Quản lý nhân sự là gì? Làm những việc gì và cần kỹ năng như thế nào?Quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự như thế nào cho hiệu quả luôn là bài toán khó đối với các doanh nghiệp quy mô lớn hay nhỏ. Đó không chỉ là vấn đề về quản trị số lượng mà còn liên quan đến quản trị chất lượng nhân sự, chế độ lương bổng, và quản lý chuyên cần, v.v. Đặc biệt, trong bối cảnh cách mạng công nghệ 4.0, quy trình quản lý nhân sự càng phải được tối ưu và đơn giản hóa bao giờ hết để tiết kiệm chi phí, thời gian cũng như nguồn lực cho doanh nghiệp. 

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn khái niệm tổng quan về quản lý nhân viên trong thời đại số, cũng như gợi ý top 10 phần mềm quản lý nhân sự online tốt nhất hiện nay mà doanh nghiệp cần biết.

Quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự, hay quản trị nguồn nhân lực (tiếng Anh là: Human Resource Management, viết tắt: HRM) là công tác quản lý nhân viên của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp, các yếu tố về nguồn lực như vốn đầu tư, cơ sở vật chất, hay kỹ thuật công nghệ đều có thể mua được, học hỏi và sao chép được, nhưng con người thì không thể. Do đó, quản lý nhân sự được coi là một hoạt động có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. 

Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần có bộ phận quản lý nhân viên. Ở bất cứ phòng ban hay cấp quản trị nào có nhân viên dưới quyền đều phải có quy trình quản lý nhân sự. Đây cũng là một trong những yếu tố góp phần hình thành văn hóa và quyết định sự thành công của doanh nghiệp.

Quản lý nhân sự bao gồm những việc gì?

Như vậy, quản lý nhân sự làm gì? Để xây dựng một tổ chức vững mạnh và giúp bộ máy doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, bộ phận nhân sự (HR) sẽ cần tập trung vào việc tối ưu hóa năng suất làm việc của nhân viên và và xử lý tất cả các vấn đề phát sinh liên quan đến nhân sự.

Về cơ bản, bộ phận HR sẽ chịu trách nhiệm thực hiện 7 hoạt động chính, bao gồm:

Tuyển dụng

• Lập bản mô tả công việc (JD: Job description; JS: Job specification)

• Tìm nguồn ứng viên

• Sàng lọc và tuyển chọn

Quản lý lương thưởng và phúc lợi

• Lập kế hoạch quản lý nhân sự và tiền lương: Xét duyệt cấp bậc lương; Quản lý chấm công và ngày nghỉ; Quản lý tính lương và trả lương.
• Quản lý nhân lực và bảo hiểm xã hội: Kê khai BHXH; Theo dõi, giải quyết chính sách – chế độ thai sản, đau ốm, tai nạn lao động, nghỉ hưu, v.v.; Chốt sổ và trả sổ bảo hiểm cho nhân viên thôi việc.

Quản lý các mối quan hệ lao động

• Cập nhật hồ sơ nhân viên vào hệ thống công ty; Ký kết, lưu trữ và quản lý hợp đồng lao động.

Thực thi luật lao động

• Giám sát và đảm bảo triển khai các nội quy, quy chế và văn bản hành chính.

Đảm bảo môi trường làm việc cho nhân viên

• Tiếp nhận và xử lý các ý kiến phản ánh về công ty, về chính sách, môi trường làm việc.

Đào tạo nhân viên

• Hội nhập nhân viên mới (Onboarding)

• Lập kế hoạch đào tạo định kỳ

• Đánh giá, cải thiện quá trình đào tạo

Đánh giá nhân viên

• Xây dựng quy trình và bộ tiêu chí đánh giá nhân viên
• Thu thập bản đánh giá nhân viên
• Phê duyệt quyết định thăng chức, khen thưởng, khiển trách nhân viên

>>>> Xem thêm: 15+ Tiêu chí đánh giá nhân viên chuẩn mực trong quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự cần kỹ năng gì?

Quản lý nhân sự không chỉ đơn giản là công việc quản lý hành chính, cơ cấu doanh nghiệp mà còn là vấn đề quản lý con người. Do đó, để quản lý nhân lực hiệu quả không chỉ đòi hỏi kinh nghiệm, khả năng phân tích, tổ chức và làm việc trong tập thể mà còn yêu cầu về vốn sống, sự linh hoạt trong giải quyết tình huống và kỹ năng nắm bắt tâm lý. Dù trong bất kỳ lĩnh vực, ngành nghề nào, mỗi người quản lý đều cần có và liên tục trau dồi các kỹ năng sau đây:

Kỹ năng chuyên môn

• Hoạch định và cơ cấu nhân sự trong doanh nghiệp: Dự đoán nhu cầu nhân sự; Xây dựng quy trình và tiêu chí tuyển dụng; Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân viên.
• Xây dựng quy chế quản lý nhân sự: Nội quy về chuyên cần; Chấm công; Phê duyệt yêu cầu nghỉ phép.
• Xây dựng quy trình và bộ tiêu chí đánh giá nhân viên: Sắp xếp, tổ chức các kỳ đánh giá; Thu thập và tổng hợp đánh giá; Quyết định thăng chức, thưởng, phạt.
• Thực thi luật lao động: Quản lý hồ sơ, hợp đồng; Thực hiện các thủ tục về giấy tờ hành chính.
• Dự trù rủi ro trong quản lý nhân viên: Biến động về nguồn nhân lực; Mâu thuẫn nội bộ; Chi phí tuyển dụng, đào tạo; Rủi ro pháp lý trong tuyển dụng, đào tạo và sa thải nhân viên.

Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm

Ngành HR đòi hỏi người quản lý phải có kỹ năng về giao tiếp và làm việc với tập thể. Đặc biệt là phải nhạy bén, khéo léo trong cách ứng xử, hiểu rõ tính cách và tính chất công việc của từng người, luôn sẵn sàng giúp đỡ, biết lắng nghe và truyền đạt các thông điệp một cách hiệu quả đến các nhân viên khác trong công ty.

Kỹ năng đàm phán, thuyết phục

Bên cạnh kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, thuyết phục là một yếu tố vô cùng quan trọng mà một quản lý nhân sự đều phải trau dồi. Đây là một kỹ năng không thể thiếu giúp giải quyết mâu thuẫn nội bộ và duy trì môi trường làm việc lành mạnh, thân thiện. Ngoài ra, nó cũng rất có ích trong quá trình tuyển dụng, khi bộ phận HR thương lượng với ứng viên về mức lương và vị trí công việc.

Kỹ năng nắm bắt tâm lý, cảm xúc

Đọc vị tâm lý là một kỹ năng không dễ gì có được. Nếu có được khả năng này, đó không chỉ là một lợi thế khi phỏng vấn, sàng lọc ứng viên mà còn giúp quản lý nhân sự dễ dàng tiếp cận, nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của các nhân viên trong công ty. Nhờ đó, giúp giữ chân nhân viên và hạn chế tình trạng “nhảy việc”.

Kỹ năng xử lý tình huống

Trong quá trình làm việc, bộ phận nhân sự sẽ phải giải quyết rất nhiều tình huống mâu thuẫn giữa các nhân viên với nhau cũng như trong mối quan hệ giữa người lao động và doanh nghiệp. Khi đó, HR cần phải tìm cách giải quyết bài toán khó này sao cho không làm mất lòng cả hai bên. Do vậy, người làm HR cần biết cách xử lý tình huống linh hoạt, nhạy bén và khách quan.

Kỹ năng quản lý nhân sự từ xa

Khi công nghệ ngày càng phát triển, các hình thức làm việc từ xa cũng dần phổ biến hơn. Bên cạnh đó, giới hạn về không gian tại nơi làm việc, chi phí thuê văn phòng và hơn nữa là tình hình đại dịch cũng là những yếu tố thúc đẩy sự dịch chuyển sang hình thức làm việc tại nhà của nhân viên. Trong bối cảnh đó, phong cách quản lý nhân sự cần được đổi mới để giám sát nhân viên hiệu quả hơn. Cụ thể, HR sẽ phải biết cách quản lý nhân sự từ xa thông qua các phần mềm quản lý online và thường xuyên giữ liên lạc để nắm bắt hiệu suất làm việc cũng như cập nhật về tình trạng hiện tại của nhân viên.

Top 10 phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp

Quản lý nhân sự luôn là một bài toán khó đối với doanh nghiệp khi nguồn nhân lực là một yếu tố có tính chất luôn biến đổi, dù ít hay nhiều, về “chất” hay quy mô. Bên cạnh việc trang bị các kỹ năng, bộ phận HR cũng cần bộ giải pháp để quản lý nhân sự toàn diện, tiết kiệm thời gian, chi phí. Trong đó, giải pháp tối ưu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự online. 

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự online miễn phí cũng như trả phí. Tuy nhiên, việc lựa chọn một phần mềm tốt và có độ bảo mật thông tin cao không phải là điều dễ dàng. Vì vậy, để lựa chọn một phần mềm quản lý nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp, bạn hãy tham khảo Danh sách Top 10 phần mềm quản lý nhân sự sau đây:

1. SIMERP

SimERP là một phần mềm ERP mã nguồn mở đang được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng. Hiểu đơn giản, ERP là tập hợp các giải pháp phần mềm quản lý tổng thể các hoạt động và kết nối các nghiệp vụ của doanh nghiệp để tổ chức điều hành với mục tiêu khai thác tối đa nguồn lực của doanh nghiệp. 

Là một phần mềm mã nguồn mở, SimERP không chỉ cung cấp sẵn các module mặc định như HRM, CRM, POS, hay Sales mà còn cho phép bạn dễ dàng tùy chỉnh và phát triển các ứng dụng mới để phục vụ mục đích kinh doanh.

Với SimERP, doanh nghiệp có rất nhiều lựa chọn để thực hiện các nghiệp vụ quản lý nhân sự chuyên sâu thông qua các module có sẵn như Employees (quản lý nhân viên), Recruitment (quản lý tuyển dụng), Appraisals (quản lý đánh giá nhân viên); Leaves (quản lý chấm công và ngày nghỉ), Planning (lập kế hoạch), Employee Referral (giới thiệu nhân viên), v.v. Các ứng dụng này cho phép doanh nghiệp quản lý đầy đủ thông tin về nhân viên, phòng ban và cập nhật thành hệ thống, giúp việc lưu trữ, tìm kiếm thông tin trở nên vô cùng dễ dàng, tiện lợi.

Ưu điểm khi sử dụng ứng dụng quản lý nhân sự trên SimERP

• Độ bảo mật thông tin cao với khả năng phân quyền thông tin linh hoạt.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
• Dễ dàng tùy chỉnh, phù hợp với mọi doanh nghiệp .
• Cho phép sử dụng phần mềm quản lý nhân sự free (miễn phí vĩnh viễn cho 01 ứng dụng và miễn phí dùng thử 15 ngày cho 02 ứng dụng trở lên), chi phí triển khai hợp lý.

HIện tại SimERP đang cho phép người dùng mới đăng ký dùng thử toàn bộ SimCRM trong 30 ngày. Hãy đăng ký bằng cách nhấp vòa nút dưới đây!

2. BerniePortal

BerniePortal là giải pháp phần mềm với chức năng và chi phí phù hợp cho các doanh nghiệp từ nhỏ và vừa tới các doanh nghiệp lớn. Trong lĩnh vực Core HR Software, phần mềm BerniePortal được đánh giá cao bởi cả người dùng lẫn các chuyên gia.

BerniePortal giúp tinh gọn quy trình quản lý của chuyên gia nhân sự trong việc theo dõi ứng viên, onboard nhân viên mới, tính lương, quản lý phúc lợi và các chức năng nhân sự phổ biến khác.

3. SAP Successfactors

SAP SuccessFactors là một giải pháp quản lý nhân sự dựa trên nền tảng điện toán đám mây dựa trên mô hình phần mềm dịch vụ (SaaS). Phần mềm này được thiết kế với các ưu điểm vượt trội nhằm nâng cao khả năng quản lý nguồn nhân lực cũng như tối ưu các báo cáo phân tích trên thời gian thực giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định kinh doanh tốt hơn. SAP SuccessFactors hỗ trợ hầu hết các nghiệp vụ quản lý nhân sự như quản lý hồ sơ, tuyển dụng, quản lý đào tạo, quản lý lương hiệu suất và phúc lợi, quản lý mục tiêu và hiệu quả công việc, v.v.

4. Zoho People

Zoho People là một nền tảng đơn giản giúp người dùng quản lý các hoạt động của nhân viên, bao gồm quản lý hồ sơ, chấm công và nghỉ phép. Phần mềm quản lý nhân sự này được thiết kế để các doanh nghiệp sử dụng ngay mà không cần phải tùy biến quá nhiều. 

Ngoài ra, thông qua phần mềm này, nhân viên có thể truy cập thông tin họ cần thông qua cổng thông tin. Nhà phát triển cũng cung cấp thời gian dùng thử 15 ngày trong trường hợp bạn muốn kiểm tra các tính năng của phần mềm trước khi quyết định xem bạn có muốn đăng ký dịch vụ của họ hay không.

5. Gusto

Mặc dù phần mềm chủ yếu được xây dựng để thực hiện tác vụ quản lý nhân sự tiền lương nhưng Gusto HR cũng cung cấp các công cụ quản trị nguồn nhân lực khá hiệu quả cho doanh nghiệp. Phần mềm được tích hợp các chức năng nhân sự thiết yếu như tiếp nhận và đào tạo nhân viên, theo dõi thời gian làm việc và quản lý chấm công, cho phép doanh nghiệp tạo một sơ đồ tổ chức và sổ tay nhân viên để quản lý một cách toàn diện. Từ đó, đơn giản hóa quy trình làm việc và kết nối các thành viên trong nhóm một cách chặt chẽ.

6. Apptivo

Là một trong những top phần mềm quản lý nhân viên miễn phí 2019, Apptivo là một giải pháp quản trị nhân sự cho mọi quy mô doanh nghiệp. Được phát triển như một phần mềm điện toán đám mây, Apptivo mang đến nhiều tính năng thiết thực như quản lý tuyển dụng nhân viên, theo dõi ngày công, nghỉ phép, đồng thời tạo điều kiện cho nhân sự giữa các phòng ban trao đổi với nhau một cách dễ dàng.

Phần mềm Apptivo không giới hạn người dùng, nhưng nguồn lưu trữ giữ liệu có giới hạn: 500MB với tài khoản miễn phí;và 3 – 5GB cho các tài khoản nâng cấp. Đối với phiên bản miễn phí, Apptivo bị giới hạn khi không có app hay truy cập trực tiếp từ điện thoại di động. Đây cũng là điểm hạn chế khiến nhà quản trị khó quản lý nhân sự từ xa.

7. BambooHR

BambooHR là một phần mềm quản lý nhân lực online dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm này giúp người dùng chuyển đổi dễ dàng từ bảng tính sang hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) nhằm đáp ứng hầu hết các nhu cầu kinh doanh của công ty. 

Các chuyên gia nhân sự có thể sử dụng các tính năng HRIS và hệ thống theo dõi người đăng ký (ATS) của giải pháp này để dễ dàng quản lý các nhân viên. Phần mềm này cũng cung cấp cho người quản lý nhân sự các phân tích chuyên sâu về các yếu tố mang tính chiến lược như cách giữ chân nhân viên và cải thiện doanh số.

Ngoài ra, BambooHR còn hỗ trợ thu thập, lưu trữ và hiển thị tất cả thông tin của nhân viên trên một cơ sở dữ liệu duy nhất. Nó cũng cho phép người quản lý nhân sự dễ dàng theo dõi các đơn ứng tuyển, phê duyệt các yêu cầu nghỉ phép, đánh giá hiệu suất làm việc và hơn nữa.

8. Zenefits

Zenefits là phần mềm được thiết kế nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong khâu trả lương, quản lý phúc lợi và các quy trình khác liên quan đến nguồn nhân lực. Giống như nền tảng tính lương, Zenefits có khả năng quản lý các loại phúc lợi rất bài bản. 

Zenefits liên kết tất cả mọi thứ cần quản lý lại với nhau trên một hệ thống: bảng chấm công, bảng phân ca làm việc, phúc lợi sức khoẻ, biến động tiền lương, thuế, khấu trừ. Ngoài ra, Zenefits cho phép nhân viên theo dõi thời gian làm việc cá nhân trên thiết bị di động, bao gồm cả giờ ra/vào, giờ làm thêm, nghỉ ốm, nghỉ phép.

9. OOC digiiHR

OOC digiiHR là một phần mềm tích hợp đa chức năng với hệ thống báo cáo tự động, quản lý thông minh, thiết kế tối giản và có tính tùy biến cao. Dựa trên cơ sở dữ liệu ngành và mô hình kinh doanh, doanh nghiệp còn có thể tự thiết kế hệ thống quản lý của mình với OOC digiiHR.

OOC gồm các chức năng quản lý nhân lực như: Cơ cấu tổ chức, Thông tin nhân viên, Quản lý năng lực, KPI, công việc và đãi ngộ. Đặc biệt, OOCdigiiHR hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống đánh giá KPIs cho các bộ phận. Dựa vào đó, bộ phận nhân sự có thể lên kế hoạch cũng như chiến lược để cải thiện quy trình làm việc cũng như đào tạo nhân viên một cách bài bản, hiệu quả nhất.

10. Cezanne HR

Cezanne HR là một giải pháp tuyệt vời giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm thời gian làm việc hơn. Phần mềm này cho phép quản lý file hành chính, phân tích và báo cáo dữ liệu qua các loại bảng biểu chi tiết. Mọi hoạt động về nhân sự, bao gồm cả đơn xin nghỉ đều được xử lý trong nháy mắt thông qua Cezanne HR.

Các tính năng nổi bật của Cezanne HR gồm có: Nhắc lịch tự động; Theo dõi hiệu suất làm việc; Quản lý chấm công, quy trình trả lương, thưởng và bảo hiểm.

Tổng kết

Với sự phát triển của xã hội, vấn đề quản lý con người đang ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn. Cùng với các tiến bộ về công nghệ, có thể nói công việc quản lý nhân sự thời đại 4.0 hiện nay đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều nhờ có các phần mềm HRM giúp tự động hóa và đơn giản hóa các quy trình và nghiệp vụ trong quản trị nguồn nhân lực. 

Hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về quản lý nhân viên cũng như các thông tin cần thiết về top phần mềm human resource tốt nhất hiện nay. Đừng quên để lại bình luận dưới bài viết này cho chúng tôi nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào nhé!