Hướng dẫn làm email marketing chi tiết hữu ích cho doanh nghiệp

Email Marketing là việc sử dụng email (thư điện tử) để quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty đến tay người tiêu dùng. Đây đang là nền tảng đi đầu về số lượt người dùng cùng với việc không bị chi phối, giới hạn khả năng tiếp cận như những nền tảng khác. Vậy làm thế nào để triển khai email marketing hiệu quả? Hãy cùng SimERP theo dõi bài viết hướng dẫn làm email marketing hữu ích dưới đây.

Có rất nhiều trường hợp nên sử dụng chiến lược email marketing. Một số trường hợp phổ biến nhất bao gồm:

• Xây dựng những mối quan hệ: Xây dựng sự kết nối thông qua tương tác được cá nhân hóa.
• Nâng cao nhận thức thương hiệu: Giữ doanh nghiệp và dịch vụ của bạn ở mức độ nhận biết thương hiệu cao nhất vào thời điểm khách hàng tiềm năng của bạn sẵn sàng tương tác.
• Quảng cáo nội dung: Sử dụng email để chia sẻ nội dung blog có liên quan hoặc nội dung hữu ích với khách hàng tiềm năng của bạn.
• Tạo ra khách hàng tiềm năng: Lôi kéo người đăng ký cung cấp thông tin cá nhân của họ để đổi lấy nội dung mà họ thấy có giá trị.
• Tiếp thị sản phẩm: Quảng cáo sản phẩm và dịch vụ của bạn.
• Nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng: Làm hài lòng khách hàng của bạn bằng nội dung có thể giúp họ thành công trong mục tiêu của mình.

Hướng dẫn làm email marketing: Lập chiến lược

Theo Campaign Monitor, mỗi khách hàng của bạn nhận khoảng 126 email mỗi ngày. Và để làm sạch hộp thoại của mình, khách hàng thường có thói quen xóa bớt email gây phiền phức hoặc đánh dấu spam khi chưa xem trước nội dung. Vậy làm thế nào để email của bạn gây sự chú ý với khách hàng?

Việc triển khai email sai cách với nội dung không phù hợp có thể khiến khách hàng khó chịu và không thu lại lợi ích gì. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần có một chiến lược email marketing hiệu quả và nhắm đến đúng đối tượng khách hàng mục tiêu. 

Dưới đây là 5 bước để xây dựng chiến lược email marketing mà SimERP đề xuất.

Xác định đối tượng mục tiêu

Một email hiệu quả là email có liên quan, phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng. Bạn cần biết về tính cách, sở thích, hành vi của đối tượng khách hàng nhắm đến. Để làm được điều đó thì doanh nghiệp cần xây dựng chân dung khách hàng (Buyer Personas).

Chân dung khách hàng có thể được tạo ra thông qua nghiên cứu, khảo sát và phỏng vấn. Những phương pháp này được áp dụng dựa theo khách hàng tiềm năng và những khách hàng nằm ngoài danh sách khách hàng có sẵn của doanh nghiệp – những người có thể phù hợp với đối tượng mục tiêu. 

Dưới đây là một số phương pháp thực tế để thu thập thông tin bạn cần để phát triển chân dung:

• Xem qua danh sách khách hàng để khám phá xu hướng tiêu dùng của khách hàng.
• Khi thiết kế form trên website, ta cần đặt ra các câu hỏi quan trọng nhằm khai thác thông tin khách hàng. Ví dụ: nếu đối tượng khách hàng có quy mô doanh nghiệp đa dạng, ta có thể thêm câu hỏi về “Quy mô công ty của bạn?”.
• Xem xét những feedbacks của đội Sales về khách hàng. Họ có những phát hiện mới gì về chân dung khách hàng, hay họ có nhận ra được những nhu cầu, mong muốn ẩn sâu bên trong khách hàng không?
• Phỏng vấn khách hàng và khách hàng tiềm năng để khám phá những gì họ thích về sản phẩm hoặc dịch vụ.

Thiết lập mục tiêu

Để chiến lược email marketing được triển khai hiệu quả nhất thì không thể thiếu những mục tiêu. Để làm được điều này, bạn cần nghiên cứu kỹ số liệu thống kê email trung bình trong ngành của bạn, những xu hướng email marketing luôn được cập nhật mới, tỷ lệ mở thư, tỷ lệ nhấp trung bình,… 

Từ những dữ liệu phân tích này, bạn hãy đặt ra những mục tiêu theo từng giai đoạn được phân chia hợp lý trong suốt chiến dịch. Những mục tiêu không chỉ giúp nhân viên định hình được hướng đi trong công việc mà còn giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả chiến dịch được tốt hơn.

Tạo danh sách người nhận cho phép gửi email

Danh sách email (Email list) là danh sách những người dùng cho phép bạn gửi email đến cho họ. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần xây dựng nhiều phương thức để thu hút và thuyết phục khách hàng bằng cách đem lại những lợi ích mà họ cần. 

Và tất nhiên, Email list sẽ rất ít trong thời gian đầu. Doanh nghiệp cần phải kiên trì và có những bước chăm sóc khách hàng tuyệt vời đối với những người dùng đã đăng ký và bạn sẽ bắt đầu thấy danh sách email của mình phát triển một cách tự nhiên.

Lựa chọn kiểu chiến dịch Email Marketing

Các chiến dịch email có sự khác nhau và việc cố gắng quyết định lựa chọn giữa chúng có thể quá sức. Bạn có gửi bản tin hàng tuần không? Bạn có nên gửi thông báo sản phẩm mới không? Những bài đăng trên blog nào đáng để chia sẻ?

Bạn có thể bắt đầu bằng cách tìm hiểu về các loại chiến dịch email khác nhau hiện có, sau đó quyết định loại nào tốt nhất cho đối tượng của bạn. Bạn cũng nên thiết lập các danh sách khác nhau cho các loại email khác nhau để khách hàng và khách hàng tiềm năng chỉ có thể đăng ký những email có liên quan đến họ.

Tạo lịch trình

Quyết định tần suất bạn dự định liên hệ với email list của mình, thông báo trước cho người gửi để họ biết những gì sẽ xảy ra. Đồng thời cần theo đúng lịch trình nhất quán để xây dựng lòng tin và gây ấn tượng mạnh với người gửi.

Đo lường kết quả 

Điều này sẽ không có gì ngạc nhiên. Việc tỉ mỉ về mọi chỉ số quan trọng sẽ giúp bạn thực hiện những thay đổi nhỏ đối với email của mình nhằm mang lại kết quả lớn. 

Sau những hướng dẫn làm email marketing về xây dựng chiến lược, tiếp sau đây hãy cùng SimERP tìm hiểu các bước tạo danh sách email hiệu quả.

Các bước tạo danh sách email hiệu quả nhất

Việc gửi email đến đúng đối tượng khách hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí, tăng tỷ lệ chuyển đổi và doanh thu mà không làm phiền khách hàng. Dưới đây là hai bước tạo danh sách email hiệu quả:

Sử dụng mồi câu

Làm thế nào để khách hàng đăng ký email của bạn? Hãy khiến họ thật sự hứng thú với những sản phẩm/dịch vụ/hoạt động hay những nội dung mà bạn có thể mang đến. Lead Magnet (hay còn gọi là mồi câu, “nam châm” thu hút khách hàng) chính là phương tiện mà doanh nghiệp có thể sử dụng để thực hiện.

Việc đòi hỏi đăng ký email từ khách hàng mà không đánh đổi một thứ gì đó tương ứng như phiếu mua hàng giảm giá, voucher khuyến mãi,… sẽ không bao giờ đạt được kết quả. Lead Magnet chính là lời mời, hứa hẹn một lợi ích vật chất nào đó khiến khách hàng hứng thú và đồng ý đăng ký email của bạn. Dưới đây là một số dạng mồi câu mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

• Ebook (sách điện tử)
• Infographics
• Các templates
• Bảng báo cáo hoặc nghiên cứu
• Video đào tạo, các khóa học

Một Lead Magnet hiệu quả cần đáp ứng những tiêu chí sau:

• Giải pháp đề xuất được định hướng rõ ràng và có thể hiện thực hóa: cung cấp thông tin hữu ích để giải quyết một vấn đề và tạo ra một cách thực tế.
• Đảm bảo dạng Lead Magnet bạn sử dụng dễ sử dụng: cho dù đó là PDF, trang web, video hay một số định dạng khác, hãy giúp khách hàng tiềm năng mới của bạn dễ dàng lấy và sử dụng chúng.
• Đề xuất những nội dung trong tương lai: không có gì tệ hơn việc đăng ký một ưu đãi tuyệt vời chỉ để rồi thất vọng vì nội dung sau đó. Hãy đảm bảo rằng ưu đãi của bạn phù hợp với giá trị mà bạn sẽ cung cấp trong suốt mối quan hệ của mình và khách hàng.
• Xem Lead Magnet như một giải pháp trả phí: Bằng việc sử dụng Lead Magnet với những nội dung hữu ích miễn phí và chứng minh giá trị mà công ty bạn cung cấp ở giai đoạn đầu, mục tiêu cuối cùng của bạn là hướng người đăng ký đến ưu đãi có trả phí: đó chính là sản phẩm và dịch vụ của bạn.
• Tạo những đề xuất liên quan đến từng giai đoạn trong hành trình khách hàng: Phân nhóm danh sách khách hàng bằng cách để họ lựa chọn những ưu đãi riêng biệt mà họ muốn đăng ký nhận tin. Từ những dữ liệu này, bạn dễ dàng tiếp cận với từng nhóm/đối tượng khách hàng một cách hiệu quả hơn thông qua những gì mà họ quan tâm.

Tạo biểu mẫu đăng ký hấp dẫn

Biểu mẫu đăng ký là cách mà bạn lấy thông tin khách hàng tiềm năng để thêm họ vào danh sách email của mình. Một biểu mẫu đăng ký đơn giản, thu hút nhưng vẫn đầy đủ thông tin cần thiết luôn là lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ hóa. Dưới đây là một số mẹo tạo biểu mẫu hấp dẫn:

• Thiết kế đẹp mắt với tiêu đề thu hút: Biểu mẫu của bạn cần mang dấu ấn thương hiệu, được thiết kế nổi bật nhất so với trang để thu hút khách hàng đăng ký với nhiều ưu đãi hấp dẫn.
• Liên quan đến ưu đãi: Mặc dù mục tiêu của bạn là thu hút mọi người nhập thông tin đăng ký nhưng những ưu đãi mà bạn đem lại phải thật sự minh bạch để không gây mất lòng tin người nhận sau khi đăng ký email.
• Đơn giản: Việc yêu cầu điền quá nhiều thông tin không cần thiết sẽ gây sự khó chịu và hoài nghi cho khách hàng về ưu đãi mà bạn cung cấp. Hãy đơn giản hóa và chỉ yêu cầu những thông tin bạn thực sự cần và khách hàng sẵn sàng nhập.
• Biểu mẫu xác nhận kép: Có vẻ phản tác dụng khi yêu cầu người đăng ký nhận email của bạn hai lần, nhưng một nghiên cứu về tỷ lệ mở đã chứng minh rằng khách hàng thích email xác nhận kép hơn 2,7 lần so với email chào mừng.
• Đảm bảo tiến trình hoạt động: Trước khi triển khai biểu mẫu bạn cần thử nghiệm xem biểu mẫu đã hoạt động đúng như dự định ban đầu hay chưa.

Làm cách nào để triển khai email marketing?

Hướng dẫn làm email marketing thứ hai mà SimERP đề xuất cho bạn chính là cách bước triển khai email marketing hiệu quả. 

Sau khi có chiến lược email marketing với danh sách email phù hợp, bạn cần cân nhắc những điều sau:

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ email marketing

Việc lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ email marketing phù hợp là bước đi tuyệt vời nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc triển khai email. Nhiều nhà cung cấp hiện nay cung cấp các giải pháp như tạo lập, cá nhân hóa, tối ưu hóa các email marketing một cách hiệu quả, chuyên nghiệp mà không cần nhà thiết kế hay chuyên môn IT. Điều này giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả hơn. Tuy nhiên, việc lựa chọn nhà cung cấp với đa dạng giải pháp cần phù hợp với tình trạng, nhu cầu và mục đích kinh doanh của doanh nghiệp.

Sử dụng tips email marketing

Để tạo ra nhiều tập khách hàng tiềm năng, ta cần có sự đầu tư công phu hơn cho chiến dịch email marketing. Một email marketing thành công cần chú ý những tip email marketing sau:

• Nội dung: Nội dung email của bạn phải phù hợp với thông điệp mà bạn muốn truyền tải và chỉ bám vào một chủ đề.
• Hình ảnh: Chọn hình ảnh được tối ưu hóa cho tất cả các thiết bị, thu hút và phù hợp.
• CTA: Lời kêu gọi hành động của bạn phải dẫn đến một ưu đãi có liên quan và nổi bật so với phần còn lại của email.
• Thời gian: Cần nghiên cứu thời gian gửi email tốt nhất, phù hợp với từng nhóm khách hàng.
• Khả năng phản hồi: Theo Return Path, 55% email được mở trên thiết bị di động. Do đó, email của bạn phải được tối ưu hóa cho thiết bị này cũng như tất cả các thiết bị khác.
• Cá nhân hóa: Câu văn trong email chân thành, gần gũi dễ dàng được khách hàng tiếp nhận hơn là những câu từ máy móc theo một kịch bản có sẵn.
• Dòng tiêu đề: Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, hấp dẫn được cá nhân hóa và phù hợp với nội dung email.

Thực hiện phân nhóm email

Một trong những hướng dẫn làm email marketing mà bạn cần nắm rõ chính là việc phân nhóm danh sách email.

Phân nhóm email là việc chia nhỏ danh sách email thành từng danh mục phụ có liên quan đến đặc điểm tính cách, sở thích của người đăng ký.

Theo một nghiên cứu chỉ ra rằng việc phân nhóm email đem lại 58% tổng doanh thu cho doanh nghiệp. Mỗi khách hàng có cấp độ sẵn sàng chuyển hóa khác nhau, việc phân nhóm email giúp doanh nghiệp gửi email với nội dung thích hợp đến đúng người, giúp kết nối với khách hàng tốt hơn và gây dựng lòng tin ở họ. Dưới đây là những cách giúp phân nhóm email hiệu quả:

• Vị trí địa lý
• Nhận thức, cân nhắc, giai đoạn quyết định
• Tương tác trước đây với thương hiệu
• Ngôn ngữ
• Chức vụ

Trên thực tế, bạn có thể phân nhóm danh sách của mình theo bất kỳ cách nào bạn muốn mà phù hợp với nhu cầu và mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra.

Cá nhân hóa email marketing

Cá nhân hóa email marketing là việc bạn sử dụng những dữ liệu thu thập từ khách hàng để cung cấp nội dung email phù hợp với từng cá nhân. Theo một nghiên cứu của Campaign Monitor, các email được cá nhân hóa có tỷ lệ mở cao hơn 26% và tỷ lệ nhấp được cải thiện là 14% khi so sánh với các email khác. Dưới đây là các bước hướng dẫn làm email marketing liên quan đến cá nhân hóa:

• Thêm trường tên vào dòng chủ đề và/hoặc lời chào của bạn
• Tùy chỉnh vị trí địa lý cho phù hợp
• Chỉ gửi những email liên quan đến lần tương tác cuối cùng mà khách hàng tiềm năng đã có với thương hiệu
• Viết về các sự kiện có liên quan và/hoặc cá nhân, như ngày lễ hoặc sinh nhật
• Kết thúc email của bạn bằng chữ ký của một cá nhân cụ thể
• Cung cấp những CTA với những ưu đãi hấp dẫn người đọc

Kết hợp tự động hóa email marketing

Tự động hóa là hành động giúp đưa những phân nhóm danh sách của bạn vào sử dụng. Có 2 cách để tự động hóa bao gồm:

Trả lời tự động

Thư trả lời tự động (còn được gọi là chiến dịch nhỏ giọt) là một loạt email được gửi tự động sau khi được kích hoạt bởi một hành động nhất định, chẳng hạn như khi ai đó tải xuống sách điện tử của bạn.

Hãy sử dụng các nguyên tắc tương tự để viết email mà chúng ta đã thảo luận ở trên để đảm bảo rằng người đọc thấy email của bạn hữu ích và thú vị. Ngoài ra, bạn cần quyết định những khoảng thời gian sẽ gửi email tùy vào mục tiêu của doanh nghiệp, chẳng hạn như vài ngày, vài tuần hay thậm chí vài tháng một lần.

Lợi ích tuyệt vời của việc đặt trả lời tự động là bạn chỉ tốn công sức ở giai đoạn soạn nội dung và đặt thời gian cụ thể. Điều này giúp tiết kiệm được thời gian, công sức cho nhân viên mà vẫn đạt được mục đích.

Quy trình gửi mail

Một khi có quy trình email marketing tự động thì việc gửi email sẽ hiệu quả hơn rất nhiều Hãy nghĩ về quy trình công việc giống như một biểu đồ với các nhánh có/không sẽ thực thi các hành động dựa trên các tiêu chí mà bạn đặt ra.

Quy trình công việc có hai thành phần chính:

• Điều kiện để khởi động quy trình gửi email: tập hợp những hành động để kích hoạt quy trình…
• Mục tiêu: hành động đưa người dùng ra khỏi quy trình làm việc.

Quy trình email marketing tự động sẽ dự đoán chính xác hành động người dùng và thiết lập một loạt hành động dựa trên hành vi đó. Điều đó có nghĩa là, nó có thể gửi một chuỗi email hoặc thậm chí thay đổi giai đoạn vòng đời của khách hàng tiềm năng dựa trên những hành vi người dùng.

Sự khác biệt chính so với trả lời tự động là quy trình làm việc thông minh: Chúng có thể thay đổi quy trình của chuỗi tự động của bạn dựa trên những gì khách hàng tiềm năng của bạn.

Ví dụ: nếu người đăng ký mới nhận được email chào mừng và email tiếp theo được thiết lập để gửi cho họ một ưu đãi mà họ đã tìm thấy và tải xuống trên trang web của bạn, công cụ email marketing sẽ điều chỉnh. Trong thư trả lời tự động, người dùng nhận được một tập hợp email cụ thể vào các khoảng thời gian cụ thể cho dù họ thực hiện hành động nào.

Việc gửi đúng email vào sai thời điểm sẽ gây bất lợi cho doanh thu. Theo số liệu từ McKinsey & Company, doanh thu từ các công ty tăng 20% ​​khi họ gửi email dựa trên các giai đoạn của vòng đời.

Sử dụng mẫu email marketing

Hiện nay với sự phát triển của công nghệ, rất nhiều mẫu email marketing đa dạng ra đời là nguồn tài nguyên hữu ích giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc thiết kế và soạn thảo email.

Sử dụng mẫu báo cáo email marketing

Bước hướng dẫn làm email marketing cuối cùng mà SimERP muốn chia sẻ cho bạn đó là việc sử dụng mẫu báo cáo.

Dữ liệu của bạn sẽ không được sử dụng hiệu quả nếu bạn không thể báo cáo nó một cách có tổ chức. Báo cáo email marketing là một bảng tính được dùng để ghi chép những kết quả đạt được nhằm đưa ra những phân tích về các KPI, từ đó đề ra kế hoạch hành động để cải thiện chúng. Dưới đây là cách bạn nên tổ chức báo cáo của mình:

Các chỉ số đo lường	Về dữ liệu
Tổng số lượng email đã gửi	Dòng tiêu đề
Số lượng email được gửi thành công	Độ dài nội dung email
Tỷ lệ email được gửi thành công	Ưu đãi
Tỷ lệ thoát	CTA (nội tuyến hoặc đồ họa)
Tỷ lệ mở	Liệt  kê phân nhóm
Tỷ lệ nhấp
Tỷ lệ hủy đăng ký

Những câu hỏi cần rút ra:

• Tỷ lệ gửi email thành công của bạn có cao hơn so với các giai đoạn trước không?
• Tỷ lệ nhấp của bạn thế nào so với tỷ lệ mở?
• Số lượng hủy đăng ký của bạn có nhất quán với các email khác không?
• Dòng tiêu đề của bạn có hoạt động tốt hơn những dòng khác không?
• Độ dài của email có tạo sự khác biệt choi tỷ lệ nhấp không?
• Liệu một kiểu CTA khác sẽ mang lại hiệu quả hơn chăng?
• Những ưu đãi đã phù hợp với từng phân nhóm khách hàng chưa?

Lời kết: Email marketing là kênh marketing phổ biến và được đánh giá mang lại hiệu quả cao nhất mà các doanh nghiệp đang chú trọng đầu tư. Thông qua những hướng dẫn làm email marketing chi tiết đã chia sẻ, SimERP hy vọng rằng bạn sẽ lựa chọn được chiến lược phù hợp và triển khai email marketing một cách hiệu quả phù hợp với nhu cầu và mục đích của doanh nghiệp.