Quản lý cửa hàng: Kỹ năng, quy trình và các công việc cần làm

Đối với doanh nghiệp lớn như CocaCola, Vinamilk,… thì thường có xu hướng thành lập và phân phối theo những gian hàng bán lẻ, những cửa hàng, chi nhánh khác nhau… được phân bố ở khắp nơi để người tiêu dùng có thể dễ dàng tiếp cận và thanh toán cho dịch vụ hoặc sản phẩm của doanh nghiệp. Vì thế, việc trang bị cho trưởng cửa hàng những kỹ năng quản lý là điều rất quan trọng đối với doanh nghiệp bán lẻ. Trong bài viết này, SimERP sẽ giới thiệu cho các bạn về khái niệm, quy trình quản lý cửa hàng cũng như tìm hiểu công việc của một quản lý cửa hàng bao gồm những gì nhé!

Quản lý cửa hàng là gì?

Quản lý cửa hàng, hay chúng ta thường hay nghe là cửa hàng trưởng – người quản lý tại một cửa hàng với nhiệm vụ là lãnh giám sát cũng như điều hành tất cả các hoạt động trong cửa hàng đó. Khi có sự cố phát sinh thì cửa hàng trưởng là người đứng ra giải quyết, cũng như chịu trách nhiệm.

Quản lý cửa hàng cần làm gì?

Quản lý nhân viên bán hàng

Công việc của 1 quản lý cửa hàng là xếp lịch, phân bổ công việc cho nhân viên; giám sát chặt chẽ, theo dõi mọi hoạt động của cửa hàng; tổ chức cuộc họp hàng tuần hoặc hàng tháng để kỷ luật hoặc động viên, khuyến khích khen thưởng nhân viên.

Huấn luyện kỹ năng, quy trình cho nhân viên

Khi tuyển dụng cửa hàng trưởng, nhân viên, tất nhiên năng lực cũng như kinh nghiệm của mỗi người là khác nhau, chính vì vậy cửa hàng trưởng phải là người trực tiếp đứng ra chịu trách nhiệm nếu nhân viên còn sai sót. Chính cửa hàng trưởng là người trực tiếp chỉ dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho nhân công. Sự chỉn chu trong công việc sẽ tạo ra ấn tượng tốt và cái nhìn tích cực từ khách hàng.

Giám sát và quản lý quy trình bán hàng 

Cửa hàng trưởng cần bám sát doanh thu bán hàng mỗi ngày, chọn lọc và đánh giá các sản phẩm best seller (sản phẩm bán chạy), các sản phẩm không được các khách hàng lựa chọn, từ đó tìm hiểu lý do và tìm các phương pháp giải quyết thích hợp.

Ngoài ra các quản lý cửa hàng cũng cần chú ý đến cách trưng bày sản phẩm – một trong những nghệ thuật bán hàng mà một người cửa hàng trưởng cần nắm vững. Một kệ hàng được sắp xếp chỉn chu, đẹp mắt, dễ nhận diện các sản phẩm sẽ làm thu hút sự chú ý đến người mua.

Quản lý cửa hàng 

Quản lý cửa hàng ở đây bao gồm nhiều việc như quản lý nhân công, đảm bảo vệ sinh, mỹ quan cửa hàng. Giám sát và báo cáo kết quả doanh thu bán hàng theo quý, tháng hoặc năm cho cấp trên.

Phối hợp với bộ phận khác để phát triển tổng thể doanh nghiệp

“Muốn đi thật nhanh hãy đi một mình, muốn đi thật xa hãy đi cùng nhau”

Sự đoàn kết, phối hợp trong công việc là điều không thể thiếu nếu muốn phát triển doanh nghiệp. Việc phối hợp các phòng ban với các cửa hàng trưởng sẽ thúc đẩy nhanh chóng sự phát triển cho doanh nghiệp nói chung, cho các cửa hàng bán lẻ nói riêng. Các cửa hàng trưởng có nhiệm vụ sẽ phối hợp chặt chẽ với doanh nghiệp, nghiên cứu thị trường, nghiên cứu hành vi mua hàng của người tiêu dùng, cùng nhau xây dựng các chiến lược quảng bá, tiếp thị thật hiệu quả.

Nghiên cứu thị trường, khảo sát khách hàng

• Theo dõi tình hình hoạt động của các cửa hàng cạnh tranh trong cùng ngành
• Cập nhật hàng hóa đang nổi lên trên thị trường, xem xét chúng có phù hợp với việc kinh doanh của cửa hàng
• Tìm hiểu các nhu cầu của khách hàng
• Giải quyết tình huống vượt ngoài tầm kiểm soát của nhân viên
• Quản lý lượng “khách hàng thân thiết”, đưa ra ưu đãi riêng để giữ chân khách hàng
• Quản lý lượng khách sỉ của cửa hàng

Lập báo cáo và lập kế hoạch bán hàng

Cửa hàng trưởng phải là người theo dõi và nắm chắc tình trạng hoạt động kinh doanh của cửa hàng để từ đó lập ra báo cáo cho cấp trên. Trách nhiệm của cửa hàng trưởng là báo cáo về doanh thu, số lượng hàng hóa đang có, đang tồn kho, sản phẩm bán chạy, sản phẩm bán chậm,… Từ đó lập ra kế hoạch bán hàng thích hợp nhất để thúc đẩy doanh số, bán chạy các sản phẩm còn tồn kho.

Điều chế lương và chính sách nhân sự

Quản lý cửa hàng có trách nhiệm xây dựng chính sách nhân sự khoa học, hợp lý, tiến hành kiểm tra và chấm công hàng tháng để lập bảng lương, lập bảng kỷ luật cũng như khen thưởng cho từng thái độ, KPIs, vị trí cũng như năng lực, năng suất làm việc của các nhân viên.

Giải quyết tốt khiếu nại của khách hàng

Trong kinh doanh, những sai sót, bất cẩn của nhân viên hoặc sản phẩm chưa hoàn thiện sẽ gây ra những rắc rối cho doanh nghiệp, người mua hàng sẽ khiếu nại, kiện cáo rất nhiều. Do đó, người trực tiếp đứng ra giải quyết những khiếu nại, thắc mắc của các khách hàng chính là người quản lý tại cửa hàng đó. Việc này sẽ đòi hỏi người cửa hàng trưởng có sự khôn khéo trong giao tiếp cũng như sự nhạy bén trong việc xử lý vấn đề.

Các công việc khác

Bên cạnh đó, một cửa hàng trưởng còn tham gia vào một số hoạt động khác như:

• Tham gia thực hiện các chương trình khuyến mãi của công ty đưa ra
• Tham gia tuyển dụng nhân viên cho cửa hàng
• Trong trường hợp đột xuất, cửa hàng trưởng có nhiệm vụ là theo các đề xuất của công ty đưa ra
• Theo dõi, giám sát việc bố trí, sửa chữa, tân trang lại cửa hàng,…

Quản lý cửa hàng cần những gì?

Cửa hàng trưởng là một vị trí đứng đầu chức năng quản trị của một cửa hàng thì chắc chắn sẽ đòi hỏi rất nhiều năng lực cũng như kỹ năng đối với một vị trí cao như thế. Vậy cụ thể thì quản lý cửa hàng cần những gì ?

Yêu cầu công việc của việc làm quản lý cửa hàng

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Marketing hoặc các ngành liên quan
• Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí việc làm quản lý cửa hàng hoặc các vị trí liên quan
• Có kinh nghiệm và kiến thức về lĩnh vực kinh doanh là một lợi thế
• Thành thạo kỹ năng giao tiếp
• Thành thạo kỹ năng đàm phán và thuyết phục
• Có kinh nghiệm vận dụng kỹ năng xử lý xung đột và phát triển đội, nhóm
• Trung thực, linh hoạt
• Đặt khách hàng là trung tâm

Những năng lực cần có để trở thành Quản lý cửa hàng giỏi

Về các kỹ năng mềm

Sau đây là một số kỹ năng quản lý cửa hàng cơ bản và cần thiết nhất đối với một cửa hàng trưởng cần có:

• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng đào tạo
• Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
• Kỹ năng quản trị xung đột
• Kỹ năng xây dựng và phát triển đội nhóm
• Tự học, tự trau dồi
• Năng lực giải trình

Về thái độ làm việc

• Đặt khách hàng là trung tâm
• Trung thực
• Bảo mật kinh doanh
• Luôn chủ động trong công việc và có những thay đổi kịp thời khi hoạt động kinh doanh không hiệu quả
• Có tầm nhìn xa trông rộng

Quy trình quản lý cửa hàng

Hoạt động vận hành của cửa hàng sẽ diễn ra suôn sẻ nếu như cửa hàng trưởng tuân theo quy trình quản lý cửa hàng một cách có quy tắc, chặt chẽ.

Quản lý hàng hóa

Nguồn hàng

Quản lý hàng hóa nhập – xuất không hiệu quả tất yếu sẽ có thể gây ra các vấn đề mất kiểm soát số lượng hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình bán hàng của cửa hàng, từ đó ảnh hưởng đến năng suất, doanh số bán hàng của cả doanh nghiệp.

Do đó, để quản lý hàng nhập mới, hàng xuất kho và tồn kho hiệu quả, chủ kinh doanh cần có các phương pháp quản lý khoa học, phù hợp với hệ thống phần mềm quản lý bán hàng thông minh.

Đối với những cá nhân vừa là quản lý vừa là chủ sở hữu cửa hàng đó thì cần có thêm kỹ năng quản lý nhà cung cấp. Chất lượng hàng hóa nhập vào cửa hàng tương xứng với độ uy tín của nhà cung cấp đó, khi bạn chọn được nhà cung cấp thích hợp nhất thì việc lưu thông hàng hóa sẽ diễn ra suôn sẻ, từ đó hạn chế ảnh hưởng đến mọi hoạt động chung của cửa hàng.

Kiểm soát hàng tồn kho

Việc kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, theo phương pháp khoa học sẽ hạn chế việc thất thoát số lượng hàng hóa cũng như thâm hụt về doanh thu. Chính vì vậy, việc bỏ qua sự chỉn chu trong kiểm soát hàng tồn kho sẽ xảy ra rất nhiều rắc rối, một cửa hàng trưởng hoàn hảo sẽ không bỏ qua công việc kiểm kê lại số lượng hàng hóa còn tồn đọng, từ đó đưa ra các biện pháp xử lý nó.

Dù bạn đang quản lý bằng các phương pháp truyền thống như sổ sách chứng từ, Excel hay các phần mềm quản lý bán hàng thông minh, hãy đảm bảo là bạn luôn phân loại rõ ràng các mặt hàng đang bán, mới nhập, hàng tồn đọng khó bán được,…theo từng hạng mục cụ thể, rõ ràng nhất để có thể dễ dàng kiểm soát.

Quản lý bán hàng

Mọi quy trình từ xác nhận đơn, lên đơn, chuẩn bị hàng hóa, đóng gói, đưa đến cho các nhà vận chuyển đều là hoạt động của quy trình quản lý bán hàng. Một chuỗi quy trình quản lý hiệu quả sẽ khiến mọi việc trở nên suôn sẻ, tránh cồng kềnh từ đó sản phẩm khi đến tay khách hàng sẽ trở nên chất lượng hơn bao giờ hết.

Vận chuyển hàng hóa

Một quá trình vận chuyển hàng hóa đôi khi sẽ xảy ra các vấn đề như lạc đơn, ship muộn, tệ hơn nữa là hư hỏng sản phẩm khi đến tay người tiêu dùng. Vì thế, hãy đảm bảo chất lượng của quá trình đóng gói, quá trình vận chuyển diễn ra kỹ lưỡng và cẩn thận nhất có thể, để sản phẩm khi đến tay khách hàng chất lượng nhất cũng như hạn chế các tình trạng khiếu nại không đáng có.

Quản lý nhân viên

Tuyển dụng

Hãy luôn đảm bảo thông tin ứng tuyển nhân viên của cửa hàng luôn được mô tả rõ ràng, khi đó các ứng viên sẽ tin tưởng và dốc hết mình để nộp CV vào doanh nghiệp của bạn. Bên cạnh đó, thông tin ứng tuyển đầy đủ và chi tiết sẽ tránh mất nhiều thời gian trong quá trình chọn lọc cũng như phỏng vấn các ứng viên tiềm năng.

Tuyển dụng những nhân viên có kinh nghiệm là cách tuyển dụng phổ biến và khôn ngoan nhất, những ứng viên này đều đã được đào tạo một cách bài bản và bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để họ có thể thích ứng cũng như học cách bán hàng hay chiêu thị, chăm sóc khách hàng. 

Đào tạo và lên lộ trình phát triển

Đào tạo thường xuyên

Đừng quá bó buộc vào những tài liệu hay sách vở, bạn hoàn toàn có thể sử dụng những kiến thức từng trải, kinh nghiệm thực tiễn từ những tình huống khi chăm sóc khách hàng, khi xử lý vấn đề hay chia sẻ những kinh nghiệm bán hàng từ những nhân viên lâu năm, cốt cán trong cửa hàng để nhân viên của mình có thể học hỏi và vận dụng nó dễ dàng hơn.

Luôn tạo điều kiện cho nhân viên của mình

Là một người quản lý thông minh, bạn cần biết khi nào cần áp dụng quy tắc khắt khe và khi nào cần để nhân viên của mình có quyền được tự do tư duy sáng tạo. Bởi việc áp dụng nguyên tắc quá cứng nh sẽ khiến nhân viên của bạn không được phát huy hết khả năng bán hàng còn tiềm ẩn.

Điều này không chỉ giúp bạn tiếp nhận thêm những ý tưởng mới lạ, độc đáo mà còn cho nhân viên của bạn thấy được sự tôn trọng rồi từ đó họ sẽ gắn bó với cửa hàng của bạn lâu dài hơn.

Cập nhật những kiến thức mới nhất cho nhân viên

Việc đưa ra, tổ chức các chương trình đào tạo nhân viên hàng tuần, hàng tháng cũng là cách giúp đội ngũ bán hàng  của bạn cập nhật được thông tin, kiến thức những sản phẩm mới, tính năng, công dụng hay cách sử dụng để có thể tư vấn, chăm sóc cũng như chiêu thị tốt hơn cho khách hàng.

Không hề dễ để gây ấn tượng một khách hàng bước đến cửa hàng của bạn, do đó hãy luôn chắc rằng nhân viên của bạn có thể giữ chân khách hàng với cách tư vấn cũng như chăm sóc khách hàng tận tâm nhất.

Xây dựng KPI cho nhân viên

Đối với các hệ thống bán hàng như các sản phẩm chăm sóc sắc đẹp hay thời trang,…nhiều quản lý cửa hàng sẽ đặt ra KPI là tổng doanh thu cần bán mỗi tháng cho mỗi nhân viên. Từ đó xây dựng chính sách lương công thích hợp với từng nhân viên trong đội ngũ bán hàng của mình. 

KPI cần được xây dựng một cách cụ thể và cân đo được, và gần đây các doanh nghiệp đang rất ưu tiên xây dựng KPI theo mô hình SMART (Specific: Cụ thể, M: Có thể đo lường được, A: Có tính khả thi, R: Liên quan, T: Thời gian đạt mục tiêu) để nhân viên có thể cố gắng và điều chỉnh công việc nhằm đạt được kết quả tốt nhất.

Quản lý tài chính

Đánh giá Lãi – Lỗ

Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí

Sau khi lấy doanh thu từ đi toàn bộ chi phí, bạn sẽ có lợi nhuận ròng trong một kỳ kinh doanh:

• Nếu lợi nhuận nhỏ hơn 0, nghĩa là bạn đang kinh doanh lỗ và việc bạn cần làm là cắt giảm một khoản chi phí không cần thiết cũng như đẩy mạnh các chiến lược quảng bá để tăng doanh thu hiệu quả hơn.
• Nếu lợi nhuận bằng 0, đây là điểm hòa vốn của bạn. Nếu con số này xuất hiện ở giai đoạn đầu khai trương, điều này có thể dễ dàng hiểu được. Tuy nhiên nếu tình trạng này diễn ra thường xuyên và kéo dài trong nhiều tháng thì bạn cần xem xét lại cách thức bán hàng cũng như chiến lược chiêu thị của cửa hàng, rất có thể nó đang là thủ phạm gây ra sự kìm hãm doanh số.
• Nếu lợi nhuận lớn hơn 0, rõ ràng đây là một dấu hiệu đáng mừng cho thấy rằng việc kinh doanh của bạn đang lãi và bạn có thể tiếp tục duy trì việc bán hàng. Tuy nhiên, các nhà quản lý cũng không nên chủ quan mà phải tiếp tục đẩy mạnh, sáng tạo hơn các chiến lược xây dựng thương hiệu cũng như marketing để năng suất bán hàng không ngừng đi lên.

Quản lý công nợ

Công nợ của một cửa hàng được hiểu là các khoản phải thu hoặc phải trả từ khách hàng hoặc nhà cung cấp sản phẩm. Để kiểm soát được các khoản nợ này, chủ cửa hàng cần đảm bảo khả năng lưu giữ các chứng từ liên quan để đảm bảo tính rõ ràng cũng như hiệu quả trong việc thanh toán, thu hồi các khoản công nợ đó.

Quản lý dòng tiền

Quản lý dòng tiền trong kinh doanh, bán hàng được hiểu là việc kiểm soát các hóa đơn thu chi, chứng từ về các giao dịch phát sinh ra trong ngày, tháng, kỳ hay tại bất kỳ thời điểm nào đó.

Điểm này sẽ giúp bạn có thể kiểm soát toàn bộ dòng tiền đi vào và đi ra của cửa hàng. Từ đó, chủ cửa hàng có thể xác định nguồn thu, chi cần thiết để điều chỉnh kế hoạch bán hàng, quảng bá, phân phối sao cho thích hợp nhất.

Quản lý khách hàng

Đừng bao giờ xem nhẹ việc chăm sóc khách hàng đã từng mua tại cửa hàng hoặc khách hàng tiềm năng. Sự trung thành của người tiêu dùng đối với cửa hàng là thước đo để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nói chung và cửa hàng bán lẻ nói riêng. Một dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt, chiết khấu hấp dẫn, chương trình ưu đãi thường xuyên sẽ giúp giữ chân người mua hàng một cách vững chắc nhất.

Các cách quản lý cửa hàng hiệu quả nhất

Quản lý cửa hàng bằng sổ sách

Với các hộ kinh doanh theo lối bán hàng truyền thống như cửa hàng tạp hóa, cửa hàng thực phẩm, các chủ cửa hàng ưa chuộng cách thức quản lý bán hàng bằng sổ sách, chứng từ.

Việc ghi chép sẽ khiến người quản lý rèn luyện khả năng ghi nhớ lâu hơn lượng hàng hóa cũng như số liệu liên quan khi họ ghi chép dữ liệu ra sổ. Tuy nhiên, cách thức vẫn mang rất nhiều các nhược điểm như: đòi hỏi sự chính xác cao (dễ sai sót), khó kiểm soát và ghi chép lại đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn,…

Lắp camera quan sát cửa hàng từ xa

Việc đảm bảo an ninh trong kinh doanh là điều vô cùng quan trọng, cần thiết. Điều này không chỉ dễ dàng quản lý quá trình hoạt động của nhân viên, mà còn giám sát, phát hiện được các hành vi lừa đảo, trộm cắp không đáng xảy ra. Nếu không cửa hàng của bạn có bị thất thoát hàng hóa, những hình ảnh ghi lại trên máy quay cũng sẽ giúp quá trình điều tra dễ dàng hơn bao giờ hết.

Quản lý hàng hóa bằng excel

Excel từ lâu đã trở thành phần mềm quốc dân của các doanh nghiệp kinh doanh, đây là phần mềm thông minh sẽ giúp bạn quản lý và kiểm kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về kho một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác. Các chủ cửa hàng có thể kiểm tra bất cứ lúc nào để biết được tốc độ, năng suất bán hàng của cửa hàng.

Quản lý bán hàng bằng excel giúp điều chỉnh số lượng và chống sự thất thoát trong kinh doanh. Tuy nhiên, đối với phần mềm Excel truyền thống vẫn mang các nhược điểm khi quản lý bán hàng như:

• Dữ liệu không được đảm bảo an toàn và tính bảo mật không cao.
• Với những đơn vị doanh nghiệp có chuỗi quy trình quản lý bán hàng diễn ra phức tạp thì sẽ làm tập tin Excel có dung lượng quá tải, tốc độ xử lý sẽ chậm chạp hoặc không đủ tính năng để lưu trữ, xử lý thông tin.
• Phần mềm quản lý Excel thường chỉ có các tính năng cơ bản như quản lý hàng hóa, khách hàng, nhập xuất kho, các khoản thu chi, hàng tồn kho,… và người quản lý khi dùng cũng phải mất rất nhiều thời gian để lập bảng thống kê, báo cáo cụ thể.
• Ngoài ra, các hàm, các công thức trên Excel khá khó, phức tạp, người dùng phải nắm rõ các tính năng cũng như kiến thức về phần mềm này để có thể sử dụng một cách hiệu quả, linh hoạt.

Sử dụng phần mềm để quản lý cửa hàng

Thời đại công nghệ 4.0 là món quà tuyệt vời dành cho các nhà doanh nghiệp. Với máy móc, thiết bị kỹ thuật tân tiến, các nhà quản lý doanh nghiệp đã có thể kiểm tra, giám sát các hoạt động một cách chu toàn mà lại tiết kiệm thời gian, độ sai sót được giảm thiểu tối đa. Hiện nay đã có rất nhiều những phần mềm quản lý vô cùng tiện lợi, thông minh xuất hiện trên thị trường Việt Nam, điển hình như: phần mềm SimERP, MShopKeeper, AnVietsoft, Dantrisoft,…

Kết

Vậy SimERP đã chia sẻ tất cả những kiến thức về khái niệm, kỹ năng quản lý cửa hàng, công việc quản lý cửa hàng cũng như các quy trình quản lý cửa hàng,… SimERP chúc các nhà quản trị có trải nghiệm vô cùng thú vị và thành công sau khi tham khảo bài viết nhé!