Cách ghi sổ cái theo hình thức nhật ký chung, nhật ký sổ cái chuẩn Thông tư 200

Cách ghi sổ cái được chia thành 4 hình thức tùy thuộc vào mục đích và cấu trúc của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu cách ghi sổ nhật ký sổ cái, sổ cái nhật ký chung, sổ cái nhật ký chứng từ cũng như cách lập sổ cái tài khoản, cách làm sổ cái trên excel thông qua bài viết nhé. 

Sổ cái là gì?

Sổ cái là một loại sổ kế toán tổng hợp nhằm lưu giữ các giao dịch hàng ngày liên quan đến từng tài khoản kế toán của doanh nghiệp. Có thể nói sổ cái là bản tóm tắt và phân loại các nghiệp vụ tài chính hàng ngày. Ví dụ, sổ cái theo dõi các khoản chi dành cho nguyên vật liệu và nhà phân phối, các khoản thu thể hiện giá trị hàng hóa, hay các khoản nợ. 

Sổ cái trước đây được lập theo cách thủ công tuy nhiên trong thời đại công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã ứng dụng máy tính cũng như các phần mềm kế toán để hỗ trợ lập sổ cái. Tuy nhiên, các nguyên tắc kế toán áp dụng trong cách viết sổ cái vẫn giữ nguyên và không hề thay đổi.

Lợi ích của việc vào sổ cái

Sổ cái cho phép doanh nghiệp theo dõi số dư trong một tài khoản nhất định, từ đó có thể đánh giá được tình hình lợi nhuận hay thua lỗ của doanh nghiệp. Do sổ cái phản ánh giao dịch hàng ngày của từng giao dịch, doanh nghiệp sẽ dễ dàng so sánh, đối chiếu thông tin cũng như kịp thời phát hiện ra các khoản thu chi bất thường. Ngoài ra, số liệu trong sổ cái chính là cơ sở lập báo cáo tài chính và giúp doanh nghiệp đưa ra các kế hoạch cho các hoạt động trong tương lại.

Hình thức sổ cái

Hiện này có nhiều loại hình thức sổ cái để phục vụ cho các mục đích khác nhau của doanh nghiệp. Dựa trên các hình thức kế toán được sử dụng rộng rãi thì sổ cái được chia thành 4 loại hình thức như sau:

• Hình thức kế toán nhật ký chung.
• Hình thức kế toán nhật ký sổ cái.
• Hình thức kế toán nhật ký chứng từ.
• Hình thức kế toán trên máy tính.

Trong mỗi hình thức sẽ có yêu cầu riêng về trình tự, mẫu sổ và phương pháp ghi chép. Cách ghi sổ cái theo đó cũng sẽ được điều chỉnh để phù hợp với từng hình thức. Doanh nghiệp cần căn cứ vào mục đích, quy mô, yêu cầu của quản lý hay điều kiện kỹ thuật tính toán để chọn loại hình kế toán phù hợp.

Hướng dẫn ghi sổ cái

Sổ cái cũng như các loại sổ kế toán khác đều cần phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán. Doanh nghiệp cần đảm bảo sổ cái được trình bày khoa học và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác. Sau đây bài viết sẽ đưa ra hướng dẫn cách ghi sổ cái theo thông tư 200.

Hướng dẫn ghi sổ cái theo hình thức nhật ký chung

Nguyên tắc của hình thức kế toán nhật ký chung là theo trình tự thời gian. Các thông tin chứng từ trước hết sẽ được ghi vào sổ nhật ký chung và căn cứ vào đó để ghi sổ cái. Cách ghi sổ cái nhật ký chung được quy định như sau:

• Cột A: Điền thông tin ngày, tháng bằng số.
• Cột B và C: Điền thông tin số hiệu và ngày tháng của chứng từ ghi sổ.
• Cột D: Điền tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh.
• Cột E: Điền số trang trong Nhật ký chung có ghi nghiệp vụ này.
• Cột F: Điền số dòng trong Nhật ký chung có ghi nghiệp vụ này.
• Cột H: Điền số hiệu tài khoản đối ứng với nghiệp vụ phát sinh trong sổ cái.
• Cột 1 và 2: Điền số tiền phát sinh vào bên Nợ hoặc bên Có theo từng nghiệp vụ kinh tế. Vào đầu kỳ, doanh nghiệp ghi số dư tài khoản vào dòng đầu tiên. Sau đó cộng lũy kế số dư trong kỳ với số dư đầu trong kỳ. 

Mỗi một tài khoản kế toán sẽ được ghi riêng trong sổ cái và kế toán cần nắm rõ nội dung cần có của từng tài khoản. Ví dụ, tài khoản 111 chỉ phản ánh các khoản thu, chi dùng tiền mặt, ngoại tệ và vàng tiền tệ. Tuy có khác biệt về nội dung nhưng cách vào sổ cái của mỗi tài khoản là như nhau và đều tuân theo nguyên tắc kế toán. Cách ghi sổ cái tài khoản 111 cũng như các tài khoản khác đều có bên Nợ và Có cũng như các thông tin ngày, tháng, và số hiệu. Trong đó, bên Nợ phản ánh các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng  tiền tệ thừa ở quỹ, chênh lệch tỷ giá hối đoái trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Việt Nam Đồng, chênh lệch giá vàng tiền tệ tăng. Bên Có phản ánh các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thiếu hụt ở quỹ, chênh lệch tỷ giá hối đoái trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Việt Nam Đồng, chênh lệch giá vàng tiền tệ giảm. 

Hướng dẫn cách ghi sổ cái theo hình thức nhật ký sổ cái

Nhật ký sổ cái bao gồm hai phần là nhật ký và sổ cái. Phần nhật ký gồm các cột “Thứ tự dòng”, “Ngày, tháng ghi sổ”, “Số hiệu”, “Ngày tháng”. Phần 2 bao gồm nhiều cột ghi tài khoản. Mỗi cột gồm 2 phần là Nợ và Có. Số lượng cột ít hay nhiều sẽ tùy thuộc vào số lượng tài khoản kế toán mà doanh nghiệp có. 

Cách ghi nhật ký sổ cái tuy có ưu điểm đơn giản, dễ làm nhưng chỉ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và ít hoạt động kinh doanh. Đối với doanh nghiệp lớn có nhiều tài khoản kế toán, hình thức ghi sổ nhật ký sổ cái sẽ dễ gây sai sót và khó theo dõi. 

Hướng dẫn cách ghi sổ cái theo hình thức nhật ký chứng từ

Với hình thức kế toán nhật ký chứng từ, sổ cái chỉ ghi một lần vào cuối tháng hoặc cuối quý sau khi đã đối chiếu với nhật ký – chứng từ. Số phát sinh Nợ hoặc Có được phản ánh trong sổ cái được lấy từ tài khoản Nợ hoặc Có trong sổ nhật ký – chứng từ. Theo đó, cách lập sổ cái theo hình thức nhật ký chứng từ sẽ có phần khác biệt so với hai hình thức kế toán trên. Sổ cái theo hình thức nhật ký chứng từ sẽ gồm 2 bảng. Bảng đầu tiên phản ánh số dư Nợ hoặc Có đầu năm. Bảng thứ 2 phản ánh số liệu phát sinh trong từng tháng. 

Hướng dẫn cách ghi sổ cái theo hình thức kế toán trên máy tính

Hình thức kế toán trên máy tính sẽ sử dụng phần mềm máy tính để hỗ trợ việc lập sổ cái. Cách làm sổ cái trên máy tính sẽ theo nguyên tắc của một trong 3 hình thức kế toán nêu trên hoặc kết hợp các hình thức kế toán. Về cơ bản, phần mềm máy tính được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có cách trình bày giống hình thức kế toán đó. 

Thông thường, excel là một công cụ đắc lực trong việc lập sổ cái. Về cách làm sổ cái trên excel, trước hết doanh nghiệp cần tạo mẫu sổ cái trên excel bằng cách xác định hình thức kế toán và các thành phần trong sổ cái theo hình thức kế toán đó. Đối với hình thức kế toán nhật ký chung, doanh nghiệp sẽ cần lấy thông tin từ sổ nhật ký chung sang sổ cái. Để đảm bảo thông tin được lấy chính xác, kế toán cần tuân thủ một vài nguyên tắc sau: 

• Các điều kiện về dữ liệu trong sổ cái phải rõ ràng.
• Số dòng trong sổ cái và sổ nhật ký chung phải bằng nhau, để đảm bảo nội dung được lấy đủ.
• Nếu tài khoản sổ cái thuộc cột tài khoản Nợ trong sổ nhật ký chung thì tài khoản đối ứng sẽ nằm trong cột tài khoản Có ở sổ nhật ký chung trên cùng một dòng.
• Số liệu trong sổ cái ở tài khoản Nợ hay Có phải ghi tương ứng với sổ nhật ký chung.

Tiếp theo đó là bước lập công thức cho sổ cái. Số dư tài khoản trên sổ cái sẽ được lấy bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP. Sau đó sử dụng hàm IF để lấy ra các dòng báo cáo chi tiết và cuối dùng hàm MAX để tính số dư Nợ hoặc Có cuối kỳ.

Nên làm kế toán trên Excel hay dùng phần mềm kế toán?

Cách làm sổ cái trong excel đã rất phổ biến với doanh nghiệp do khả năng dễ tiếp cận và giá thành rẻ. Tuy nhiên, việc làm sổ cái trên excel còn tồn tại nhiều bất cập. Thứ nhất, cách lập sổ cái trên excel dễ gây sai sót như chèn dòng hoặc xóa dòng và có phần phức tạp do phải lập công thức đối chiếu. Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc lưu trữ thông tin trong nhiều năm khi sử dụng excel. Do vậy, excel chỉ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ. Đối với các tập đoàn lớn, cách tốt nhất để ghi sổ cái là thông qua các phần mềm kế toán. 

Xây dựng dựa trên phân hệ kế toán của Odoo ERP, phần mềm kế toán SimERP được ưa chuộng bởi nhiều doanh nghiệp bởi những lợi ích sau: 

• Phần mềm được thiết kế dễ sử dụng và thân thiện với người dùng.
• Phần mềm cung cấp đầy đủ sổ sách theo tiêu chuẩn kế toán Việt Nam. Người mới vào nghề sẽ không còn cảm thấy khó khăn trong cách ghi sổ cái bởi phần mềm đã liệt kê đầy đủ các hạng mục cần phải hoàn thành. 
• Thông tin sẽ được xuyên suốt bởi cùng làm việc trên một hệ thống. 
• Phần mềm hỗ trợ làm báo cáo tự động và phân tích số liệu, nhằm giúp tiện lợi hóa công việc kế toán và giảm thiểu những sai sót không đáng có khi đối chiếu số liệu.

Lời kết 

Bài viết đã trình bày những thông tin cơ bản về cách ghi sổ cái. Doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với mục đích và cấu trúc của doanh nghiệp. Về cách ghi sổ cái, tùy vào mỗi hình thức kế toán khác nhau sẽ có cách ghi khác nhau. Sổ cái nhật ký chung sẽ chỉ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh được ghi nhận trong sổ nhật ký chung, trong khi sổ cái theo hình thức nhật ký sổ cái sẽ bao gồm cả phần nhật ký và phần nghiệp vụ phát sinh. Sổ cái theo hình thức nhật ký chứng từ phản ánh số Nợ và Có phát sinh theo từng tháng. Bên cạnh việc lựa chọn hình thức kế toán phù hợp, doanh nghiệp cũng nên lưu ý sử dụng phần mềm kế toán như SimERP để tiện lợi hóa quy trình kế toán.