Hạch toán kế toán nhà hàng ăn uống, khách sạn – Update 2022

Hạch toán kế toán nhà hàng là một nhiệm vụ khá khó khăn bởi sự đa dạng của lĩnh vực này cũng như đòi hỏi sự tỉ mỉ, chi tiết. Nhưng nó lại đóng vai trò chủ chốt trong hoạt động kinh doanh vì hạch toán tốt thì lợi nhuận mới cao, doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển được. Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn hiểu hơn về cách hạch toán kế toán nhà hàng.

Hạch toán kế toán nhà hàng

Hạch toán kế toán nhà hàng được chia ra thành nhiều loại khác nhau. Sau đây, chúng tôi sẽ cho bạn cái nhìn rõ hơn về cách hạch toán kế toán nhà hàng ăn uống và hạch toán kế toán nhà hàng khách sạn.

Hạch toán kế toán nhà hàng ăn uống

Chi phí đầu vào

– Hàng tháng, hàng tuần nhập nguyên liệu chế biến, thực phẩm, phụ gia, nước uống… dành cho khâu chế biến và bán, ghi:

• Nợ TK 152, TK 156
• Nợ TK 133
• Có TK 331, TK 111, TK 112,…

(trên chứng từ mua hàng nhập kho nếu có)​

– Hàng ngày, hàng tuần thủ kho bếp xuất kho xuống bộ phận Bếp, bar để chế biến, ghi:

• Nợ TK 621
• Có TK 152

(trên chứng từ xuất kho nguyên vật liệu)​

– Chi phí nhân viên bếp, phụ bếp, bar tham gia trong quá trình chế biến, ghi:

• Nợ TK 622
• Có TK 334

(Hạch toán trên phân hệ lương của PM, nếu không dùng phân hệ lương có thể thực hiện hạch toán trên chứng từ nghiệp vụ khác)​

– Chi phí thuê mặt bằng hàng tháng, ghi:

• Nợ TK 627
• Nợ TK 133 (nếu có)
• Có TK 331, TK 111, TK 112,…

(hạch toán trên chứng từ mua dịch vụ hoặc phiếu chi, ủy nhiệm chi nếu chi hoặc có thể theo dõi chi phí trả trước) ​trình sản xuất, chế biến, ghi:

• Nợ TK 627
• Trong kỳ có phát sinh mua thêm công cụ, dụng cụ để xuất dùng và phân bổ 1 lần trong quá 
• Nợ TK 133 (nếu có)
• Có TK 331, TK 112, TK 111,…

(trong chứng từ mua hàng không qua kho hoặc phiếu chi)​

– Công cụ, dụng cụ giá trị lớn, xuất dùng trong Bếp, bar:

•  Khi mua và đưa vào sử dụng, ghi:
• Nợ TK 242
• Nợ TK 133 (nếu có)
• Có TK 331, TK 111, TK 112…

(trên chứng từ mua hàng không qua kho hoặc phiếu chi, UNC)​

+ Khi phân bổ hàng tháng, ghi:

• Nợ TK 627
• Nợ TK 242

(trên chứng từ phân bổ công cụ, dụng cụ hoặc chứng từ nghiệp vụ khác nếu không theo dõi CCDC trên Phần mềm)​

– Tài sản cố định dùng trong Bếp, Bar:

+ Khi mua và đưa vào sử dụng, ghi:

• Nợ TK 211
• Nợ TK 133 (nếu có)
• Có TK 331, TK 111, TK 112…

(trên chứng từ mua hàng không qua kho hoặc phiếu chi)​

+ Khi phân bổ hàng tháng, ghi:

• Nợ TK 627
• Nợ TK 214

(trên chứng từ khấu hao tài sản cố định hoặc chứng từ nghiệp vụ khác nếu không theo dõi tài sản cố định trên phần mềm)​

– Cuối tháng sau khi tập hợp chi phí, thực hiện tính giá thành theo các bước:

Bước 1: Xác định kỳ tính giá thành cho tháng

Bước 2: Phân bổ chi phí chung

Bước 3: Kết chuyển chi phí

• Nợ TK 154
• Có TK 621, TK 622, TK 627​

Bước 4: Nghiệm thu kết chuyển giá vốn

• Nợ TK  632
• Có TK 154​

Bước 5: 

1.  Báo cáo tổng hợp chi phí sản xuất

2. Sổ chi tiết chi phí sản xuất

3. Tổng hợp lãi lỗ công trình

4. Chi tiết lãi lỗ công trình

5. Bảng so sánh định mức vật tư (nếu có) 

Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí doanh nghiệp

Nhân công, chi phí chung, khấu hao, điện nước hạch toán giống trên và hạch toán trên tài khoản TK 641, TK 642 tùy vào loại chi phí thực tế.

Hạch toán doanh thu đầu ra

Hàng ngày, hàng kỳ, kế toán bán hàng dựa trên hóa đơn, đơn đặt hàng đi kèm, phiếu thanh toán từ nhân viên bán hàng, thu ngân thực hiện ghi nhận số lượng món ăn bán ra và thực hiện xuất hóa đơn, ghi:

• Nợ TK 111, TK 112, TK 131
• Có TK 511
• Có TK 333 (có số hóa đơn)

(trên chứng từ bán hàng không kiêm phiếu xuất kho)

Một số lưu ý

– Đồ uống được tính như hàng thương mại, và giao cho bar hoặc nhân viên lễ tân quản lý, bán và làm báo cáo riêng

– Chi phí nguyên vật liệu phụ có thể xuất cho bếp, bar…rồi phân bổ hàng ngày, số chưa dùng hết để dư ở TK 154

– Mỗi hóa đơn cần có 1 bảng kê kèm theo để theo dõi món và tính giá thành

– Những trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn, kế toán lập bảng kê và xuất 1 hóa đơn vào cuối ngày.

Hạch toán kế toán nhà hàng khách sạn

Kế toán dùng TK 632 để theo dõi hạch toán như sau: 

– Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là chi phí nguyên vật liệu trang bị cho phòng, buồng ngủ như xà phòng, trà, giấy vệ sinh, bàn chải đánh răng,nước phục vụ theo tiêu chuẩn, kem, dầu gội đầu,…

• Hạch toán vào TK 621 (theo QĐ15) hoặc TK 154 ( theo QĐ 48)

– Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp phải trả và các khoản trích theo lương của nhân viên phục vụ phòng, buồng

• Hạch toán vào TK 622 (theo QĐ15) hoặc TK 154 (theo QĐ 48)

– Chi phí sản xuất chung: bao gồm lương của người quản lý trực tiếp, lương của nhân viên phục vụ như lễ tân, chi phí công cụ, khấu hao tài sản cố định và các chi phí khác bằng tiền

• Hạch toán vào TK 627 (theo QĐ15) hoặc TK 154 (theo QĐ 48).

– Với hạch toán theo Quyết định 15, cuối tháng thêm bút toán kết chuyển

• Nợ TK 154
• Có TK 621, TK 622, TK 627
• Cả 2 QĐ đều kết chuyển vào giá vốn: Nợ TK 632/ có TK 154

– Hạch toán về nước uống ngoài tiêu chuẩn:

Thông thường, các khách sạn sẽ mặc định cung cấp cho mỗi phòng 1 chai nước/ngày (tính trên 1 khách). Đây gọi là nước uống trong tiêu chuẩn (đã tính trong giá cho thuê phòng)

Nếu khách dùng thêm nước uống khác có trong phòng (ngoài tiêu chuẩn mặc định) và phần nước uống này có thu thêm tiền thì hạch toán như sau:

• Nợ TK 1111/ Có TK 5111, Có TK 33311, và Nợ TK 632/ có TK 156 , TK 152 của giá gốc nước thu thêm.

– Kế toán không theo dõi các chi phí giá vốn trực tiếp bằng TK 632, mà tất cả các chi phí phát sinh đều phản ánh vào 2 tài khoản chi phí bán hàng (TK 641 theo QĐ15, TK 6421 theo QĐ48). Và tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642 theo QĐ15, TK 6422 theo QĐ48).

Hạch toán kế toán khách sạn

 Cách 1: 

Cách tính giá thành cho hoạt động khách sạn:

Kế toán dùng TK 632 để theo dõi, hạch toán như sau:

– Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là chi phí nguyên vật liệu trang bị cho phòng, buồng ngủ như xà phòng, trà, giấy vệ sinh, bàn chải đánh răng,nước phục vụ theo tiêu chuẩn, kem, dầu gội đầu,…:

• Hạch toán vào TK 621 (theo QĐ15) hoặc TK 154 (theo QĐ 48)

• Chi phí nhân công trực tiếp : bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp phải trả và các khoản trích theo lương của nhân viên phục vụ phòng, buồng:

• Hạch toán vào TK 622 (theo QĐ15) hoặc TK 154 (theo QĐ 48)

– Chi phí sản xuất chung : bao gồm lương của người quản lý trực tiếp, lương của nhân viên phục vụ như lễ tân, chi phí công cụ, khấu hao tài sản cố định và các chi phí khác bằng tiền:

• Hạch toán vào TK 627 (theo QĐ15) hoặc TK 154 ( theo QĐ 48)

Với hạch toán theo QĐ15, cuối tháng thêm bút toán kết chuyển:

• Nợ TK 154/ Có TK 621, TK 622, TK 627
• Cả 2 QĐ đều kết chuyển vào giá vốn: Nợ TK 632/ có TK 154

• Về nước uống ngoài tiêu chuẩn:

    Thông thường thì các khách sạn sẽ setup cho mỗi phòng (trong minibar) là 1 chai nước/khách/ngày, cái này gọi là nước uống trong tiêu chuẩn (đã tính trong giá cho thuê phòng)

    Nếu nước uống ngoài tiêu chuẩn (khách dùng thêm) có thu thêm tiền thi phần thu này hạch toán:

• Nợ TK 1111/ Có TK 5111, Có TK 33311
• Nợ TK 632/ có TK 156 , TK 152 của giá gốc nước thu thêm.

 Cách 2:

– Không tính giá thành cho hoạt động khách sạn:

Kế toán không theo dõi các chi phí giá vốn trực tiếp bằng TK 632, mà tất cả các chi phí phát sinh đều phản ảnh vào 2 tài khoản chi phí bán hàng (TK 641 theo QĐ15, TK 6421 theo QĐ48) và tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642 theo QĐ15, TK 6422 theo QĐ48).

SimERP- Giải pháp cho hạch toán kế toán nhà hàng, khách sạn

Về SimERP

Trong thời đại số hoá, hạch toán kế toán nhà hàng, khách sạn thông qua công nghệ ngày càng được chú trọng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng đang tìm các giải pháp phù hợp để có thể quản lý, thu thập thông tin từ nhiều nguồn một cách chính xác nhất, phục vụ cho công việc hạch toán trong bối cảnh Covid-19, xã hội phải dãn cách như hiện tại. Và SimERP là sự lựa chọn không thể tốt hơn.

SimERP là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, sử dụng để hạch toán kế toán nhà hàng, được xây dựng dựa trên Odoo – phần mềm ERP phổ biến nhất thế giới với những ưu điểm vượt trội:

• Giải pháp kế toán chuẩn Việt Nam

Module Kế toán được điều chỉnh và bổ sung theo quyết định, luật pháp, thông tư mà Bộ tài chính và nhà nước đưa ra. Vì vậy, mọi doanh nghiệp tại Việt Nam đều có thể sử dụng phần mềm này.

• Hệ thống phân quyền mạnh mẽ

Thông tin được tích hợp trên một hệ thống không có nghĩa là bất kì ai cũng sẽ được truy cập tự do hoàn toàn, mà phải có sự đồng ý, cho phép của quản trị viên. Từ đó, giúp cho doanh nghiệp vừa có thể quản lý tốt, và vừa có thể bảo mật thông tin quan trọng.

• Số lượng người dùng linh hoạt

Hạch toán kế toán nhà hàng đòi hỏi một lượng thông tin lớn và từ nhiều nguồn nên SimERP cho phép số lượng người dùng lớn truy cập nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật và độ chính xác cao.

• Mô hình triển khai đa dạng

Có nhiều mô hình khác nhau để triển khai sao cho phù hợp với hệ thống của doanh nghiệp:trên on-premise (triển khai tại chính server của doanh nghiệp và có bộ phận IT vận hành riêng), trên on-cloud (triển khai trên nền tảng đám mây và không tùy chỉnh) hoặc trên Hybrid (kết hợp giữa on-cloud và on-premise) để phát triển ứng dụng.

Hệ thống nhà hàng của bạn cần ERP khi nào?

– Khi nhà hàng bạn gặp vấn đề với hàng tồn kho.

– Khi không quản lý được số lượng, thời gian mua hàng, nhập hàng, thời gian sản xuất, số lô và hạn sử dụng của sản phẩm

– Không giải quyết kịp thời đơn đặt hàng do nhiều lý do và sự chậm trễ trong thông tin đặt hàng sẽ làm sụt giảm doanh số cũng như khiến khách hàng không hài lòng với chất lượng dịch vụ.

– Không tối ưu được chi phí sản xuất

 Chi phí vận hành và sản xuất tốn kém, vượt quá ngân sách, gây lỗ vốn và không thể duy trì được hoạt động của doanh nghiệp.

Quản lý chuỗi nhà hàng hiệu quả hơn với SimERP

• Mobile app cho khách đặt hàng

Giải pháp tổng thể cho bán hàng đa kênh, bao gồm eCommerce, POS và Call Center giúp cho khách hàng dễ dàng và thuận tiện để truy cập.

• Tích hợp với máy in tại quầy và máy in trong bếp

Hệ thống quản lý bán lẻ của SimERP tích hợp với trang mạng xã hội như Facebook/instagram giúp cho doanh nghiệp quản lý một cách hiệu quả và thống nhất.

• Phân loại khách hàng

SimERP sẽ giúp doanh nghiệp phân loại khách hàng thông qua công cụ bộ lọc tìm kiếm nhanh trên phần mềm.

• Tối ưu hàng tồn kho

Xử lý hàng tồn kho là một công việc không hề dễ dàng đối với các doanh nghiệp. Việc quản lý tốt và có sự thống nhất giữa các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ giúp nhà quản trị đưa ra những chiến lược phù hợp nhằm tăng lợi nhuận, giảm hàng tồn kho.

• Thông tin nhanh chóng

Không phải lúc nào nhân viên quản lý đơn đặt hàng cũng có nhiều thời gian để gặp trực tiếp bộ phận bếp. SimERP sẽ giúp nhân viên quản lý đơn đặt hàng chuyển thẳng thông tin đặt hàng đến bộ phận bếp ngay lập tức.

• Tự động hóa quy trình

Dựa trên nền tảng Odoo- mã nguồn mở, cho phép doanh nghiệp lựa chọn quy trình phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp, và không phải thực hiện theo một khuôn mẫu có sẵn nào do phần mềm đưa ra. Đồng thời, giúp nhân viên bỏ qua những bước không cần thiết, tập trung vào nhu cầu, thị hiếu của khách hàng.

 Như vậy, hạch toán kế toán nhà hàng, khách sạn là một công việc khá phức tạp và SimERP là sự lựa chọn tối ưu cho các nhà hàng, khách sạn ở thời điểm hiện tại.