Sổ cái kế toán: Ý nghĩa, Đặc điểm và các loại sổ cái tài khoản phổ biến

Sổ cái là một thuật ngữ thông dụng với người làm kế toán bởi vai trò tất yếu của nó đối với Doanh nghiệp. Vậy trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu sổ cái là gì cũng như ý nghĩa của sổ cái đối với Doanh nghiệp, từ đó cùng khám phá các mẫu sổ cái thông dụng và cùng trả lời câu hỏi mà bất kì nhân viên kế toán nào cũng sẽ băn khoăn: “Sổ cái gồm những gì, cách ghi sổ như thế nào?”.

Sổ cái là gì?

“Sổ cái kế toán là gì” – câu hỏi của những người làm kế toán sẽ thắc mắc khi lần đầu gặp khái niệm này. Sổ cái hay còn gọi là ledger trong thuật ngữ Tiếng Anh là sổ kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán (tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí sản xuất kinh doanh, thu nhập khác,…). Mỗi tài khoản nếu trên được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái sao cho đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán (tháng, quý, năm). Nói ngắn gọn, sổ cái kế toán chính là sổ kế toán tổng hợp – là nơi ghi chép lại toàn bộ quá trình giao dịch của doanh nghiệp theo từng loại tài khoản khác nhau. 

Số liệu kế toán trên sổ cái sẽ được tổng hợp và khóa sổ vào cuối kì, từ đó phản ánh được tình hình tài sản, vốn và kinh doanh của Doanh nghiệp. Số liệu đó cũng được so sánh đối chiếu với các số liệu thống kê để kiểm tra về sự chênh lệch từ đó biết được tình hình Doanh nghiệp tổng quát và chính xác hơn.

Đặc điểm của sổ cái

Khi bắt đầu làm việc với sổ cái, kế toán viên cần nắm rõ được những đặc điểm điển hình của loại sổ này để có thể làm đúng yêu cầu:

• Mỗi tài khoản có thể được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái sao cho đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán.
• Sổ cái mở cho từng tài khoản trong toàn bộ tài khoản sử dụng ở Doanh nghiệp.
• Mọi số dư đầu kì, cuối kì và số biến động của đối tượng mở sổ đều được ghi chép trong sổ cái tài khoản.
• Thông tin trong sổ cái là loại thông tin đã được hệ thống hóa theo đối tượng hay tài khoản mở sổ.
• Sổ cái được coi là cuốn lịch sử thống kê sự phát triển của doanh nghiệp bởi nó ghi lại và cho phép mở đối với mọi loại tài khoản.

Ý nghĩa của sổ cái

Vậy việc làm sổ cái có ý nghĩa thế nào đối với Doanh nghiệp? Khi bắt tay vào làm một công việc, ta cần phải hiểu liệu công việc đó có ảnh hưởng như thế nào đối với toàn thể tình hình chung. Cụ thể, sổ cái có những ý nghĩa như sau:

• Cơ sở để làm báo cáo tài chính theo luật pháp quy định.
• So sánh được tình hình kinh doanh hay chính là lợi nhuận hay tình hình thua lỗ của doanh nghiệp. Từ đó, Doanh nghiệp và chủ thể khác có thể tính các nước đi khác để phát triển đi lên.
• Cơ sở để đưa ra các quyết định tương lai cho doanh nghiệp thông qua:
  • Sổ cái cho thấy tình hình lợi nhuận/thua lỗ của doanh nghiệp
  • Phát hiện các khoản thu chi bất thường
  • Tính rõ ràng: Con số thực tế về doanh thu hay tổn thất
  • Dễ dàng tra cứu đối chiếu để kiểm tra

Các loại sổ cái phổ biến

Bài viết sẽ đề cập đến những loại hình sổ cái khác nhau như được liệt kê dưới đây. Mặc dù sự ra đời và phân loại này đều phục vụ cho mục đích chung là giúp cho các kế toán viên hệ thống hóa được các giao dịch một cách tốt nhất nhưng căn cứ vào điều kiện, quy mô và đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà công ty đó sẽ lựa chọn cho mình các hình thức sổ cái phù hợp.

–  Hình thức kế toán nhật ký chung

–  Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái

–  Hình thức kế toán trên máy vi tính

–  Hình thức kế toán nhật ký chứng từ

–  Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Trong những hình thức nêu trên, có các mẫu sổ cái thông dụng được sử dụng nhiều nhất là sổ cái tài khoản theo hình thức nhật ký chung và kế toán nhật ký chứng từ.

Các loại tài khoản trong sổ cái

Như đã đề cập/như đã được đề cập trong bài viết, mọi loại tài khoản của Doanh nghiệp đều có thể lập sổ cái. Tuy nhiên để trả lời rõ ràng hơn cho người đọc về việc in sổ cái những tài khoản nào, bài viết sẽ tổng hợp các loại tài khoản như dưới đây kèm với ví dụ một số loại sổ cái theo từng loại tài khoản cụ thể và thông dụng.

Dựa vào thông tư 133, tài khoản kế toán có thể được chia thành 9 loại được phân chia như sau:

• Tài sản
  • Tiền mặt – sổ cái tài khoản 111 hay còn gọi là sổ cái tiền mặt.
  • Nguyên liệu, vật liệu – hay sổ cái tài khoản 152
• Nợ phải trả
• Vốn chủ sở hữu
• Doanh thu
  • Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ – sổ cái tài khoản 511
• Chi phí sản xuất kinh doanh
  • Giá vốn bán hàng – sổ cái tài khoản 632
• Thu nhập khác
• Chi phí khác
• Xác định chi phí kinh doanh
  • Xác định kết quả kinh doanh – sổ cái tài khoản 911

>>>> Xem thêm: Cách ghi sổ cái theo hình thức nhật ký chung, nhật ký sổ cái chuẩn Thông tư 200

Quy trình ghi sổ cái

Sau khi tìm hiểu về những thông tin căn bản đầy đủ nhất về sổ cái, bài viết sẽ hướng dẫn người đọc về sổ cái chứng từ ghi sổ. Cách ghi sổ cái theo nhật kí chung và nhật kí chứng từ khác nhau như thế nào? Cách viết sổ cái TK 632 và sổ cái TK 511 có giống nhau không? Bài viết sẽ hướng dẫn người đọc về quy trình ghi sổ cái và chứng từ ghi sổ theo 2 hình thức phổ biến nhất: Sổ cái theo nhật kí chung và Sổ cái theo nhật kí – chứng từ.

Quy trình ghi sổ cái theo hình thức nhật ký chung

• Sổ Cái được quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này gồm có:
  • Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
  • Cột B, C: Căn cứ ghi sổ là số hiệu và ngày tháng kế toán viên lập chứng từ kế toán.
  • Cột D: Nội dung nghiệp vụ phát sinh.
  • Cột E: Số trang tương ứng trong sổ Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này.
  • Cột G: Số dòng tương ứng trong sổ Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này.
  • Cột H: Số hiệu của các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ bắt nguồn với tài khoản trang Sổ Cái này (Tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau).
  • Cột 1, 2: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có của Tài khoản theo từng nghiệp vụ kinh tế.
• Với đầu tháng, kế toán viên theo dõi và ghi số dư đầu kỳ của tài khoản tại dòng trên cùng, cột số dư (Nợ hoặc Có).
• Cuối tháng, kế toán viên cần cộng số phát sinh theo hai loại Nợ hoặc Có, từ đó tính ra số dư, cộng lũy kế số phát sinh theo quý của từng tài khoản để làm cơ sở lập bảng cân đối tài chính và báo cáo tài chính 

Quy trình ghi sổ cái theo hình thức nhật ký chứng từ

• Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:
  • Nhật ký chứng từ;
  • Bảng kê;
  • Sổ Cái;
  • Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
  • Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
• Hàng ngày
  • Lấy số liệu từ các chứng từ kế toán (đã được kiểm tra) để ghi vào các Nhật ký – Chứng từ. Ngoài ra có thể ghi vào Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều hơn một lần hoặc mang tính chất phân bổ, cần tập hợp và phân loại các chứng từ gốc trong các bảng phân bổ. Từ đó, số liệu kết quả của bảng phân bổ sẽ được ghi vào các Bảng kê và Nhật ký – Chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký – Chứng từ được ghi theo căn cứ từ các Bảng kê, sổ chi tiết thì dựa theo số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký – Chứng từ.
• Vào cuối mỗi tháng, kế toán viên sẽ khoá sổ, các số liệu Nhật ký – Chứng từ sẽ được lấy tổng sau đó kiểm tra, đối chiếu với các loại hồ sơ khác như sổ, thẻ kế toán, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan. Sau đó, ta sẽ lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký – Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Ngoài ra, với các chứng từ liên quan đến sổ, thẻ kế toán sẽ được ghi trực tiếp vào sổ, thẻ liên quan. Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản sẽ được lập vào cuối tháng từ cơ sở số của sổ và thẻ kế toán chi tiết. Báo cáo tài chính sẽ được lập từ cơ sở của số liệu sổ cái, chỉ tiêu trong Nhật ký – Chứng từ, Bảng kê và Bảng tổng hợp. 

Để phục vụ mục đích tìm hiểu về sổ cái, bài viết đã nêu rõ định nghĩa, đặc điểm của sổ cái cũng như ý nghĩa của việc viết sổ cái là gì. Tìm hiểu sâu hơn, bạn đọc đã nắm rõ được về cách phân loại và quy trình ghi sổ cái kèm các ví dụ cụ thể. Bạn đọc có thể ghi lại những lưu ý cũng như các link mẫu về cách ghi sổ như một công cụ đắc lực cho việc viết sổ cái một cách dễ dàng. Rất mong các kế toán viên nói riêng và bạn đọc nói chung đã có những góc nhìn cụ thể hơn về sổ cái.