Phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí: Lợi ích và tính năng vượt trội

Doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp liệu có cần sử dụng thêm phần mềm chăm sóc khách hàng? Đây là một trong số các câu hỏi khiến nhiều nhà quản lý không khỏi băn khoăn, khi bắt đầu chú trọng tới khâu thu thập dữ liệu và phát triển mạng lưới khách hàng của mình. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hệ thống lại các kiến thức về phần mềm CRM, đồng thời giải đáp thắc mắc về tầm quan trọng của ứng dụng này trong kinh doanh, hãy cùng theo dõi nhé!

Phần mềm chăm sóc khách hàng là gì?

Phần mềm chăm sóc khách hàng CRM là một loại phần mềm công nghệ có nhiệm vụ chính để quản lý quan hệ khách hàng. Cụm chữ “CRM” được viết tắt cho Customer Relationship Management. 

Từ những năm cuối thế kỉ 20, khái niệm CRM đã xuất hiện khi trên thị trường các công ty bắt đầu chuyển đổi xu hướng chỉ tập trung kinh doanh sang việc chú tâm tới khách hàng và trải nghiệm của họ. 

Trong thời đại công nghệ 4.0, phần mềm CRM được đánh giá là kim chỉ nam cho các hoạt động kinh doanh, cho phép doanh nghiệp mở rộng và thắt chặt quan hệ với các khách hàng tiềm năng và với đội ngũ nhân viên cùng các đối tác và những nhà cung cấp.

Phần mềm này giúp công ty dễ dàng nắm bắt được thông tin của khách hàng thông qua các hoạt động tìm hiểu, khai thác nhu cầu, sở thích cũng như thói quen tiêu dùng của mọi người. Từ đó đề ra được chiến lược phù hợp giúp thắt chặt và phát triển mối quan hệ với khách hàng giúp việc kinh doanh hiệu quả hơn.

>>>> Xem thêm: Bộ phận chăm sóc khách hàng là gì? Có đóng góp gì cho doanh nghiệp?

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng

Thời đại công nghệ kéo theo xu hướng tiêu dùng của khách hàng thay đổi. Những nơi khách hàng thường xuyên tiếp cận đã trở nên phổ biến và phần lớn thời gian khách hàng xuất hiện đa số là ở trên các nền tảng công nghệ hiện đại như mạng xã hội, thương mại điện tử. Chính vì vậy, phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng sẽ đem lại nhiều lợi ích hơn thay vì hệ thống chăm sóc khách truyền thống.

Đối với doanh nghiệp

Các phần mềm chăm sóc khách hàng đóng vai trò là phần mềm quản lý thông tin khách hàng, chúng đem lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp 

• Giúp lưu trữ thông tin khách hàng để tiến hành phân tích, từ đó tìm ra cơ hội kinh doanh phù hợp
• Giúp quản lý khách hàng, thu thập cũng như lắng nghe các ý kiến khách hàng
• Tin gọn hệ thống quản lý khách hàng để tiết kiệm chi phí sử dụng thêm các phần mềm hay ứng dụng khác 
• Hỗ trợ quản lý nhân viên kinh doanh cũng như giúp đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự một cách hiệu quả nhất.
• Tránh rủi ro rò rỉ dữ liệu khách hàng quan trọng

Đối với bộ phận kinh doanh

Không chỉ mang tới lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, đối với phòng kinh doanh phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng còn giúp tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng. 

• Thông tin dựa trên dữ liệu về khách hàng đã được lưu trữ sẽ dễ dàng chia sẻ hơn. 
• Cho phép nhân viên quản lý thời gian và công việc hiệu quả. 
• Giúp nhân viên kinh doanh bao quát cũng như quản lý và nắm rõ thông tin của khách hàng tiềm năng để có thể kết nối, chăm sóc kịp thời tạo uy tín và giữ chân khách hàng.
• Sắp xếp lịch làm việc, nhắc việc để tránh trùng lặp hoặc quên thời gian cho các nhân viên. Đóng vai trò là phần mềm quản lý data khách hàng, cho phép giám sát và theo dõi các cuộc gọi điện thoại hỗ trợ khách trong công ty. 
• Giúp thống kê, nghiên cứu để đặt được kế hoạch chăm sóc khách hàng khoa học.

Đối với bộ phận Marketing

Ngoài các lợi ích dành cho bộ phận kinh doanh hay đối với cả doanh nghiệp, phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng cũng giúp ích rất nhiều cho phòng ban Marketing.

• Có các chức năng hỗ trợ gửi tin nhắn, email giúp hỗ trợ các chiến dịch Marketing đạt hiệu quả cao hơn.
• Giúp các nhân viên Marketing có thể chủ động thực hiện việc quảng bá như giới thiệu các dịch vụ, sản phẩm ưu đãi, giảm giá đến đúng đối tượng khách hàng mục tiêu của mình. 

Tính năng phổ biến của các phần mềm chăm sóc khách hàng CRM

Quản lý lead

Nguồn dữ liệu sales lead – khách hàng tiềm năng chính là yếu tố hàng đầu mà một phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng phải nắm bắt được. Tính năng quản lý lead của phần mềm sẽ ghi chép, thống kê cũng như phân loại và lưu trữ thông tin lead cho doanh nghiệp. Sau đó sẽ tự động đổ lead từ nhiều nguồn về hệ thống quản lý khách hàng CRM, để phân bổ nhân viên chăm sóc phù hợp với từng đối tượng khách hàng cụ thể. Tính năng này cũng sẽ chủ động chỉnh sửa hoặc xóa các thông tin lead tùy theo hình thức phân quyền.

Quản lý cơ hội

Trong số lead thu về từ nhiều nguồn, không phải lead nào cũng là cơ hội kinh doanh tốt cho doanh nghiệp. Bởi vậy, tính năng tiếp theo của phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng chính là tiến hành theo dõi để đánh giá và đưa ra quyết định lead nào mới chính là cơ hội tốt. Với chức năng, người sử dụng có thể tùy chỉnh thêm, xóa hay nhóm, sửa các cơ hội dễ dàng tùy theo việc phân quyền thích hợp, cụ thể. 

Quản lý thông tin khách hàng

Một trong những tính năng quan trọng nhất của phần mềm này là quản lý thông tin khách hàng. Các thông tin, dữ liệu cũng như toàn bộ quá trình chăm sóc khách hàng đều được lưu trữ khoa học, chi tiết và cụ thể, đồng thời cập nhật liên tục theo đúng thời gian thực. Tính năng này có thể phân loại thông tin trên hệ thống và theo dõi hoạt động với khách khách hàng một cách dễ dàng. 

Hỗ trợ báo cáo

Cuối cùng, sau các bước thu tập, theo dõi quản lý thông tin, tính năng hỗ trợ báo cáo của phần mềm sẽ thực hiện công đoạn còn lại đó là tổng hợp, thống kê báo cáo tự động. Các báo cáo này được phần mềm thực hiện một cách chi tiết từ kế hoạch cho hoạt động chăm sóc khách hàng tiếp theo đến việc theo dõi doanh số… để nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

SimCRM – Phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí

SimCRM được xem là giải pháp tất cả trong một (all-in-one) cho doanh nghiệp. Phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí này có chức năng hoạch định nguồn lực cho doanh nghiệp. SimCRM có mã nguồn mở và được xây dựng trên Odoo. Một trong những tính năng nổi bật nhất của SimCRM chính khả năng quản lý chăm sóc khách hàng một cách toàn diện. 

Ưu điểm:

• Miễn phí 100%
• Đầy đủ chức năng như quản lý lead, quản lý cơ hội, quản lý thông tin khách hàng, hỗ trợ báo cáo
• Xây trên mã nguồn mở dễ dàng tích hợp nhiều ứng dụng như Facebook, CallCenter, SMS
• Có khả năng phân tích các nguồn lead để đánh giá chỉ số ROI của chiến dịch Marketing
• Tự động đưa ra cảnh báo đối với các trường hợp trùng dữ liệu để tránh trùng lặp

Nhược điểm:

• Phần mềm mới xuất hiện còn lạ lẫm với nhiều khách hàng

Tạm kết

Phần mềm chăm sóc khách hàng đang dần dần trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vậy, nên tìm hiểu rõ cách sử dụng phần mềm này sao cho phù hợp với hệ thống quản lý của công ty. Đồng thời, cần phải lựa chọn các phần mềm uy tín như SimCRM, Salesforce … kể trên để có một dịch vụ chăm sóc khách hàng đạt hiệu quả cao, thấu hiểu thêm tâm tư của khách hàng và đẩy mạnh hoạt động kinh doanh hào hứng hơn.