Quản lý nhân viên bằng SimERP: Dễ dàng, Hiệu quả, Chuyên nghiệp

Quản lý nguồn nhân lực (Human Resource Management: HRM) là cách tiếp cận chiến lược để quản lý hiệu quả con người trong tổ chức, giúp doanh nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh. Sự phát triển mạnh mẽ của doanh nghiệp cùng sự gia tăng nhanh về số lượng nhân sự khiến cho nghệ thuật quản lý nhân viên theo kiểu truyền thống chưa thực sự hiệu quả. Nhưng với sự phát triển của công nghệ thì bài toán này đã được giải quyết bằng những app quản lý nhân viên chuyên nghiệp, giúp ban quản trị cải thiện đáng kể khả năng quản lý.

Odoo cũng là một phần mềm như vậy. Phân hệ quản lý nhân viên trong Odoo giúp bạn quản lý mọi hoạt động nhân sự của mình. 

Phân hệ quản lý nhân viên được các doanh nghiệp sử dụng để kết hợp nhiều chức năng nhân sự, chẳng hạn như lưu trữ dữ liệu nhân viên, chấm công, tính lương thưởng và phúc lợi, quản lý quy trình tuyển dụng, đào tạo và đánh giá…Việc triển khai phân hệ này đảm bảo quy trình nhân sự hàng ngày được quản lý hiệu quả và dễ dàng truy cập. 

Trong Odoo, module HRM giúp quản lý nhân viên hiệu quả từ thông tin chi tiết về nhân viên, nghỉ phép và chuyên cần, lương, chi phí, đến tuyển dụng và đánh giá. Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp phụ thuộc phần lớn vào năng suất làm việc của nhân viên. Module quản lý nhân viên của Odoo phép bạn quản lý các vấn đề quan trọng như kỹ năng, hợp đồng và thời gian làm việc từ đó giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Các Module trong phân hệ quản lý nhân viên

Quản lý nhân viên của Odoo được triển khai để cung cấp cho bạn sự linh hoạt tối đa trong công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Bạn có thể cài đặt các module sau dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp. Các module sau có thể giải quyết được hầu hết mọi tình huống trong việc quản lý nhân viên của bạn:

• Quản lý tuyển dụng – Quản lý quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp và sắp xếp các đơn xin việc ở các vị trí tuyển dụng
• Quản lý nhân viên – Thu thập tất cả thông tin thích hợp về một nhân viên dưới một nơi
• Quản lý ngày nghỉ – Quản lý ngày nghỉ, ngày nghỉ hợp pháp và ngày nghỉ ốm
• Ứng dụng khảo sát – Xác định các khảo sát trực tuyến / ngoại tuyến của riêng bạn. Thiết lập đánh giá nhân viên định kỳ và củng cố tài sản quan trọng của công ty bạn
• Quản lý chi phí – Dễ dàng quản lý chi phí của nhân viên và tiết kiệm thời gian báo cáo chi phí
• Chấm công – Theo dõi sự tham gia của nhân viên. Người quản lý R có thể dễ dàng báo cáo sự tham gia của nhân viên hàng tháng / hàng ngày với mục nhập và trạng thái menu
• Thời gian biểu – Tạo bảng thời gian hàng tuần và hàng tháng và cũng theo dõi thời gian nhân viên của bạn dành cho các dự án được giao
• Quản lý lương – Thiết lập các quy tắc tiền lương để tính toán dữ liệu như phụ cấp, net, thuế, sổ đăng ký đóng góp. Các quy tắc này được kết nối liền mạch để bạn có thể dễ dàng thực hiện các hành động mong muốn của mình mà không cần phải chuyển đến các module cụ thể, mọi tính năng đều được tích hợp hoàn hảo
• Đánh giá nhân viên: Giúp doanh nghiệp triển khai Odoo đánh giá nhân viên hiệu quả

Các module quản lý nhân sự trong odoo được trình bày chi tiết dưới đây.

Quản lý tuyển dụng

Trong một tổ chức, HRM bắt đầu bằng việc tuyển dụng một nhân viên. Bạn có thể dễ dàng quản lý quy trình tuyển dụng của mình và sắp xếp các đơn xin việc còn trống trong Odoo với sự trợ giúp của module. Bằng cách tùy chỉnh quy trình tuyển dụng, bạn có thể tạo chiến lược tuyển dụng của riêng mình, xác định các giai đoạn cần tuyển dụng và lập ra danh sách các ứng viên sáng giá.

Đăng tin tuyển dụng không còn là quá trình khó khăn đối với module HRM của Odoo. Module này giúp đăng tuyển chỉ trong một vài thao tác và cũng theo dõi các ứng viên đã nộp hồ sơ. Bạn có thể đánh dấu sao cho ứng viên, xem các hướng dẫn, hành động tiếp theo để nhắc nhở ngày phỏng vấn, nhập mức lương dự kiến & mức lương đề xuất, sắp xếp cuộc họp, bắt đầu phỏng vấn hoặc đi sâu hơn vào đề xuất hợp đồng.

Ưu điểm:

• Dễ dàng tạo mới, cập nhật, xóa thông tin về các vị trí tuyển dụng
• Quản lý hồ sơ & đơn ứng tuyển, CV của các ứng viên trong từng vị trí, quản lý các chiến dịch tuyển dụng
• Quản lý chi tiết trạng thái tuyển dụng của từng ứng viên: nộp hồ sơ, phỏng vấn vòng 1, phỏng vấn vòng 2, trúng tuyển,…
• Dễ dàng theo dõi, đặt lịch hẹn phỏng vấn với các ứng viên, thẩm định và đánh giá hồ sơ ứng viên
• Báo cáo được tổng hợp một cách tự động, giúp người dùng dễ dàng theo dõi các thông tin một cách kịp thời, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định nhanh chóng
• Có thể tự cấu hình các thông số của ứng dụng

Quản lý nhân viên

Sau khi tiến hành công tác tuyển dụng, bạn có thể quản lý thông tin của nhân viên trong module quản lý nhân viên. Bạn có thể chọn đăng thông tin công khai của nhân viên vào trang web doanh nghiệp để khách hàng truy cập hiểu rõ hơn về đội ngũ nhân sự. Thêm thẻ và loại hợp đồng để giúp bạn ghi nhớ vai trò của từng nhân viên.

Ngoài ra, Odoo có thể dễ dàng tạo database quản lý nhân viên. Odoo theo dõi thông tin nhân viên một cách chính xác và cập nhật liên tục. Thông tin công việc bao gồm vị trí công việc, hệ thống cấp bậc, v.v. Ngoài ra, Odoo giữ dữ liệu cá nhân của nhân viên.

Ưu điểm:

• Dễ dàng tạo mới/cập nhật/xóa thông tin nhân viên, tìm kiếm nhân viên nhanh thông qua bộ lọc tiện ích
• Quản lý nhân sự theo phòng ban, cho phép người dùng tạo mới/cập nhật/xóa thông tin phòng ban
• Nắm bắt toàn bộ thông tin về hợp đồng nhân viên, chấm công để hỗ trợ thực hiện tính lương cho nhân viên
• Có thể tự cấu hình ứng dụng tùy theo sở thích và nhu cầu của người dùng

Quản lý ngày nghỉ của nhân viên

Odoo đơn giản hóa việc quản lý ngày nghỉ phép của nhân viên. Ngoài ra, khi một nhân viên nộp đơn xin nghỉ việc, người quản lý sẽ xem xét đơn và quyết định có chấp thuận hay không. Ngay sau khi người quản lý phê duyệt đơn đăng ký, nhân viên sẽ nhận được email nhắc nhở và lịch của nhân viên được tự động cập nhật.

Ưu điểm: 

• Theo dõi ngày nghỉ của nhân viên dễ dàng: Nhân viên nhập yêu cầu của họ, quản lý sẽ phê duyệt và xác nhận chúng, tất cả chỉ gói gọn thông qua vài cú nhấp chuột. Lịch trình của từng nhân viên đồng thời cũng được cập nhật tương ứng
• Nhà quản trị sẽ có cái nhìn tổng quan về đội ngũ nhân viên, giữ cho các phòng ban tổ chức tốt và dễ dàng dự báo việc phân phối nhiệm vụ trong thời gian vắng mặt các thành viên
• Xử lý yêu cầu từ phía nhân viên: Nhân viên tự ghi lại các yêu cầu xin nghỉ phép của mình, và nhận email thông báo cho từng yêu cầu mới. Quyết định phê duyệt hay từ chối những yêu cầu này, và có thể thêm một ghi chú vào lời từ chối để giải thích cho nhân viên
• Nhận báo cáo để lên kế hoạch trước: Tạo báo cáo chỉ với một cú click chuột cho mỗi yêu cầu nghỉ việc, phân theo loại nghỉ phép, nhân viên, bộ phận và thậm chí cho toàn bộ công ty. Nhận số liệu thống kê về những người nghỉ, từ đó đảm bảo năng suất lao động vẫn duy trì ở mức cao nhất

Ứng dụng khảo sát

Khảo sát có thể được sử dụng trong nhiều module để thu thập phản hồi nguồn cấp dữ liệu của người dùng nhằm cải thiện dịch vụ hoặc sản phẩm, thu thập thông tin nhân viên cơ bản cho việc tuyển dụng, gửi biểu mẫu để nhận câu trả lời cho các câu hỏi được thiết kế. Đối với các khảo sát nội bộ, bạn có thể xác định các giai đoạn khác nhau để giúp sắp xếp công việc của mình.

Bạn có thể xác định tiêu đề cho khảo sát, tạo các trang có câu hỏi, đặt thông báo lỗi, đặt câu trả lời bắt buộc hoặc tùy chọn. Các bước thực hiện khảo sát được trình bày dưới đây: 

• Thiết kế khảo sát 
• Kiểm tra khảo sát
• Chia sẻ khảo sát: chia sẻ biểu mẫu khảo sát với bất kỳ ai bên ngoài tổ chức hoặc kiểm tra dữ liệu cơ bản từ chế độ xem cuối
• Thu thập dữ liệu và thống kê từ khảo sát: kiểm tra câu trả lời và trạng thái về cách mọi người phản ứng với khảo sát của bạn để đưa ra quyết định từ giao diện người dùng

Quản lý chi phí

Odoo HRM cho phép nhân viên gửi chi tiết chi phí của họ. Các nhà quản lý sẽ kiểm tra tất cả các chi tiết của chi phí và chấp thuận hoặc từ chối trong một cửa sổ duy nhất. Sau khi được phê duyệt, các chi phí sẽ được cập nhật ngay lập tức trong module Kế toán của Odoo.

Bạn có thể tạo chi phí mới dựa trên doanh nghiệp của mình, chọn hoặc tạo tài khoản chi phí mới cho kế toán của mình.

Ưu điểm:

• Dễ dàng quản lý chi phí của nhân viên
• Tiết kiệm thời gian báo cáo chi phí: Mọi thứ ở một nơi với phân hệ quản lý nhân sự của Odoo
• Ngừng mất phiếu thu: chuyển toàn bộ phiếu thu trực tiếp vào hồ sơ chi phí
• Chia sẻ công việc giữa các bộ phận: Thu hút mọi người quan tâm để tiết kiệm nhiều thời gian
• Tích hợp hoàn toàn với Ứng dụng Odoo

Chấm công

Các thông tin chi tiết về nhân viên có thể dễ dàng theo dõi, đặc biệt là trong giờ làm việc với sự hỗ trợ của Odoo. Odoo cho phép việc sắp xếp trở nên đơn giản, dựa trên dự án, ứng dụng khách hàng, nhiệm vụ hoặc bất kỳ chức danh nào khác. Để theo dõi và đánh giá bảng chấm công, người dùng có thể truy cập số liệu thống kê, kiểm tra chuyên cần của từng nhân viên. Việc đăng báo cáo tự động dựa trên dữ liệu thời gian thực về thời gian dành cho các công việc sẽ được tạo ra nhờ tính năng kế toán tích hợp trong Odoo.

Bằng cách sử dụng Odoo Attendances, nhân viên có thể dễ dàng check-in và check-out với giao diện đơn giản, chỉ với một cú nhấp chuột.

Thời gian biểu

Các nhân viên sẽ thực hiện các mục bảng chấm công mỗi ngày. Vào các khoảng thời gian xác định, nhân viên xác nhận trang tính của họ và sau đó quản lý phải phê duyệt các thông tin trong phòng ban của mình. Các khoảng thời gian được xác định trong biểu mẫu công ty có thể được đặt để chạy hàng tháng, hàng tuần hoặc hàng ngày.

Quản lý lương

Trong Odoo, module Bảng lương có thể thiết lập các quy tắc tiền lương để tính toán dữ liệu như phụ cấp, lương net, thuế, sổ đăng ký đóng góp mà công ty hoặc nhân viên phải trả thuế. Ngoài ra Odoo cũng giúp thiết lập cấu trúc để xác định một bộ quy tắc áp dụng cho một nhân viên và xác định hệ thống phân cấp cấu trúc tiền lương, thiết lập mẫu hợp đồng lợi thế cho các khoản đãi ngộ khác nhau.

Bạn cũng có thể tạo phiếu lương, đăng ký bảng lương hàng tháng bằng module bảng lương. Sau khi tạo và xác nhận phiếu lương sẽ tạo mục nhật ký trên Tài khoản. Hệ thống Bảng lương Odoo phải tích hợp với phân hệ Kế toán.

Ưu điểm:

• Theo dõi, quản lý chi tiết bảng chấm công của nhân viên từng phòng ban trong tháng
• Tổng hợp bảng chấm công, hỗ trợ tính lương (xuất phiếu lương, tổng hợp bảng lương) vào cuối tháng
• Dễ dàng truy cập/tạo/cập nhật/kiểm tra các dữ liệu chấm công cũ

Đánh giá nhân viên

Với Odoo, bạn có thể phân tích kỹ năng và tiềm năng của một nhân viên. Trong khi tuyển dụng một nhân viên vào tổ chức, điều cần thiết là đánh giá xem liệu họ có tiềm năng hoặc kỹ năng mà vị trí công việc yêu cầu hay không. Trong khi đánh giá các kỹ năng, các nhà quản trị cũng có thể tổ chức tập huấn, đào tạo để trau dồi khả năng của nhân viên và giúp họ làm quen với văn hóa doanh nghiệp.

Đánh giá nhân viên được thực hiện vô cùng dễ dàng. Odoo giúp duy trì chu kỳ tạo động lực bằng cách thực hiện đánh giá thường xuyên quá trình làm việc của nhân viên. Điều này cho phép tiếp cận nguồn nhân lực nhanh chóng, tạo thêm lợi thế cho doanh nghiệp.

Ưu điểm:

• Với Odoo HRM, bạn có thể đánh giá nhân viên định kỳ, qua đó trau dồi khả năng chuyên môn của nhân viên
• Odoo HRM giúp xây dựng hệ thống thẩm định chính xác
• Thiết kế khảo sát của riêng bạn: Sử dụng các mẫu hoặc thiết kế chúng trong Odoo HRM
• Odoo HR được tích hợp đầy đủ với Ứng dụng Odoo

Ngoài ra, Odoo cho phép doanh nghiệp tăng cường sử dụng các công cụ xã hội, từ đó cải thiện quá trình giao tiếp giữa các nhân viên và khích lệ họ thông qua các chế độ đãi ngộ, lương thưởng. Mạng xã hội của doanh nghiệp cho phép nhân viên giao tiếp qua các phòng ban, địa điểm bằng cách tương tác theo thời gian thực với ứng dụng trò chuyện trực tuyến, chia sẻ kiến thức và thực hành, theo dõi cá nhân cụ thể, cũng như tham gia vào các nhóm lợi ích để chia sẻ kiến thức và khuyến khích làm việc nhóm.

Gamification truyền cảm hứng cho nhân viên bằng những thách thức, mục tiêu và khoản thưởng. Bạn có thể thiết kế mục tiêu của riêng mình, xác định mục tiêu rõ ràng, cung cấp phản hồi theo thời gian thực. Biểu dương những người nằm trong top đầu và công khai công nhận thành tích của nhân viên và phòng ban.

Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng Odoo để quản lý nhân viên?

Phân hệ quản lý nhân sự trong Odoo là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc quản lý nhân viên hiệu quả tại các đơn vị. Trong thời gian cách lý xã hội, tính năng quản lý nhân sự trên Odoo lại càng thể hiện rõ những ưu điểm và thế mạnh trong việc quản lý nhân viên làm việc từ xa một cách đồng bộ.  Đối với phân hệ quản lý nhân sự trong Odoo, cả nhân viên, cán bộ nhân sự lẫn cấp quản lý đều có thể làm việc dễ dàng và thuận tiện.

Không những thế, phân hệ quản lý nhân sự của Odoo còn giúp doanh nghiệp tự động hóa các nghiệp vụ nhân sự từ khâu hoạch định nguồn nhân lực, tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân viên, đào tạo, thẩm định, đánh giá đến công tác quản lý nghỉ phép, chấm công, thanh toán lương, thuế, bảo hiểm và xây dựng các báo cáo…

Đối với nhân viên: bất kỳ nhân viên nào trong doanh nghiệp cũng đều có thể dễ dàng tra cứu các thông tin cá nhân như lương, thuế, bảo hiểm, làm đơn xin nghỉ (phép, ốm, theo chế độ…), các thủ tục đi công tác, thanh quyết toán tạm ứng. Cũng thông qua phân hệ quản lý nhân sự trong Odoo, nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt thông tin nội bộ và chính sách của doanh nghiệp một cách nhanh chóng nhất. 

Đối với cán bộ nhân sự: giải pháp ERP cung cấp công cụ để làm việc dễ dàng từ tuyển dụng, quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động, lập kế hoạch đánh giá, đào tạo, thông báo chương trình phúc lợi…Đặc biệt, phân hệ quản lý nhân sự trên erp còn giúp cán bộ nhân sự xây dựng được khung năng lực cho từng vị trí từ đó tăng cường hiệu quả cho công tác tuyển dụng, bổ nhiệm.

Đối với cấp quản lý: Phân hệ nhân sự giúp nhà quản lý nhanh chóng biết được số lượng, tình hình biến động nhân sự ở từng bộ phận, kịp thời có giải pháp ổn định nhân sự; Quản lý nhân viên làm việc tại nhà một cách hiệu quả, Tra cứu quá trình công tác, năng lực, thành tích,… của nhân viên để quy hoạch, bổ nhiệm; Dễ dàng gửi các lời chúc (sinh nhật, cưới hỏi…) hoặc chia buồn để kịp thời động viên nhân viên.

Lời kết

Với Odoo HR, mọi quy trình nhân sự của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn. Odoo ERP là hệ thống tiên tiến nhất dành cho mọi loại hình kinh doanh. Bạn có thể triển khai toàn bộ Odoo ERP hoặc một module đơn lẻ cho nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này đã mang đến cho bạn cái nhìn tổng quan về phân hệ quản lý nhân viên của Odoo. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận dưới bài viết này để được chúng tôi giải đáp nhanh chóng nhé!