Hạch toán bán hàng và những điều cần lưu ý

Hạch toán bán hàng là một công việc không đòi hỏi quá nhiều kinh nghiệm. Để thực hiện kinh doanh và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp sẽ phát sinh các nghiệp vụ liên quan. Nhằm giúp các bạn sinh viên, kế toán viên nắm chắc hơn các nghiệp vụ hạch toán, bài viết dưới đây của SimERP sẽ tổng hợp những kiến thức và quy định có liên quan đến chủ đề này.

Hạch toán bán hàng là gì?

Trước khi tìm hiểu hạch toán toán bán hàng là gì, bạn cần hiểu rõ về khái niệm bán hàng. Bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp. Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ cho người mua và doanh nghiệp sẽ thu tiền hoặc được quyền thu tiền về. Xét về góc độ kinh tế, bán hàng là quá trình hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp chuyển hóa từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ.

Hạch toán bán hàng là công việc với nhiệm vụ quản lý, ghi chép tất cả các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp, từ tổng hợp hóa đơn bán hàng, ghi chép chi tiết doanh thu hàng bán ra, tính toán thuế giá trị gia tăng phải nộp, ghi sổ hàng hóa chi tiết, đến xử lý hóa đơn chứng từ, tổng hợp và lập báo cáo bán liên quan theo quy định…

Công việc hạch toán bán hàng

Căn cứ vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp mà công việc hạch toán bán hàng sẽ bao gồm các nhiệm vụ khác nhau, có thể kể đến như:

• Làm hợp đồng, báo giá, nắm rõ giá bán và đặc tính của sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp kinh doanh.
• Tính toán chính xác giá vốn của hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng và các chi phí khác từ đó xác định kết quả bán hàng.
• Cung cấp thông tin trung thực, kịp thời, lập quyết toán đầy đủ để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh cũng như tình hình thực hiện nghĩa vụ nộp thuế.
• Thực hiện ghi chép, quản lý tất các các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn bán hàng.
• Theo dõi chặt chẽ hàng hóa nhập kho và xuất bán.
• Định khoản và phân loại chi tiết chứng từ theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Cập nhật đơn giá hàng xuất – nhập kho để thông báo kịp thời cho nhân viên bán hàng.
• Gửi báo giá khi khách hàng có nhu cầu.
• Theo dõi, ghi chép chi tiết doanh thu.
• Lập tờ khai hàng hóa, nguyên vật liệu mua vào theo biểu mẫu kê khai thuế giá trị gia tăng.
• Tổng hợp toàn bộ số liệu mua, bán trong ngày, sau đó giao cho bộ phận quản lý cửa hàng hoặc bộ phận kế toán của doanh nghiệp.
• Định kỳ thực hiện việc đối chiếu với thủ kho về số lượng xuất, tồn, đối chiếu với bộ phận kế toán công nợ về khoản phải thu của khách hàng, đối chiếu với thủ quỹ về các khoản thanh toán.
• Lập báo cáo tình hình kinh doanh hàng tháng cho doanh nghiệp một cách định kỳ hoặc ngay khi có yêu cầu.
• Quản lý thông tin nhà cung cấp, khách hàng phục vụ cho công việc bán hàng.
• Hỗ trợ cho bộ phận kế toán khác khi có yêu cầu.
• Viết hóa đơn tài chính nếu có yêu cầu của khách hàng.
• Tham mưu cho ban lãnh đạo các giải pháp thúc đẩy doanh số bán hàng

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kế toán – tài chính, thì nhân viên phụ trách hạch toán phải thường xuyên cập nhật giá bán, sản phẩm mới vào phần mềm quản và thông báo sửa đổi đến các bộ phận có liên quan.

Hạch toán bán hàng trả góp

Hạch toán bán hàng trả góp là gì?

Hiện nay, nếu muốn nâng cao doanh số thì doanh nghiệp phải áp dụng nhiều phương thức bán hàng khác nhau như bán hàng đại lý,  bán hàng trả chậm, trả góp.

Bán hàng trả góp là hình thức bán hàng thu tiền nhiều lần, người mua sẽ thực hiện thanh toán một phần giá trị mặt hàng ngay tại thời điểm mua, phần còn lại sẽ được trả thành nhiều lần ở các kỳ tiếp theo, đồng thời phải chịu thêm số lãi trên số tiền trả chậm đó. Số tiền trả ở các kỳ tiếp theo sẽ bằng nhau, bao gồm gốc và lãi trả chậm.

Doanh thu sẽ được ghi nhận theo doanh thu bán hàng thanh toán ngay còn số lãi thu được sẽ được hạch toán vào doanh thu của hoạt động tài chính.

Cách hạch toán bán hàng trả góp

– Ghi nhận doanh thu bán hàng trả ngay và phần chênh lệch giữa giá bán trả góp và giá bán trả tiền ngay:

Khi bán sản phẩm, dịch vụ theo phương thức trả góp thì doanh thu bán hàng ghi nhận và cung cấp dịch vụ của kỳ kế toán theo giá bán (chưa tính thuế) trả tiền ngay, phần chênh lệch giữa giá bán trả góp với giá bán ngay ghi vào tài khoản 3387 “Doanh thu chưa thực hiện”, ghi:

• Nợ các TK 111, 112: Số tiền khách hàng thanh toán lần đầu tại thời điểm mua.
• Nợ TK 131: Số tiền khách hàng còn nợ.
• Có TK 511: Giá bán trả ngay một lần chưa tính thuế giá trị gia tăng. 
• Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp khác (được tính trên giá bán trả ngay).
• Có TK 3387:­ Doanh thu chưa thực hiện (phần chênh lệch giữa giá bán trả góp và giá bán trả ngay chưa tính thuế giá trị gia tăng).

– Ghi nhận giá vốn hàng bán ra: 

• Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán ra
• Có các TK 154, 155, 156…

– Xác định và kết chuyển doanh thu tiền lãi bán hàng trả góp trong kỳ, ghi:

• Nợ TK 3387: Doanh thu chưa được thực hiện.
• Có TK 515:­ Doanh thu của hoạt động tài chính (bao gồm lãi trả chậm, trả góp).

– Khi thực thu tiền bán hàng trả góp trong đó có cả phần chênh lệch giữa giá bán trả góp và giá bán trả tiền ngay, ghi:

• Nợ các TK 111, 112,…
• Có TK 131: Phải thu của khách hàng.

Ví dụ: X là công ty chuyên kinh doanh xe ô tô. Công ty X bán xe ô tô Toyota Camry cho công ty Y, theo phương thức trả góp trong vòng 3 năm (36 tháng) với giá 1,015 tỷ đồng (chưa tính thuế giá trị gia tăng 10%). Nếu cùng thời điểm này, công ty Y thanh toán ngay thì công ty Y sẽ phải thanh toán cho công ty X với giá chưa tính thuế giá trị gia tăng 10% là 700 triệu đồng. Số tiền gốc và lãi công ty Y trả theo từng tháng bằng tiền gửi ngân hàng. Giá vốn ô tô Toyota Camry là 600 triệu đồng.

 Công ty X viết hóa đơn giá trị gia tăng cho công ty Y như sau:

Nhân viên kế toán tại công ty X sẽ hạch toán như sau:

– Ghi nhận doanh thu bán xe ô tô theo giá trả ngay và phần chênh lệch giữa giá bán trả góp và giá bán trả tiền ngay, ghi:

• Nợ TK 131 (công ty B): 1,085 tỷ đồng.
• Có TK 5111 –  Doanh thu bán xe: 700 triệu đồng.
• Có TK 33311 – Thuế giá trị gia tăng đầu ra: 70 triệu đồng.
• Có TK 3387 -­ Doanh thu chưa thực hiện :  315 triệu đồng. 

– Ghi nhận giá vốn xe ô tô: Nợ TK 632.

– Giá vốn hàng bán: 700 triệu đồng.

• Có TK 156 (ô tô Toyota Camry) : 700 triệu đồng.

– Định kỳ, xác định và kết chuyển tiền lãi bán hàng trả góp, ghi:

• Nợ TK 3387 -­ Doanh thu chưa thực hiện: 315 triệu đồng/36 tháng = 8,75 triệu đồng.
• Có TK 515 -­ Doanh thu của hoạt động tài chính (lãi trả góp): 8,75 triệu đồng.

– Định kỳ, khi nhận được tiền gốc và lãi công ty Y trả cho công ty X , ghi:

• Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng: 1,085 tỷ đồng/ 36 tháng = 30,138889 triệu đồng.
• Có TK 131: Phải thu của khách hàng (công ty Y): 30,138889 triệu đồng.

Hạch toán bán hàng xuất khẩu

Hạch toán bán hàng xuất khẩu đang là vấn đề nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu quan tâm. Dưới đây là một số hướng dẫn cơ bản giúp nhân viên kế toán tại các doanh nghiệp xuất khẩu có thể thực hiện công việc này đơn giản và nhanh chóng hơn.

Thời điểm ghi nhận doanh thu xuất khẩu

Khoản 7 Điều 3 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định:

“Hóa đơn thương mại. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan”.

Như vậy:

• Thời điểm để ghi nhận doanh thu sẽ là ngày xác nhận hoàn thành thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.
• Căn cứ để xác định doanh thu bán hàng xuất khẩu là hóa đơn thương mại và tờ khai hải quan.

Hướng dẫn hạch toán bán hàng xuất khẩu

– Ghi nhận doanh thu bán hàng xuất khẩu:

 + Trường hợp tại thời điểm giao dịch phát sinh tách ngay được thuế xuất khẩu phải nộp thì phản ánh doanh thu không bao gồm thuế xuất khẩu:

• Nợ các TK 111, 112, 131 (tổng giá phải trả).
• Có TK 511: Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.
• Có TK 3333: Thuế xuất nhập khẩu.

 + Trường hợp tại thời điểm giao dịch phát sinh không tách ngay được thuế xuất khẩu phải nộp sẽ phản ánh doanh thu bao gồm cả thuế xuất khẩu:

• Nợ các TK 111, 112, 131 (tổng giá phải trả).
• Có TK 511: Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.

– Định kỳ xác định số thuế xuất khẩu phải nộp:

• Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng hóa và dịch vụ.
• Có TK 3333: Thuế xuất nhập khẩu.

 – Ghi nhận giá vốn:

• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán ra
• Có TK 155, 156…

 – Khi nộp tiền thuế xuất khẩu vào ngân sách Nhà nước:

• Nợ TK 3333: Thuế xuất khẩu, nhập khẩu.
• Có các TK 111, 112,…

 – Thuế xuất khẩu được hoàn lại hoặc được giảm (nếu có):

• Nợ các TK 111, 112, 3333.
• Có TK 711: Thu nhập khác.

Hạch toán bán hàng đại lý

Các hình thức bán hàng đại lý

Đại lý hưởng hoa hồng: Là hình thức mà các đại lý thực hiện việc mua, bán sản phẩm theo giá mua, giá bán do nhà cung cấp ấn định để hưởng hoa hồng. Mức hoa hồng sẽ được tính theo tỷ lệ phần trăm do các bên thỏa thuận, dựa trên giá mua và giá bán.

Đại lý bao tiêu sản phẩm, dịch vụ: là hình thức đại lý phổ biến hiện nay, bên đại lý thực hiện việc mua, bán trọn vẹn một số lượng hàng hóa theo giá do nhà cung cấp ấn định để được hưởng thù lao theo quy định của doanh nghiệp mở đại lý. Mức thù lao là mức chênh lệch giữa giá mua và giá bán thực tế so với giá do nhà cung cấp giao cho đại lý ấn định hoặc được hai bên thỏa thuận.

Đại lý độc quyền: là hình thức đại lý mà tại một khu vực nào đó hoặc có thể là trên quy mô toàn quốc hay quy mô khu vực, nhà cung cấp chỉ giao cho một đại lý độc quyền việc mua, bán, kinh doanh một hoặc một số mặt hàng.

Tổng đại lý mua bán hàng hóa: Là hình thức mà bên đại lý tổ chức một hệ thống đại lý trực thuộc nhằm thực hiện việc mua bán hàng hóa cho bên giao đại lý.

Hướng dẫn hạch toán bán hàng đại lý 

Hạch toán ở cơ sở giao hàng

– Khi xuất kho hàng hóa, sản phẩm giao cho các đại lý, bên giao hàng sẽ lập Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý kèm với đó là Lệnh điều động nội bộ. Căn cứ vào chứng từ đã lập, nhân viên kế toán ghi nhận:

• Nợ TK 157: Hàng gửi đi.
• Có TK 155: Thành phẩm.
• Có TK 156: Sản phẩm.

– Khi nhận được Bảng kê hoá đơn bán ra của sản phẩm đã tiêu thụ do các đại lý gửi về, bộ phận kế toán sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng:

• Nợ TK 111, 112, 131 ( Số tiền phải thu hoặc đã thu của khách hàng).
• Có TK 511: Doanh thu bán ra.
• Có TK 3331: Thuế giá trị gia tăng phải nộp.

– Đồng thời phản ánh giá vốn của hàng hóa đã bán ra:

• Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán ra.
• Có TK 157: Hàng được gửi bán.

– Tiền hoa hồng phải trả cho đại lý:

• Nợ TK 641: Chi phí bán hàng.
• Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
• Có TK 131,111,112: Khấu trừ vào tiền phải thu hoặc thanh toán trực tiếp.

Hạch toán bán hàng đại lý

– Khi nhận hàng, bộ phận kế toán sẽ phản ánh:

•  Nợ TK 003: Sản phẩm nhận bán hộ nhận ký gửi.

– Khi xuất hàng hóa bán ra hoặc xuất trả lại cho bên giao hàng, kế toán ghi:

• Có TK 003: Hàng nhận bán hộ nhận ký gửi.

– Khi hàng được bán, phía đại lý phải lập Hoá đơn theo quy định. Dựa vào hoá đơn này, bộ phận kế toán sẽ phản ánh tổng giá thanh toán của số hàng hóa đại lý đã bán được:

• Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán.
• Có TK 331: Phải trả cho đại lý (Tổng giá thanh toán ).

– Định kỳ, khi xác định hoa hồng mà đại lý được hưởng, bộ phận kế toán ghi:

• Nợ TK 331: Phải trả cho người bán.
• Có TK 511: Doanh thu bán ra (hoa hồng được hưởng).
• Có TK 3331: Thuế giá trị gia tăng phải nộp.

– Khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp:

• Nợ TK 331: Khoản phải trả cho người bán.
• Có TK 111, 112: Khoản tiền còn lại.

Hạch toán bán hàng thấp hơn giá vốn

Việc bán hàng thấp hơn giá vốn thường xảy ra trong một số trường hợp sau:

• Doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh mặt hàng nhanh lỗi thời. Cuối chu kỳ, để tránh tồn kho và lỗ, doanh nghiệp cần phải bán hàng với giá thấp hơn giá vốn.
• Hàng hóa dễ tiêu hao ví dụ: mặt hàng có hạn sử dụng, các loại thực phẩm hạn sử dụng ngắn.
• Hàng tồn kho quá nhiều, phải bán hàng khuyến mãi với giá thấp để xả kho, tránh lỗ vốn.
• Doanh nghiệp tham gia đấu thầu nhiều mặt hàng cùng lúc, một số mặt hàng phải bán thấp hơn giá vốn để trúng thẩu.

Hầu hết, việc bán hàng thấp hơn giá vốn sẽ bị cơ quan Thuế chú ý đến.

Nhiều nhân viên kế toán hiện nay vẫn đang loay hoay để xử lý tình huống giá bán thấp hơn giá vốn. Thông thường, ban đầu các doanh nghiệp sẽ bán giá rất cao, sau đó giảm dần ở mức ½ lần giá vốn, bằng giá vốn hoặc thậm chí thấp hơn giá vốn bởi hàng hóa tồn kho bị hư hỏng theo thời gian và không còn phù hợp với nhu cầu thị hiếu và biến động cung cầu thị trường.

Dưới đây là một số giải pháp nhằm giúp doanh nghiệp tháo gỡ nút thắt trong bài toán giá bán thấp hơn giá vốn.

Trước tiên doanh nghiệp cần chuẩn bị một số hồ sơ nhằm giải trình tại sao giá bán ra lại thấp hơn giá vốn:

• Hồ sơ chứng minh lý do giá bán ra thấp hơn giá niêm yết hoặc giá thị trường.
• Hồ sơ về việc hàng hóa tồn kho bị hư hỏng, kém phẩm chất và các lý do khác…

Mấu chốt ở đây là doanh nghiệp phải chứng minh được giá bán ra tương đương với giá thị trường lúc đó hoặc sản phẩm đã bị lỗi thời, hỏng hóc… Ví dụ doanh nghiệp công nghệ có nhiều sản phẩm dễ lỗi thời thì giá bán lại giảm càng nhanh. Còn đối với hàng hóa hư hỏng thì cần có biên bản kiểm kê, ghi nhận.

Hạch toán bán hàng chưa thu tiền

Khoản 2 Điều 5 Thông tư 78/2014/TT-BTC có quy định:

“Điều 5. Doanh thu

2. Thời điểm xác định doanh thu để tính thu nhập chịu thuế được xác định như sau:

a) Đối với hoạt động bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.

b) Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc hoàn thành từng phần việc cung ứng dịch vụ cho người mua trừ trường hợp nêu tại Khoản 3 Điều 5 Thông tư số 78/2014/TT-BTC, Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC.

c) Đối với hoạt động vận tải hàng không là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ vận chuyển cho người mua.

d) Trường hợp khác theo quy định của pháp luật.”

Như vậy: Căn cứ quy định thì thời điểm xác định doanh thu để tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp trong hoạt động bán hàng hóa là thời điểm doanh nghiệp chuyển giao quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.

Tóm lại: Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ và đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng cho người mua thì doanh nghiệp phải tiến hành kê khai và hạch toán doanh thu theo quy định của pháp luật ngay cả trong trường hợp chưa thu tiền.

Những khó khăn khi doanh nghiệp không sử dụng phần mềm kế toán – tài chính

Trong thời đại 4.0, hầu hết các doanh nghiệp đã đi tắt đón đầu những công nghệ mới, phục vụ không nhỏ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp nâng cao năng suất, cắt giảm chi phí và tối đa hóa doanh thu. Nếu vẫn chưa ứng dụng công nghệ vào việc quản lý kế toán – tài chính, doanh nghiệp của bạn sẽ nhanh chóng bị bỏ lại phía sau và gặp phải vô vàn khó khăn có thể kể đến như:

• Số liệu, thông tin và báo cáo hàng ngày của bộ phận kế toán là vô cùng lớn. Tất cả những báo cáo liên quan tới chi phí, doanh thu, lợi nhuận, thu chi ngân sách hay thậm báo cáo thuế, báo cáo công nợ, … nếu phải làm thủ công thì sẽ vô cùng mất thời gian và công sức.
• Việc nhập dữ liệu tài chính thủ công tiềm ẩn nhiều rủi ro xảy ra sai sót. 
• Việc đối chiếu giữa thủ kho, thủ quỹ và kế toán cũng không thể tiến hành thường xuyên và chi tiết.
• Kế toán phải chú ý và thường xuyên theo dõi để cập nhật mọi thay đổi về quy định hay chuẩn mực của các cơ quan quản lý…

Sử dụng phần mềm kế toán được xem là giải pháp tối ưu và hiệu quả nhất hiện nay. Một phần mềm kế toán chuyên nghiệp có thể tự động hóa rất nhiều thao tác thủ công trước đây như tổng hợp thông tin, nhập liệu, lập báo cáo…

Ngoài ra, mọi thông tin, dữ liệu về kế toán – tài chính, hàng hóa, tài sản…đều được cập nhật cụ thể, liên tục và chính xác trên một hệ thống duy nhất và có thể theo dõi mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị. Đặc biệt, nhà quản lý cũng có thể dễ dàng tiến hành việc kiểm tra, theo dõi hàng hóa, sản phẩm, cũng như năng suất lao động của nhân viên trong doanh nghiệp, từ đó có cái nhìn cụ thể để tiến hành giám sát, kiểm tra ngẫu nhiên nhằm giảm thiểu những gian lận có thể xảy ra.

Lời kết

Hy vọng với những thông tin trên đây, bạn đọc đã nắm được những kiến thức cơ bản về các hình thức hạch toán bán hàng và nghiệp vụ hạch toán tương ứng. Nếu còn bất kỳ câu hỏi nào, hãy để lại bình luận dưới bài viết này để SimERP có thể giúp bạn giải đáp nhanh chóng nhé!