Quản lý chi phí bán hàng: Định nghĩa và phương pháp quản lý chi phí hiệu quả

Quản lý chi phí bán hàng là một phần trong các mảng mà doanh nghiệp phải quan tâm. Chi phí bán hàng sẽ tác động trực tiếp đến lợi nhuận của chính công ty. Vì thế, mọi doanh nghiệp luôn mong muốn có được chi phí bán hàng thấp nhất, tăng hiệu quả bán hàng. Tuy nhiên, đây không phải là một việc dễ dàng.

Hiểu được nỗi khó khăn của các doanh nghiệp, SimCRM đã tổng hợp lại một vài phương pháp và các tip hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động quản lý chi phí bán hàng dưới blog này.

Đầu tiên, chúng ta cần phải hiểu rõ thế nào là chi phí bán hàng và quản lý chi phí bán hàng.

Chi phí bán hàng là gì?

Chi phí bán hàng bao gồm bất cứ chi phí nào mà bộ phận bán hàng phải chịu trong quá trình bán, phân phối và tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ. Ví dụ, khi siêu thị điện máy bán một chiếc điện thoại, chi phí bán hàng của siêu thị đó sẽ không liên quan gì đến việc chế tạo và lắp ráp chiếc điện thoại đó. 

Thay vào đó chi phí sẽ chỉ bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình bán hàng – bao gồm chi phí nhân viên, báo bì, dụng cụ, khấu hao, bảo hành và các chi phí liên quan. Bất cứ điều gì không liên quan ngay đến việc khiến khách hàng mua sản phẩm sẽ  không được tính vào chi phí bán hàng. 

Quản lý chi phí bán hàng là gì?

Quản lý chi phí bán hàng là hoạt động giám sát, kiểm tra và kiểm soát các chi phí bán hàng trong doanh nghiệp. Đây là một hoạt động cần thiết của mọi doanh nghiệp để đánh giá hiệu quả kết quả của việc kinh doanh. Quản lý chi phí thường gắn liền với kế toán các chi phí bán hàng.

Quản lý chi phí bán hàng bao gồm quản lý các chi phí sau:

• Chi phí nhân viên: Đây là khoản tiền cần phải trả cho các nhân sự phục vụ trong quy trình bán hàng. Chủ yếu bao gồm tiền lương cho nhân viên và các chi phí trợ cấp, bảo hiểm như pháp luật.
• Chi phí vật liệu, bao bì: liên quan đến quá trình đóng gói, bảo quản cũng như vận chuyển sản phẩm…
• Chi phí dụng cụ: bao gồm chi phí cho phương tiện làm việc, phương tiện đo lường…
• Khấu hao: đây là chi phí mà các doanh nghiệp sẽ phải trả nếu như sản phẩm của mình bị trễ hẹn giao hàng và phải để lại ở kho bảo quản, bến bãi…
• Bảo hành: thường dùng để sửa chữa các sản phẩm, hàng hóa nếu trong trường hợp sản phẩm có lỗi kỹ thuật cần phải sửa gấp để kịp tiến độ giao cho khách hàng.
• Chi phí phát sinh khác: Các chi phí ngoài các chi phí trên, bao gồm: việc tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí hội nghị khách hàng…

>> Xem thêm: Quản lý cửa hàng: Kỹ năng, quy trình và các công việc cần làm

Tại sao phải quản lý chi phí bán hàng?

Nếu biết quản lý chi phí bán hàng tốt, doanh nghiệp sẽ có thể kinh doanh hiệu quả hơn. Dưới đây là ba lợi ích cụ thể mà nó đem lại:

• Làm cơ sở để xác định được lợi nhuận và hiệu quả kinh tế của mình qua từng kì. 
• Đánh giá được việc kinh doanh của doanh nghiệp và nhận thấy các “lỗ hổng” trong quá trình bán hàng. Từ đó đưa ra được mục tiêu giảm chi phí cho các kì tiếp theo.
• Là tiền đề để doanh nghiệp điều tra, phân tích các nguyên nhân dẫn đến làm tăng chi phí bán hàng. Qua đó doanh nghiệp có thể lập kế hoạch, kiểm soát chi phí đó sao cho việc bán hàng trở nên hiệu quả. 

Quản lý chi phí bán hàng hiệu quả, doanh nghiệp sẽ có được ưu thế hơn so với các doanh nghiệp khác, đặc biệt khi thị trường ngày càng cạnh tranh. Chi phí bán hàng thấp, doanh nghiệp càng có cơ hội có lợi nhuận cao hơn, có được nhiều vốn hơn để đầu tư cho mình sau này. 

>> Xem thêm: Quản lý chuỗi cửa hàng: Thực trạng, Mô hình và Phương pháp

Làm thế nào để quản lý chi phí bán hàng hiệu quả?

Phân bổ chi phí bán hàng hợp lý

Có rất nhiều loại chi phí bán hàng khác nhau trong doanh nghiệp. Chính vì thế mà doanh nghiệp cần phải phân loại chúng một cách rõ ràng, chính xác. Sau khi phân loại các chi phí bán hàng, các doanh nghiệp cần phân bổ xem mỗi loại chi phí đó có hạn mức là bao nhiêu. Không nên lập hạn mức quá thấp hoặc quá cao. 

Xây dựng quy trình quản lý chi phí bán hàng

Mỗi công ty sẽ có những chi phí bán hàng khác nhau, tính chất khác nhau. Chính vì thế các doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một quy trình quản lý chi phí phù hợp với mình. Có một quy trình hợp lý sẽ giúp các doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ dễ dàng, hiệu quả và chính xác hơn. Quy trình quản lý chi phí này có thể thay đổi trong tương lai, theo từng thời kì của công ty.

Lập kế hoạch quản lý chi phí từng thời kỳ

Quản lý chi phí cần được lập kế hoạch theo từng tháng, hoặc thậm chí là theo tuần. Kế hoạch càng sát sao, càng chi tiết thì việc quản lý càng rõ ràng. Các kế hoạch cần phải được tham khảo và dựa trên kết quả từ kỳ trước, tránh bị viển vông, không thực tế. 

Cắt giảm chi phí bán hàng thừa thãi

Có nhiều chi phí bán hàng không đem lại hiệu quả kinh doanh, ví dụ như số lượng nhân viên bán hàng. Có những cửa hàng thuê quá nhiều nhân viên bán hàng, nhưng làm việc không hiệu quả. Chính vì thế mà cửa hàng phải cắt giảm bớt những nhân sự không đem lại lợi nhuận cho công ty.

Mặt khác, có một vài chi phí bị lãng phí mà có thể công ty không để ý. Đó là những chi phí hoạt động thường nhật, bao gồm: chi phí nước, chi phí điện, chi phí đi lại,… Với các chi phí như điện nước, công ty nên mạnh tay phạt nặng các nhân viên gây lãng phí. Ngoài ra, chỉ sử dụng các dịch vụ cao cấp khi đi công tác, tiếp khách trong trường hợp thực sự cần thiết.

Tham khảo cách quản lý chi phí bán hàng của các doanh nghiệp cùng ngành

Mỗi ngành khác nhau đều có những chi phí bán hàng đặc trưng. Vì thế, thay vì quan tâm đến các ngành khác, hãy chú ý đến những công ty cùng ngành có khả năng quản lý chi phí bán hàng hiệu quả. Các doanh nghiệp có thể theo dõi và học hỏi họ cách thức mà họ quản lý. Liệu tại sao chi phí bán hàng của họ giảm? Và làm thế nào để họ giải quyết vấn đề đó. Các doanh nghiệp cần phải đặt câu hỏi và học cách họ làm.

Sử dụng công nghệ trong quản lý chi phí bán hàng

Đây là một trong những biện pháp hiệu quả nhất mà mọi doanh nghiệp nên áp dụng. Các phần mềm quản lý sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát chi phí bán hàng chính xác hơn, trong thời gian ngắn. Trước đây, để quản lý chi phí bán hàng, chúng ta sẽ phải mất khá nhiều thời gian và chi phí khi làm việc thủ công. Điều đó cũng gây ra nhiều lỗi sai sót, rủi tro, dẫn đến ảnh hưởng không nhỏ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Với các phần mềm quản lý, doanh nghiệp có thể theo dõi sát sao các chi phí kinh doanh của mình. Các số liệu sẽ được tự động cập nhập và được đồng bộ vào dữ liệu chính của công ty. Các dữ liệu này sẽ được biểu thị và có thể trích xuất báo cáo giúp doanh nghiệp kiểm tra, theo dõi. 

Tuy nhiên, việc đầu tư vào một phần mềm quản lý như vậy yêu cầu một khoản vốn không nhỏ. Chính vì thế doanh nghiệp cần lựa chọn một phần mềm phù hợp với yêu cầu và tài chính của mình. Hiện nay tại thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý khác nhau cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, trong đó có SimERP. Đây là một phần mềm có giá thành phải chăng, dễ dàng tùy chỉnh các ứng dụng sao cho phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.

Các mẹo và lưu ý khi quản lý chi phí bán hàng

Chỉ số tỷ trọng chi phí bán hàng theo ngành

Tỷ trọng giữa chi phí bán hàng so với các loại chi phí khác thường khác nhau giữa các doanh nghiệp. Một công ty có nhiều chi nhánh cửa hàng sẽ phải tốn rất nhiều chi phí cho mặt bằng kinh doanh. Còn các công ty bán sản phẩm trên sàn thương mại điện tử thì không tốn chi phí mặt bằng, nhưng sẽ tốn chi phí cho quảng cáo online. Chính vì thế các doanh nghiệp phải chú ý đến tỷ trọng chi phí bán hàng bình quân của ngành mà mình kinh doanh. Bởi nếu tỷ trọng chi phí bán hàng cao hơn so với trung bình, thì chứng tỏ việc bán hàng chưa hiệu quả và cần được điều chỉnh.

Lập ra các chỉ tiêu việc làm cho nhân viên

Để tối ưu các chi phí bán hàng, doanh nghiệp cần có những chỉ tiêu việc làm phù hợp với từng nhân viên để từ đó đánh giá được lương thưởng hàng tháng. Tránh trường hợp nhân viên được hưởng mức lương và trợ cấp không tương xứng với năng lực của mình.

Kiểm soát các chi phí phát sinh

Bên cạnh đó, các khoản chi phí phát sinh trong chi phí bán hàng cần phải được khống chế ở một mức độ nhất định. Cần có những giấy tờ đảm bảo chứng minh cho các chi phí này để tránh việc bị thất thoát chi phí không đáng có. Ví dụ doanh nghiệp cần kiểm tra các hóa đơn chi phí phát sinh và cho người kiểm tra xem liệu chi phí này có thật sự đúng hay không. Nếu đó là chi phí không hợp lý, doanh nghiệp phải có hình phạt đối với nhân viên không trung thực, khai gian chi phí. 

Tổng kết 

Quản lý chi phí bán hàng là hoạt động điều quan trọng và thiết yếu của bất cứ công ty nào. Để có thể quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần phải có sự hỗ trợ từ công nghệ. Sử dụng các phần mềm quản lý sẽ giúp công ty giảm thiểu rủi ro.

Tuy nhiên để tìm một phần mềm quản lý có giá thành vừa phải nhưng chất lượng tốt không phải là điều dễ dàng. Hiểu được nỗi khó khăn này của các doanh nghiệp, SimERP đưa ra giải pháp quản lý bán hàng với mức giá tốt và chất lượng tuyệt vời. Với các tính năng chính như: quản lý báo giá và bán hàng, đơn hàng, quản lý thông tin sản phẩm và khách hàng và báo cáo tự động, các doanh nghiệp có thể kiểm soát sát sao các chi phí bán hàng của mình, từ đó đưa ra phương án hợp lý nhất.

Ngoài ra SimERP còn có thể giúp doanh nghiệp quản lý các mảng khác như nhân sự, bán hàng, dự án hay quan hệ khách hàng. Đây sẽ là một giải pháp tổng thể từ A-Z cho mọi công ty, không chỉ trong mảng quản lý chi phí. Hiện tại các doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm dùng thử phần mềm SimERP trong 30 ngày.

Vì thế, hãy liên hệ ngay với SimERP để được tư vấn nhé. Chúng tôi sẽ giúp bạn có một giải pháp quản lý chi phí bán hàng hiệu quả nhất.