Phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí – Lợi ích và chức năng nổi bật

Quản lý bán hàng chưa bao giờ là một công việc đơn giản. Trong quá trình hoạt động kinh doanh sẽ xảy ra rất nhiều vấn đề phát sinh, không chỉ gây mất thời gian, tiền bạc mà còn ảnh hưởng đến kết quả chung. Bởi vậy, phần mềm quản lý đơn hàng ra đời là kết quả của công nghệ hiện đại trong kỷ nguyên 4.0 nhằm giúp doanh nghiệp khắc phục những khó khăn khi hoạt động kinh doanh bán hàng.

Những hình thức quản lý đơn hàng phổ biến hiện nay

Hiện nay đa số các doanh nghiệp, cửa hàng đang quản lý đơn hàng bằng các hình thức đơn giản và thủ công như ghi chép sổ bằng tay, dùng phần mềm quản lý đơn bằng excel hay quản lý qua điện thoại. Mỗi loại lại đem đến những ưu điểm riêng đáp ứng một số yêu cầu cá biệt của doanh nghiệp, cửa hàng đó.

Ghi chép sổ sách thủ công

Ghi chép sổ sách là hình thức quá quen thuộc đối với tất cả mọi người. Ta thường dễ dàng bắt gặp hình ảnh các cô chú trong những cửa hàng tại chợ hay shop nhỏ sử dụng sổ ghi chép đơn hàng. Hình thức này rất phù hợp với mô hình kinh doanh nhỏ, giúp người quản lý dễ dàng thống kê đơn hàng ngay lập tức mà không cần lo lắng các vấn đề kết nối internet. Tuy nhiên, mọi công đoạn thống kê, tính toán đều được thực hiện thủ công. Với số lượng đơn hàng quá lớn việc tính toán sẽ gặp khó khăn, đồng thời cũng không thể đối chiếu so sánh các đơn hàng với quá khứ một cách dễ dàng.

Quản lý bằng excel 

Để khắc phục việc thiếu đơn, hay mất hàng, hiện nay có nhiều doanh nghiệp lựa chọn phương pháp dùng phần mềm quản lý đơn hàng bằng excel. Phần mềm này quản lý mọi đơn hàng của doanh nghiệp dựa trên các mẫu files excel cụ thể. Người sử dụng có thể tính toán dễ dàng hơn cũng như thuận tiện đối chiếu đơn hàng của mình để đưa ra báo cáo.

Quản lý bằng điện thoại

Phần mềm quản lý đơn hàng bằng điện thoại cũng là một lựa chọn được nhiều doanh nghiệp tin dùng hiện nay. Với phần mềm này, người quản lý có thể nắm bắt tình hình đơn hàng một cách dễ dàng ở mọi nơi mọi lúc mà không nhất thiết phải có mặt tại cửa hàng.

Ba hình thức quản lý đơn hàng trên đều có những ưu điểm riêng biệt, tuy nhiên chúng vẫn chưa thực sự giải quyết được các khó khăn của doanh nghiệp khi quản lý bán hàng. 

Những khó khăn của doanh nghiệp khi quản lý bán hàng

Cụ thể những khó khăn nào đang khiến doanh nghiệp phải “vất vả” khi quản lý bán hàng? Hãy cùng theo dõi ngay sau đây:

Tính toán thủ công dễ gây sai sót

Quy trình tính toán thủ công trong hệ thống quản lý bán hàng đơn sơ của các hộ kinh doanh, cửa hàng có quy mô nhỏ là một “hình ảnh” không còn xa lạ với tất cả mọi người. Thật dễ dàng bắt gặp hình ảnh người bán đứng nhẩm tính, tỉ mẩn viết ra giá tiền vào các mẩu giấy hay vật lộn để sử dụng máy quẹt thẻ… Việc này không những làm tốn thời gian của cả người mua lẫn người bán mà còn dễ gây sai sót do tính thiếu tính nhầm.  

Hơn nữa, khách hàng nào cũng mong muốn được sử dụng dịch vụ nhanh chóng thuận tiện nhất có thể. Vì thế, quá trình quản lý đơn hàng, tính toán hóa đơn thủ công dễ gây nhầm lẫn, khiến khách hàng phải chờ đợi. Điều này làm giảm sự hài lòng của khách hàng dành cho nghiệp, khiến lượng khách hàng của cửa hàng, doanh nghiệp dễ bị giảm dần.

Kiểm soát kho hàng dễ nhầm lẫn

Kho vận chính là vấn đề khó nghĩ nhất của nhiều doanh nghiệp, nhất là với đơn vị nào có quy trình tính toán bán hàng thủ công. Số lượng hàng hóa còn, hết quyết định lớn đến việc bán hàng và giúp người tiêu dùng có được trải nghiệm dịch vụ liền mạch nhất. Tránh những trường hợp, khách đặt phải hàng đã bán hết và phải chờ mãi mới có hàng. 

Đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay còn đang tính toán thủ công thì việc kiểm kê kiểm soát kho hàng là điều rất bất cập. Bởi việc đếm, phân loại một số lượng lớn hàng hóa nhập về, xuất đi gây tốn rất nhiều thời gian, công sức. Do đó, rất khó để tránh gặp các sai sót, nhầm lẫn trong khi kiểm kê. Quá trình kiểm tra thống kê diễn ra theo quy trình liền mạch vì vậy khi có một sai sót dù là nhỏ cũng phải tạm dừng việc kiểm kê để rà soát lại.

>>>> Xem thêm: Quản lý đơn hàng ngành may là gì? Quy trình và phần mềm tốt nhất

Quản lý công nợ khó khăn

Không chỉ kiểm kho gặp khó khăn mà đối với hệ thống quản lý thủ công đơn sơ, việc quản lý công nợ còn gặp nhiều “chướng ngại vật” hơn nữa. Bởi nhiều doanh nghiệp đang vận hàng thủ công sẽ không đủ khả năng để quản lý công nợ một cách triệt để. Nguyên nhân chính là do các sai số phát sinh trong quá trình làm việc mà khó có thể tìm ra  và sửa chữa khắc phục đối với hệ thống thủ công.

Phải có mặt tại cửa hàng

Đối với phương pháp quản lý theo cách truyền thống, người quản lý buộc phải thường xuyên túc trực tại cửa hàng. Theo dõi cách vận hành của cả hệ thống cũng như giám sát nhân viên, tốn khá nhiều thời gian đồng thời còn tạo áp lực cho cả quản lý lẫn nhân viên làm giảm hiệu quả công việc. 

Giải pháp quản lý đơn hàng tối ưu cho doanh nghiệp

Việc quản lý đơn hàng với số lượng lớn không hề dễ dàng, vì vậy phần mềm quản lý đơn hàng được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp một cách tốt nhất trong việc kinh doanh.

Định nghĩa về phần mềm quản lý đơn hàng

Phần mềm quản lý đơn hàng là sản phẩm công nghệ, được thiết kế với mục đích phục vụ cho công tác quản lý đơn hàng. Phần mềm này sẽ đóng vai trò giám sát cũng như theo dõi thông tin của đơn hàng trong tất cả các khâu từ bán tới vận chuyển và thanh toán. Đồng thời phần mềm này còn giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến đơn hàng để đảm bảo hàng hóa dịch vụ chất lượng tốt thuận lợi đến với người tiêu dùng. 

5 Lợi ích của phần mềm quản lý đơn hàng

Tiết kiệm thời gian 

Việc quản lý đơn hàng trên phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa thời gian để tập trung làm việc khác hiệu quả hơn. Các đơn hàng sau khi được xử lý sẽ được phần mềm tự động chuyển đến đơn vị vận chuyển. Nhờ thế rút ngắn được thời gian của doanh nghiệp và thời gian chờ đợi của khách hàng.

Theo dõi tiền hàng thu hộ dễ dàng

Phần mềm quản lý đơn hàng được thiết kế dành riêng cho các quy trình bán hàng, do đó phần bạn sẽ dễ dàng quản lý được số tiền thu hộ và tính toán phí vận chuyển phải trả cho từng đơn vị vận chuyển.

Kiểm soát đơn giao hàng chính xác

Mọi bước trong quy trình giao hàng đều được ứng dụng quản lý kiểm soát đơn giao hàng chính xác chi tiết. Kiểm soát từng khâu trạng thái cũng như tình trạng đơn hàng từ nhập kho. Cho đến tận khi khách hàng nhận đơn hàng.

Dễ dàng thao tác mọi bước cập nhật

Một trong những ưu điểm lớn của phần mềm quản lý đơn hàng chính là việc quản lý đơn dễ dàng chỉ với kết nối internet. Không chỉ doanh nghiệp mà đồng thời cả shipper cũng có thể dễ dàng quản lý cập nhật trạng thái đơn hàng. Đặc biệt, với mỗi tài khoản của shipper sẽ chỉ được phân quyền vào mục danh sách giao hàng, đảm bảo bảo mật an toàn tối ưu thông tin quan trọng cần thiết của cửa hàng.

Các chức năng nổi bật của phần mềm quản lý đơn hàng

Phần mềm quản lý đơn hàng được tích hợp rất nhiều chức năng để hỗ trợ một cách toàn diện nhất cho việc kinh doanh của khách hàng. Dưới đây là một số chức năng nổi bật của phần mềm này:

• Liên kết tự động với website bán hàng
• Tự động cập nhật đơn hàng và theo dõi tiền thanh toán
• Thống kê chi phí quản lý giao hàng
• Kết nối các kênh bán hàng online, đối tác quản lý vận chuyển hàng
• Tìm kiếm, sắp xếp, sàng lọc danh sách hóa đơn
• Kết nối tự động với đối tác quản lý vận chuyển
• Thống kê phí giao hàng, phí COD

Phần mềm quản lý đơn hàng SimERP dễ dùng hiệu quả

Nằm trong nhóm giải pháp toàn diện cho việc bán hàng, SimERP sẽ giúp bạn khắc phục các khó khăn trong hệ thống quản lý đơn sơ, thủ công. 

Ưu điểm:

• Được dùng thử phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí với các tính năng CRM: Quản lý bán hàng, dự án,… 
• Trạng thái đơn hàng sẽ được tự động cập nhật nhanh chóng
• Theo dõi trạng thái đơn hàng như: xác nhận mua, hóa đơn, hủy đơn hàng,… một cách nhanh chóng
• Giúp doanh nghiệp tạo bút toán doanh thu, công nợ và xuất kho một cách tự động
• Giao diện dễ sử dụng

Nhược điểm:

• Còn mới mẻ trên thị trường hiện nay
• Sau thời gian dùng thử muốn dùng đầy đủ tính năng phải trả phí

Lời kết

Với những khó khăn mà các doanh nghiệp, cửa hàng bán lẻ gặp phải khi quản lý đơn hàng thì giải pháp quản lý qua phần mềm chính là sự lựa chọn hoàn hảo nhất. Các phần mềm được thiết kế với nhiều loại khác nhau như phần mềm quản lý đơn hàng bằng excel, phần mềm quản lý trên điện thoại… Dù là phiên bản miễn phí hay trả phí, thì doanh nghiệp, cửa hàng, shop đồ của bạn vẫn nên cân nhắc sử dụng cho mình. Các phần mềm thông minh sẽ giúp bạn quản lý đơn hàng nhanh chóng, tính toán chính xác tiền hàng và tiết kiệm tối đa thời gian làm việc.