Làm thế nào để quản lý thời gian làm việc và tiến độ dự án hiệu quả, chu toàn nhất?

Guồng quay bận rộn trong thời đại ngày nay khiến 24 giờ mỗi ngày dường như không bao giờ là đủ. Đặc biệt là khi có nhiều dự án đang chạy cùng lúc, việc thiếu một quy trình thống nhất có thể gây ra những “khủng hoảng” khiến tiến độ làm việc chung bị đình trệ, thậm chí trì hoãn vô thời hạn. Khi đó, kỹ năng quản lý thời gian chính là chiếc chìa khóa vạn năng giúp cá nhân và doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc để luôn chủ động và sẵn sàng cho những kế hoạch tiếp theo. Vậy làm thế nào để quản lý thời gian làm việc một cách tối ưu nhất? Bài viết sau đây sẽ đưa ra những phương pháp không thể thiếu giúp quản lý thời gian hiệu quả trong môi trường doanh nghiệp hiện nay.

Thế nào là quản lý thời gian hiệu quả?

Quản lý thời gian bao gồm quá trình lập kế hoạch và phân bổ thời gian hợp lý để hoàn thành các mục tiêu đề ra. Với cùng một quỹ thời gian hạn chế như nhau, một số người dường như luôn có đủ thời gian để hoàn thành bất cứ công việc nào họ muốn; trong khi đó, có những người luôn gặp khó khăn và phải hối hả để hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào. Do đó, quản lý thời gian làm việc hiệu quả không chỉ dừng lại ở bước lập kế hoạch mà còn thể hiện ở cách đặt mục tiêu và chi tiết các bước để đạt được mục tiêu đó.

Để hoàn thành công việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian, hãy đảm bảo các mục tiêu được đặt ra là “chuẩn” ngay từ giai đoạn thực hiện đầu tiên. Một trong những cách thiết lập mục tiêu ngắn hạn hiệu quả nhất đó là áp dụng bộ nguyên tắc S.M.A.R.T:

• Specific: Khi đặt mục tiêu, hãy cụ thể về những gì cần hoàn thành. Mục tiêu càng chi tiết và rõ ràng thì sẽ càng dễ hoàn thành.
• Measurable: Mục tiêu có thể đo lường được. Điều này cho phép bạn theo dõi và nhận định kết quả công việc đã đạt được mục tiêu đề ra hay chưa.
• Attainable: Mục tiêu đề ra phải đảm bảo nằm trong khả năng thực hiện được.
• Relevant: Mục tiêu thích hợp. Mục tiêu đề ra có phù hợp với nguồn lực hiện có hay không?; có liên quan và tác động trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp hay không?
• Time-bound: Mỗi mục tiêu cần vạch ra một khung thời gian thực hiện cụ thể cho từng giai đoạn, từng hạng mục và từng mục tiêu nhỏ.

Ví dụ về các mục tiêu đảm bảo tiêu chí S.M.A.R.T, đó là:

• Đạt 1 triệu USD doanh thu bán sản phẩm A trên kênh thương mại điện tử B trong vòng 03 tháng đầu năm 2021.
• Thu hút trung bình 500.000 lượt truy cập/tháng trên kênh thương mại điện tử A phiên bản di động với tỷ lệ chuyển đổi 5% trong quý I năm 2021.

Nhìn chung, sẽ có rất nhiều cách thức đặt mục tiêu và quản lý công việc. Tuy nhiên để quản lý thời gian hiệu quả, ta cần nắm được tầm quan trọng của việc hoạch định thời gian thực hiện, cũng như xây dựng quy trình làm việc và sử dụng kỹ năng, công cụ, phần mềm phụ trợ phù hợp giúp hoàn thành công việc với hiệu suất cao nhất có thể.

Tại sao cần quản lý thời gian?

Vì sao với cùng một quỹ thời gian như vậy mà có người làm việc với năng suất gấp đôi thậm chí gấp ba người khác? Vì sao có người có thể vừa đi làm toàn thời gian vừa có thể cùng lúc quản lý thêm các dự án kinh doanh nhỏ? Bí quyết đơn giản nằm ở kỹ năng quản lý thời gian.

Giúp tạo động lực và tăng năng suất làm việc

Việc có một kế hoạch công việc chi tiết hằng ngày, hằng tuần hoặc hằng tháng với các đầu việc được sắp xếp một cách logic, khoa học cho phép bạn có một thời gian biểu tối ưu để thực hiện công việc trôi chảy hơn. Hơn nữa, biết cách quản lý thời gian cũng giúp bạn có thêm động lực làm việc. Thay vì mơ hồ không biết phải làm gì, mọi thứ đều đã được tổ chức và lên kế hoạch sẵn giúp bạn luôn chủ động và có thêm thời gian để sáng tạo trong công việc.

Giúp phối hợp trong công việc hiệu quả hơn

Quản lý thời gian hiệu quả trong công việc không chỉ cho phép bạn tự theo dõi tiến độ làm việc, mà còn giúp bạn tự đánh giá hiệu suất làm việc cá nhân. Xét trên góc độ làm việc nhóm, việc nắm được tiến độ còn tạo điều kiện cho việc phối hợp giữa các cá nhân và team trở nên ăn ý hơn. Ví dụ, team Marketing cần họp với bạn để bàn về kế hoạch ra mắt sản phẩm trong quý tới. Việc quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn xác định được các khoảng thời gian trống để hai bên có thể sắp xếp cuộc họp. Nhờ đó, hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp được nhịp nhàng hơn.

Hạn chế trì hoãn và giảm bớt áp lực công việc

Thiếu kỹ năng quản lý thời gian thường sẽ đi kèm các tình trạng như “nước tới chân mới nhảy” hay ứng biến để “làm cho có”. Điều này không chỉ tạo áp lực lên chính mỗi cá nhân trong công việc mà còn gián tiếp gây ra những quyết định mang tính bột phát, thiếu sáng suốt do thiếu thời gian suy xét, đánh giá vấn đề khi thực hiện dự án.

Vì vậy, việc đặt ra deadline hợp lý, cụ thể và vạch sẵn các mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn hạn chế trì hoãn và luôn chủ động trong công việc hằng ngày.

Các bước quản lý thời gian và tiến độ dự án

Để quản lý thời gian dự án hiệu quả, mỗi nhân viên hay người quản lý cần thực hiện 04 bước cơ bản sau đây:

• Bước 1: Xác định mục tiêu của ngày, của tuần hoặc của tháng và liệt kê những nhiệm vụ cần hoàn thành để đạt được mục tiêu đã đề ra.
• Bước 2: Xác định nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc. Bao gồm: Khối lượng của công việc là bao nhiêu? Cần làm việc với ai để hoàn thành công việc này? Cần dự trù bao nhiêu thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đã đề ra?
• Bước 3: Sắp xếp thứ tự và đề ra kết quả cụ thể cho công việc. Ví dụ: Thứ tự ưu tiên, deadline, thành tựu cần đạt được.
• Bước 4: Tiến hành thực hiện kế hoạch như đã đề ra và đánh giá kết quả sau mỗi ngày, mỗi tuần và mỗi tháng.

Với mỗi bước, bạn có thể sử dụng công cụ hay quản lý thời gian app nhằm đơn giản hóa thao tác làm việc và phù hợp với phong cách làm việc cá nhân. Điều quan trọng là bạn cần trau dồi kỹ năng quản lý thời gian để biết cách tận dụng các công cụ quản lý thời gian trong công việc.

Cách quản lý thời gian làm việc hiệu quả

Có rất nhiều tips để quản lý thời gian chu toàn công việc. Tuy nhiên, dưới đây là 03 phương pháp không thể thiếu nếu muốn quản lý thời gian hiệu quả tại môi trường công sở:

Thiết lập các mức độ ưu tiên cho công việc

Khi lập kế hoạch quản lý thời gian trong công việc, điều đầu tiên bạn cần làm đó là xác định mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ được đề ra. Để xác định các mức độ ưu tiên này, bạn hãy đặt ra các bộ tiêu chí để trả lời cho câu hỏi: Thế nào là công việc có mức độ ưu tiên cao/trung bình/thấp?

Ví dụ, công việc có mức độ ưu tiên cao là các công việc cần hoàn thành ngay và trao đổi với cấp trên hoặc đối tác; công việc có mức độ ưu tiên thấp là công việc có thể trì hoãn và bạn có thể tự hoàn thành bất cứ lúc nào.

Việc xác định mức độ ưu tiên sẽ giúp bạn sắp xếp công việc logic, khoa học hơn và không bỏ lỡ nhiệm vụ quan trọng nào trong công việc hằng ngày.

Loại bỏ các yếu tố gây sao nhãng

Khi bạn cố gắng hoàn thành công việc, sẽ luôn luôn có những yếu tố gây phân tâm. Đó có thể là những câu chuyện “nhờ vả” của đồng nghiệp, những cuộc gọi từ khách hàng hay sự mất tập trung khi làm việc cá nhân trong giờ làm việc. Để hạn chế các yếu tố gây sao nhãng, bạn cần học cách nói “không” với những việc không thuộc trách nhiệm cá nhân và rèn luyện tinh thần tự giác để kiểm soát tinh thần tập trung và loại bỏ các khoảng thời gian “chết”.

Ngoài ra, bạn cũng cần cân nhắc khi có ý định “đa nhiệm” trong công việc. Theo nghiên cứu, việc đa nhiệm phân chia sự chú ý của bạn và làm giảm năng suất tổng thể. Do đó, thay vì đa nhiệm, hãy hoàn thành từng nhiệm vụ đơn lẻ một cách hiệu quả.

Sử dụng phần mềm quản lý thời gian làm việc

Hiện nay, việc sử dụng phần mềm quản lý để tự động hóa thiết lập khung giờ làm việc và theo dõi tiến độ của từng cá nhân cũng như của toàn bộ dự án không còn quá xa lạ đối với doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ của các phần mềm hoạch định nguồn lực ERP, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như chi phí trong việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên.

Cụ thể, phần mềm ERP là giải pháp phần mềm đa chức năng giúp doanh nghiệp dễ dàng thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích hoạt động kinh doanh. Nhờ ERP, mỗi nhân viên dễ dàng theo dõi tiến độ tiến trình của nhóm làm việc; mặt khác, người quản lý có thể theo dõi sát sao giờ làm việc của nhân viên và điều phối các dự án hiệu quả hơn.

Quản lý thời gian làm việc hiệu quả với phần mềm SimERP

Hệ thống giải pháp phần mềm SimERP là sự kết hợp nhiều của modules phục vụ đầy đủ các chức năng của doanh nghiệp, bao gồm các chức năng quản lý thời gian làm việc với các module quản lý thời gian biểu (Timesheet Module), quản lý dự án (Project Module) và module quản lý nhân sự (Employees Module). 

Với bộ giải pháp SimERP, doanh nghiệp không chỉ dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên mà còn phân chia khối lượng công việc hiệu quả giữa các phòng ban thông qua các ứng dụng SimERP được tích hợp khác như Bán hàng, Chi phí, Tuyển dụng và Đánh giá.

Ưu điểm của phần mềm SimERP

• Giải pháp phần mềm toàn diện: Cho phép xử lý hàng loạt các nhu cầu kinh doanh như quản lý dự án, quản lý nhân sự, thương mại điện tử, CRM, sản xuất, hàng tồn kho, v.v.
• Giao diện dễ sử dụng: Chức năng đa dạng với giao diện tối giản, thân thiện với người dùng.
• Cấu trúc module linh hoạt: Mỗi quy trình hoặc chức năng được xử lý bằng một module riêng biệt, thuận tiện cho việc đáp ứng các yêu cầu kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp.
• Tích hợp dễ dàng với Magento – nền tảng eCommerce hàng đầu.

Tổng kết

Như vậy, quản lý thời gian là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện của bất kỳ một dự án nào. Do đó, việc áp dụng giải pháp phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp như Sim ERP là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp đơn giản hóa các quy trình quản lý thời gian và theo dõi tiến độ dự án hiệu quả hơn. Hiện nay, phần mềm đang có gói dùng thử miễn phí 30 ngày. Liên hệ với SimERP để đăng kí gói dùng thử và trải nghiệm phần mềm nhé!