Kế toán thuế là gì? Hướng dẫn căn bản về quy trình kế toán thuế doanh nghiệp

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, kế toán thuế là một bộ phận có vai trò không thể thiếu giúp đảm bảo quy trình quản lý, kê khai thuế được minh bạch, rõ ràng và đúng quy định pháp luật. Vậy kế toán thuế làm gì? Nhân viên kế toán thuế cần biết những gì? Thực hiện kế toán thuế như thế nào? Bài viết sau đây sẽ cung cấp những kiến thức căn bản về kế toán thuế giúp bạn có thể hiểu và vận dụng các quy định vào việc xử lý các nghiệp vụ kế toán thuế phát sinh tại doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Kế toán thuế là gì?

Kế toán thuế là nghiệp vụ phụ trách xử lý các vấn đề liên quan đến nghĩa vụ khai báo và nộp thuế định kỳ của doanh nghiệp theo quy định của Nhà nước. Có thể nói, kế toán thuế đóng vai trò như một chiếc cầu nối giữa doanh nghiệp và các cơ quan Nhà nước. Một mặt, nhờ kế toán thuế, doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc thực hiện các nghĩa vụ về thuế một cách rõ ràng và đúng luật, đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định. Mặt khác, đối với Nhà nước, kế toán thuế giúp cho công việc quản lý nền kinh tế đa thành phần trở nên dễ dàng hơn, từ đó, đảm bảo duy trì nguồn thu ổn định cho ngân sách Nhà nước.

Kế toán thuế cần làm những gì?

Công việc kế toán thuế phải làm chủ yếu tập trung vào các nhiệm vụ thu thập, xử lý, kê khai giấy tờ, hóa đơn và làm báo cáo thuế. Các nghiệp vụ này đòi hỏi kế toán viên phải tích lũy nhiều kỹ năng, kiến thức chuyên môn, cũng như kinh nghiệm. Cụ thể, công việc của 1 kế toán thuế bao gồm những trách nhiệm mang tính chất định kỳ như sau:

Công việc hằng ngày

Trách nhiệm chính: Tổng hợp, xử lý, phân loại, sắp xếp và lưu trữ các loại hóa đơn, chứng từ kế toán.

Mô tả công việc cụ thể

• Tổng hợp: Thu thập, tập hợp các hóa đơn kế toán thuế từ tất cả các nguồn trong và ngoài doanh nghiệp. Trong đó, hóa đơn kế toán thuế nội bộ doanh nghiệp bao gồm hóa đơn đầu ra khi doanh nghiệp bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ; hóa đơn kế toán thuế ngoài doanh nghiệp bao gồm hóa đơn đầu vào khi doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ phục vụ sản xuất – kinh doanh. Những giấy tờ này chính là căn cứ để kê khai, hạch toán kế toán thuế.

• Xử lý: Kê khai, hiệu chỉnh để đảm bảo độ chính xác (hợp lý, hợp lệ và hợp pháp) của các chứng từ kế toán thuế để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh (nếu có) như lập sai hóa đơn, cháy, mất hoặc hỏng hóa đơn v.v.

• Phân loại và sắp xếp: Sắp xếp hóa đơn, chứng từ theo bộ, theo trình tự thời gian, theo phân loại đầu vào – đầu ra, theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thuận tiện cho công việc quản lý.

• Lưu trữ: Lưu trữ 10 năm (đối với hóa đơn thông thường) hoặc 5 năm (đối với các chứng từ như phiếu thu – chi, nhập – xuất).

Công việc hằng tháng

Trách nhiệm chính: Thực hiện báo cáo thuế định kỳ hằng tháng. Thông thường, cần lập vào cuối tháng này hoặc lập vào đầu tháng sau tùy vào quy định hiện hành của công ty.

Mô tả công việc cụ thể

• Xác định hình thức và loại báo cáo thuế cần làm theo tháng (ví dụ, kế toán thuế giá trị gia tăng, kế toán thuế xuất nhập khẩu).
• Tiến hành kê khai nội dung báo cáo dựa trên căn cứ gồm hóa đơn, chứng từ đã được thu thập và xử lý định kỳ liên tục hằng ngày trong tháng.

Công việc hằng quý

Trách nhiệm chính: Thực hiện báo cáo thuế định kỳ hằng quý.

Mô tả công việc cụ thể

• Lập Tờ khai thuế tạm tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý.
• Lập Bảng kê báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo quý.
• Lập tờ khai thuế thu nhập cá nhân (nếu có).
• Lập tờ khai thuế giá trị gia tăng (nếu có).

Công việc hằng năm

Trách nhiệm chính: Nộp, quyết toán thuế và cập nhật vào báo cáo tài chính năm.

Mô tả công việc cụ thể

• Công việc cần thực hiện đầu năm bao gồm kê khai, nộp thuế môn bài. Kế toán thuế cần nắm rõ và kiểm tra chính xác thời hạn nộp thuế môn bài để tránh trường hợp chịu phí phạt nộp muộn. Thông thường, thời hạn nộp thuế môn bài là ngày 31/1 hằng năm. Ngoài ra, kế toán thuế cần thực hiện nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng (đầu ra, đầu vào) và thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Công việc cần thực hiện cuối năm: Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, quyết toán thuế thu nhập cá nhân, lập Báo cáo tài chính (Bảng cân đối Kế toán; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Thuyết minh báo cáo tài chính).

Những điều kế toán thuế cần biết

Kế toán thuế là một công việc có vai trò rất quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp. Nếu để xảy ra sai sót trong việc lập báo cáo thuế thì điều đó sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp, đặc biệt là vấn đề pháp lý và chi phí hoạt động. Do vậy, để đảm bảo công việc kế toán thuế được thực hiện một cách rõ ràng, minh bạch và chính xác, kế toán viên cần ghi nhớ những điều cơ bản sau đây:

• Tuân thủ quy định của Luật thuế.
• Thường xuyên theo dõi và cập nhật các quy định, thông tư, nghị định mới về Luật thuế.
• Thực hiện kế toán thuế đúng, đủ và kịp thời hạn để tránh gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
• Tuân thủ nguyên tắc bảo mật thông tin.
• Kiểm tra, đối chiếu thường xuyên các hóa đơn, biên bản, chứng từ để kịp thời xử lý, điều chỉnh khi có chênh lệch giữa số liệu của báo cáo thuế và quyết toán thuế.

Quy trình kế toán thuế

Để xây dựng quy trình kế toán thuế, những lưu ý và yêu cầu đặt ra cho doanh nghiệp nói chung và nhân sự kế toán thuế nói riêng đó là:

• Am hiểu và nắm rõ từng sắc thuế và các quy định, chính sách đi kèm từng loại thuế.
• Thường xuyên cập nhật thông tin về các thông tư, nghị định và các thay đổi mới trong Luật Thuế.
• Liệt kê chính xác, đầy đủ các loại thuế từ khi doanh nghiệp đi vào hoạt động cho đến hiện tại để phục vụ cho quy trình kê khai và nộp thuế diễn ra đúng và đầy đủ theo quy định pháp luật.
• Luôn nắm bắt và cập nhật thông tin, số liệu về các khoản thuế đã và chưa nộp nhằm có những biện pháp quyết toán hoặc nộp thuế bổ sung kịp thời, đúng quy định.

Theo đó, một quy trình kế toán thuế đầy đủ sẽ bao gồm các bước cơ bản sau đây:

• Bước 1: Các bộ phận kế toán liên quan nhập thông tin chứng từ đầu vào – đầu ra.
• Bước 2: Kế toán thuế sẽ thực hiện:
  • Khấu trừ thuế
  • Lập bảng kê chi phí đầu vào – đầu ra và lập Tờ khai thuế giá trị gia tăng
  • Lập bảng tổng hợp giải trình khai bổ sung và điều chỉnh những khoản thuế chưa hợp lý
• Bước 3: Kế toán trưởng duyệt ký và gửi duyệt báo cáo thuế tại cơ quan thuế 
• Bước 4: Cơ quan thuế duyệt báo cáo thuế
  • Trường hợp được duyệt: Kế toán thuế tiến hành nộp thuế
  • Trường hợp chưa được duyệt: Kế toán thuế tiếp tục xem xét điều chỉnh, bổ sung những khoản thuế chưa hợp lý. Sau đó gửi kế toán trưởng duyệt ký và gửi duyệt lần 2 tại cơ quan thuế.

Hướng dẫn kế toán thuế xuất nhập khẩu

Phương pháp kế toán thuế xuất khẩu

Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thông thường:

• Nếu tách được thuế xuất khẩu phải nộp ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ không bao gồm thuế xuất khẩu như sau:
  • Ghi Nợ các tài khoản 111, 112, 131 (tổng giá thanh toán)
  • Ghi tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
  • Ghi tài khoản 3333 – Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế XK).
• Nếu không tách được thuế xuất khẩu phải nộp ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bao gồm cả thuế xuất khẩu. Khi xác định tiền thuế xuất khẩu định kỳ phải nộp, hạch toán như sau:
  • Ghi Nợ tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ .
  • Ghi Có tài khoản 3333 – Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế xuất khẩu).

Khi nộp tiền thuế xuất khẩu vào ngân sách Nhà nước:

• Ghi Nợ tài khoản 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế xuất khẩu)
• Ghi Có các tài khoản 111, 112.

Nếu được hoàn hoặc giảm thuế xuất khẩu:

• Ghi Nợ các tài khoản 111, 112, 3333.
• Ghi Có tài khoản 711 – Thu nhập khác.

Trường hợp xuất khẩu ủy thác (áp dụng tại bên giao ủy thác)

• Khi bán hàng hoá, hoặc cung cấp dịch vụ chịu thuế xuất khẩu, kế toán phản ánh doanh thu cung cấp hàng hóa, dịch vụ và tiền thuế xuất khẩu phải nộp như khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thông thường.
• Khi nhận được chứng từ nộp thuế vào ngân sách Nhà nước của bên nhận ủy thác, bên giao ủy thác cần phản ánh giảm nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước về thuế xuất khẩu. Hạch toán như sau:
  • Ghi Nợ tài khoản 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế xuất khẩu).
  • Ghi Có các tài khoản 111, 112 (trường hợp trả tiền cho bên nhận ủy thác ngay).
  • Ghi Có tài khoản 3388 – Phải trả khác (trường hợp chưa thanh toán tiền thuế xuất khẩu cho bên nhận ủy thác ngay).
  • Ghi Có tài khoản 138 – Phải thu khác (ghi giảm số tiền đã tạm ứng cho bên nhận ủy thác để nộp thuế xuất khẩu).
• Nếu bên nhận ủy thác không phản ánh tiền thuế xuất khẩu phải nộp như bên giao ủy thác, mà chỉ ghi nhận số tiền đã nộp thuế hộ bên giao ủy thác, hạch toán như sau:
  • Ghi Nợ tài khoản 138 – Phải thu khác (phải thu lại số tiền đã nộp hộ).
  • Ghi Nợ tài khoản 3388 – Phải trả khác (trừ vào số tiền đã nhận của bên giao ủy thác).
  • Ghi Có các tài khoản 111, 112.

Phương pháp kế toán thuế nhập khẩu

Khi nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ thông thường

• Khi nhập khẩu hàng hoá, vật tư hoặc tài sản cố định, kế toán phản ánh số tiền thuế nhập khẩu phải nộp, tổng số tiền phải trả, hoặc đã thanh toán cho người bán và giá trị hàng hoá, vật tư hoặc tài sản cố định nhập khẩu (giá đã bao gồm thuế nhập khẩu). Hạch toán như sau:
  • Ghi Nợ các tài khoản 152, 156, 211, 611 (giá đã bao gồm thuế nhập khẩu).
  • Ghi Có tài khoản 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu).
  • Ghi Có các tài khoản 111, 112, 331.
• Đối với các mặt hàng tạm nhập để tái xuất và không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (ví dụ, hàng quá cảnh chuẩn bị tái xuất ngay tại kho ngoại quan), khi nộp thuế nhập khẩu, kế toán thuế hạch toán như sau:
  • Ghi Nợ tài khoản 138 – Phải thu khác 
  • Ghi Có tài khoản 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu).

Khi nộp thuế nhập khẩu vào Ngân sách Nhà nước

• Ghi Nợ tài khoản 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu)
• Ghi Có các tài khoản 111, 112.

Kế toán hoàn thuế nhập khẩu đã nộp ở khâu nhập khẩu

• Trường hợp thuế nhập khẩu đã được nộp ở khâu nhập khẩu và được hoàn lại khi tái xuất hàng hóa: 
  • Ghi Nợ tài khoản 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu).
  • Ghi Có tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán (nếu xuất hàng để bán).
  • Ghi Có các tài khoản 152, 153, 156 – Hàng hóa (nếu xuất hàng trả lại).
• Trường hợp thuế nhập khẩu đã được nộp ở khâu nhập khẩu, được hoàn lại khi tái xuất tài sản cố định:
  • Ghi Nợ tài khoản 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu).
  • Ghi Có tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (nếu xuất trả lại tài sản cố định).
  • Ghi Có tài khoản 811 – Chi phí khác (nếu bán tài sản cố định).
• Trường hợp thuế nhập khẩu đã được nộp ở khâu nhập khẩu nhưng hàng hóa không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và được hoàn lại khi tái xuất (ví dụ, thuế nhập khẩu đã được nộp khi nhập khẩu hàng hóa phục vụ gia công, chế biến):
  • Ghi Nợ tài khoản 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu).
  • Ghi Có tài khoản 138 – Phải thu khác.
• Khi nhận được tiền từ ngân sách Nhà nước, ghi:
  • Ghi Nợ tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng.
  • Ghi Có tài khoản 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu).

Trường hợp nhập khẩu ủy thác (áp dụng tại bên giao ủy thác)

• Khi nhận thông báo liên quan đến nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu từ bên nhận ủy thác, bên giao ủy thác phải ghi nhận số thuế nhập khẩu phải nộp: 
  • Ghi Nợ các tài khoản 152, 156, 211, 611 (giá đã bao gồm thuế nhập khẩu).
  • Ghi Có tài khoản 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu).
• Khi nhận được chứng từ nộp thuế vào ngân sách Nhà nước của bên nhận ủy thác, bên giao ủy thác phản ánh giảm nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước về thuế nhập khẩu:
  • Ghi Nợ tài khoản 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu).
  • Ghi Có các tài khoản 111, 112 (nếu trả tiền cho bên nhận ủy thác ngay).
  • Ghi Có tài khoản 3388 – Phải trả khác (nếu chưa thanh toán tiền thuế nhập khẩu cho bên nhận ủy thác ngay).
  • Ghi tài khoản 138 – Phải thu khác (ghi giảm số tiền đã tạm ứng cho bên nhận ủy thác để nộp thuế nhập khẩu).
• Trường hợp bên nhận ủy thác không phản ánh số tiền thuế nhập khẩu phải nộp như bên giao ủy thác, mà chỉ ghi nhận số tiền đã nộp thuế hộ bên giao ủy thác, ghi:
  • Ghi Nợ tài khoản 138 – Phải thu khác (phải thu lại số tiền đã nộp hộ).
  • Ghi Nợ tài khoản 3388 – Phải trả khác (trừ vào số tiền đã nhận của bên giao ủy thác).
  • Ghi Có các tài khoản 111, 112.

Hướng dẫn kế toán thuế giá trị gia tăng

Hạch toán thuế giá trị gia tăng đầu vào

• Khi mua hàng hóa, vật tư, tài sản cố định hoặc sử dụng dịch vụ để phục vụ cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh, kế toán thuế hạch toán như sau:
  • Ghi Nợ tài khoản 156, 152, 153, 211, 642, 142, 242 – Giá chưa bao gồm thuế.
  • Ghi Nợ tài khoản 1331 – Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ.
  • Ghi Có tài khoản 111, 112, 331 – Số tiền phải trả cho nhà cung cấp.

*** Chú ý: Theo quy định của Thông tư 219/2013/TT-BTC: “Số thuế giá trị gia tăng đầu vào không được khấu trừ cơ sở kinh doanh được hạch toán vào chi phí để tính thuế thu nhập doanh nghiệp, hoặc tính nguyên giá tài sản cố định trừ số thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần phát sinh có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên không thanh toán bằng tiền mặt.”

Hạch toán thuế giá trị gia tăng đầu ra

• Khi bán hàng hóa, dịch vụ
  • Ghi Nợ tài khoản 111, 112, 131 – Tổng giá thanh toán.
  • Ghi Có tài khoản 3331 – Thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp.
  • Ghi Có tài khoản 511 – Doanh thu chưa thuế giá trị gia tăng.
• Cuối kỳ xác định số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ với số thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp và số thuế giá trị gia tăng phải nộp trong kỳ. Số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ trong kỳ được chuyển trừ vào số thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp
  • Ghi Nợ tài khoản 3331 – Thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp.
  • Ghi Có tài khoản 1331 – Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ.

*** Lưu ý: Trường hợp tài khoản 1331 > tài khoản 3331, nghĩa là số thuế đầu vào lớn hơn số thuế đầu ra, kế toán thuế chuyển số dư của tài khoản 1331 sang kỳ sau để khấu trừ tiếp. Ngược lại, trường hợp tài khoản 1331 < 3331, kế toán nộp số tiền chênh lệch vào ngân sách nhà nước

• Khi nộp thuế vào ngân sách Nhà nước
  • Ghi Nợ tài khoản 3331  – Thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp.
  • Ghi Có tài khoản 111, 112 – Tiền thuế nộp.

Tổng kết

Hy vọng, những khái niệm, mô tả công việc và hướng dẫn quy trình trên đây đã góp phần giúp bạn hiểu rõ hơn về nghiệp vụ kế toán thuế doanh nghiệp. Nếu bạn cần được tư vấn thêm về các giải pháp hoặc hệ thống phần mềm để đảm bảo tính chính xác và mức độ hiệu quả trong công việc kế toán thuế, đừng quên để lại bình luận bên dưới bài viết hoặc liên hệ ngay với chúng tôi tại đây nhé!