6 Bước quy trình quản lý sản xuất trong doanh nghiệp 2022

Ngày nay, việc quản lý sản xuất chiếm một vai trò vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất. Một quy trình sản xuất tốt sẽ giúp đẩy mạnh năng suất, cải thiện doanh thu, lợi nhuận và đem về danh tiếng cho công ty đó. Với việc phải tiếp nhận một số lượng công việc quá lớn, sẽ rất khó khăn để có thể kiểm soát toàn bộ quá trình sản xuất nếu như không có một quy trình quản lý sản xuất hoàn chỉnh được đề ra. Hãy cùng theo dõi bài viết sau đây để biết rõ hơn về cách xây dựng quy trình ấy nhé.

Quản lý sản xuất là gì?

Quản lý sản xuất là một giai đoạn của hoạt động sản xuất kinh doanh gắn liền với các khu nhà máy, khu xưởng trong doanh nghiệp; tham gia trực tiếp vào việc lên kế hoạch, giám sát tiến độ của quá trình sản xuất để đảm bảo cung cấp hàng hóa đúng thời gian, đạt yêu cầu về số lượng, tiêu chuẩn về chất lượng theo kế hoạch. Trong đó một số công việc cụ thể có thể bao gồm là đánh giá năng lực sản xuất, quản lý các công đoạn sản xuất và quản lý chất lượng sản phẩm.

Mục tiêu của quy trình quản lý sản xuất

Như ta đã biết, sản xuất chính là tiền đề của kinh tế hàng hóa. Quản lý quy trình sản xuất là công việc luôn song hành với quá trình sản xuất, giúp đề ra định hướng cho quá trình phát triển của công ty. Đối với quản lý sản xuất, việc đề ra mục tiêu định hướng vô cùng quan trọng bởi nó là thứ mà cả một hệ thống đang hướng tới. Tuy rằng mỗi lĩnh vực sản xuất sẽ có những phương án phát triển khác nhau, nhưng tất cả các quy trình quản lý sản xuất đều phải tuân theo những quy định cũng như các mục tiêu sau:

• Quản lý dây chuyền sản xuất trong toàn bộ tất cả các khâu
• Kiểm tra chất lượng sản phẩm tại mỗi giai đoạn khác nhau
• Đảm bảo định mức kho, quản lý xuất nhập khẩu
• Kịp thời kiểm tra tiến độ, đáp ứng được các nhu cầu về hàng hóa, sản phẩm
• Tận dụng các nguồn lực để thúc đẩy, tăng năng suất kinh doanh; mang lại lợi nhuận cho công ty
• Tạo ra giá trị thương hiệu, tăng độ cạnh tranh cho nhãn hàng nói riêng và công ty nói riêng.

Quy trình quản lý sản xuất trong doanh nghiệp

Khi nhắc đến quy trình quản lý sản xuất, mô hình quản lý của Nhật Bản (JPM) sẽ luôn được nhắc đến vì sự phổ biến cũng như tính hiệu quả của nó. Được ra đời vào những năm 1980, với những đặc điểm nổi bật như nhanh chóng, hiệu quả cao, cùng với việc tích hợp các công nghệ chuyển đổi thuật ngữ, mở rộng từ sản xuất dịch vụ sang cải tiến sáng tạo và phân tích dữ liệu theo cả chiều rộng và chiều sâu đã khiến nó nhanh chóng chiếm được vị thế trên toàn cầu. Hãy xem xét mô hình quản lý sản xuất của tập đoàn Toyota và tìm hiểu những đặc điểm nổi bật của mô hình ấy nhé:

• Giảm thiểu tối đa hao phí, đặc biệt là ở thời gian làm việc của nhân viên, nguyên liệu và nguồn tài nguyên khác.
• Giảm khả năng sản xuất dư thừa bằng việc duy trì hàng tồn kho ở mức thấp.
• Giảm chi phí cho nhân công bằng cách áp dụng công nghệ kĩ thuật.
• Đề cao nhu cầu về sản phẩm, thể hiện qua sự ảnh hưởng trực tiếp lên quy trình và quyết định sản xuất.
• Giảm chu kì sản xuất đáng kể nhờ áp dụng hệ thống SMED, giúp giảm thời gian chết và hỗ trợ sản xuất theo lô nhỏ.

Sau khi xem qua quy trình quản lý sản xuất của Nhật Bản, chắc hẳn chúng ta cũng đã có được một cái nhìn tổng quan về những việc một nhà quản lý cần làm để có thể điều phối toàn bộ quá trình sản xuất của công ty. Vậy thì tiếp theo đây, hãy cùng bắt đầu thiết lập một quy trình quản lý sản xuất hoàn chỉnh cho một doanh nghiệp nhé!

Thông thường, một người quản lý sẽ phải tiến hành công việc theo những bước sau đây:

Nghiên cứu, xác định thị trường và đánh giá tiềm năng của công ty

Đây chắc hẳn là bước thiết yếu đối với một doanh nghiệp trước khi tham gia vào một thị trường bất kỳ. Là một nhà quản lý cũng như điều hành tốt, bạn phải có cho mình khả năng nghiên cứu, dự đoán, phân tích để biết được công ty có đủ tiềm lực cạnh tranh trong thị trường hay không. Từ đó, xây dựng những chiến lược phát triển cũng như định hướng lâu dài cho công việc sản xuất.

Xác định kế hoạch xuất khẩu, nhập khẩu nguyên vật liệu

Việc kiểm soát, phân bổ nguyên vật liệu kịp thời và nhanh chóng cũng là một trong những yếu tố cấu thành nên sự thành công của một chuỗi quy trình sản xuất. Chính vì thế, đây cũng là một trong những khía cạnh mà nhà quản lý nên chú ý tới.

Quản lý cẩn thận, tỉ mỉ từng công đoạn

Nhà quản lý tốt là người có khả năng bao quát được toàn bộ hệ thống sản xuất của doanh nghiệp. Nắm bắt được từng công đoạn sản xuất cụ thể làm tăng khả năng điều phối, định hướng cũng như sắp xếp công việc. Đồng thời, đảm bảo được tối đa những yếu tố về tính nghiêm túc, chỉn chu để tối ưu hóa thời gian sản xuất.

Quản lý chất lượng sản phẩm

Chất lượng sản phẩm chính là thứ phản ánh nên thương hiệu của công ty cũng như đánh giá một cách khách quan nhất độ hiệu quả của quá trình sản xuất. Việc kiểm kê chất lượng, đánh giá kịp thời sẽ giúp chất lượng của sản phẩm luôn được đảm bảo, góp phần tránh đi những rủi ro không đáng có khi sản phẩm đến với tay của khách hàng.

Định giá sản phẩm

Một doanh nghiệp trước khi thâm nhập vào một thị trường nào đó cũng đã phần nào có được những kiến thức sơ đẳng về thị trường để từ đó có cho mình một chiến lược giá phù hợp nhất. Bên cạnh đó, sẽ luôn có những khoản chi phí sinh ra trong quá trình sản xuất như hao mòn, mất mát… Để có thể quản lý quy trình sản xuất tốt nhất, người làm quản lý phải luôn kiểm soát được tất cả những yếu tố trên để đảm bảo quá trình sản xuất và bán buôn diễn ra thuận lợi nhất.

Theo dõi chất lượng sản phẩm

Sau khi hoàn thành quy trình sản xuất, nhà quản lý cũng phải tiếp tục theo dõi quá trình bán hàng để kịp thời phản hồi các ý kiến, báo lỗi đến từ khách hàng. Việc xuất hiện sai sót trong quá trình sản xuất là hoàn toàn có thể xảy ra nên việc không may khách hàng nhận được những sản phẩm lỗi là điều không thể tránh khỏi. Chính vì thế, quản lý sản xuất phải luôn đi liền với việc theo dõi chất lượng để luôn có những biện pháp phục hồi, thay thế hay đền bù phù hợp cho những sản phẩm không đảm bảo chất lượng mong muốn.

Đối với những nhà quản lý chưa có kinh nghiệm, thật khó để họ có thể tạo lập và theo dõi toàn bộ một quy trình quản lý sản xuất hoàn chỉnh. Để định hướng bộ máy sản xuất của toàn bộ một hệ thống, đòi hỏi không chỉ trình độ chuyên môn mà cả những kỹ năng mềm khác như quan sát, làm việc nhóm, dự báo… Vậy thì, để có cái nhìn tổng quát hơn về một quá trình quản lý sản xuất, hãy xem qua quy trình quản lý sản xuất của Nhật Bản sau đây:

Mô hình quản lý của Nhật Bản (JPM) đã trở nên phổ biến trên toàn thế giới trong lĩnh vực quản lý, đặc biệt là vào những năm 1980, và sau này đã phát triển ra bên ngoài lãnh thổ Nhật Bản. Những đặc điểm như thiết lập nhanh, lô nhỏ, bảng kanban là thứ khiến nó trở nên nổi tiếng. Sự phát triển của JPM so với các mô hình khác bây giờ là khả năng chuyển đổi thuật ngữ, hợp nhất và tạp nhiễm, mở rộng hạn chế từ sản xuất sang dịch vụ và cải tiến sáng tạo. Tuy nhiên sau một khoảng thời gian, sự thất bại của các doanh nghiệp Nhật Bản cũng như các doanh nghiệp phương Tây đã đặt dấu hỏi cho tính bền vững của JPM. Mặc dù xét về cốt lõi, mô hình dường như đã trở thành xu hướng chủ đạo vững chắc, trạng thái thực tại và tương lai của nó là điều nên được cân nhắc.

Phương pháp tổ chức quản lý sản xuất hiệu quả

Phần hướng dẫn trên đã phần nào đó giúp các doanh nghiệp định hình được các bước căn bản nhất để xây dựng nên một quy trình sản xuất hoàn chỉnh. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng cần trang bị cho mình một phương pháp tổ chức phù hợp nhất để có thể tối đa năng suất của quy trình sản xuất cũng như giúp quản lý quy trình hiệu quả hơn. Sau đây là một vài ví dụ về những phương pháp tổ chức phổ biến nhất:

Phương pháp tổ chức dây chuyền

Đặc điểm của phương pháp là tổ chức sản xuất các công đoạn, các khâu trong cả dây chuyền nhằm thực hiện chu trình kinh doanh từ “đầu vào” tới “đầu ra”. Mỗi nơi sản xuất, mỗi công đoạn sẽ có một nhiệm vụ cụ thể nhất định nên qua đó, việc phân phối nhân công, máy móc cũng trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, việc tổ chức theo dây chuyền phải đảm bảo những yêu cầu sau:

• Tính hiệu quả của công việc
• Thích hợp với thiết kế của sản phẩm
• Phù hợp với khối lượng sản phẩm
• Thích hợp với môi trường sản xuất

Tổ chức sản xuất theo dây chuyền sẽ mang lại những ý nghĩa như tạo ra năng suất, chất lượng cao, tốc độ sản xuất nhanh và tận dụng được các nguồn lực, từ đó tiết kiệm chi phí và nâng hiệu quả công việc.

Phương pháp tổ chức sản xuất theo nhóm

Thường dùng cho mô hình sản xuất hàng loạt các sản phẩm nhỏ và vừa với nhiều mặt hàng được sản xuất trên cùng hệ thống. Phương pháp này không thiết kế theo quy trình công nghệ, bố trí máy móc theo từng loại sản phẩm mà làm chung cho cả nhóm dựa trên chi tiết sản phẩm đã chọn. Một vài đặc điểm của phương pháp tổ chức sản xuất theo nhóm:

• Chuẩn hóa sản phẩm thành từng nhóm chuyên biệt
• Có một quy trình cụ thể cho nhóm
• Dễ dàng đặt ra các định mức, thiết kế dụng cụ, bố trí máy móc
• Giảm bớt khối lượng và thời gian của các công tác chuẩn bị kĩ thuật, tạo điều kiện cho chuyên môn hóa và nâng cao trình độ công nhân

Phương pháp tổ chức sản xuất đơn

Sản xuất đơn chiếc là loại hình sản xuất thuộc sản xuất gián đoạn. Trong sản xuất đơn chiếc, các nơi làm việc thực hiện chế biến nhiều loại chi tiết khác nhau, nhiều bước công việc khác nhau trong quá trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Mỗi loại chi tiết được chế biến với khối lượng rất ít, thậm chí có khi chỉ một chiếc. Các nơi làm việc không chuyên môn hóa, được bố trí theo nguyên tác công nghệ. Máy móc thiết bị vạn năng thường sử dụng trên các nơi làm việc. Loại hình sản xuất đơn chiếc có tính linh hoạt cao.

Những lưu ý trong quy trình quản lý sản xuất

• Lên kế hoạch, phân bổ khối công việc hợp lý về thời gian cũng như số lượng.
• Cố gắng bao quát toàn bộ quy trình. Thường xuyên kiểm tra, giám định chất lượng cũng như phản ánh về phương thức sản xuất. Hạn chế tối đa rủi ro và các rắc rối không đáng có trong quy trình sản xuất.
• Thường xuyên báo cáo thống kê số lượng, chất lượng để kịp thời kiểm định độ hiệu quả của quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Từ đó, kịp thời đưa ra những chiến lược định hướng, nhắm tới sự phát triển lâu dài và bền vững.
• Sử dụng những công cụ quản lý tối ưu và hiện đại, tiết kiệm chi phí và công sức đối với quá trình quản lý sản xuất. Đặc biệt trong thời đại 4.0, sự bùng nổ về công nghệ sẽ mang lại rất nhiều cơ hội nhưng đi kèm với đó cũng là vô vàn thách thức khi mà khoa học, công nghệ đang ngày càng hiện đại và phát triển hơn.

Phần mềm quản lý sản xuất

Ngày nay, rất nhiều phần mềm quản lý sản xuất đã được phát triển và mang tới những tính năng ưu việt khác nhau, giúp ích rất nhiều cho quản lý quy trình sản xuất. Những phần mềm này được tích hợp rất nhiều chức năng đa dụng như quản lý nguyên vật liệu, bán hàng, nhân sự, kho hàng, giá thành, chi phí… Sử dụng công nghệ điện toán đám mây để có thể cập nhật và lưu trữ dữ liệu nhanh chóng, an toàn, góp phần hỗ trợ các doanh nghiệp một cách đắc lực nhất. Một số phần mềm hữu ích có thể kể đến như IOT, VNSolution, ERP Bravo, Kiu Globa, SimERP…

Hiện nay SimERP đang cho phép đăng ký sử hoàn toàn miễn phí trong 30 ngày. Đăng ký dùng thử tại đây!

Kết luận

Tóm lại, để có thể lập và triển khai một quy trình quản lý sản xuất hiệu quả, đúng tiêu chuẩn và mang lại năng suất cao, người quản lý phải biết được những phương pháp cũng như những nguyên tắc cơ bản để từ đó phát triển nên thành những chiến lược định hướng phát triển bền vững. Bên cạnh đó, phải đảm bảo tính khoa học, khả thi cũng như độ hiệu quả của quá trình sản xuất và không ngừng thay đổi, áp dụng những tiến bộ khoa học kĩ thuật để không ngừng phát triển quy trình sản xuất.