30 Th11
Trong thời kỳ bùng phát đại dịch Covid -19, làm việc từ xa sẽ mang tới sự an toàn, tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian và nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Liệu với những thành tựu vượt trội của công nghệ có thể giúp nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình khi làm việc tại nhà hay không và phải làm thế nào để có được cách quản lý nhân viên từ xa thật hiệu quả? Hãy cùng SimERP tìm hiểu câu trả lời trong bài viết ngay dưới đây..
Mục lục
Quản lý nhân sự từ xa – Thước đo đánh giá tiềm lực doanh nghiệp
Quản lý nhân sự từ xa là điều mà rất nhiều doanh nghiệp đang quan tâm. Bởi vì hiện nay, xu hướng làm việc từ xa ngày càng trở nên phổ biến với tất cả các ngành nghề.
Quản lý nhân sự từ xa giúp tiết kiệm được chi phí đồng thời vẫn đảm bảo công việc hoàn thành. Nhưng đây cũng chính là thách thức để các doanh nghiệp xem xét khi mình đã đủ tiềm lực “nội tại” để quản lý hay chưa? Hay vẫn đang tiếp tục loay hoay với những thách thức từ bài toán quản lý mà vẫn chưa có được câu trả lời xác đáng về những vấn đề như: quản lý thời gian làm việc, doanh số, lộ trình,… Nếu bạn đã trả lời được những câu hỏi này mà kết quả trả về không có biến số thay đổi thì đã là lúc bạn tận dụng và phát huy những tiềm lực nội tại của mình trong việc đánh chiếm thị trường. Với tiêu chí tạo nên môi trường làm việc thoải mái để nhân viên hoạt động hết công suất. Ngoài ra, cách quản lý phải phù hợp với đặc thù của từng công việc của từng bộ phận.
Qua đó, quản lý nhân sự từ xa là cách phản ánh đúng thực trạng và những khó khăn của doanh nghiệp từ đó tìm ra phương hướng giải quyết. Vì vậy, bạn phải xây dựng được “nội tại” của doanh nghiệp thật vững mạnh nhằm cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường.
Tại sao doanh nghiệp cần quản lý nhân sự từ xa?
Quản lý nhân sự từ xa là điều mà nhà quản lý nào cũng cần đặc biệt chú trọng. Việc quản lý, giám sát nhân viên từ xa giúp doanh nghiệp có thể đạt những mục tiêu đã đề ra, kịp thời phân bổ nguồn lực sao cho đúng người, đúng việc, đúng thời hạn hoàn thành.
Với cách quản lý con người trong kỷ nguyên cách mạng công nghệ thông tin, các nhà lãnh đạo cần chú trọng các nguyên tắc:
- Trao quyền cho nhân viên, gắn công việc với trách nhiệm của họ.
- Tăng thời gian lãnh đạo, giảm bớt thời gian quản lý nhân viên, khuyến khích sự chia sẻ, tạo động lực để nhân viên hoàn thành nhiệm vụ.
- Kiểm soát về tính hiệu quả công việc thay vì thời gian, không gian.
Lợi ích của việc theo dõi và quản lý công việc của nhân viên:
- Kịp thời hỗ trợ nhân viên trong công tác định hướng, góp ý và hoàn thành nhiệm vụ.
- Xây dựng văn hóa kỷ luật khi làm việc từ xa.
- Tối ưu năng suất làm việc nhân viên, tạo thói quen tự giác khi làm việc.
- Kịp thời phân bổ các nguồn lực, chi phí một cách hợp lý, tránh thất thoát.
4 Cách quản lý nhân sự từ xa hiệu quả
Thiết lập mục tiêu rõ ràng
Khi quản lý nhân viên làm việc từ xa, nhà lãnh đạo cần phải chú trọng vào mục tiêu và kết quả công việc chứ không chỉ đơn thuần là quản lý thời gian làm việc hoặc các đầu việc cụ thể. Mục tiêu đề ra phải luôn rõ ràng và nhà quản lý cần phải thường xuyên trao đổi với nhân viên về cách làm thế nào để có thể đạt được mục tiêu đó. Chính vì thế, nhà quản lý cần thu xếp thời gian để định kỳ gặp gỡ trực tiếp nhân viên của mình từ đó có thể dễ dàng trao đổi những thông tin quan trọng, đồng thời nâng cao hơn sự đồng cảm, sẻ chia và thấu hiểu lẫn nhau, từ đó mối quan hệ nhân viên-nhà quản lý thêm gắn bó và mang tới hiệu suất công việc tốt nhất.
Tận dụng tối đa công nghệ
Muốn quản lý nhân viên từ xa hiệu quả thì người lãnh đạo phải nắm trong tay kỹ năng sử dụng nhiều phần mềm, mạng xã hội và chương trình phổ biến của thời đại công nghệ. Điển hình có thể kể đến như Skype, Hangouts, Viber,… Các ứng dụng này có mức độ phổ biến cao giống như Facebook nhưng nó lại có ưu điểm là chuyên dùng để giao tiếp, giảm thiểu việc lãng phí thời gian và mất tập trung cho các tin tức ngoài luồng. Bởi chức năng chính và duy nhất của các ứng dụng này là nhắn tin. Do vậy, nếu bạn thành thạo các ứng dụng công nghệ tiện ích như thế thì hãy yêu cầu nhân viên của mình cùng sử dụng với bạn để trao đổi công việc mà không sợ họ lơ là, chểnh mảng và mất tập trung với công việc.
Bên cạnh trao đổi thông tin thì chúng ta cũng sẽ cần trao đổi tài liệu rất nhiều. Do đó, việc lựa chọn một công cụ tối ưu chẳng hạn như Google Drive, Dropbox cũng là một trong những ý tưởng tuyệt vời. Nó giúp bạn có thể chia sẻ tài liệu với nhân viên một cách nhanh chóng và đơn giản.
>>>> Xem thêm: Quản lý chấm công: Quy trình hiệu quả với Leaves – Phần mềm SimERP
Kiểm tra – đánh giá nhân viên định kỳ, linh hoạt
Khi quản lý nhân viên từ xa, nhà lãnh đạo cần phải có cái nhìn toàn diện, bao quát hơn nữa nhằm tránh những rủi ro xảy đến. Do đó, ngoài việc quản lý giờ giấc, thời gian và nhiệm vụ của nhân viên, việc kiểm soát nắm bắt hiệu quả công việc cũng là điều vô cùng quan trọng. Từ đây sẽ đặt ra một vấn đề đáng suy nghĩ cho các nhà lãnh đạo: liệu việc quản lý quá sát sao và khắt khe với giờ giấc, lịch trình của nhân viên thì hiệu suất công việc có đạt như ý muốn hay không? Bạn đừng hiểu lầm việc không thể trực tiếp điều hành nhân viên mà phải làm điều đó từ xa thì việc giám sát một cách khắt khe càng cần được nâng cao. Nếu có suy nghĩ như vậy, có thể bạn sẽ đánh mất nhiều nhân sự tài năng của công ty. Do vậy, người làm lãnh đạo hãy hạn chế việc thực hiện các biện pháp theo dõi, giám sát quá cứng nhắc với nhân viên, không nên yêu cầu họ bàn giao công việc liên tục trong giờ làm việc. Điều này có thể khiến cho nhân viên của bạn bị ức chế cảm xúc và gây ra đứt quãng trong mạch công việc. Đương nhiên, hậu quả là hiệu suất công việc không được cải thiện và tệ hại hơn, họ có thể rời bỏ công ty của bạn.
Bên cạnh công tác kiểm tra, giám sát nhân viên một cách linh hoạt thì nhà lãnh đạo vẫn nên chú trọng tới vấn đề khen thưởng. Bởi khen thưởng luôn được xem là một món quà tinh thần có tác dụng hết sức to lớn đối với mỗi người, nhất là khi bạn không thể điều hành trực tiếp công việc. Nếu như doanh nghiệp đưa ra các tiêu chí đánh giá và khen thưởng nhân viên một cách hợp lý, rõ ràng đồng thời kết hợp với việc giám sát linh hoạt thì một điều hiển nhiên nhân viên sẽ cảm kích và yêu mến vị “sếp” của mình rất nhiều. Họ hiểu rằng dù không thường xuyên trực tiếp làm việc cùng nhau nhưng nhà lãnh đạo vẫn luôn quan tâm và nắm bắt rõ tinh thần phấn đấu của mọi người và khen thưởng cho những người xứng đáng. Đây chính là yếu tố vô cùng quan trọng giúp nhân viên không ngừng nỗ lực phấn đấu trong điều kiện tự lực, không nhận được sự điều hành trực tiếp của nhà quản lý.
Tips quản lý nhân sự từ xa hữu ích
Nhân viên từ xa cũng là một mảnh ghép quan trọng của doanh nghiệp
Hãy gửi cho nhân viên làm việc từ xa của bạn các bản tin định kỳ về những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp. Hãy cho họ thấy rằng bạn vẫn nhớ và dành sự quan tâm đến họ. Hãy thiết lập mối quan hệ gần gũi và cố gắng tìm hiểu về cuộc sống cá nhân của họ. Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi quà cho họ vào những dịp lễ, thường xuyên mời họ đến công ty để thăm hỏi và trao đổi nhằm gắn kết tình đồng nghiệp với họ.
Đảm bảo yếu tố giao tiếp giữa nhân viên và doanh nghiệp
Có thể nói, giao tiếp là một trong những yếu tố then chốt trong quá trình quản lý nhân sự từ xa. Vì nó sẽ tạo nên tính liên kết chặt chẽ giữa nhân viên và nhà quản lý. Thông qua kênh giao tiếp này, nhà quản lý có thể dễ dàng hỗ trợ nhân viên mỗi khi họ gặp khó khăn hoặc truyền đạt và cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và kịp thời cho nhân viên của mình. Do đó, bạn cần phải tạo ra một kênh giao tiếp trực tuyến để mọi người có thể dễ dàng trao đổi và cập nhật thông tin nhanh chóng. Nếu không, bạn sẽ chỉ có thể cập nhật qua các phương tiện khác tuy nhiên độ chính xác là yếu tố khó có thể đảm bảo được. Chính vì vậy, việc xây dựng một kênh giao tiếp hiệu quả là điều bắt buộc bạn phải thực hiện.
Đảm bảo mức độ bảo mật thông tin
Tất cả mọi doanh nghiệp đều có những bí mật kinh doanh để bảo mật. Do đó, việc bảo mật thông tin cũng là yếu tố quan trọng trong công tác quản lý nhân sự từ xa. Các thông tin đó có thể là: danh sách khách hàng, giá bán, chiết khấu,…Vì vậy tính bảo mật càng phải được đặt lên hàng đầu nhằm tạo nên sự cạnh tranh công bằng cho thị trường. Do đó, bạn cần phải thực hiện chuyển đổi số: thay những sổ sách, giấy tờ truyền thống bằng cách lưu trữ số để thông tin không bị đánh cắp và thất lạc. Bạn có thể trang bị cho nhân viên của mình các ứng dụng làm việc để đảm bảo điều này.
Lựa chọn công cụ quản lý nhân viên từ xa
Để có thể quản lý được nhân sự từ xa thì việc lựa chọn phần mềm quản lý cũng đóng vai trò rất quan trọng. Phần mềm phải đáp ứng được tiêu chí phục vụ các nghiệp vụ công việc để nhân viên có thể thuận tiện làm việc mà không gặp phải bất kỳ cản trở nào. Chẳng hạn, với công việc sales thị trường thì ứng dụng điện thoại với thao tác đơn giản, dễ thành thạo sẽ là ưu tiên hàng đầu với họ. Do đó, khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân viên, doanh nghiệp cần lưu ý đến các tính năng để phục vụ cho công việc. Quan trọng nhất chính là phần mềm phải đáp ứng đầy đủ về mặt quản lý, báo cáo, theo dõi quá trình và kết quả làm việc của nhân viên để doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn lực, chi phí và thời gian trong công tác quản lý.
Hiện nay, sử dụng giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một xu hướng phổ biến. SimERP là một trong số đó. SimERP là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được xây dựng dựa trên Odoo – phần mềm ERP phổ biến nhất trên thế giới với những ưu điểm vượt trội như: module quản lý nhân sự linh hoạt hiệu quả, hệ thống phân quyền mạnh mẽ, số lượng người dùng linh hoạt và mô hình triển khai đa dạng.
Sử dụng phần mềm quản lý nhân viên từ xa
Với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, không phải lúc nào họ cũng có thời gian để quản lý nhân viên trực tiếp, đặc biệt khi dịch bệnh Covid-19 đang bùng phát ở khắp nơi như hiện nay.
Theo các phương pháp quản lý truyền thống, nhà lãnh đạo có thể tăng cường chất lượng và hiệu suất làm việc của nhân viên qua:
- Phân chia công việc và đặt các mục tiêu rõ ràng
- Lập báo cáo cụ thể
- Tạo thói quen sử dụng kênh giao tiếp nội bộ cho nhân viên
- Đặt niềm tin ở nhân viên
Tuy nhiên, đây chỉ là những giải pháp tạm thời và thường không đem lại kết quả như mong đợi. Chính vì vậy, phần mềm quản lý nhân sự từ xa đã ra đời và hỗ trợ đắc lực cho các nhà lãnh đạo, giúp họ dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc quản lý từ xa.
Lợi ích của phần mềm quản lý nhân viên từ xa
– Duy trì hoạt động của nhân sự:
- Duy trì hoạt động chấm công tính lương trực tuyến đều đặn.
- Xin và duyệt đơn xin làm việc từ xa nhanh chóng.
- Hỗ trợ nhà quản lý trong công tác quản lý công việc, quản lý dự án một cách khoa học ngay trên ứng dụng làm việc từ xa.
- Đảm bảo năng suất và hiệu quả công việc bởi vẫn có sự quản lý nhất định và linh hoạt trong thời gian làm việc (có thể làm sớm hoặc nghỉ muộn so với thời gian làm việc ở văn phòng, nhưng vẫn đảm bảo đủ 8 tiếng).
– Tiết kiệm nguồn lực cho doanh nghiệp:
- Giảm chi phí duy trì tài sản, tài nguyên của doanh nghiệp: điện, nước, mạng wifi, máy tình, điều hòa, máy lạnh….
- Giảm công sức và thời gian của nhà quản lý, bộ phận nhân sự trong công tác quản lý làm việc từ xa.
– Phù hợp với xu hướng hiện nay:
- Hạn chế tập trung đông người khi dịch bệnh Covid-19 vẫn đang diễn biến phức tạp.
- Xu hướng làm việc từ xa giúp chiêu mộ nhân tài từ khắp nơi bất kể vị trí địa lý.
- Quản trị thông minh theo xu hướng chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi lĩnh vực.
- Nhân viên được thoải mái làm việc, không bị gò bó tại không gian công sở.
- Giảm tải vấn nạn ùn tắc giao thông ở những thành phố lớn.
Lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân viên từ xa
Khi áp dụng hình thức làm việc từ xa, doanh nghiệp cần lưu ý những yếu tố sau:
- Đơn giản hóa các phần mềm hỗ trợ
- Sử dụng một phần mềm tích hợp đầy đủ tất cả các nghiệp vụ thay vì nhiều phần mềm cho nhiều nghiệp vụ.
- Chi phí triển khai hợp lý.
- Hỗ trợ đa nền tảng, đặc biệt là các thiết bị di động.
Top 4 công cụ quản lý nhân sự từ xa hiệu quả nhất hiện nay
Module quản lý nhân sự của phần mềm SimERP
Với module quản lý nhân sự của SimERP, doanh nghiệp có thể tiến hành quản lý nhân sự từ xa toàn diện và hiệu quả. Các khâu từ tuyển dụng, quản lý thông tin nhân viên cho đến chấm công đều được quản lý trên một nền tảng duy nhất.
Các tính năng nổi bật của module quản lý nhân sự của SimERP:
Tuyển dụng và đánh giá nhân sự
- Giúp công ty vận hành quy trình tuyển dụng của mình một cách thông minh, tiện lợi và hiệu quả.
- Lưu trữ thông tin, dữ liệu ứng viên theo vị trí và khu vực tuyển dụng.
- Theo dõi trạng thái của từng ứng viên: Sơ loại, phỏng vấn, tỉ lệ đạt.
- Phân tích các số liệu: số lượng CV, tỷ lệ tham gia phỏng vấn của ứng viên, tỷ lệ nhận/ từ chối.
Quản lý chấm công
- Giúp ban lãnh đạo và nhân viên dễ dàng theo dõi và cập nhật thông tin chấm công.
- Giám sát vị trí, thời gian làm việc của từng nhân viên.
- Tiếp nhận và phê duyệt đơn nghỉ phép của nhân viên.
- Phân chia công việc theo lịch trình của nhân viên.
Quản lý thông tin nhân viên
- Lưu trữ toàn bộ dữ liệu của nhân viên trên một nền tảng thống nhất.
- Quản lý nhân sự theo từng bộ phận, phòng ban, phân quyền quản lý cho các vị trí.
- Theo dõi số lượng tăng, giảm nhân sự ở bất cứ thời điểm nào.
- Tạo lịch nhắc: sinh nhật, đánh giá định kỳ, gia hạn hợp đồng.
Bộ công cụ trực tuyến Gsuite
G Suite được biết đến là bộ công cụ “đình đám” của Google, phục vụ cho nhu cầu trao đổi và làm việc của doanh nghiệp và tổ chức. Bộ công cụ này tích hợp khá nhiều tiện ích như Drive, Email, Office online, Calendar, Hangouts,… giúp người dùng dễ dàng gửi đi email, gọi điện, video call với đối tác, chia sẻ dữ liệu.
Với mỗi file tài liệu G Suite của doanh nghiệp, nhân viên dễ dàng sử dụng với từng mục đích cụ thể:
Lựa chọn quyền truy cập cho một vài cá nhân cụ thể, hay người trong công ty, hay đối tác bên ngoài.
Những người có quyền truy cập file dữ liệu có thể cùng trò chuyện trực tiếp, cùng nhau chỉnh sửa hay góp ý về nội dung.
Tài liệu được lưu trữ trên nền tảng đám mây, giúp chia sẻ chỉ với 1 đường link mà không cần tải xuống.
Cho phép người có quyền truy cập, nhà quản lý biết được những ai đang làm việc trong file, chỉnh sửa nội dung gì.
Do đó, G Suite được ví như một công cụ làm việc từ xa chi phí thấp tuyệt vời cho phép đồng bộ dữ liệu, truy cập bất cứ đâu, trên bất cứ thiết bị nào bởi tất cả dữ liệu được lưu trữ trên Cloud giúp nhân viên chủ động giải quyết công việc dù chỉ với chiếc điện thoại trên tay.
Phần mềm quản lý chấm công từ xa Acheckin
Làm việc từ xa trước đây không được nhiều công ty lựa chọn bởi những lo ngại về vấn đề liệu nhân viên có thực sự làm việc? Liệu doanh nghiệp có đang phải trả lương để nhân viên của mình ngồi chơi? Hay làm cách nào để doanh nghiệp kiểm soát được nhân viên của mình khi họ làm việc tại nhà? Những lo ngại này đã phần nào được giải quyết nhờ sự ra đời của các phần mềm chấm công từ xa.
Phần mềm quản lý chấm công từ xa được xem là công cụ giúp giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát tiến độ, khối lượng công việc của mỗi nhân viên.
Tính năng nổi bật:
- Chấm công thông qua nhận diện gương mặt.
- Chụp ảnh real time theo vị trí hiện tại
- Lưu lại biểu đồ công việc theo thời gian.
Phần mềm này sẽ gửi các thông tin chấm công của nhân viên tới nhà quản lý. Ngoài ra, một vài ứng dụng của phần mềm này còn áp dụng thêm tính năng chụp ảnh màn hình làm việc bất kỳ, gửi thông báo cho nhân viên khi phát hiện đã đã quá lâu họ chưa chạm vào máy tính. Nhờ đó, doanh nghiệp vẫn có thể đảm bảo được tiến độ công việc cũng như an tâm hơn khi đồng ý cho nhân viên từ xa.
Xây dựng mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp
Ngày nay, thay vì sử dụng các mạng xã hội như Facebook, Zalo,…khiến nhân viên bị xao nhãng trong quá trình làm việc cũng như những lo ngại về khả năng bảo mật thông tin nên mạng truyền thông nội bộ ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm và chú trọng phát triển.
Đặc biệt, mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp cũng là một phần mềm quản lý nhân viên từ xa hiệu quả giúp doanh nghiệp chủ động trong việc truyền tải thông tin, thông báo quan trọng đến nhân viên dù họ đang làm việc tại nhà. Hơn nữa, mạng truyền thông nội bộ còn là giải pháp thiết thực để nhân viên dễ dàng tiếp cận, nắm bắt tầm nhìn, sứ mệnh cũng như giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp của mình đã và đang xây dựng. Từ đó, dù nhân viên không làm việc trực tiếp tại công ty nhưng vẫn hiểu và mang những giá trị đó vào thực tế công việc.
Ngoài ra, với các tính năng tương tác, bình luận như các mạng xã hội khác, mạng truyền thông nội bộ chuyên nghiệp giúp nhà lãnh đạo nắm bắt kịp thời tâm tư, góp ý của đội ngũ cán bộ nhân viên nhằm kịp thời đưa ra giải pháp điều chỉnh cho phù hợp.
Lời kết
Chuyển đổi mô hình làm việc cho cả một doanh nghiệp chưa bao giờ là điều dễ dàng. Bạn sẽ cần phải quản trị tất cả các khía cạnh từ xây dựng cơ cấu nhân sự tới điều kiện và trang thiết bị làm việc, tiếp đó là công cụ hỗ trợ và nền tảng tinh thần cho tất cả các nhân viên. Nhưng một khi chuyển đổi thành công, lợi ích mà doanh nghiệp của bạn thu được nhờ làm việc từ xa sẽ xứng đáng cho sự chuẩn bị đó. Nếu còn bất kỳ câu hỏi nào, hãy để lại bình luận dưới bài viết này để SimERP có thể giúp bạn giải đáp nhanh chóng nhé!
