10 Phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí – Trả phí hiệu quả 2021

Phần mềm quản lý hợp đồng đang là một trong những xu hướng chuyển đổi số mới nhất hiện nay. Phần mềm này giúp con không chỉ hỗ trợ lưu trữ dễ dàng hơn mà còn giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm, sắp xếp cũng như nắm rõ thông tin về từng hợp đồng.

Tuy nhiên, phần mềm quản lý hợp đồng còn rất nhiều ưu điểm và tính năng khác nữa mà có thể bạn chưa biết. Hãy cùng SimERP tìm hiểu phần mềm quản lý hợp đồng là gì và khám phá top 10 phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay!

Phần mềm quản lý hợp đồng là gì?

Phần mềm quản lý hợp đồng là một công cụ mang tới khả năng hỗ trợ đắc lực, hiệu quả cho bộ phận quản lý, kinh doanh và nhân sự. Việc quản lý tiến trình hợp đồng, công việc cho từng khách hàng cụ thể được thực hiện tự động, đảm bảo độ chuẩn xác cao với tiến độ nhanh chóng nhất theo yêu cầu.

Một phần mềm quản lý hợp đồng khi được sử dụng có khả năng cung cấp giải pháp toàn diện trong công tác quản lý cho mỗi doanh nghiệp. Phần mềm quản lý hợp đồng được đưa vào sử dụng có khả năng quản lý, theo dõi tiến độ thực hiện của một hợp đồng, mang tới sự chuẩn xác cao và hiệu quả lý tưởng, từ đó giúp hoàn thành công việc, dự án một cách tốt nhất.

Lợi ích của phần mềm quản lý hợp đồng

Việc sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng hiện nay trở nên cực kỳ phổ biến. Đây đã trở thành một công cụ hữu ích hỗ trợ cho công việc của doanh nghiệp.

Lợi ích đối với doanh nghiệp

Về khía cạnh doanh nghiệp, việc sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng mang lại nhiều giá trị và lợi ích. Trong đó, những lợi ích thiết thực nhất phải kể đến là:

• Hỗ trợ thiết lập nên một hệ thống duy nhất, áp dụng cho toàn bộ quản lý hợp đồng của doanh nghiệp.
• Việc quản lý quá trình của hợp đồng được thực hiện hiệu quả từ khi tạo lập, xét duyệt đến thực hiện, tái gia hạn, kiểm toán, hoặc kết thúc và thanh lý hợp đồng đều diễn ra thuận lợi, chuẩn xác.
• Khả năng chuẩn hóa quá trình tạo cũng như kiểm duyệt hợp đồng, giúp công việc diễn ra nhanh chóng.
• Quá trình hoàn tất một hợp đồng cụ thể được diễn ra chặt chẽ, đảm bảo không có bất kỳ sai sót hay chậm tiến độ nào có thể xảy ra làm ảnh hưởng tới công việc chung.
• Mọi rủi ro phát sinh, mọi khó khăn trong công tác quản lý hợp đồng bằng phương pháp truyền thống đều được khắc phục một cách toàn diện mang tới hiệu quả thực hiện hợp đồng lý tưởng như yêu cầu.
• Dễ dàng quản lý hợp đồng theo nhiều tầng, nhiều cấp bậc, đồng thời có thể tương tác nhanh chóng giữa nhân viên và quản lý về vấn đề liên quan tới hợp đồng.
• Với từng mô hình kinh doanh của từng doanh nghiệp có thể thực hiện các hình thức phê duyệt cho từng loại hợp đồng.

Lợi ích cho nhân viên quản lý hợp đồng

Một phần mềm quản lý hợp đồng lý tưởng khi đưa vào sử dụng còn mang tới giá trị, lợi ích cho chính nhân viên chịu trách nhiệm quản lý. Trong đó, những lợi ích to lớn nhất, được đánh giá cao chính là:

• Đảm bảo việc tạo nhiệm vụ tự động, hay nhắc nhở dựa trên các cột mốc thời gian quan trọng của mỗi hợp đồng như ngày tái ký, ngày gia hạn, ngày kết thúc hợp đồng, ngày hết hiệu lực,… để nhân viên quản lý chủ động hơn trong công việc.
• Quá trình thực hiện công việc hoặc theo dõi tiến trình để xử lý hợp đồng được tiến hành một cách chuẩn xác và kịp thời theo kế hoạch.
• Tìm kiếm, xử lý nhanh chóng, chủ động và kịp thời các hợp đồng cần thiết mà không cần vất vả, tốn quá nhiều thời gian.

Lợi ích cho người tạo và xét duyệt hợp đồng

Một phần mềm quản lý hợp đồng phù hợp khi được ứng dụng cho doanh nghiệp còn mang tới những giá trị cho người tạo và xét hợp đồng bởi:

• Phần mềm quản lý hợp đồng giúp tạo hợp đồng theo mẫu, được chuẩn hóa trong toàn doanh nghiệp, từ đó mang tới sự tiện lợi và nhanh chóng.
• Hỗ trợ nhận email nhắc việc giúp nhân viên chủ động xác định được các nhiệm vụ cần tiến hành. Lúc đó, việc có thể quản lý và thực hiện mỗi hợp đồng được tiến hành nhanh chóng, chuẩn xác và đem tới hiệu quả cao.

Các tính năng chính của một phần mềm quản lý hợp đồng

Việc nhu cầu sử dụng tăng cao khiến các phần mềm quản lý hợp đồng được phát triển, đưa vào sử dụng ngày càng trở nên đa dạng và phong phú hơn.

Giữa vô vàn lựa chọn thì việc cân nhắc từ nhu cầu thực tế sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết chính xác nhất. Tìm hiểu và đánh giá dựa trên những tính năng mà một phần mềm quản lý hợp đồng sở hữu giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa ra cho mình quyết định thích hợp nhất. Cụ thể, những tính năng cần có của một phần mềm quản lý hợp đồng khi đưa vào sử dụng bao gồm:

Quản lý thông tin chung của hợp đồng

Đây là một trong những tính năng cơ bản nhất của một phần mềm quản lý hợp đồng. Việc quản lý đầy đủ mọi thông tin liên quan tới hợp đồng từ tên, đối tác kí kết, hoặc ngày bắt đầu và kết thúc hợp đồng, hợp đồng liên quan tới ai, người xét duyệt là ai,… giúp mọi công việc được thực hiện hiệu quả, có được sự chủ động cần thiết.

Bên cạnh đó, việc quản lý giá trị của hợp đồng cũng cần phải được đáp ứng tốt để giúp việc quản lý giá trị chung của hợp đồng, giá trị nghiệm thu, tạm ứng, thanh toán, hay thanh lý hợp đồng,…được chi tiết và cụ thể.

Ngoài ra, các thông tin, các văn bản có liên quan đều cần phải được xác định một cách rõ ràng và kĩ lưỡng. Với tính năng quản lý thông tin của hợp đồng, phần mềm sẽ giúp kiểm soát mọi thông tin,một cách chủ động và hiệu quả.

Tra cứu và tìm kiếm thông tin hợp đồng

Các hợp đồng khi được lưu trữ một cách chi tiết, cụ thể và đầy đủ thì việc hỗ trợ tìm kiếm, tra cứu bằng các tính năng thông minh sẽ càng nâng cao hơn nữa hiệu quả của ứng dụng. Với một phần mềm quản lý hợp đồng đạt tiêu chuẩn, các tính năng có khả năng hỗ trợ toàn diện và hiệu quả cho công việc của từng nhân viên, từng doanh nghiệp.

Khi cần tìm kiếm, tra cứu bất kì thông tin nào về hợp đồng, tính năng hỗ trợ tra cứu và tìm kiếm sẽ phát huy tác dụng, giúp người dùng tìm kiếm thông tin nhanh chóng, không tốn nhiều công sức và thời gian.

Quản lý hợp đồng theo dự án

Khi tìm kiếm, lựa chọn phần mềm quản lý hợp đồng thì tính năng quản lý theo dự án cũng là điều các doanh nghiệp nên cân nhắc. Việc phân loại và quản lý hợp đồng dựa trên từng dự án cụ thể giúp quá trình triển khai diễn ra tốt, đầy đủ và hiệu quả hơn.

Quản lý hợp đồng theo dự án là tính năng hữu ích, giúp đảm bảo khả năng quản lý được mọi văn bản, giấy tờ cho một dự án cụ thể. Mọi hợp đồng phát sinh liên quan đến dự án đó đều được quản lý và kiểm soát hiệu quả giúp việc tìm kiếm, tra cứu trở nên đơn giản và thuận tiện hơn.

Hiển thị cảnh báo hợp đồng

Tính năng này sẽ giúp việc quản lý các cảnh báo dựa trên tiến độ của một hợp đồng. Thông tin về các hợp đồng sắp hết hạn hoặc sắp cần gia hạn,…đều được chủ động cập nhật một cách chi tiết, đầy đủ và chuẩn xác.

Bên cạnh đó, tính năng này còn cho phép người dùng quản lý các cảnh báo dựa trên công việc được thực hiện và đưa ra thông báo về các công việc cần làm, liên quan tới các hợp đồng của doanh nghiệp.

Xuất báo cáo

Một phần mềm quản lý hợp đồng khi được đưa vào sử dụng cần có tính năng xuất báo cáo. Khi cần có báo cáo về từng hợp đồng cụ thể, hay nhiều hợp đồng cùng lúc liên quan tới công việc của doanh nghiệp thì tính năng này sẽ phát huy giá trị. Nó đảm bảo giúp doanh nghiệp có thể duy trì được hoạt động một cách hiệu quả và ổn định, với khả năng hoàn thành các báo cáo trong thời gian ngắn, nhưng vẫn đảm bảo kết quả lý tưởng.

Top 10 phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi hiện nay

Mona Contract

Phần mềm quản lý hợp đồng Mona Contract là hệ thống quản lý hợp đồng, hỗ trợ cho nhu cầu thực tế của các doanh nghiệp, trong nhiều lĩnh vực khác nhau. 

Hợp đồng là một trong số những giấy tờ quan trọng nhất của mỗi doanh nghiệp vì vậy việc quản lý đầy đủ, chi tiết là yêu cầu bắt buộc bởi vì nó giúp mỗi dự án được thực hiện một cách hiệu quả, đúng tiến độ.

Nhờ sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm Mona Contract, người dùng có thể dễ dàng tranh được các sai sót, nhầm lẫn không đáng có. Bên cạnh đó, người dùng hoàn toàn có thể tùy chỉnh các tính năng của phần mềm một cách linh hoạt từ đó mang lại hiệu quả tối đa cho mỗi công ty.

Ưu điểm: 

• Mọi thông tin của khách hàng, điều khoản của hợp đồng hay các mốc thời gian quan trọng của hợp đồng đều được ghi chép và lưu trữ rõ ràng. 
• Việc quản lý, lưu trữ hợp đồng của từng dự án có sự riêng rẽ, rõ ràng.
• Tình trạng sai sót, nhầm lẫn ảnh hưởng tới công việc hoàn toàn không có cơ hội xảy ra nhờ sự hỗ trợ hữu ích từ phần mềm Mona Contract.

WPRO CONTRACT

Quản lý hợp đồng kinh tế luôn là vấn đề được các nhà lãnh đạo quan tâm.Trong kinh doanh, quản lý hợp đồng kinh tế là việc kiểm soát, theo dõi, sự hợp tác giữa doanh nghiệp và đối tác từ đó thúc đẩy sự tăng trưởng, phát triển của công ty. Nếu bạn cần một phần mềm quản lý hợp đồng kinh tế, được xây dựng đơn giản, dễ sử dụng thì WPRO Contract chính là 1 sự lựa chọn hợp lý.

WPRO mang đến cho bạn 2 lựa chọn:

– Dùng bản miễn phí: Phù hợp với những đơn vị có nhu cầu cơ bản với số lượng người dùng hạn chế.

– Dùng bản trả phí: Bạn sẽ được nhiều dữ liệu hơn đồng thời được bảo hành, hỗ trợ từ phía đơn vị cung cấp.

Ưu điểm:

• Bạn không cần lo lắng về việc pahir làm quen với phần mềm khác như các phần mềm quản lý hợp đồng kinh tế, xây dựng.
• WPRO contract mang đến giao diện sử dụng đơn giản và thân thiện giúp người dùng dễ dàng sử dụng ngay từ lần đầu tiên.
• Các cửa sổ nhập dữ liệu được tối ưu nhằm hạn chế sai sót như nhập trên bảng tình excel thông thường.

Nhược điểm:

• Chỉ 1 người nhập trong 1 thời điểm.
• Phần mềm quản lý hợp đồng WPRO contract được phát triển trên nền Office với ngôn ngữ lập trình VBA. Chính vì vậy, bạn không thể tải lên Google sheet để chia sẻ cho nhiều người cùng làm được.

VT Contract

VT Contract là phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí với đặc trưng nổi bật là xây dựng dựa trên nền tảng SharePoint, mang tới giải pháp toàn diện, chất lượng để việc quản lý các hợp đồng của doanh nghiệp. 

Phần mềm VT Contract mang tới nhiều giá trị, nhiều lợi ích thiết thực theo yêu cầu và nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp. Giao diện dễ sử dụng, được hoàn thiện với nhiều tính năng hữu ích giúp VT Contracts được nhiều người dùng đánh giá cao. Việc tạo, xét duyệt và quản lý, thực hiện công việc theo hợp đồng,…đều trở nên dễ dàng với quá trình tự động chuyên nghiệp và chuẩn xác nhất. Cộng đồng hỗ trợ từ VT Contract giúp mỗi doanh nghiệp có thể nâng cao đáng kể hiệu quả công việc theo ý muốn.

Ngoài ra, phần mềm VT Contract khi đưa vào sử dụng còn tích hợp thêm cả tính năng quản lý cơ cấu của tổ chức đa cấp, mang tới giải pháp đáp ứng cho nhu cầu của từng tổ chức hoạt động với quy mô lớn, nhỏ khác nhau. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có nhiều văn phòng, nhiều chi nhánh thì phần mềm VT Contract trở thành một trong những phần mềm lý tưởng, có khả năng đáp ứng tốt cho đòi hỏi thực tế.

Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện với người dùng.
• Cộng đồng hỗ trợ rộng lớn và mạnh mẽ.
• Tích hợp tính năng quản lý cơ cấu của tổ chức đa cấp, mang tới giải pháp toàn diện cho những công ty, doanh nghiệp có nhiều văn phòng, chi nhánh. 

DocEye

DocEye là phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí được sử dụng để thu nhận, quản lý, phân phối và lưu trữ toàn bộ thông tin hợp đồng của doanh nghiệp tới người dùng, tới các ứng dụng khác hoặc tới các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp, tổ chức đó.

Ngoài ra, DocEye còn có thể linh hoạt tùy chỉnh được theo nhu cầu quản trị của từng người dùng với quá trình lưu trữ dữ liệu, bóc tách thông tin gần như tự động hoàn toàn.

Những đặc điểm nổi bật về công nghệ có thể kể đến như: lưu trữ và quản lý dễ dàng nhanh chóng thông minh, tích hợp nhiều hệ thống bóc tách thông tin tự động theo form, tính năng bảo mật và chính xác cao.

Ưu điểm:

• Lưu trữ thông minh, có thể phục hồi khi thất lạc, mất dữ liệu.
• Tính bảo mật cao.
• Theo dõi và thực hiện công việc của dự án một cách dễ dàng nhanh chóng, tìm và chia sẻ nhanh các hợp đồng cần thiết.
• Tạo hợp đồng dễ dàng và thông minh theo các mẫu đã chuẩn hóa trong toàn doanh nghiệp.

ECRM

Phần mềm ECRM là một trong những công cụ vô cùng đắc lực trong việc hỗ trợ các bộ phận từ quản lý đến kinh doanh, nhân sự dễ dàng quản lý được tiến trình công việc cho từng khách hàng, đảm bảo độ chính xác các nhiệm vụ và đảm bảo tiến độ thực hiện hợp đồng.

Quản lý hợp đồng là một trong các tính năng của phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng ECRM, cung cấp giải pháp toàn diện nhất giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý toàn bộ hợp đồng của mình. Phần mềm ECRM đồng thời tích hợp tính năng quản lý cơ cấu tổ chức đa cấp, đây là giải pháp đáp ứng cho nhu cầu của nhiều doanh nghiệp dù lớn hay nhở, đặc biệt thích hợp cho những doanh nghiệp, tổ chức lớn có nhiều văn phòng, nhiều chi nhánh như ngân hàng, doanh nghiệp đa quốc gia….

Ưu điểm:

• Thiết lập một hệ thống toàn diện để áp dụng cho việc quản lý hợp đồng.
• Quản lý tất cả quá trình của một hợp đồng bắt từ khi tạo lập, quy trình xét duyệt, thực hiện, ký kết, tái gia hạn, kiểm toán cho tới khi kết thúc và thanh lý hợp đồng.
• Chuẩn hóa quy trình tạo và kiểm duyệt hợp đồng nhằm đẩy nhanh tiến trình tạo hợp đồng.
• Đảm bảo chặt chẽ việc thực hiện và hoàn tất một hợp đồng.
• Tạo lập hợp đồng theo các mẫu đã được chuẩn hóa trong toàn doanh nghiệp.
• Thực hiện công việc và theo dõi, quản lý tiến trình xử lý hợp đồng được thể hiện theo dạng lịch hoặc là danh sách To Do List.

PandaDoc

Chỉ với một thiết bị máy tính, laptop có kết nối internet, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng PandaDoc mọi lúc, mọi nơi khi cần. PandaDoc cung cấp đa dạng các tính năng giúp tạo mẫu hợp đồng chuyên nghiệp, chất lượng. Việc quản lý đều được thực hiện hiệu quả và toàn diện dựa trên đòi hỏi của công việc.

Phần mềm PandaDoc giúp người dùng nhập, xuất dữ liệu từ máy tính để đồng bộ lên phần mềm một cách nhanh chóng, chuẩn xác. Điều này càng nâng cao hơn nữa tính hiệu quả khi quản lý tài liệu, đặc biệt là những tài liệu quan trọng của doanh nghiệp.

Nền tảng quản lý hợp đồng Agiloft Free Edition

Agiloft Free Edition là nền tảng mang tới tính năng quản lý tuyệt vời với khả năng hỗ trợ một cách lý tưởng cho nhà quản trị. Việc quản lý, sắp xếp hợp đồng, hoặc kiểm tra, tiến hành kiểm soát các vấn đề của tổ chức đều có thể tiến hành nhờ vào Agiloft Free Edition.

Quy trình tự phục vụ, dịch vụ khách hàng,… cùng nhiều công việc khác đều được giải quyết tốt nhờ vào phần mềm chất lượng này. Nhờ vào khả năng phát triển tính năng linh hoạt, có thể thay đổi nếu cần giúp Agiloft Free Edition trở thành nền tảng được đánh giá cao, được tin dùng ở nhiều doanh nghiệp, tổ chức hoạt động dưới mọi quy mô, mọi hình thức khác nhau.

Accelo

Accelo là phần mềm hoạt động dựa trên nền tảng đám mây (cloud computing) với mọi thông tin đều được lưu trữ, có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi khi người dùng cần. Người dùng chỉ cần đăng nhập và kết nối internet là việc lưu trữ, hay tìm kiếm thông tin tại Accelo đều có thể thực hiện được nhanh chóng.

Tính năng quản lý hợp đồng toàn diện được phát triển chất lượng tại Accelo. Bên cạnh đó, người dùng còn được cung cấp thêm nhiều tính năng cần thiết khác như quản lý kế hoạch, quản lý dự án, báo cáo,…từ đó giúp nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian ở mức tối đa.

Công cụ quản lý hợp đồng Contractbook

Với công cụ quản lý hợp đồng trực tuyến Contractbook, việc quản lý hợp đồng của doanh nghiệp sẽ được thực hiện hiệu quả và lý tưởng theo yêu cầu. Contactbook cung cấp những tính năng quan trọng như gửi, kí, lưu trữ hợp đồng,…với giao diện sử dụng đơn giản, thân thiện giúp quá trình sử dụng của từng cá nhân, từng doanh nghiệp được tiến hành tốt nhất. Được phát triển như một phần mềm chuyên biệt dành cho các doanh nghiệp với các mẫu hợp đồng tiêu chuẩn từ đó đem lại khả năng đơn giản hóa công việc của nhiều nhân viên trong một đơn vị cụ thể.

Lời kết

Một doanh nghiệp khi hoạt động sẽ có nhiều công việc cần được đặc biệt chú ý tìm hiểu và thực hiện. Từng công việc được hoàn thành đầy đủ, chính xác mới giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh và mang đến thành công. Trong đó, quản lý hợp đồng một cách khoa học, hợp lý và an toàn là yêu cầu cơ bản nhất. 

Hy vọng qua bài viết này bạn đã có cái nhìn toàn diện về phần mềm quản lý hợp đồng, tính năng và lợi ích mà nó mang lại cho người dùng. Sự xuất hiện của các phần mềm quản lý hợp đồng giúp những loại giấy tờ quan trọng được bảo vệ tốt, hỗ trợ công việc diễn ra thuận lợi, chính xác và hiệu quả.