Xây dựng một kế hoạch kinh doanh quán cafe phù hợp là một điều bắt buộc đối với mọi chủ quán bởi chúng chính là tiền đề quyết định sự thành công sau này. Nếu kế hoạch không chính xác, hiệu quả, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều rủi ro và khó đạt được những mục tiêu đề ra. Chủ quán cần phân tích và nghiên cứu nhiều yếu tố khác nhau như thị trường, sản phẩm, đối thủ cạnh tranh,… mới xây dựng một phương án tối ưu, hoàn chỉnh.

Vậy đâu là cách lập kế hoạch kinh doanh quán cafe? Đâu là chiến lược được nhiều người áp dụng? Hãy cùng SimERP tìm hiểu bài viết dưới đây!

Cách lập kế hoạch kinh doanh quán cafe

Lên ý tưởng cho kế hoạch kinh doanh quán cafe

Có nhiều loại hình quán cafe khác nhau như cafe sách, cafe làm việc, quán cà phê nhạc sống,… Do đó, bạn phải lựa chọn một loại hình phù hợp với sở thích và thị trường mà bạn nhắm tới. Ngoài ra, chủ quán cần xác định phong cách riêng của quán cafe và lên ý tưởng thiết kế, trang trí. Hãy tận dụng những vật trang trí như tranh ảnh, rèm, đèn, thậm chí là cây cối để giúp quán nổi bật hơn.

Hơn nữa, khi đặt tên quán, chủ cửa hàng cần lưu ý để tên gọi vừa dễ nhớ, vừa liên hệ với đặc điểm quán càng tốt. Ví dụ, nếu quán cafe mang phong cách cây cối, thiên nhiên và bạn chọn địa điểm quán là sân thượng, bạn có thể đặt tên quán là Tree Rooftop Coffee.

Xác định và phân tích khách hàng tiềm năng

Nếu muốn tiếp cận khách hàng hiệu quả, chủ quán cần xác định khách hàng là ai và phân tích các đặc điểm của họ. Các vấn đề mà bạn cần làm rõ khi phác họa chân dung khách hàng tiềm năng bao gồm: giới tính, độ tuổi, vị trí địa lý, trình độ học vấn, khả năng chi tiêu, thói quen mua sắm và tiêu dùng,… Từ đó, chủ quán mới có hướng đi phù hợp để điều chỉnh quán và menu đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Nghiên cứu thị trường

Thị trường ảnh hưởng không nhỏ đến việc kinh doanh quán cafe. Bên cạnh các yếu tố vĩ mô liên quan đến luật pháp, kinh tế, công nghệ, chủ cửa hàng cần tập trung nghiên cứu đến những yếu tố như: xu hướng các quán cafe, sự thay đổi trong thói quen mua hàng và tiêu dùng của khách hàng, giá chung của thị trường, các sự kiện ảnh hưởng. Từ đó, bạn mới đưa ra được các phương án phù hợp để thích ứng với thị trường, đưa ra những giải pháp kịp thời khi gặp vấn đề. Thậm chí là dự báo trước những rủi ro có thể xảy ra và lên kế hoạch đối phó với chúng.

Phân tích đối thủ trong kế hoạch kinh doanh quán cafe

Chủ cửa hàng cần tìm hiểu sâu về đối thủ, biết những điểm mạnh điểm yếu để từ đó đưa ra các phương án phù hợp. Hãy xác định rõ đối thủ của bạn là ai, họ đang áp dụng những chiến lược nào, khách hàng có ý kiến gì về họ, điểm yếu đối thủ. Từ đó, bạn sẽ biết cách rút kinh nghiệm để tránh những rủi ro tương tự, phát triển và áp dụng những chiến lược thông minh do họ thực hiện, tìm hiểu những phương án mới nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn so với đối thủ.

Lên thực đơn các sản phẩm đồ uống và định giá

Việc xây dựng một thực đơn đồ uống là điều bắt buộc đối với bất cứ một quán cafe nào. Quán bạn có bao nhiêu loại thức uống? Đâu là món chính? Quán có những món ăn đi kèm nào? Ngoài ra, chủ quán cũng cần phân loại các nhóm đồ uống và đưa chúng vào menu hợp lý để khách hàng dễ hình dung và lựa chọn. Hãy tìm hiểu về mùi vị, các loại thức uống phổ biến mà nhóm khách hàng tiềm năng ưa thích. Thậm chí là còn có các thức uống, món ăn theo dịp lễ đặc biệt như Giáng Sinh, năm mới, Valentine,…

Về định giá, bạn nên khảo giá thị trường và các đối thủ. Sau đó, ước lượng số lượng đồ uống hàng ngày, chi phí bỏ ra kèm theo. Hãy tính toán kỹ tất cả các khoản chi phí phát sinh và giá cả thị trường, từ đó bạn mới đưa ra được mức giá phù hợp nhất.

Lập kế hoạch tài chính trong kế hoạch kinh doanh quán cafe

Khi muốn kinh doanh quán cafe, tài chính là vấn đề được nhiều người quan tâm nhất. Chủ cửa hàng cần xác định số vốn mà mình bỏ ra, những chi phí phát sinh, dự trù kinh phí để từ đó biết được lượng tiền cần chuẩn bị. Bạn cần liệt kê các mục cần đầu tư, sau đó chia nhỏ ra và xác định xem những mục đó cần rót bao nhiêu vốn. Kế hoạch tài chính càng chi tiết bao nhiêu, bạn càng dễ dàng kiểm soát tài chính của mình bấy nhiêu, tránh bị lãng phí, thất thoát. Các chi phí thường bao gồm:

• Thuê mặt bằng
• Lương cho nhân viên
• Thiết kế và xây dựng cửa hàng
• Chi phí quảng bá và marketing
• Nguyên liệu cho đồ uống, đồ ăn
• Chi phí cho các phần mềm quản lý cửa hàng

Nếu quán do nhiều người góp vốn kinh doanh, bạn phải phân chia và thỏa thuận về vai trò cổ đông. Ngoài ra, bạn cũng cần xây dựng những kế hoạch dự phòng trong trường hợp quán cafe chưa có lãi, bị lỗ.

Lựa chọn và thuê mặt bằng mở quán cafe

Việc lựa chọn mặt bằng đẹp là điều cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh quán cafe. Một quán cafe được đặt ở vị trí sầm uất sẽ dễ thu hút nhiều khách hơn, từ đó tăng doanh thu cho quán. Theo kinh nghiệm từ nhiều người cho thấy, bạn nên lựa chọn địa điểm tại các con phố lớn, trung tâm hoặc những nơi tập trung nhiều dân cư, siêu thị, các trường học…

Tuy nhiên, mặt bằng càng đẹp bao nhiêu thì lượng chi phí bỏ ra càng lớn bấy nhiêu. Hãy nên cân nhắc và đặt ra một vài tiêu chuẩn về vị trí đặt quán sao cho phù hợp với phong cách, đối tượng khách hàng và chi phí bỏ ra. Ví dụ nếu nhắm đến đối tượng là học sinh, sinh viên, bạn có thể lựa chọn mặt bằng tại các khu sinh viên sầm uất, đông đúc. 

Tìm kiếm nhà cung cấp nguyên liệu

Sau khi biết được thực đơn gồm có gì, cần những nguyên liệu nào, chủ quán sẽ đi tìm các nguồn cung cấp. Bạn nên tham khảo nhiều nguồn từ các địa điểm khác nhau, đọc nhận xét từ khách hàng cũ, cân nhắc về giá để từ đó tìm được một nguồn nguyên liệu phù hợp nhất với mình. Hiện nay có một vài siêu thị bán buôn chuyên cung cấp các nguyên liệu làm bánh, pha chế với mức giá phải chăng. Đối với những dụng cụ như cốc, đĩa, bạn nên chọn nhà cung cấp kinh doanh các sản phẩm bắt mắt, có nét đặc biệt và làm nổi bật đặc điểm quán cafe. Chủ cửa hàng có thể đến trực tiếp và kiểm tra sản phẩm, hoặc mua online tại website của họ và các sàn thương mại điện tử trong và ngoài nước.

Hoàn thành các thủ tục pháp lý về kinh doanh

Việc mở quán cafe yêu cầu bạn phải thực hiện những thủ tục pháp lý về kinh doanh. Bạn phải tới phường, xã, văn phòng quản lý nơi bạn định mở quán để hoàn tất các thủ tục pháp lý. Các giấy tờ thường có: giấy phép đăng ký kinh doanh quán cà phê và giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm. Các chủ quán sẽ phải đóng thuế theo hình thức hộ kinh doanh cá thể. 

Khi đưa quán cafe vào hoạt động, bạn sẽ thường xuyên phải làm việc với những đơn vị quản lý như: đội quản lý thị trường, cục vệ sinh an toàn thực phẩm, công an khu vực, đội trật tự đô thị (để kiểm tra việc lấn chiếm vỉa hè), đội kiểm tra liên ngành.

Lập kế hoạch nhân sự trong kế hoạch kinh doanh quán cafe

Nếu quy mô quán nhỏ, chưa có nhiều khách, bạn chỉ cần thuê lượng nhân viên ít tầm 4-5 người. Đội ngũ nhân sự sẽ gồm các nhóm: pha chế, phục vụ và nhân viên bảo vệ. Sau khi quán đông khách, quy mô quán lớn hơn thì bạn mới cần bổ sung sau. Khi thuê bất cứ nhân viên nào, bạn cũng cần có một bản miêu tả công việc cụ thể, đầy đủ và đặt ra những yêu cầu chung. Riêng với nhân viên pha chế, quán nên tuyển những người đã có kinh nghiệm và bằng chứng nhận. Đây là nhân sự quan trọng bởi họ chính là người tạo ra các thức uống. 

Xây dựng chương trình quảng cáo, marketing quán cafe

Để tiếp cận khách hàng tốt hơn, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch Marketing cho quán. Chủ quán nên sử dụng các phương án Marketing online thông qua các trang mạng xã hội, website hay các nền tảng, diễn đàn liên quan đến cafe. Cách hiệu quả nhất mà chủ quán thường sử dụng đó là tạo nội dung trên Instagram, Facebook và chạy quảng cáo. Thậm chí, họ còn thuê những người chuyên viết “review” đồ ăn và đăng vào các hội nhóm Facebook để mọi người biết đến. Khi đã thu lại nhiều lợi nhuận, có thêm vốn, chủ cửa hàng có thể xây dựng một website riêng và bán hàng trên đó, cũng như quảng bá sản phẩm, quán cafe hiệu quả.

Quản lý kinh doanh quán cafe

Việc vận hành quán cafe chắc chắn sẽ gặp phải nhiều khó khăn, thậm chỉ xảy ra một vài vấn đề phát sinh không trong kế hoạch. Do đó, các chủ cửa hàng cần có một phương án quản lý sát sao, kiểm tra thường xuyên để kịp lời xử lý vấn đề, tránh những rủi ro có thể xảy ra. Cuối ngày, chủ cửa hàng cần kiểm kê lại lượng nguyên liệu và dụng cụ trong kho, cũng như doanh thu cuối ngày và đối chiếu với số tiền nhận được. Tuy nhiên, nếu bạn quản lý một cách thủ công, ghi chép bằng tay hay excel thông thường thì rất dễ xảy ra những sai sót và các công đoạn đặt hàng, nhận thanh toán sẽ tốn nhiều thời gian. 

Ngoài các phần mềm thu ngân, thanh toán, đặt hàng tại quầy, bạn nên áp dụng những phần mềm quản lý bán hàng khác, như SimERP. Với phần mềm này, bạn không chỉ quản lý được đơn hàng, lượng hàng hóa trong kho, kế toán mà còn cả nhân viên, dự án, Marketing. Hiện nay, gói SimCRM đang cho phép miễn phí dùng thử 30 ngày. Hãy đăng ký ngay để được trải nghiệm phần mềm này!

Chiến lược kinh doanh quán cafe hiệu quả

Ngoài việc nắm bắt các bước xây dựng kế hoạch, bạn còn phải hoạch định chiến lược kinh doanh quán cafe hiệu quả. Dưới đây là các chiến lược thường được sử dụng, giúp bạn đạt nhiều doanh thu:

Chiến lược kinh doanh quán cafe tập trung vào sản phẩm

Chất lượng là giá trị cốt lõi cho bất cứ ngành nghề kinh doanh nào. Đặc biệt trong thời điểm hiện nay, các khách hàng thường lựa chọn mua hàng online thay vì đến trực tiếp quán vì sự tiện lợi và an toàn trong mùa dịch COVID. Do đó, chủ quán cần đầu tư nhiều hơn vào chất lượng đồ uống, thức ăn. Bạn có thể sử dụng các cách sau:

• Cải thiện bao bì: Bao bì nên phù hợp với thị hiếu khách hàng trong từng giai đoạn. Ngoài ra, bao bì cốc cũng cần thể hiện đặc điểm nhãn hàng để người mua nhớ tới quán. 
• Tạo thực đơn với đồ uống đặc biệt: Những món như cafe đá, cappuccino, latter,… là những đồ uống phổ biến, xuất hiện nhiều trên menu của các cửa hàng cafe. Do đó, bạn cần tạo sản phẩm mới của riêng mình, làm khách hàng ấn tượng và nhớ tới. Đừng quên đặt những cái tên thật “kêu” cho chúng nhé!
• Sử dụng nguyên liệu đặc biệt: Chủ cửa hàng nên tạo những mùi vị mới cho các đồ uống phổ thông.

Tập trung không gian

 Không gian đóng góp một phần không nhỏ đến việc kinh doanh quán cafe của bạn. Khách hàng thường có xu hướng quan tâm đến cách bài trí, không gian và đặt chúng làm một trong những yếu tố quan trọng khi lựa chọn quán. Để tiết kiệm chi phí khi trang trí quán cafe, chủ cửa hàng có thể sử dụng những vật dụng cũ, có tính thẩm mỹ cao. Hơn nữa, bạn cũng nên lưu ý đến yếu tố khí hậu và đưa ra những phương án phù hợp để cải tạo không gian. Ví dụ, khi trời nóng, bạn có thể trang trí thêm cây cảnh giúp quán trông mát và dễ chịu hơn.

Xây dựng chiến lược chăm sóc khách hàng

Bên cạnh chất lượng đồ uống, không gian, dịch vụ chăm sóc khách hàng đóng vai trò không nhỏ đến việc thu hút và giữ chân khách hàng. Chủ quán nên xây dựng văn hóa phục vụ riêng cho nhân viên và đưa nó vào kế hoạch đào tạo. Ngoài ra, bạn cần đưa ra các chương trình khuyến mãi cho khách hàng mới, tri ân khách hàng cũ và tặng các món quà vào ngày lễ đặc biệt. Thậm chí, quán có thể tặng phiếu giảm giá hoặc đồ ăn đi kèm nhân dịp sinh nhật khách. Họ sẽ nhớ đến sự tận tình, chu đáo và sẽ quay lại quán vào những lần sau.

Mẫu kế hoạch kinh doanh quán cafe

Để lập một dự án kinh doanh quán cafe, bạn cần tham khảo và thiết kế cho mình một mẫu kế hoạch phù hợp. Dưới đây là mẫu kế hoạch kinh doanh quán cafe do SimERP gợi ý.

Thông tin chung về quán

• Loại hình: quán cafe làm việc, không gian chung cho khách hàng vừa làm việc, vừa thưởng thức cafe.
• Phong cách: theo phong cách cổ điển, sử dụng cây và tranh ảnh để trang trí. 
• Tên quán: Bookademy Coffee.
• Địa điểm: Đống Đa, Hà Nội.

Phân tích khách hàng tiềm năng

Đối tượng khách hàng: Sinh viên và nhân viên văn phòng.

Đặc điểm khách hàng:

– Độ tuổi: 18 – 32 tuổi

– Đặc điểm mua sắm, tiêu dùng: Thường lựa chọn các quán có giá thành phải chăng.

– Nhu cầu: Tìm một quán cafe yên tĩnh để đọc sách và làm việc.

– Địa điểm: Hà Nội, đặc biệt là quận Đống Đa. 

– Phương thức tiếp cận thông tin: Thường sử dụng các mạng xã hội hoặc báo điện tử.

Nghiên cứu thị trường

Dưới đây là những thông tin sơ bộ mà chủ cửa hàng cần nghiên cứu

• Tình trạng thị trường: Hiện tại còn hạn chế do dịch COVID-19 diễn ra. Sau khi dịch bệnh ổn định và mọi người quen với trạng thái bình thường mới thì thị trường sẽ có đà phát triển
• Xu hướng tiêu dùng: Mọi người chuyển sang mua hàng online. Nên đầu tư vào việc bán hàng trên website hoặc trang mạng điện tử. Đầu tư nhiều cho chất lượng đồ uống.
• Giá bán chung: Cafe thường có mức giá 30.000 đến 45.000 đồng/ cốc. Đối với các đồ uống đá xay mức giá giao động từ 40.000 – 60.000 đồng/ cốc.

Phân tích đối thủ

Trên thị trường cafe, bạn sẽ thường gặp hai đối thủ là những đối thủ chính và sản phẩm thay thế. 

• Đối thủ chính: Các quán cafe trong phạm vi 5km và các quán có nhiều chuỗi lớn như: The Coffee House, Urban Station, Twitter Beans coffee,…
• Sản phẩm thay thế: gồm có các quán trà sữa như Ding tea, Bobapop, Sharetea,…

Sản phẩm và dịch vụ quán cung cấp

Menu gồm có 4 nhóm món chính là cafe, trà, đá xay và thức uống đặc biệt. Ngoài ra quán sẽ có thêm các món ăn vặt đi kèm như hạt hướng dương, bò khô và bánh ngọt. Riêng với những dịp lễ như Giáng Sinh, quán sẽ có thức uống đặc biệt.

Kế hoạch tài chính

Với tài chính, bạn cần chia nhỏ các mục ra để kiểm soát dễ dàng. Chủ cửa hàng nên tham khảo các bên cung cấp máy móc, thiết bị nguyên vật liệu để ước lượng chi phí. Dưới đây là sơ qua các nhóm chi phí mà bạn phải chuẩn bị.

• Máy móc và thiết bị pha chế: 65.000.000 đồng
• Mặt bằng: 20.000.000 đồng
• Nguyên vật liệu pha chế: 50.000.000 đồng/ tháng cho tháng đầu tiên
• Phần mềm bán hàng, quản lý cửa hàng: 15.000.000 đồng
• Marketing: 20.000.0000 đồng/ tháng
• Nhân sự: 35.000.000 đồng

Nhà cung cấp

• Máy móc: Mua trực tiếp tại các cửa hàng điện máy hoặc các bên chuyên cung cấp sản phẩm cho pha chế.
• Phần mềm quản lý: Sử dụng phần mềm bán hàng KiotViet và phần mềm quản lý SimERP.
• Nguyên vật liệu: Lựa chọn tại các chợ đầu mối. 

Nhân sự

Chủ quán sẽ phải xác định xem cần những nhân viên nào. Với một quán cafe mới mở, nhân sự chỉ cần khoảng 5 người gồm có:

• Nhân viên pha chế: 2 người. Mỗi người có kinh nghiệm ít nhất 1 năm, có bằng pha chế là một điểm cộng.
• Nhân viên phục vụ: 2 nhân viên. Có kinh nghiệm là một điểm cộng.
• Nhân viên bảo vệ: 1 người. Yêu cầu là nam giới, độ tuổi trẻ là một điểm cộng. 

Ngoài ra, chủ cửa hàng sẽ cụ thể hóa các yêu cầu về nhân viên mới và xây dựng một quy trình làm việc, chăm sóc khách hàng. Thậm chí bạn sẽ có bộ quy tắc ứng xử đối với nhân viên và giáo trình đào tạo trước khi vào làm.

Kế hoạch Marketing

Sử dụng chủ yếu là hình thích Marketing online trên mạng xã hội. Lập tài khoản trên Facebook và Instagram và đăng các nội dung trên đó. Các nội dung chủ yếu là về hình ảnh, video món ăn và không gian quán. Ngoài ra, chủ quán sẽ thuê người đăng bài trên các nhóm “review” trên Facebook để thu hút nhiều khách hàng hơn. Riêng với chạy quảng cáo, chủ cửa hàng sẽ chạy với chi phí nhỏ và kiểm tra thử xem liệu có hiệu quả hay không. Sau khi có nguồn vốn sẽ đầu tư mở rộng. 

Kết luận

Việc lập kế hoạch kinh doanh quán cafe là điều tiên quyết mà mọi chủ quán cần thực hiện. Để xây dựng một phương án hiệu quả, chủ cửa hàng phải tìm hiểu kỹ về các vấn đề như thị trường, khách hàng, sản phẩm,… Qua đó, bạn sẽ phân tích và đưa ra phương án phù hợp nhất để thu hút và giữ chân khách hàng tốt hơn, tăng doanh thu. Với bài viết trên, SimERP đã đưa ra những gợi ý cho việc xây dựng kế hoạch và lựa chọn chiến lược phù hợp nhất. Mong rằng bạn đã có những kiến thức hữu ích và tìm được cho mình phương án hiệu quả.