Công nợ khách hàng là gì? Cách theo dõi, quản lý công nợ hiệu quả

Công nợ khách hàng là một trong những vấn đề mà đại đa số các doanh nghiệp đều quan tâm và chú trọng, tuy nhiên làm thế nào để quản lý công nợ hiệu quả và phù hợp thì không phải doanh nghiệp nào cũng nắm được. Quản lý công nợ là yếu tố tác động tới việc rút ngắn hoặc kéo dài vòng quay vốn lưu động của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý lên kế hoạch thời gian thu nợ khách hàng hoặc trả nợ cho các nhà cung cấp. 

Công nợ khách hàng là gì?

Theo cách hiểu đơn giản thì công nợ khách hàng là các khoản phải thu từ khách hàng hoặc các khoản phải trả cho nhà cung cấp. Tùy theo bản chất của khoản nợ có phân ra thành 2 loại:

• Công nợ phải thu: phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ của mình cho một khách hàng bất kỳ. Khi đó khách hàng có nghĩa vụ thanh toán giá trị hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp.
• Công nợ phải trả: phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của một cá nhân hay nhà cung cấp khác. Theo cách hiểu thông thường, công nợ thực chất chỉ phát sinh khi có yếu tố mua hay bán chịu hàng. Còn khi nghĩa vụ giữa người mua và người bán đã hoàn thành thì không còn gọi là công nợ nữa. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn làm hạch toán công nợ bình thường, chỉ có điều là ngày phát sinh công nợ cũng là ngày khoản nợ đó được thanh toán đầy đủ.

Theo dõi công nợ khách hàng

Để có thể theo dõi công nợ khách hàng đồng thời cập nhật các phát sinh mới nhất có liên quan đến công nợ, phòng kế toán bắt buộc phải có file theo dõi bằng excel hoặc bằng các phần mềm kế toán.

Dựa vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu chi, phiếu xuất/ nhập kho, giấy báo của ngân hàng, tỷ giá, các khoản chiết khấu, hàng trả lại … nhân viên kế toán sẽ cập nhật vào file theo dõi công nợ để theo dõi một cách thường xuyên và liên tục.

Nhân viên kế toán trong doanh nghiệp phải nắm rõ quy trình kế toán, cách theo dõi công nợ khách hàng và cách làm báo cáo công nợ: luân chuyển chứng từ, kiểm soát chứng từ, quy trình thanh toán … vì việc thu hồi nợ có liên quan chặt chẽ đến các chứng từ kế toán.

Bảng theo dõi công nợ khách hàng ra đời với mục đích chính là giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan nhất về tình hình biến động công nợ mà doanh nghiệp có phát sinh giao dịch trong kỳ. Từ đó, nhà quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định liên quan đến chính sách về thanh toán, thời hạn nợ, khuyến mãi, chiết khấu, …cho khách hàng.

Căn cứ để lập bảng này là sổ theo dõi công nợ phải thu. Mỗi dòng trên mẫu công nợ phải thu đại diện cho 1 khách hàng của doanh nghiệp. Hay nói cách khác, doanh nghiệp có bao nhiêu khách hàng thì biểu mẫu công nợ phải thu cũng cần có từng đó dòng

Quản lý công nợ khách hàng

Khái niệm

Quản lý công nợ khách hàng là quá trình theo dõi, ghi nhận các khoản phải thu của khách hàng khi doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các khoản phải trả cho nhà cung cấp phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ một cá nhân hoặc nhà cung cấp khác. Việc quản lý công nợ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tình hình tài chính hiệu quả hơn.

Chính sách công nợ khách hàng

Tùy thuộc vào đặc điểm của nhà cung cấp, khách hàng và tình trạng công nợ mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy chế cũng như chính sách quản lý riêng. Có những đơn vị quản lý theo thời gian, có đơn vị quản lý theo nhóm khách hàng, nhóm nhà cung cấp, cũng có những đơn vị nhỏ có thể quản lý một cách ngẫu nhiên,… Doanh nghiệp cần có những quy định rõ ràng về quản lý công nợ để hạn chế những vấn đề phát sinh. 

Chằng hạn, doanh nghiệp cần ràng buộc bằng một số yêu cầu với mục đích cho công nợ phát sinh vượt ngoài tầm kiểm soát, yêu cầu khách hàng hoặc nhà cung cấp ký thỏa thuận, quy định bắt buộc việc thực hiện thanh toán đúng hạn và nêu rõ mức phạt mà khách hàng phải chịu khi thanh toán chậm.

Cách quản lý công nợ hiệu quả

Tất cả mọi doanh nghiệp đều muốn tận dụng tối đa nguồn vốn, muốn thu hồi nhanh những khoản phải thu từ khách hàng và đồng thời kéo dài thời gian thanh toán các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp. Để có thể tận dụng hợp lý mọi nguồn vốn, doanh nghiệp cần có cách quản lý công nợ khách hàng hiệu quả. Dưới đây là một số điều cần lưu ý ý:

• Đánh giá và phân loại khách hàng thành từng nhóm để dễ dàng quản lý.
• Xây dựng và phát triển chính sách bán hàng hợp lý, rõ ràng ngay từ đầu cho từng đối tượng khách hàng, cho từng cấp phân phối.
• Chuẩn bị nhân sự một cách đầy đủ cho từng giai đoạn: nhân sự chuyên trách, đốc thúc việc thu hồi nợ phải thu từ phía khách hàng nhanh chóng và đúng thời hạn. Với những nhân viên tham gia trực tiếp vào quá trình thu hồi, chi trả công nợ khách hàng cần nắm chắc một số kỹ năng như: lưu trữ một cách đầy đủ và cẩn thận tài liệu giao dịch với khách hàng dưới mọi hình thức; luôn giữ bình tĩnh và tác phong làm việc chuyên nghiệp; bám sát và theo dõi chặt chẽ mọi động thái chi trả hay khất nợ của khách hàng. Nhân sự đánh giá, theo dõi báo cáo công nợ hàng tuần, hàng tháng. Lập chỉ tiêu, KPI để đánh giá được tình tình thanh toán nợ phải trả, hiệu quả trong công tác quản lý công nợ phải thu.

Bảng đối chiếu công nợ khách hàng

Bảng đối chiếu công nợ khách hàng là mẫu biên bản lập ra với mục đích ghi chép lại việc đối chiếu công nợ cho doanh nghiệp của mình với các doanh nghiệp khác phát sinh giao dịch trong kỳ, từ đó giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và nhắc nhở công nợ cho đối tác. Ngoài ra, mẫu đối chiếu công nợ con dùng để xác nhận tình hình thanh toán và số dư công nợ còn lại của hai bên. Mẫu đối chiếu công nợ cần có đầy đủ các thông tin về hai chủ thể liên quan, thông tin về việc giao dịch mua bán, thông tin chi tiết về sản phẩm dịch vụ, số dư nợ phát sinh trong kỳ,… để hai bên đối chiếu lại trước khi xác nhận việc thanh toán.

Khi nào cần lập bảng bản đối chiếu công nợ khách hàng

• Mẫu đối chiếu công nợ thường được lập theo nhu cầu hoặc theo định kỳ hàng tháng, năm theo thỏa thuận của hai bên đã thống nhất từ trước về thời gian thanh toán của bên mua cho bên cung ứng sản phẩm dịch vụ.
• Mẫu đối chiếu công nợ khách hàng được lập với mục đích làm căn cứ kiểm tra tình hình thanh toán của hai bên liên quan đặc biệt với các hóa đơn có giá trị gia tăng trên 20 triệu đồng để khai báo lại với cơ quan thuế.
• Trường hợp khi hợp đồng hết hiệu lực mà hai bên chưa thanh toán hết công nợ cho nhau thì cần lập bảng đối chiếu công nợ.

Các lưu ý khi lập bảng đối chiếu công nợ khách hàng

Khi lập bảng đối chiếu công nợ khách hàng, cần lưu ý các nội dung sau:

• Thứ nhất, bảng đối chiếu công nợ không phải là một phần của giấy vay nợ hay phụ lục trong hợp đồng kinh tế tuy nhiên vẫn có giá trị pháp lý tương đương.
• Thứ hai, vì là giấy tờ có liên quan đến tiền và có giá trị pháp lý về nghĩa vụ của các bên liên quan, nên khi điền bảng đối chiếu công nợ khách hàng cần ghi chi tiết, chính xác, rõ ràng và đầy đủ tất cả các thông tin cần thiết.
• Thứ ba, hai bên nên thỏa thuận trước thời gian thanh toán, lãi phát sinh nếu trả chậm, phương án để giải quyết khi lập bảng.
• Thứ tư, để bảng đối chiếu công nợ có giá trị pháp lý thì cần có chữ ký và đóng dấu đầy đủ của doanh nghiệp; chữ ký hoặc phương án điểm chỉ đối với cá nhân.

Biên bản xác nhận công nợ khách hàng

Biên bản xác nhận công nợ khách hàng là một trong những văn bản quen thuộc đối với các doanh nghiệp hoạt động buôn bán.

Mẫu biên bản xác nhận công nợ là mẫu biên bản được sử dụng tại các cơ quan và áp dụng cho các cá nhân, nhà cung cấp còn công nợ chưa thanh toán. Việc xác nhận công nợ đảm bảo được tính minh bạch cho các khoản vay chưa thanh toán tránh các thắc mắc và sai sót sau này.

Khi cần xác nhận lại một cách chính xác những khoản nợ giữa doanh nghiệp và các đối tác, giữa cá nhân với cá nhân thì hai bên sẽ lập biên bản xác nhận công nợ sau khi đã hoàn thành việc đối chiếu các khoản nợ với nhau.

Trong mẫu thư xác nhận công nợ khách hàng cũng có thể ghi thêm cam kết thời gian trả nợ.

Báo cáo công nợ khách hàng theo thông tư 200

Mẫu công nợ khách hàng theo Thông tư 200 là biểu mẫu được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp để tổng hợp chi tiết tình hình công nợ của doanh nghiệp đó. Biểu mẫu báo cáo công nợ khách hàng theo Thông tư 200 được áp dụng cho doanh nghiệp ở mọi quy mô hoạt động.

Mẫu báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng theo Thông tư 200 sẽ được thống kê bằng file excel, do đó rất thuận tiện cho các nhân viên kế toán trong quá trình theo dõi cũng như tính toán công nợ phải thu phải trả của doanh nghiệp. Nội dung mẫu báo cáo tổng hợp công nợ được ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp, với mục đích đảm bảo sự thống nhất trong toàn thể các đơn vị và trong công tác quản lý của các cơ quan nhà nước có liên quan.

Các nội dung chính trình bày trong mẫu báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng theo Thông tư 200 bao gồm các thông tin liên quan đến tên mã doanh nghiệp, tên nhà cung cấp hoặc tên khách hàng, đầu kỳ số nợ có là bao nhiêu, tiếp đến là các khoản nợ có phát sinh. Người lập báo cáo cần kiểm tra kỹ càng lại các thông tin để đảm bảo chính xác tuyệt đối trước khi chuyển cho kế toán và lãnh đạo doanh nghiệp ký tên, đóng dấu xác nhận.

Sử dụng phần mềm quản lý công nợ khách hàng

Lợi ích của phần mềm quản lý công nợ khách hàng

Quản lý dữ liệu đồng bộ: Phần mềm theo dõi công nợ khách hàng sẽ giúp chủ doanh nghiệp theo dõi và quản lý dữ liệu một cách thuận tiện trên một hệ thống duy nhất, từ đó sẽ hạn chế tối đa việc dữ liệu bị phân tán. Đồng thời, việc sử dụng phần mềm quản lý công nợ sẽ tối ưu hơn việc quản lý bằng Excel vì khi sử dụng Excel, dữ liệu phải lưu trữ trong nhiều file độc lập và phần mềm Excel cũng không liên kết với hệ thống xuất hóa đơn điện tử hoặc quét mã vạch của doanh nghiệp.

Giảm thiểu tình trạng các chứng từ dư thừa: Các đơn bán hàng, nhập hàng đều được ghi chép lại một cách chi tiết không chỉ giá trị công nợ mà còn thống kê số lượng, số tiền của từng sản phẩm.

Thông tin hợp nhất: Thông tin về công nợ khách hàng và nhà cung cấp sẽ được quản lý tập trung, từ đó giúp dễ dàng tìm kiếm và phân loại.

Xác nhận và lập báo cáo công nợ: Các phần mềm có thể định kỳ làm xác nhận công nợ với các khách hàng, nhà cung cấp và lập báo cáo công nợ. Từ đó, doanh nghiệp có thể lập thông báo thanh toán công nợ khách hàng thông qua các mã truy xuất hoặc các biểu mẫu liên kết có sẵn và đặc biệt là thông qua các cài đặt nhắc nhở.

Dễ dàng theo dõi: Các phần mềm quản lý có thể theo dõi chi tiết từng trường hợp vì công nợ được quản lý theo số công nợ và người quản lý công nợ.

Hạn chế lỗi phát sinh: Người sử dụng có thể xử lý nhanh chóng và tiến hành áp thanh toán các khoản tiền chi, thu cho phù hợp với từng công nợ khách hàng cụ thể ngay cả trong trường hợp nhiều giao dịch được tiến hành cho cùng một khách hàng.

Top 3 phần mềm theo dõi công nợ khách hàng phổ biến hiện nay

Phần mềm quản lý kế toán tài chính SimERP

Được xây dựng dựa trên phần mềm kế toán Odoo, SimERP sẽ có sự kế thừa dữ liệu chặt chẽ, chính xác và tức thời từ các phòng ban khác trong cơ quan, doanh nghiệp, từ đó giúp nâng cao năng suất làm việc của nhân viên đồng thời giúp nhà quản trị và ban lãnh đạo doanh nghiệp luôn có được cái nhìn tổng quan và nắm bắt được những thông tin kịp thời về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

SimERP tích hợp cùng với các phân hệ quản lý vận hành như Kinh doanh, Mua hàng, Quản lý kho,..cung cấp giải pháp tích hợp cho doanh nghiệp. 

Lợi ích ứng dụng Kế toán SimERP mang lại:

Tính năng kế toán của SimERP được xây dựng và thiết kế đáp ứng nhu cầu của bộ phận kế toán:

• Được xây dựng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), phù hợp với quy định của Bộ tài chính.
• Phần mềm kế toán SimERP liên kết chặt chẽ và cập nhật tức thời dữ liệu từ các bộ phận khác: Bán hàng, Marketing, CRM,…
• Các bút toán phát sinh được hạch toán một cách tự động theo các quy tắc định sẵn, từ đó giúp giảm tải đến 70% khối lượng công việc của nhân viên kế toán.
• Các thông tin và số liệu được nhập 1 lần duy nhất từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: mua hàng, bán hàng, quản lý kho hàng, lương, bán hàng qua kênh thương mại điện tử…. và được chuyển sang cho nhân viên kế toán, từ đó giúp tránh các sai sót không đáng có khi nhập liệu nhiều lần trên cùng 1 chứng từ như cách xử lý của các phần mềm kế toán thông thường.
• Kế toán SimERP kết nối trực tiếp với các ngân hàng và các phương thức thanh toán trực tuyến như paypal, ngân lượng, VNPay… Các giao dịch được đảm bảo việc đồng bộ hóa mỗi giờ và diễn ra rất nhanh chóng;
• Hệ thống báo cáo theo thời gian thực được cập nhật ngay lập tức khi có bất kỳ phát sinh tự động nào giúp cho nhà quản lý luôn luôn có số liệu để hỗ trợ việc ra các quyết định điều hành và giúp cho nhân viên bộ phận kế toán không còn vất vả để tập hợp số liệu, báo cáo…

Phần mềm bán hàng KiotViet

Với giao diện thân thiện và đẹp mắt, người sử dụng có thể dễ dàng sử dụng với các thao tác nhanh gọn và đơn giản. Hơn nữa, nhà quản lý có thể truy cập và theo dõi công nợ khách hàng thuận tiện, nhanh chóng mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị có cài đặt phần mềm.

Quản lý công nợ khách hàng với sự kết hợp giữa phần mềm quản lý bán hàng và phần mềm Excel đang là một xu hướng mang lại hiệu quả tối đa cho các cửa hàng và doanh nghiệp. Trong đó KiotViet là một phần mềm bán hàng hỗ trợ quản lý công nợ được rất nhiều người dùng ưa chuộng hiện nay với những tính năng nổi bật như: nhập file Excel công nợ vào phần mềm, xuất file công nợ ra excel, xuất nhập danh sách hàng hóa và các thông tin báo cáo,…

Kết hợp phần mềm quản lý bán hàng với file Excel trong hoạt động quản lý công nợ khách hàng không chỉ giúp các cửa hàng và doanh nghiệp thuận tiện và dễ dàng hơn khi theo dõi công nợ mà còn góp phần thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh thông suốt và hiệu quả.

Phần mềm bán hàng Sapo POS

Sapo POS là phần mềm bán hàng và theo dõi công nợ khách hàng được hơn 67,000 cửa hàng, doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng. Tất cả công nợ của khách hàng và nhà cung cấp, đối tác đều được quản lý đồng bộ và chính xác trên phần mềm. Thay vì phải ghi chép công nợ vào sổ, hay điền vào file Excel quản lý công nợ, Sapo POS sẽ ghi nhận công nợ một cách tự động khi phát sinh các hoạt động mua hàng, bán hàng hay vận chuyển hàng. Người dùng sẽ không phải mất thời gian theo dõi, tính toán công nợ. Đặc biệt khi cửa hàng kinh doanh online trên Facebook và vận chuyển hàng, phần mềm Sapo POS sẽ giúp chủ cửa hàng theo dõi đơn giao hàng ngay trên ứng dụng Sapo cũng như tính toán phí vận chuyển, tiền COD một cách rõ ràng giúp chủ cửa hàng dễ dàng đối soát công nợ cuối kỳ.

Với công nghệ điện toán đám mây hiện đại, tất cả dữ liệu lưu trữ trên phần mềm sẽ được đồng bộ hóa tự động. Người dùng không còn lo lắng về các trường hợp lạc, mất mát dữ liệu như khi tính toán bằng sổ sách. Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng máy tính hay các thiết bị di động, hoặc kể cả khi thay thiết bị mới thì toàn bộ các dữ liệu liên quan đến công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác giao vận sẽ đều sẽ được đồng bộ một cách tự động về máy mà không cần phải làm thêm bất cứ thao tác nào khác.

Lời kết

Quản lý công nợ khách hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp khai thác hiệu quả việc sử dụng nguồn vốn vì nếu để khách hàng nợ doanh nghiệp quá nhiều, doanh nghiệp sẽ không có đủ nguồn lực tài chính để xoay vòng hoạt động sản xuất kinh doanh.

Hy vọng những thông tin trong bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản về công nợ khách hàng và cách để quản lý chúng hiệu quả. Nếu còn bất kỳ câu hỏi nào, hãy để lại bình luận dưới bài viết này để được SimERP giải đáp nhanh chóng nhé!