Quản lý bán hàng là gì? Các cách quản lý Cũ và Mới Hiệu QuảQuản lý bán hàng

Một doanh nghiệp sẽ không thể hoạt động hiệu quả nếu thiếu một hệ thống quản lý bán hàng vận hành trơn tru, khoa học và đơn giản. Hãy cùng SimERP tìm hiểu tầm quan trọng của một hệ thống quản lý bán hàng tốt và cách quản lý bán hàng hiệu quả hiệu quả trong bài viết ngay dưới đây!

Mục lục

Quản lý bán hàng là gì?

Quản lý bán hàng tiếng Anh là gì? Quản lý bán hàng trong tiếng Anh là Sales Management.

Quản lý bán hàng là hoạt động quản trị của một cá nhân hay một nhóm người thuộc lĩnh vực bán hàng hoặc những người trực tiếp hỗ trợ cho lực lượng bán hàng để triển khai việc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ trên cơ sở chiến lược kinh doanh, nguồn lực của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh liên quan.

Quản lý bán hàng còn có nhiệm vụ phân phối hàng hóa, sản phẩm đến những kênh phân phối theo mục tiêu đã đặt ra từ đó tối ưu sự hiện diện của hàng hóa, dịch vụ với chi phí hợp lý để đạt hiệu quả tối đa và bám sát mục tiêu marketing của doanh nghiệp về ngắn hạn cũng như dài hạn.

Tại sao doanh nghiệp cần chú trọng vào quản lý bán hàng?

Trong kinh doanh, bán hàng là hoạt động lưu chuyển sản phẩm, là khâu thực hiện giá trị hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tìm kiếm lợi nhuận cho doanh nghiệp. Quản lý bán hàng sẽ có vai trò:

Tìm hiểu và đánh giá từ đó đưa ra định hướng cho doanh nghiệp để điều chỉnh công tác bán hàng sao cho đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Là cơ sở để đối chiếu khi có sự thay đổi về công tác bán hàng. Ngoài ra, khi thực hiện bất kỳ sự thay đổi nào thì việc quản lý bán hàng cũng cần có sự điều chỉnh sao cho phù hợp để việc quản lý trở nên đồng bộ, dễ dàng và chặt chẽ hơn. Vì vậy việc bán hàng và công tác quản lý bán hàng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
Quản lý bán hàng luôn hướng tới việc dựa vào hệ thống để quản lý hàng hóa và con người để đạt được mục tiêu marketing và lợi nhuận mà doanh nghiệp đã đề ra.

Tại sao doanh nghiệp cần chú trọng vào quản lý bán hàng

Quy trình quản lý bán hàng

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình bán hàng riêng tùy vào đặc thù kinh doanh của mình, tuy nhiên, quy trình bán hàng chuyên nghiệp thường bao gồm 5 bước.

Bước 1: Tiếp cận khách hàng

Đây là nơi cung và cầu gặp nhau trong quá trình bán hàng, là bước mà doanh nghiệp bắt đầu xây dựng một mối quan hệ với khách hàng và tiếp tục thu thập thông tin. Một bước tiếp cận tốt là điều vô cùng quan trọng để có thể bán hàng thành công bởi nó sẽ xác định bạn có phải là một nhân viên bán hàng chuyên nghiệp và có tâm hay không. Điều này cũng cho thấy liệu bạn có mang đến cho khách hàng một sản phẩm, dịch vụ đáng để mua và có thể kích thích được nhu cầu của khách hàng hay không.

Để có thể tiếp cận khách hàng thành công, bạn cần tìm hiểu trước thông tin về khách hàng, qua nhiều kênh như: internet, báo chí, khảo sát, mạng xã hội… Khi đã có được thông tin của khách hàng, bạn có thể tiến hành gửi email giới thiệu, liên hệ bằng điện thoại để chào hàng, thăm dò và cung cấp những thông tin bổ ích cho khách hàng. Sau đó, bạn có thể thiết lập một cuộc hẹn trực tiếp để trao đổi và trình bày cho khách hàng về sản phẩm, dịch vụ.

Sau khi đã tiếp cận khách hàng thành công, bạn sẽ biết được nhu cầu chính của họ và đánh giá được tiềm năng của họ. Đây được xem là điều quan trọng nhất của bước tiếp cận khách hàng trong quy trình bán hàng, vì nó sẽ giúp xác định cách thức cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ tốt nhất.

Hãy luôn nhớ rằng: “Một nhân viên bán hàng thành công là nhân viên bán sản phẩm dựa trên nhu cầu của khách hàng”.

Bước 2: Giới thiệu, trình bày về sản phẩm và dịch vụ

Khi bước 1 được diễn ra theo đúng quy trình và bạn đã thuận lợi nắm được thông tin, nhu cầu và mong muốn của khách hàng thì bước tiếp theo là: Giới thiệu và trình bày về các sản phẩm, dịch vụ.

Hãy nhớ tập trung vào “lợi ích” chứ không phải tính năng, đặc điểm của sản phẩm hoặc dịch vụ và dựa vào nhu cầu của người tiêu dùng chứ không phải bán những thứ bạn có. Nếu bạn xem xét sản phẩm và dịch vụ về khía cạnh nó sẽ mang lại lợi ích cho khách hàng thì bạn hãy đặt trọng tâm vào khách hàng và trao đổi với họ, chứ không phải thao thao bất tuyệt về các tính năng của sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Trong cuộc gặp gỡ để giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ của bạn, việc để khách hàng cùng tham gia nêu những ý kiến, thắc mắc của họ thì bạn đã thành công được 70%.

Hãy lắng nghe chân thành, tìm hiểu nhu cầu khách hàng và đưa cho họ những giải pháp tốt nhất trong khả năng của bạn. Giải pháp đó có thể sẽ không phải là phương án tốt nhất theo quan điểm của khách hàng, nhưng đó chính là điều tốt nhất bạn có thể đưa cho họ. Nếu bạn không thể đưa ra bất kỳ phương án nào để giải quyết các nhu cầu từ phía khách hàng, bạn hãy nói thật cho họ biết. Nói dối về khả năng của mình, mà bạn lại không thể thực hiện, đây là điều sẽ phá vỡ hình ảnh bạn gây dựng bấy lâu trong mắt khách hàng. Tức thời, bạn có thể thu hút được nhiều khách hàng, tuy nhiên bạn sẽ không bao giờ có cơ hội gặp lại họ lần thứ hai.

Bước 3: Báo giá và thuyết phục khách hàng

Bước kế tiếp trong quy trình bán hàng của bất cứ doanh nghiệp nào sẽ là: Báo giá và thuyết phục khách hàng.

Nếu cuộc nói chuyện đã thành công và bạn nhận được đề nghị báo giá chính thức về sản phẩm, dịch vụ như đã thảo luận với khách hàng, bạn hãy hỏi khi nào họ cần báo giá và hãy bảo đảm rằng họ nhận được nó đúng thời điểm. Trong báo giá này, hãy tập trung vào những điều đã thảo luận trước đó với khách hàng đồng thời nhấn mạnh vào nhu cầu của họ và đừng quên bổ sung thêm một vài phản hồi tích cực của những khách hàng trước đây. Tất nhiên, báo giá sẽ phụ thuộc vào loại hình và lĩnh vực mà doanh nghiệp của bạn hoạt động. Nhưng nhìn chung, hãy cố gắng sử dụng ngôn ngữ thông thường, dễ hiểu và tránh sử dụng các biệt ngữ, các từ ngữ quá thiên về kỹ thuật hoặc có tính chuyên môn quá khó hiểu.

Hãy luôn tin tưởng rằng khách hàng tiềm năng sẽ mua hàng và đừng bao giờ nghi ngờ ý định của họ. Thái độ tự tin của bạn sẽ ảnh hưởng khá nhiều đến thái độ và hành vi của khách hàng khi đưa ra quyết định. Vì vậy, bạn hãy giúp họ cảm nhận rằng sẽ không hề có vấn đề gì đối với bạn bất kể họ có mua hàng hay không. Bạn nên giảm nhẹ sự căng thẳng, nhưng cùng lúc ấy, bạn phải làm tất cả mọi thứ để giúp họ nhận ra rằng sản phẩm của bạn sẽ thỏa mãn họ như thế nào, hãy chỉ ra các lợi ích mà họ sẽ đạt được và nhấn mạnh những lợi ích ấy sẽ nhiều hơn so với chi phí họ phải bỏ ra.

Bước 4: Thống nhất và chốt đơn hàng

Một trong các bước quan trọng hàng đầu của quy trình bán hàng đó chính là việc chốt sale. Bởi lẽ đây là quá trình giúp khách hàng đưa ra quyết định. Bạn phải nhớ rằng mọi điều bạn nói trong khi tiếp cận, tương tác, thuyết minh, trình bày hay báo giá với khách hàng đều phải hướng đến việc chốt sale.

Chẳng hạn, khi trình bày về lợi ích, bạn nhấn mạnh về các tính năng nổi trội, khả năng tiết kiệm chi phí vận hành hiệu quả mà sản phẩm mang lại, điều này sẽ làm khách hàng cảm thấy vô cùng phấn khích và khao khát muốn có được sản phẩm. Tuy nhiên, khi bạn đề cập đến giá cả, cảm xúc của khách hàng có thể sẽ bị chùng xuống. Tại thời điểm này, nhiều nhân viên bán hàng thiếu kinh nghiệm sẽ “đặt dấu chấm hết” cho cuộc trao đổi.

Lời khuyên dành cho bạn là trước khi có thể chốt sale thành công, bạn phải đưa khách hàng quay trở lại điểm cảm xúc cao trào ban đầu. Cách hiệu quả nhất để thực hiện điều này chính là sử dụng lời xác nhận, những phản hồi tích cực của bên thứ ba, bằng cách này, khách hàng sẽ thêm phần tin tưởng vào bạn và vào quyết định của họ.

Bước 5: Dịch vụ hậu mãi

“Bán được hàng là bạn đã xong nhiệm vụ”. Đây là một sai lầm vô cùng lớn. Bước cuối cùng nhưng rất quan trọng trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp mà không một nhân viên kinh doanh nào được quên đó chính là dịch vụ hậu mãi – chăm sóc khách hàng sau bán hàng.

Tuy đây là hoạt động diễn ra sau khi đã bán hàng nhưng nó chính là một bước không thể thiếu trong quy trình quản lý bán hàng. Điều này có ảnh hưởng không nhỏ đến mức độ hài lòng của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ mà bạn cung cấp. Đây cũng chính là lý do để họ xem xét có nên tiếp tục việc hợp tác lâu dài với bạn hay không.

Có được khách hàng đã khó, giữ chân họ còn khó hơn. Vì vậy, dù bạn kinh doanh sản phẩm hay cung cấp dịch vụ gì đi chăng nữa, nếu là một người bán hàng chuyên nghiệp thì bạn sẽ luôn có các hình thức quan tâm đến họ sau khi đã bán hàng. Bạn có thể gọi điện chăm sóc, gửi email khảo sát mức độ hài lòng từ đó thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Khi một khách hàng cảm thấy hài lòng và thỏa mãn, họ sẽ có xu hướng chia sẻ trải nghiệm này đến những người xung quanh. Đây chính là cách PR hiệu quả nhất mà mọi doanh nghiệp đều muốn hướng đến.

Cách quản lý bán hàng hiệu quả

Lắp camera quan sát từ xa

Hiện nay, hầu hết tất cả các cửa hàng kinh doanh lớn nhỏ đều đầu tư hệ thống camera để quản lý bán hàng. Điều này không chỉ dễ dàng để quản lý việc khách ra vào, các hành vi lừa đảo, trộm cắp hàng hóa và hành vi gian lận của nhân viên tại cửa hàng. Nếu chẳng may cửa hàng có bị cướp, những hình ảnh mà camera ghi lại cũng sẽ giúp quá trình điều tra trở nên dễ dàng hơn.

Sử dụng sổ sách truyền thống

Với các cửa hàng kinh doanh truyền thống như cửa hàng tạp hóa, thực phẩm, các chủ cửa hàng vẫn quản lý bán hàng bằng sổ sách.

Việc ghi chép có ưu điểm là chi phí thấp và dễ thao tác. Và để quản lý bán hàng hiệu quả bạn hãy làm mới cuốn sổ của mình bằng cách chia cột và phân chia đơn hàng cho từng ngày một cách rõ ràng.

Bạn có thể đặt các ký hiệu rõ ràng cho mỗi sản phẩm khác nhau, như vậy khi kiểm soát số lượng sẽ dễ dàng hơn. Đồng thời, hãy ghi chép có hệ thống và chi tiết nhất có thể và đừng quên tổng kết kết quả vào cuối mỗi ngày để có báo cáo cuối tháng cụ thể và nhanh nhất.

Tuy nhiên, việc quản lý bán hàng bằng sổ sách cũng có nhiều bất cập:

Tốn thời gian và công sức: nếu cửa hàng của bạn có nhiều sản phẩm với giá thành khác nhau thì mức độ tỉ mỉ, chi tiết, và vất vả của việc ghi chép bằng sổ sách sẽ nhân lên gấp nhiều lần.
Rủi ro cao: bạn sẽ phải đối mặt với các rủi ro liên quan đến thất lạc thông tin, lỗi ghi chép và tính toán sai lệch. Bởi vì bạn không những phải tính toán bằng máy tính cầm tay, mà còn phải chép lại vào sổ. Những thao tác này vô cùng cồng kềnh và tốn thời gian.
Nguy cơ thất lạc, hư hỏng sổ sách dẫn đến mất số liệu: việc bảo quản và lưu trữ các loại sổ sách để nó không bị hư hỏng, mục nát là một việc không hề dễ dàng một chút nào. Hàng trăm đến hàng nghìn giao dịch hoặc thông tin khách hàng, đơn vị cung cấp có thể “không cánh mà bay” khi chẳng may xảy ra vấn đề như hỏa hoạn, trộm cắp.

Quản lý bán hàng bằng Google Sheets

Hiện nay, có nhiều phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả nhưng khi nhắc đến sự tiện dụng, chi phí và tính quen thuộc thì không thể không đề cập Google Sheet của Google Drive.

Giao diện của Google Sheet hoàn toàn giống với giao diện Excel trên Window. Tuy nhiên lợi thế của Google Sheet nằm ở việc:

Cập nhật dữ liệu trực tuyến một cách nhanh chóng và lưu trên đám mây (cloud), vì vậy bạn sẽ không bao giờ sợ mất dữ liệu
Truy cập mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị
Tính năng auto-saved (tự động lưu) mà không cần phải thao tác
Chia sẻ nội dung trực tiếp cho nhiều thành viên khác nhau và có thể thêm một địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ
Chia sẻ nội dung dưới dạng “chỉ được xem” (View-only) trong trường hợp không muốn ai thay đổi dữ liệu của mình
Và đặc biệt là chi phí thấp và dễ sử dụng

Tuy nhiên, việc quản lý bán hàng trên Excel vẫn còn tồn tại nhiều nhược điểm, đối với những doanh nghiệp có quy trình bán hàng phức tạp thì Excel sẽ tốn rất nhiều dung lượng, tốc độ xử lý chậm, và không đáp ứng được những yêu cầu cao của doanh nghiệp bởi hình thức này chỉ có các tính năng, hàm cơ bản.

Sử dụng mã vạch

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng bằng mã vạch. Mã vạch có thể được coi là “thẻ căn cước” của hàng hóa, thể hiện thông tin về hàng hóa đó như quốc gia đăng ký mã vạch, tên doanh nghiệp, tiêu chuẩn chất lượng đăng ký, thông tin về sản phẩm,… Nhờ đó giúp người dùng và chủ doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn hàng và chất lượng sản phẩm.

Việc ứng dụng mã vạch vào công tác quản lý hàng hóa là một bước tiến lớn trong ngành kinh doanh. Như các bạn đã biết, việc quản lý hàng hóa hay quản lý kho theo phương thức truyền thống đã và đang gặp rất nhiều khó khăn, việc nhầm lẫn lại thường xuyên xảy ra khiến nhà quản lý gặp rất nhiều rắc rối. Nắm bắt được điều đó, các phần mềm quản lý bán hàng đã cho phép tích hợp mã vạch vào công tác quản lý, từ đó có thể giải quyết hiệu quả vấn đề này.

Đối với các phần mềm quản lý bán hàng, người sử dụng được tự do lựa chọn phương thức quét mã có sẵn hoặc sử dụng mã tự sinh và mã tự tạo. Để thiết lập và quản lý mã vạch, bạn sẽ cần nhân viên tư vấn chi tiết trong giai đoạn đầu. Các thiết bị phần cứng liên quan như máy quét mã vạch cũng sẽ được giới thiệu và lắp đặt ngay khi khách hàng quyết định sử dụng phần mềm quản lý bán hàng.

Việc quản lý bán hàng bằng mã vạch mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp việc kiểm soát số lượng xuất-nhập-tồn, kiểm soát đơn hàng bán ra, kiểm tra chất lượng hàng hóa trở nên dễ dàng. Đồng thời, việc tìm kiếm thông tin sản phẩm nhanh chóng cũng sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

Sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng

Hiện nay với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, việc quản lý bán hàng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn nhờ việc áp dụng công nghệ, phần mềm vào quá trình kinh doanh.

Từ việc quản lý hàng hóa, quản lý tồn kho cho tới lập báo cáo, tất cả được thực hiện nhanh chóng, đơn giản, vào bất cứ thời điểm nào. Từ đó nhà quản lý có thể thấy kết được kết quả hoạt động kinh doanh đang diễn ra như thế nào, đâu là sản phẩm bán chạy, đâu là sản phẩm cần tiêu thụ trước khi hết mùa vụ.

Ngoài ra, việc quản lý bán hàng theo số lượng bán của từng nhân viên sẽ cho bạn kết quả đánh giá năng suất làm việc và mức độ hiệu quả của họ. Tính năng quản lý từ xa trên các thiết bị di động sẽ giúp bạn nắm được kết quả kinh doanh ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng. Ngoài ra, phần mềm không thể gian lận. Đây là những hiệu quả tối ưu của công nghệ được tích hợp trong quá trình kinh doanh.

Lời kết

Trên đây là những thông tin cơ bản về công tác quản lý bán hàng. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết cách xây dựng quy trình quản lý bán hàng phù hợp và mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp của mình. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận dưới bài viết này để SimERP có thể giúp bạn giải đáp nhanh chóng nhé!

Giải pháp bán hàng
toàn diện cho
doanh nghiệp

Giúp doanh nghiệp tiếp cận, hỗ trợ và gắn kết với khách hàng, tăng khả năng chốt đơn và hỗ trợ việc bán hàng của doanh nghiệp chuyên nghiệp, bài bản hơn.