòi hỏi phải sử dụng đến hạch toán. Các loại hạch toán khác nhau sẽ phục vụ tối đa cho việc quản lý và giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn một cách hiệu quả. 

Phần lớn người tự học hạch toán đều tìm hiểu các tài liệu hướng dẫn tuy nhiên lại ít khi để ý đến định nghĩa của các thuật ngữ được dùng trong lĩnh vực này. Bài viết dưới đây sẽ cùng bạn tìm hiểu khái niệm hạch toán là gì và cách phân loại cơ bản, từ đó giúp người học và làm kế toán có cái nhìn chuẩn xác nhất về lĩnh vực này.

Hạch toán là gì?

Hạch toán là thuật ngữ được sử dụng để chỉ hoạt động của người có chuyên trách bao gồm: quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép đối với các hoạt động kinh doanh và kinh tế trong quá trình tái sản xuất xã hội.

Hạch toán trong tiếng Anh là Keep Business Accounts.

Trong đó:

• Quan sát: xác nhận sự tồn tại của đối tượng cần phải thu thập.
• Đo lường: sử dụng để lượng hoá những đối tượng cần phải thu thập bằng các đơn vị đo lường cụ thể.
• Hạch toán: là quá trình sử dụng các phương pháp phân tích, tính toán, tổng hợp để tiếp tục lượng hóa thành các chỉ tiêu.
• Ghi chép: là quá trình hệ thống hoá, ghi lại từng thời kỳ, nơi phát sinh theo trật tự nhất định, từ đó có căn cứ thông tin phục vụ việc ra quyết định phù hợp.

Từ các hoạt động trên, doanh nghiệp có thể thu nhận đồng thời cung cấp tất cả những thông tin cần thiết đối với quá trình tái sản xuất. Từ đó phục vụ cho công tác chỉ đạo, kiểm tra đối với hoạt động kinh tế, mang lại hiệu quả tối ưu cho quá trình tái sản xuất và đáp ứng nhu cầu cũng như đời sống xã hội.

Hạch toán yêu cầu sự chính xác, tính kịp thời cả về mặt nội dung lẫn sự thống nhất về phương pháp, từ đó đảm bảo những tiêu chuẩn nhất định và có thể so sánh được các số liệu hạch toán với nhau.

Do sự phát triển không ngừng của lực lượng sản xuất, hạch toán luôn có sự thay đổi nhiều về mặt kỹ thuật, cách tổ chức, phương pháp xử lý số liệu và luôn đóng vai trò như một công cụ quản lý vô cùng quan trọng của Nhà nước.

3 Loại hạch toán cơ bản

Dưới đây là 3 loại hạch toán cơ bản mà các bạn cần nắm được để giúp quá trình làm việc trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn.

Hạch toán nghiệp vụ (Business accounting)

Hạch toán nghiệp vụ là gì?

Hạch toán nghiệp vụ là quá trình mà nhân viên kế toán kết hợp sử dụng các phương pháp quan sát – theo dõi và phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế một cách chi tiết, từ đó tiến hành  thực hiện công tác chỉ đạo thường xuyên và kịp thời.

Đối tượng của hạch toán nghiệp vụ là những công việc kế toán liên quan đến kinh tế – kỹ thuật sản xuất như:

• Tiến độ thực hiện hoạt động cung cấp vật tư, nguyên liệu, quá trình sản xuất, tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm.
• Tình hình biến động và sử dụng các yếu tố đầu vào của hoạt động tái sản xuất – kinh doanh.

Đặc điểm của hạch toán nghiệp vụ là không chuyên dụng bất kỳ một thước đo kết quả nào thay vào đó, chỉ căn cứ vào tính chất của từng nghiệp vụ – yêu cầu quản lý. Hình thức này sử dụng 1 trong 3 loại thước đo là tiền, hiện vật hoặc lao động.

Với hạch toán nghiệp vụ, người làm việc chỉ cần sử dụng các phương tiện để thu thập và truyền tải thông tin một cách vô cùng đơn giản chẳng hạn: sử dụng điện thoại hoặc truyền miệng.

Bởi vì các đối tượng của loại hình hạch toán nghiệp vụ còn rất chung chung và chỉ có thể được áp dụng bằng các phương pháp đơn giản, nên hình thức này đến nay vẫn chưa được xem là một bộ môn khoa học độc lập.

Hạch toán nghiệp vụ nộp thuế môn bài

Thuế môn bài là thuế nộp theo năm. Đối với những công ty đang hoạt động kinh doanh đã khai và nộp thuế môn bài thì sẽ không phải nộp hồ sơ khai thuế môn bài cho các năm tiếp theo nếu không có sự thay đổi các yếu tố làm biến động mức thuế môn bài phải nộp (Theo điều 17 của TT 156/2013/TT-BTC).

Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp của bạn không thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh, vốn điều lệ – những yếu tố làm ảnh hưởng đến số thuế môn bài phải nộp thì doanh nghiệp chỉ phải nộp tiền thuế và hạn nộp là ngày 30/1.

Thuế môn bài là một khoản chi phí quản lý doanh nghiệp và nó được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Hạch toán thống kê (Accounting statistics)

“Hạch toán thống kê là gì?” là câu hỏi mà SimERP thường xuyên nhận được. Không giống với hạch toán nghiệp vụ, đây được công nhận là một bộ môn khoa học. Hình thức này này sẽ đi nghiên cứu tất cả các yếu tố về “chất” trong những mối quan hệ với các yếu tố về “lượng” của tất cả các hiện tượng kinh tế – xã hội tương ứng với điều kiện cụ thể về thời gian và địa điểm.

Mục đích chính của hình thức này là rút ra được bản chất và tính quy luật trong quá trình phát triển của các hiện tượng kinh tế.

Đối tượng hướng đến:

• Tình hình cải thiện năng suất lao động
• Giá trị tổng sản lượng, tính giá cả
• Thu nhập lao động

Cũng chính vì những điều này, thông tin mà hạch toán thống kê đem lại chỉ mang tính hệ thống và không có tính thường xuyên và liên tục. Ngoài ra, loại hạch toán này sử dụng những phương pháp phân tích như: số bình quân, điều tra thống kê, phân tổ thống kê, số tương đối, chỉ số, số tuyệt đối. Vì vậy, nó cũng sử dụng 3 loại thước đo kết quả trên.

Hạch toán kế toán (Accounting)

Hạch toán kế toán là gì?

Hạch toán kế toán tiếng Anh là gì? Hạch toán kế toán trong tiếng Anh là Accounting. Đây được xem là một bộ môn khoa học có chức năng ghi nhận và cung cấp tất cả các nguồn thông tin về tình hình sử dụng tài sản, để có thể đo lường mức độ hiệu quả sử dụng các nguồn lực từ các hoạt động của nền kinh tế – tài chính phát sinh trong cơ quan, doanh nghiệp.

Đặc điểm của hạch toán kế toán

Hạch toán kế toán theo dõi cũng như phản ánh liên tục, toàn diện và có hệ thống về tất cả tình hình hiện tại của cơ quan, doanh nghiệp cùng với sự biến động của tất cả các loại tài sản và nguồn hình thành tài sản trong các tổ chức, đơn vị.

Nhờ vào đặc điểm này, hạch toán kế toán có thể theo dõi một cách liên tục toàn bộ các quá trình trước, trong và sau khi triển khai các hoạt động sản xuất, kinh doanh, từ đó có thể đánh giá được việc sử dụng nguồn vốn của doanh nghiệp có mang lại hiệu quả hay không.

Hạch toán kế toán ứng dụng phương pháp nghiên cứu khoa học như chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản, tổng hợp và cân đối kế toán. Trong đó, phương pháp lập chứng từ kế toán hạch toán được xem là bước đầu tiên và bắt buộc phải có trong mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chính vì vậy, số liệu do hoạt động kế toán cung cấp sẽ bảo đảm việc phản ánh một cách chính xác và có cơ sở pháp lý vững chắc.

Hạch toán kế toán sử dụng thước đo gì?

Có 3 loại thước đo được sử dụng trong hạch toán kế toán.

Thước đo hiện vật: Sử dụng đơn vị đo lường vật lý phụ thuộc vào tính tự nhiên của đối tượng được tính toán như: Khối lượng (kg, tạ, tấn…), diện tích (mét, cm…), thể tích,..Thước đo hiện vật cho phép hạch toán kế toán đo lường chính xác từng đối tượng riêng biệt, tuy nhiên không thể sử dụng thước đo hiện vật để xử lý thông tin ban đầu thành thông tin tổng hợp của nhiều đối tượng.

Thước đo lao động: Sử dụng đơn vị tính về thời gian như ngày công, giờ công nhằm đo lường các đối tượng hạch toán. Thước đo lao động thông thường chỉ được sử dụng để tính toán hao phí lao động từ đó tổng hợp các chỉ tiêu về năng suất lao động trong các tổ chức, doanh nghiệp.

Thước đo giá trị: Sử dụng đơn vị tiền tệ để đo lường đối tượng. Thước đo giá trị có ưu điểm nổi bật là giúp cho hình thức này có thể tổng hợp được thông tin từ tất cả thông tin ban đầu và các đối tượng riêng biệt. Tuy nhiên, hạn chế của việc lựa chọn thước đo giá trị là sử dụng đơn vị tiền tệ phù hợp. Giá trị của tiền tệ bị chi phối bởi tình hình lạm phát, vì vậy trong nhiều trường hợp, việc sử dụng thước đo giá trị đã vô tình làm giảm tính chính xác của thông tin do hạch toán kế toán cung cấp.

Tuy có những hạn chế nhất định, tiền tệ vẫn là thước đo được sử dụng phổ biến nhất trong hạch toán. Tiền tệ được sử dụng rộng rãi và có thể bao quát mọi nghiệp vụ về kinh tế tài chính.

Nhờ vào thước đo này mà hạch toán kế toán có thể giúp cung cấp đầy đủ các số liệu tổng hợp, phục vụ tích cực cho công tác kiểm tra, quản lý từ đó việc thực hiện những kế hoạch kinh tế trở nên đơn giản, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và tiền bạc hơn.

Nguyên lý hạch toán kế toán

Hạch toán kế toán áp dụng các phương pháp bao gồm: Chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp. Trong đó, thủ tục đầu tiên và bắt buộc phải có đối với mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh là lập chứng từ kế toán. Việc này đảm bảo tính chính xác cũng như là tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho hoạt động quản lý, kiểm soát sau này.

Mỗi loại hạch toán khác nhau đều có những đặc điểm và phương pháp triển khai khác nhau, tuy nhiên chúng lại có những mối liên hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ và bổ sung cho nhau, cùng thực hiện chức năng phản ánh và quản lý quá trình tái sản xuất xã hội.

Thông tin hạch toán kế toán theo thông tư 200

Thông tin của hạch toán kế toán là những thông tin động, liên quan đến tuần hoàn của vốn. Trong các tổ chức, doanh nghiệp, bức tranh toàn cảnh về quá trình sản xuất kinh doanh (từ bước đầu tiên là cung cấp nguyên liệu, vật tư cho sản xuất đến bước cuối cùng là tiêu thụ sản phẩm) đều được phản ánh đầy đủ, chi tiết và sinh động qua thông tin kế toán.

Ngoài ra, thông tin trong hình thức này luôn là những thông tin về cả hai mặt của mỗi sự vật, hiện tượng, mỗi quá trình: nguồn vốn và tài sản, tăng và giảm, chi phí và kết quả,… Những thông tin này mang ý nghĩa vô cùng to lớn lớn đối với việc ứng dụng hạch toán kinh doanh. Với nội dung cốt lõi là độc lập về tài chính, kích thích vật chất và trách nhiệm vật chất, lấy thu bù chi…

Mỗi thông tin thu được đều là kết quả của quá trình có tính hai mặt: thông tin và kiểm tra. Do đó, khi đề cập đến hạch toán kế toán cũng như thông tin thu được từ hoạt động này đều không thể tách rời hai đặc trưng mang tính cơ bản nhất là thông tin và kiểm tra.

4 Khó khăn lớn nhất trong công tác hạch toán hiện nay

Kiểm soát dữ liệu

Hiện nay, hạch toán nói chung và kế toán nói riêng đang là một trong những công việc ứng dụng công nghệ thông tin nhanh nhất và sâu rộng nhất vào quy trình hoạt động. Thay vì những quy trình phức tạp và rườm rà như trước đây, việc hạch toán đã có sự thay đổi căn bản khi hầu hết các phần công việc đang được ứng dụng công nghệ thông tin từ việc hoạt động ghi sổ đến hoạt động lập báo cáo tài chính.

Tuy nhiên, chính sự thay đổi nhanh chóng này đã tạo ra một thách thức lớn đó là việc kiểm soát dữ liệu trở nên phức tạp hơn trước, đòi hỏi lao động phải có trình độ công nghệ thông tin cơ bản. Nếu nhân viên không nắm rõ được các quy trình kế toán từ việc thu thập, xử lý và nhập dữ liệu đến quy trình xử lý thông tin trên hệ thống phần mềm thì việc không kiểm soát được dữ liệu là điều rất có nguy cơ xảy ra.

Tuân thủ các chuẩn mực và quy định mới của Pháp luật

Trước sự phát triển nhanh chóng của thị trường, các chuẩn mực, quy định về Kế toán cũng thay đổi. Chính vì thế, nhân viên kế toán cần đặc biệt lưu ý và thường xuyên cập nhật các thông báo và thay đổi mới nhất, từ đó tránh được tình trạng phải nộp phạt, giải trình hay những rắc rối không đáng có.

Giảm chi phí, tăng năng suất

Do thời buổi kinh tế khó khăn và sự bùng phát của đại dịch Covid 19,  các doanh nghiệp đều muốn tối ưu chi phí bằng cách cắt giảm ngân sách, cắt giảm việc chi tiêu không cần thiết để tối ưu hóa lợi nhuận. Chính sự thay đổi này cũng sẽ có những ảnh hưởng nhất định đến bộ phận kế toán của doanh nghiệp.

Nếu như trước đây, mỗi kế toán viên chỉ phụ trách một nghiệp vụ riêng biệt thì giờ đây một kế toán có thể phải đảm nhận vài nghiệp vụ khác nhau do việc cắt giảm nhân sự.

Phòng tránh gian lận

Theo báo cáo mới được công bố của Hiệp hội Điều tra Gian lận Hoa Kỳ (ACFE), trung bình mỗi doanh nghiệp thất thoát khoảng 5% doanh thu vì các hoạt động gian lận. Tuy nhiên, chỉ có khoảng 35% doanh nghiệp áp dụng các phương pháp quản trị chủ động để ngăn chặn và phòng tránh việc gian lận.

Sử dụng phần mềm kế toán được coi là giải pháp tối ưu và hiệu quả nhất hiện nay. Một phần mềm kế toán chuyên biệt có thể tự động hóa rất nhiều thao tác thủ công truyền thống trước đây như nhập liệu, lập báo cáo…Tính giá thành, quản lý tồn kho cũng được tự động triển khai từ đó giảm thiểu đáng kể các thao tác thủ công vừa mất thời gian, lại tiềm ẩn nhiều sai sót. 

Ngoài ra, mọi thông tin, dữ liệu về tài chính, vật tư, thiết bị, tài sản…đều được cập nhật cụ thể, liên tục, chính xác, đầy đủ trên một phần mềm duy nhất và nhà quản lý có thể theo dõi mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị. Đặc biệt, bộ phận kiểm soát nội bộ có thể dễ dàng tiến hành việc quản lý, kiểm tra, theo dõi vật tư, hàng hóa, sản phẩm, cũng như năng suất lao động của các phòng ban trong doanh nghiệp, từ đó có cái nhìn tổng quan để tiến hành giám sát, kiểm tra ngẫu nhiên, định kỳ hay thường xuyên nhằm giảm thiểu những gian lận có thể xảy ra.

Phát triển bền vững cùng SimERP

Giới thiệu về SimERP

Về SimERP

Là một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, SimERP được xây dựng dựa trên nền tảng Odoo – phần mềm ERP phổ biến nhất thế giới với hơn 2500 đối tác và 5 triệu người dùng. Kế thừa và phát triển từ Odoo, SimERP sở hữu những ưu điểm nổi bật và vượt trội có thể kể đến như:

• Phân hệ kế toán chuẩn Việt Nam
• Khả năng phân quyền mạnh mẽ
• Điều chỉnh số lượng người dùng linh hoạt
• Mô hình triển khai đa dạng, thích hợp với mọi loại hình doanh nghiệp

Giải pháp của SimERP

Các ứng dụng của SimERP đều được tích hợp trên một nền tảng duy nhất, dễ dàng và thuận tiện sử dụng trên cả nền tảng Web và Thiết bị di động. Các ứng dụng đó bao gồm: 

• Quản lý dự án: Giải pháp giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả với khả năng quản lý số lượng lớn các dự án của doanh nghiệp.
• Quản lý kế toán: Hệ thống quản lý kế toán tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam và quốc tế.
• Quản lý nhân sự: Quản lý tuyển dụng, các thông tin nhân sự, quản lý chấm công và cơ sở vật chất của doanh nghiệp.
• Quản lý bán lẻ (POS): Hỗ trợ tối đa việc quản lý chuỗi bán lẻ thuộc các lĩnh vực thời trang, mỹ phẩm, thực phẩm,…
• Quản lý CRM (quan hệ khách hàng): Tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách hiệu quả và có hệ thống.
• Quản lý bán hàng: Nâng cao khả năng bán hàng, giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp, bài bản hơn.
• Quản lý kho: Giúp nhà quản lý nắm được chính xác số lượng hàng hóa, vật tư, thiết bị trong kho và giúp kiểm soát, quản lý dễ dàng, hiệu quả hơn.
• Quản lý mua hàng: Quản lý chặt chẽ các nhà cung cấp và đơn mua hàng của doanh nghiệp.
• Quản lý sản xuất: Quy trình Sản xuất, Chất lượng sản phẩm, Bảo trì và Quản lý vòng đời sản phẩm được tích hợp trên một nền tảng duy nhất.

Những ưu điểm vượt trội của SimERP

– Tính năng kế toán chuẩn Việt Nam

• Phân hệ kế toán tuân thủ thông tư 200 của Bộ Tài chính, phù hợp với mọi loại hình, quy mô doanh nghiệp tại Việt Nam.
• Báo cáo: các loại báo cáo như: báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán…được tổng hợp và xây dựng dễ dàng, có hệ thống.

– Khả năng phân quyền mạnh mẽ: SimERP thực hiện phân quyền người dùng dựa trên vị trí công việc, vai trò và chức vụ. Chính vì thế, người sử dụng có thể truy cập vào phần mềm tuy nhiên, sẽ không nhìn thấy dữ liệu của người khác nếu không có sự cho phép từ đội ngũ quản trị viên.

– Số lượng người dùng linh hoạt: SimERP được xây dựng và phát triển với mục đích cung cấp bộ giải pháp quản trị toàn diện, hoàn chỉnh, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp trên tất cả các lĩnh vực, từ bán lẻ, bán buôn đến cung cấp dịch vụ,… Do đó, các công ty khởi nghiệp (với ít hơn 10 người dùng) cho tới các doanh nghiệp quy mô lớn (trên 300 người dùng) đều có thể sử dụng.

– Mô hình triển khai đa dạng, linh hoạt: Các doanh nghiệp có thể lựa chọn và triển khai mô hình một cách phù hợp nhất: 

• On-premise: mô hình triển khai trực tiếp tại chính server của doanh nghiệp và có bộ phận IT vận hành riêng biệt. 
• On-cloud: mô hình triển khai trên nền tảng đám mây và không tùy chỉnh.
• Hybrid: là sự kết hợp giữa on-premise và on-cloud, để phát triển ứng dụng toàn diện.

Khách hàng của SimERP

SimERP đã và đang cung cấp giải pháp hoạch định toàn diện, hiệu quả với chi phí triển khai hợp lý, mang lại thành công cho rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam và trên thế giới, trong đó có thể kể đến: 24h VISA, Trung Nguyên Group, Nội thất Flexfit, Bibomart, Drinkies by Heineken…

Làm quen với Module kế toán của SimERP

Module kế toán của SimERP được đánh giá là một trong những giải pháp tối ưu cho công tác đo lường, quản lý và theo dõi tình hình kế toán, tài chính, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Ưu điểm vượt trội

• Tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam.
• Kiểm soát hóa đơn và dự báo chính xác các chi phí trong tương lai.
• Theo dõi doanh thu, chi phí và hợp đồng tương ứng với các khoản thanh toán.
• Thiết lập cấu hình một cách tự động, phù hợp với hệ thống kế toán tài chính của từng doanh nghiệp.
• Hoạt động kế toán thuế và kế toán nội bộ được kiểm soát trên một hệ thống duy nhất.

Các tính năng chính

– Quản lý kế toán bán hàng: 

Các bút toán sẽ được ghi nhận một cách tự động, tương ứng nghiệp vụ mua bán hàng và xuất – nhập kho:

• Quản lý hóa đơn theo từng đơn hàng của nhà cung cấp, đại lý hoặc khách hàng.
• Theo dõi và quản lý vô cùng hiệu quả hóa đơn hoàn tiền ở các giai đoạn khác nhau.
• Việc thanh toán của nhà cung cấp được quản lý hiệu quả và chặt chẽ.
• Quản lý các khoản thanh toán, sản phẩm và thông tin khách hàng chuyên nghiệp. 

– Kế toán quản trị: 

Các nghiệp vụ của kế toán quản trị được quản lý hiệu quả và chuyên nghiệp

• Quản lý doanh thu, ngân sách chặt chẽ.
• Quản lý các bút toán của sổ cái.
• Quản lý các bút toán tài sản một cách hiệu quả.
• Nhập doanh thu trả trước.

– Tổng hợp và lập báo cáo nhanh chóng, chính xác: 

• Báo cáo lãi lỗ, báo cáo tờ khai thuế giá trị gia tăng.
• Lập bảng cân đối tài khoản, bảng lưu chuyển tiền tệ, nhật ký tổng hợp.
• Báo cáo ngân sách, biên lợi nhuận của hàng hóa, dịch vụ.
• Báo cáo tài sản, doanh thu trả trước.

– Khả năng tùy chỉnh linh hoạt: 

• Thiết lập hệ thống tài khoản, tiền tệ và các loại thuế đầy đủ.
• Thiết lập các điều khoản thanh toán một cách chuyên nghiệp và theo dõi thanh toán chặt chẽ.
• Thiết lập vị thế tài chính, tài khoản ngân hàng, sổ cái.
• Thiết lập các nhóm tài khoản phân tích, đơn vị cung cấp các dịch vụ thanh toán.

– Tích hợp các ứng dụng một cách mạnh mẽ: các phân hệ và ứng dụng như Quản lý nhân sự, Quản lý bán lẻ, Quản lý CRM, Quản lý kế toán… được tích hợp trên một nền tảng duy nhất.

Lời kết

Trên đây là những thông tin, kiến thức cơ bản và chuyên sâu về hạch toán giúp các bạn sinh viên, ứng viên theo đuổi ngành kinh tế tài chính, kế toán có thể dễ dàng tìm hiểu, nắm bắt trong quá trình làm việc. Hy vọng, với những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp các bạn làm tốt công việc của mình. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận dưới bài viết này để SimERP có thể giúp bạn giải đáp nhanh chóng nhé!