Covid19 đã khiến các doanh nghiệp phải thay đổi phương thức làm việc từ truyền thống sang làm việc từ xa. Điều này giúp người quản lý có thể duy trì và nâng cao hiệu suất các hoạt động kinh doanh. Trong đó, họp từ xa chính là một trong những bước đầu tiên để có thể chuyển đổi số mô hình làm việc trực tiếp sang trực tuyến. Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay có vô số các phần mềm họp từ xa khác nhau. Làm sao để doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình phần mềm họp online phù hợp?

Dưới đây là gọi ý các phần mềm hỗ trợ tổ chức và quản lý các cuộc họp online hiệu quả nhất hiện nay!

Google Meet

 

 

Microsoft Teams

Là một phần mềm cơ bản trong gói Office 365, Microsoft Teams được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao và lựa chọn sử dụng bởi khả năng đồng bộ với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái của Microsoft. Các tính năng cơ bản của Microsoft Teams bao gồm họp trực tuyến chat, video call, chia sẻ dữ liệu và làm việc nhóm online,..

Ưu điểm

• Phiên bản miễn phí cho phép 150 người tham gia cho mỗi cuộc họp video. 
• Được dùng miễn phí nếu có bản Microsoft Office chính thức.  
• Tích hợp và đồng bộ với các chức năng khác của Microsoft (Excel, Word,..).
• Các dữ liệu được tải lên và lưu trữ trên nền tảng đám mây của Microsoft.
• Khả năng mã hóa và bảo mật dữ liệu cao.

Nhược điểm

• Chỉ giới hạn 100 người mỗi lần họp. Nếu muốn nâng số lượng người tham gia phải đăng ký gói trả phí.
• Giao diện Microsoft Teams chưa thân thiện với người dùng. Muốn sử dụng cần bỏ nhiều thời gian để làm quen.
• Hạn chế cài đặt phân quyền. 
• Bắt buộc phải sử dụng tài khoản Outlook để có thể thực hiện các hoạt động như: chia sẻ tài liệu, tạo và kiểm tra lịch nhóm trên Outlook.

Giá

Bên cạnh gói miễn phí, Microsoft Teams còn có các gói nâng cao với nhiều tính năng và cho phep số lượng người tham dự nhiều hơn. Cụ thể:

• Microsoft Teams Essentials: $2/ người/ tháng, cho phép 300 người tham gia cuộc họp. 
• Microsoft 365 Business Basic: $2.5/ người/ tháng không giới hạn người tham dự.

Zoom

Zoom là một nền tảng họp từ xa phổ biến hiện nay, cho phép người dùng dễ dàng liên lạc, trao đổi online và thường được sử dụng nhiều trong doanh nghiệp, thậm chí là hỗ trợ học online tại các trường học. 

Ưu điểm

• Gói miễn phí cho phép 100 người thạm gia cuộc họp. Sử dụng các gói trả phí, doanh nghiệp có thể nâng số lượng người tham gia thành 500 hay thậm chí 1000 người.
• Hình ảnh và âm thanh sắc nét.
• Thân thiện với người dùng: việc tải, tạo cuộc họp và tham gia họp từ xa rất đơn giản, nhanh chóng.
• Hỗ trợ thêm nhiều tính năng miễn phí như: chia sẻ màn hình, chú thích video, ghi lại cuộc họp và lưu trữ trên đám mây.

Nhược điểm

• Tiêu thụ nhiều điện năng: Tuy không tiêu thụ nhiều bộ nhớ truy cập, nhưng Zoom yêu cầu một lượng điện năng không nhỏ để xử lý trong suốt quá trình sử dụng phần mềm. Máy tính, điện thoại, laptop,… sẽ hết pin nhanh hơn khi họp từ xa với Zoom
• Vấn đề về hiệu suất: Zoom phụ thuộc vào kết nối internet và dung lượng người dùng, yêu cầu  600MB đến 1,70GB dữ liệu mỗi giờ.
• Với bản miễn phí, bạn chỉ được phép sử dụng họp trực tuyến trong 40 phút. Việc này sẽ gây gián đoạn cuộc họp. 

Giá

Bên cạnh gói miễn phí, Zoom còn có các gói nâng cao với nhiều tính năng và cho phep số lượng người và thời gian tham dự nhiều hơn. Cụ thể:

• Zoom Pro: với giá $149.9/năm/ license: Tối đa 100 người tham gia. 
• Zoom Business: có giá $199,9/ năm/ license: Giới hạn 300 người tham gia. 
• Zoom Enterprise: có giá $240/ năm/ license: Giới hạn 500 người tham gia. 

Skype

Microsoft Skype là giải pháp họp trực tuyến, cho phép thực hiện các cuộc gọi thoại, họp từ xa, gọi video qua Internet. Với phần mềm này, người dùng có thể giao tiếp gửi tin nhắn trực tuyến, gọi điện), chia sẻ tệp tin, video call, gửi thư thoại,….

Ưu điểm

• Hiển thị các trạng thái của người dùng: online, trong cuộc họp, không làm phiền hoặc offline.
• Dễ dàng chia sẻ màn hình, điều khiển màn hình của người tham gia từ xa.
• Chia sẻ tài liệu nhanh chóng cho những người tham gia cuộc họp từ xa.
• Ghi lại toàn bộ cuộc họp.
• Thông báo bằng email khi người tham gia bỏ lỡ tin nhắn. 

Nhược điểm

• Hay gặp phải trục trặc kỹ thuật.
• Skype miễn phí hạn chế số người tham gia cuộc họp là 25 người, không phù hợp với các doanh nghiệp lớn.
• Khó nhận được hỗ trợ chăm sóc khách hàng từ Skype.

Giá

Để tăng số người tham gia thành 250 người thì doanh nghiệp phải sử dụng Skype for Business. Cụ thể:

• Skype for business plan 1: giá $2/người/tháng.
• Skype for business plan 2: giá $5,5/người/ tháng: Bổ sung thêm một vài tính năng như livestream cuộc họp Skype, lên lịch cuộc họp, tích hợp với đối tác cung cấp dịch vụ trực tuyến,…  

Zalo

Zalo là một ứng dụng mạng xã hội trên điện thoạiphổ biến tại Việt Nam, tiền thân là ứng dụng gửi tin nhắn miễn phí. Zalocho phép người dùng nhắn tin, gọi điện, chia sẻ hình ảnh, video, tệp tin và kết nối với nhau. Ngoài ra, Zalo còn cho phép người dùng có thể họp từ xa trên điện thoại và ứng dụng trênmáy tính. 

Ưu điểm

• Đăng ký đơn giản chỉ bằng số điện thoại. 
• Zalo là một ứng dụng mạng xã hội miễn phí. Do đó các tính năng video call hay họp online đều miễn phí.
• Chia sẻ dữ liệu nhanh chóng, lượng dữ liệu lên tới 20MB. Người gửi có thể gửi nhiều file cùng một lúc.
• Gửi tin nhắn bằng video và giọng nói.
• Giao diện thân thiện với người Việt, dùng ngôn ngữ tiếng Việt nên dễ sử dụng.

Nhược điểm 

• Chỉ thực hiện họp trực tuyến qua Zalo trên máy tính. Nếu sử dụng điện thoại, bạn chỉ có thể gọi được 3 người. 
• Mỗi cuộc họp online chỉ cho phép tối đa 10 người. Bởi vậy mà Zalo chỉ phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ. 

CISCO Webex Meetings

Mặc dù không phổ biến nhiều như Zoom, Google Meeting hay Skype, nhưng Cisco Webex Meetings vẫn được đánh giá tốt bởi nhiều doanh nghiệp. Phần mềm sở hữu đầy đủ các năng hỗ trợ họp trực tuyến, bao gồm: nhắn tin, chia sẻ tài liệu và gọi trực tuyến.

Ưu điểm

• Tham gia cuộc họp đơn giản, nhanh chóng, chỉ cần nhập liên kết cuộc họp.
• Khả năng bảo mật cao.
• Bản miễn phí gới hạn 1 host (người chủ trì) và 100 người tham gia. 
• Thời gian tối đa mỗi phiên họp lên đến 24 giờ.
• Cuộc họp vẫn diễn ra khi máy chủ bị mất kết nối hay không ổn định..
• Có các chức năng phù hợp với doanh nghiệp trong bản miễn phí như: bổ sung như phòng chờ, tính năng khóa phòng họp, chia sẻ tài liệu không giới hạn.

Nhược điểm

• Mức giá khá cao so với những đối thủ nặng ký như Zoom hay Google Meet, Skype. 
• Muốn tăng lượng host và người tham gia thì phải đăng ký các gói trả phí.

Giá

Ngoài bản miễn phí, Webex còn có nhiều gói trả phí với lượng người tham gia nhiều hơn và tính năng đa dạng hơn. Cụ thể:

• Webex Starter có giá $13,5/ host/ tháng, giới hạn 50 host và 150 người tham gia.
• Webex Business có giá $26,9/ host/ tháng, cho phép 100 host và 200 người tham gia cuộc họp.
• Webex Enterprise không giới hạn lượng host và người tham gia cuộc họp. Để biết thêm giá cụ thể, người dùng cần phải liên hệ với đội ngũ của Webex.

Lifesize

Đây là phần mềm dành riêng cho họp trực tuyến, cung cấp các định dạng cuộc họp truyền hình chất lượng cao tại điểm cuối với âm thanh chân thực và hình ảnh sắc nét. Bên cạnh những tính năng như họp online, gửi tin nhắn, người dùng có thể sử dụng trọn gói giải pháp đến từ Lifesize với các thiết bị phần cứng để hỗ trợ cho các cuộc họp trực tuyến.

Ưu điểm

• Chia sẻ liên kết và tham gia cuộc họp nhanh chóng.
• Các cuộc họp và cuộc gọi đều được mã hóa, bảo mật an toàn, hoàn toàn có thể đảm bảo được các thông tin nội bộ trong cuộc họp.
• Cho phép livestream cuộc họp trực tuyến trên các nền tảng mạng xã hội.
• Quản trị viên dễ dàng đánh giá kết quả và quản lý hội thảo trực tuyến thông qua The Lifesize Admin Console.
• Giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng và dễ dàng sử dụng.

Nhược điểm

Chỉ cho phép bản dùng thử trong 30 ngày chứ không cung cấp các bản miễn phí nhưng giới hạn tính năng như các phần mềm khác.

Giá

Nếu muốn mở rộng lượng người tham gia và có thêm các tính năng khác, người dùng phải sử dụng gói trả phí, cụ thể:

• Gói Lifesize Plus có mức giá $14,95/host/tháng, cho phép 10 host (người chủ trì cuộc họp) và 300 người tham dự cuộc họp.
• Gói Lifesize Enterprise có mức giá $14,95/host/tháng, cho phép 50 host (người chủ trì cuộc họp) và 500 người tham dự cuộc họp. Tuy nhiên các tính năng không đầy đủ như gói Plus
• Gói Lifesize Organization cho phép điều chỉnh tính năng và số người tham gia sao cho phù hợp với nhu cầu công ty, cho phép livestream cho 10,000 xem mỗi sự kiện. Hiện nay gói này chưa có giá, bạn phải liên hệ với Lifesize để có mức giá phù hợp. 

Gotomeeting

Gotomeeting là ứng dụng hỗ trợ tổ chức phòng họp trực tuyếnnhằm phục vụ cho đối tượng người sử dụng là doanh nghiệp. Người dùng có thể chia sẻ webcam, hình ảnh cho người khác thông qua máy tính. Ứng dụng này có một vài tính năng phổ biến như lưu trữ cuộc họp, chia sẻ quyền quản trị, chia sẻ màn hình và dữ liệu,…

Ưu điểm

• Cho phép ghi lại và lưu trữ thông tin cuộc họp nhanh chóng, dễ dàng
• Có thể chia sẻ hoặc chuyển quyền quản trị cuộc họp cho người khác. 
• Tích hợp công cụ vẽ: người dùng có thể đánh dấu, vẽ các mục trên màn hình cuộc gọi. 
• Quản lý cuộc họp bằng các tiện ích và ứng dụng tích hợp như: Outlook, Google Calendar,… Bạn có thể thiết lập và mời mọi người tham gia theo một lịch đặt trước.
• Với các phiên bản trả phí, người dùng có thể tổ chức cuộc họp lên tới 3000 người tham dự. 

Nhược điểm

• Gotomeeting chỉ cung cấp bản miễn phí trong 30 ngày thay vì các gói miễn phí nhưng giới hạn tính năng. 
• Bản miễn phí chỉ cho phép tổ chức cuộc họp dành cho 3 người..
• Phần mềm yêu cầu đường truyền Internet mạnh và ổn định.

Giá

Gotomeeting có mức giá khá cao so với các phần mềm họp trực tuyến khác. Hiện nay, phàn mềm có 3 gói trả phí khác nhau:

• Gói Professional: $12/ nhà tổ chức/ tháng, cho phép 150 tham gia.
• Gói Bussiness: $16/ nhà tổ chức/ tháng, gới hạn 250 thành viên
• Gói Enterprise: Giới hạn 1000 – 3000 thành viên. Để biết về mức giá thì bạn cần liên hệ với Gotomeeting.

Free Conference

Free Conference Call là một công cụ họp trực tuyến cho phép gọi các cuộc gọi thoại hay họp hội nghị miễn phí. Mặc dù là một phần mềm miễn phí, FreeConference đề cao tính bảo mật và cam kết sẽ không chia sẻ bất cứ dữ liệu nào về người sử dụng. Phần mềm bao gồm các tính năng cơ bản như: tạo cuộc họp, gọi video hay audio miễn phí, chia sẻ màn hình,..

Ưu điểm

• Cho phép gọi miễn phí video hay audio cho tối đa 100 người với chất lượng HD.
• Có thể lên lịch cuộc gọi, gửi lời mời và lời nhắc tới những người tham gia.
• Cho phép chia sẻ tài liệu, màn hình, sử dụng bảng trắng trực tuyến để thuyết trình. 
• Cam kết bảo mật thông tin liên lạc và thông tin cá nhân.

Nhược điểm

• Thỉnh thoảng xảy ra vấn đề về kết nối.
• Chất lượng cuộc gọi còn hạn chế. 
• Hạn số người chia sẻ video cuộc họp

Giá

Như tên gọi của nó, Free Conference không yêu cầu trả phí. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các tính năng của nó mà không phải tốn chi phí cho phần mềm. 

Nextcloud Talk

Nextcloud Talk là phần mềm hỗ trợ họp từ xa cho phép người dùng thực hiện các cuộc họp trực tuyến, webinar,…., nằm trong hệ thống Nextcloud. Người dùng có thể đảm bảo an toàn cuộc gọi khi sử dụng tính năng xác minh video để xác định người gọi.

Ưu điểm

• Dễ dàng trao đổi với khách hàng và đối tác để trao đổi riêng hoặc theo nhóm. 
• Tham gia cuộc họp dễ dàng thông qua URL.
• Có thể trao đổi tin nhắn, liên kết và ghi chú trong phần nhắn tin.
• Tổng hợp dữ liệu theo từng   phòng họp riêng biệt để người tham gia có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin. 
• Nextcloud Whiteboard cho phép người tham gia thuyết trình, lên ý tưởng, ghi chú, đăng tải hình ảnh,…

Nhược điểm

• Việc triển khai rắc rối và tốn thời gian, nguồn lực. 
• Khó khăn trong việc yêu cầu hỗ trợ dịch vụ.
• Rủi ro trong quá trình mở rộng, nâng cấp hệ thống.

Giá

Đối với các cuộc gọi riêng tư thì Nextcloud Talk hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, nếu muốn mở rộng thêm các tính năng cũng như số lượng người dùng thì doanh nghiệp phải sử dụng các gói nâng cao, 

• Gói 100 người dùng: $6.6/user/tháng.
• Gói 500 người dùng: $3.3/user/tháng 

Kết luận

Họp trực tuyến đã trở thành một phương pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiện lợi khi có thể thực hiện cuộc họp tại nhiều địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, không phải phần mềm họp từ xa nào cũng đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng về những yêu cầu của mình, cũng như tìm hiểu đâu là phần mềm phù hợp nhất.

Mong rằng với bài viết trên, SimERP đã gợi ý và giúp bạn lựa chọn được công cụ họp trực tuyến tối ưu nhất cho công ty của bạn.