Point of sale là gì? Chức năng và cấu tạo của hệ thống POS?

Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển, những thiết bị, phần mềm Point of sale với nhiều tính năng nổi bật đã giúp giải quyết những rủi ro, bất cập của loại hình bán hàng, thanh toán truyền thống. Vậy POS nghĩa là gì và có những chức năng, cấu tạo, lợi ích nổi bật nào? Hãy cùng SimERP theo dõi bài viết dưới đây.

Point of sale là gì? Hệ thống POS là gì?

POS là viết tắt của Point of sale nghĩa là điểm bán hàng, quầy bán hàng, điểm thanh toán, được sử dụng trong các cửa hàng, nhà hàng, siêu thị, trung tâm thương mại,… nếu có nhu cầu về thanh toán, quản lý bán hàng. Tùy vào quy mô và mục đích trong hoạt động kinh doanh, mỗi cửa hàng có thể có một hoặc nhiều POS và có nhiều loại hệ thống POS khác nhau.

Hệ thống POS là một hệ thống phần cứng và phần mềm cho phép bạn thực hiện giao dịch với khách hàng và chấp nhận nhiều hình thức thanh toán như tiền mặt, thẻ tín dụng và thanh toán di động.

• Thiết bị phần cứng cho phép in biên lai, quét mã vạch và lưu trữ tiền mặt
• Phần mềm của hệ thống POS cho phép theo dõi hàng tồn kho, đo lường doanh số bán hàng và chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp

Chức năng của hệ thống Point of sale

Tùy vào quy mô, tính chất, mục đích kinh doanh mà doanh nghiệp có thể lựa chọn hệ thống Point of sale với những tính năng mong muốn phù hợp. Dưới đây là những chức năng chính mà một hệ thống POS cung cấp bạn có thể tham khảo.

Thực hiện, theo dõi và lưu trữ giao dịch với khách hàng

Hệ thống Point of sale cho phép bạn thực hiện mọi hoạt động cần thiết trong giao dịch với khách hàng như: tạo đơn hàng, chỉnh sửa đơn hàng, hủy đơn hàng, hỗ trợ thanh toán với nhiều hình thức, in hóa đơn, theo dõi đơn hàng,… Các máy POS có thể liên kết với nhau để cùng mang lại hiệu quả cho giao dịch như liên kết giữa máy POS bán hàng với máy POS quẹt thẻ. Ngoài ra, sau khi thực hiện xong giao dịch, thông tin được tạo ra sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp để tiện trong việc truy xuất, quản lý và phân tích.

Giám sát và báo cáo hoạt động bán hàng

Một hệ thống Point of sale hiện đại sẽ cung cấp chức năng giám sát và báo cáo kết quả bán hàng một cách chính xác. Việc nắm rõ báo cáo giao dịch được thực hiện hàng ngày, hàng giờ, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm sẽ giúp bạn kiểm soát quy trình kinh doanh và đo lường kết quả hoạt động kinh doanh vào những thời điểm khác nhau. 

Ngoài ra, thông qua dữ liệu được phân tích, doanh nghiệp sẽ xác định được sự thay đổi hành vi và nhu cầu của khách hàng trong từng giai đoạn khác nhau, nắm bắt phản ứng của khách hàng đối với những sản phẩm/dịch vụ mới và những điểm cần cải thiện để quy trình bán hàng diễn ra trơn tru hơn.

Quản lý kho và hàng tồn kho

Module quản lý hàng tồn kho của hệ thống Point of sale cần cung cấp tính năng hiển thị và trách nhiệm giải trình ở cấp độ cửa hàng tại mọi thời điểm. Hệ thống cần cho phép hiển thị thông minh về dữ liệu hàng tồn kho, SKU và thông tin SKU về những chuyển động trong giao dịch như số lượng hàng ra, hàng vào, hàng hiện có trong kho cũng như đầu ra và đầu vào của hàng tồn kho. 

Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp các tính năng cho phép người được phân quyền kiểm soát, điều chỉnh kho (tăng, giảm) và nắm bắt lý do điều chỉnh kho.

Quản lý trả hàng kênh chéo

Hệ thống Point of sale cung cấp module cho phép bạn trả hàng đa kênh, hỗ trợ hoàn tiền và thay thế bằng sản phẩm khác từ bất kỳ chi nhánh cửa hàng phù hợp nào. Vì thế, hệ thống sẽ cho phép bạn quản lý hoạt động trả hàng nhiều lần, nắm bắt lý do trả hàng và thông tin nhân viên thực hiện giao dịch.

Quản lý mối quan hệ và trải nghiệm của khách hàng

Bạn muốn có thông tin về những khách hàng tiềm năng của mình để thực hiện những chiến dịch hiệu quả? Nhiều hệ thống POS hiện đại cho phép bạn lưu trữ thông tin khách hàng và lịch sử giao dịch một cách chính xác và dễ dàng quản lý. 

Thông qua đó, bạn dễ dàng biết được khách hàng đang quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ nào mà công ty cung cấp, từ đó có chiến lược cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng và cung cấp nhiều hoạt động quảng cáo, ưu đãi đặc biệt để tăng lòng trung thành giữ chân họ.

Quản lý nhân viên

Hệ thống Point of sale cung cấp cho bạn tính năng quản lý nhân viên hiệu quả: bạn có thể thể quản lý thông tin, ca làm việc của nhân viên, những giao dịch được thực hiện bởi nhân viên đó và dễ dàng theo dõi năng suất trong hoạt động bán hàng.

Quản lý chương trình khách hàng thân thiết và thẻ quà tặng

Công nghệ hiện đại ngày càng phát triển, hệ thống hỗ trợ quản lý chương trình khách hàng thân thiết và thẻ quà tặng ra đời đã giúp bạn giảm thiểu chi phí và rủi ro trong in ấn và phân phối thẻ khách hàng truyền thống. 

Giờ đây, những thông tin về chương trình khách hàng, thẻ quà tặng hay báo cáo kết quả bán thẻ quà tặng đều sẽ được quản lý và theo dõi dễ dàng trên cùng một hệ thống Point of sale.

Cấu tạo của hệ thống Point of sale

Một hệ thống Point of sale gồm 2 thành phần chính: thiết bị phần cứng và phần mềm. Ứng với mỗi thành phần sẽ gồm những hệ thống được sử dụng thông dụng dưới đây.

Phần mềm POS được cài đặt trên máy tính (On-premise POS)

Phần mềm POS được cài trên máy tính hay còn gọi là POS truyền thống, là phần mềm lưu trữ dữ liệu và thông tin trên cơ sở dữ liệu cục bộ, nhất là trên ổ cứng máy tính. Bằng cách mua gói phần mềm và tiến hành cài đặt ngay trên máy tính, bạn hoàn toàn có thể truy cập dễ dàng khi sử dụng máy tính hay mang theo máy tính cá nhân của mình.

Phần mềm POS truyền thống có 3 ưu điểm chính như sau:

• Tính năng và chức năng đa dạng: phần mềm luôn được cập nhật nhiều tính năng mới cung cấp giải pháp hữu ích cho doanh nghiệp bao gồm quản lý hàng tồn kho, lưu trữ dữ liệu, kế toán và bảo mật
• Thiết lập hiển thị mở rộng: dù cồng kềnh, gây khó khăn trong vận chuyển nhưng với màn hình cảm ứng ổn định và dễ sử dụng giúp nhân viên tiết kiệm nhiều thời gian trong tìm hiểu và vận hành. Với ưu điểm này, máy POS bán hàng phù hợp với cửa hàng bán lẻ, cửa hàng cà phê, chuỗi thức ăn nhanh và nhà hàng ăn uống cao cấp
• Triển khai: Vì hệ thống POS hoạt động trong mạng nội bộ của công ty, do đó sẽ đi kèm với một số tính năng như máy chủ sao lưu, ổ đĩa sao lưu, máy chủ dữ liệu chuyên dụng với không gian lưu trữ khổng lồ

Bên cạnh những ưu điểm là những nhược điểm chính mà hệ thống POS còn tồn đọng:

• Tốn kém: việc triển khai hệ thống Point of sale có thể gây tốn kém khi phải trang bị thêm những thiết bị phù hợp đi kèm. Do đó, giải pháp này không dành cho những doanh nghiệp nhỏ với ngân sách eo hẹp
• Không tối ưu hóa trên thiết bị di động: bạn không thể truy cập vào hệ thống bằng thiết bị di động từ xa, điều này gây khó khăn khi luôn phải có nhân viên túc trực ở thiết bị đầu cuối mới thực hiện được giao dịch

Phần mềm POS trên nền Web (web – based POS hoặc cloud – based POS)

Đây là hệ thống phần mềm tiên tiến, hiện đại, phát triển nở rộ trong những năm gần đây. Hệ thống này lưu trữ dữ liệu và thông tin trên một máy chủ trực tuyến từ xa và cho phép bạn truy cập dữ liệu của mình từ bất cứ lúc nào hay ở đâu. Những đặc tính nổi trội của phần mềm POS trên nền Web được thể hiện qua những ưu điểm dưới đây:

• Tính chính xác: bằng tính năng cập nhật và lưu trữ tự động, phần mềm đã giải quyết những rủi ro có thể xảy ra với việc nhập tay số liệu truyền thống. Giờ đây, bạn có thể quản lý dữ liệu hàng tồn kho và bán hàng một cách chính xác hơn
• Truy cập từ xa: ưu điểm nổi bật của phần mềm POS đám mây chính là việc cho phép bạn truy cập vào hệ thống, dữ liệu từ xa mà không cần có mặt tại cửa hàng
• Giấy phép dựa trên đăng ký: bạn có thể mua phần mềm POS này trên cơ sở đăng ký từ nhà cung cấp. Nâng cấp hàng tháng bao gồm các gói dịch vụ: các tính năng, nâng cấp hệ thống, sao lưu dữ liệu. Phần mềm này thích hợp với những doanh nghiệp nhỏ, ít ngân sách, tuy nhiên không phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp
• Bảo mật dữ liệu: vì đây là phần mềm sao lưu tự động dữ liệu trên hệ thống đám mây, do đó bạn không cần lo lắng dữ liệu bị mất đi
• Khả năng mở rộng: dựa trên đăng ký hàng tháng sẽ cho phép bạn linh hoạt để tăng hoặc giảm số lượng thiết bị mà doanh nghiệp sử dụng, giúp tiết kiệm được chi phí

Bên cạnh những ưu điểm tuyệt vời kể trên, phần mềm POS đám mây có những nhược điểm sau:

• Không có khả năng tùy chỉnh: vì dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống đám mây, do đó sẽ gây khó khăn trong việc tùy chỉnh theo ý muốn. Phần lớn doanh nghiệp lớn sẽ thích việc tùy chỉnh dễ dàng để giữ được độ nhận diện thương hiệu của họ
• Cần phải có kết nối Internet: Để truy cập vào hệ thống, dữ liệu bạn bắt buộc cần kết nối Internet ổn định và liên tục để việc truy cập không bị gián đoạn
• Giới hạn trong hỗ trợ khách hàng: phần mềm POS đám mây thường không cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ khách hàng phù hợp so với phần mềm POS truyền thống – được nhiều nhà hàng, siêu thị tin dùng

Các thiết bị phần cứng Point of sale

Các thiết bị phần cứng POS bao gồm những thành phần cơ bản sau:

• Màn hình cảm ứng: hiển thị cơ sở dữ liệu sản phẩm và cho phép theo dõi bán hàng, hiển thị báo cáo bán hàng và theo dõi nhân viên
• Máy quét mã vạch: tự động hóa quy trình kiểm tra sản phẩm bằng cách đọc mã vạch để nắm bắt thông tin về sản phẩm, có thể tích hợp với hệ thống quản lý hàng tồn kho để tự động điều chỉnh kho hàng qua mỗi lần kiểm tra sản phẩm
• Máy in hóa đơn: in hóa đơn tự động dựa trên thông tin giao dịch
• Ngăn kéo đựng tiền: lưu trữ tiền mặt, thẻ tín dụng hàng ngày, được tự động đẩy ra khi thực hiện thanh toán
• Các thiết bị mạng: liên kế hệ thống POS với mạng dựa trên đám mây hay mạng nội bộ của bạn
• Thiết bị đọc thẻ thanh toán: hỗ trợ thanh toán nhiều loại thẻ khác nhau bằng cách quẹt ngang, chạm hoặc dùng chip EMV để nhận được tiền thanh toán thông qua ngân hàng 
• Máy in nhãn, tem, vạch: tự động in nhãn, tem trong những trường hợp cần thiết như giao hàng

Lợi ích khi sử dụng các thiết bị Point of sale

Tùy vào quy mô, tình hình và mục đích hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn những loại thiết bị POS có chức năng phù hợp. 

Máy POS quẹt thẻ

Trong thời đại công nghệ hóa phát triển, bên cạnh hỗ trợ thanh toán bằng tiền mặt, các cửa hàng còn trang bị thêm cho mình máy POS hỗ trợ thanh toán đa dạng, nhanh và tiện lợi hơn. Vậy thanh toán POS là gì?

Thanh toán POS là việc máy bán hàng cho phép thanh toán với đa dạng loại thẻ ngân hàng khác nhau bằng thao tác quẹt đơn giản vào thiết bị quẹt thẻ. Để sử dụng máy POS quẹt thẻ, bạn cần xin cấp trực tiếp từ ngân hàng. Khi khách hàng quẹt thẻ, số tiền tương ứng với hóa đơn sẽ được chuyển trực tiếp vào tài khoản của chủ sở hữu kinh doanh. Nhìn chung, máy POS quẹt thẻ mang lại những lợi ích sau: 

• Khuyến khích, hỗ trợ khách hàng với đa dạng hình thức thanh toán
• Lưu trữ tiền tốt hơn, hạn chế rủi ro về tiền giả, tiền rách
• Tăng thu lãi từ dòng tiền gửi qua tiền gửi tài khoản ngân hàng
• Quản lý doanh thu dễ dàng
• Xây dựng hình ảnh thương hiệu tốt trong việc bắt kịp công nghệ hiện đại
• Dịch vụ bảo trì, hỗ trợ nhanh chóng được ngân hàng cung cấp
• Thời gian thanh toán, xử lý giao dịch được rút ngắn

Có 3 hình thức thanh toán qua máy POS quẹt thẻ như sau:

• Thanh toán bằng cách quẹt thẻ trực tiếp: đây là cách được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Sau khi quẹt thẻ, nhân viên sẽ yêu cầu khách hàng xác nhận số PIN và số tiền tương ứng sau đó sẽ được chuyển từ tài khoản khách hàng sang tài khoản doanh nghiệp.
• Thanh toán bằng cách cắm thẻ chip EMW: cách này an toàn hơn cách quẹt thẻ thông thường và không cần nhập mã PIN khi yêu cầu thanh toán. Tuy nhiên, công nghệ thẻ này chỉ có ở thẻ quốc tế Visa/MasterCard/JCB,… và hiện nay chỉ có 7 ngân hàng ra mắt thẻ chip nội địa là BIDV, Agribank, Sacombank, VietinBank, TPBank, ABBANK, Vietcombank.
• Thanh toán bằng điện thoại di động: đây là phương thức đang phát triển nở rộ những năm gần đây. Thông qua sử dụng những ví điện tử như Momo, Samsung pay, Apple pay,.. ban có thể thanh toán dễ dàng chỉ bằng cách để thiết bị di động gần máy POS và nhập mã PIN…

Máy POS quản lý bán hàng

Máy POS bán hàng thường được nhìn thấy tại quầy thu ngân tại những cửa hàng, siêu thị, nhà hàng,… hỗ trợ việc bán hàng, in hóa đơn và tính tiền sản phẩm cho khách. Nhiều máy POS bán hàng còn tích hợp thêm phần mềm quản lý bán hàng – cung cấp những chức năng như quản lý doanh thu, quản lý kho và giao dịch với khách hàng.

Có 2 loại máy POS được sử dụng phổ biến hiện nay:

• Máy POS màn hình cảm ứng: đây là máy POS thường được thấy tại bất kỳ cửa hiệu nào. Với màn hình cảm ứng và khả năng mở rộng linh hoạt, nhân viên dễ dàng theo dõi thông tin sản phẩm, in hóa đơn, thanh toán và theo dõi lịch sử giao dịch.
• Máy POS cầm tay: với thiết kế nhỏ gọn, màn hình cảm ứng dễ dàng thao tác, máy POS cầm tay cho phép người dùng in hóa đơn, thanh toán qua thẻ ngân hàng và đặc hơn là tích hợp phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, có thể được sử dụng thay thế những chiếc máy tính, máy in cồng kềnh.

Lời kết: Hiểu rõ và không ngừng cập nhật thông tin về hệ thống Point of sale luôn là việc cần làm của bất kỳ ai nếu muốn  giảm thiểu chi phí, rút ngắn thời gian giao dịch và cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Bắt kịp thời đại công nghệ là quan trọng nhưng không đồng nghĩa với thay đổi một cách thiếu chọn lọc. Qua bài viết trên, SimERP hy vọng rằng bạn sẽ lựa chọn được thiết bị, phần mềm POS phù hợp với tình trạng, quy mô và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.