Giao việc cho nhân viên cấp dưới: Nguyên tắc, quy trình và kỹ năng

Giao việc cho nhân viên như thế nào để có thể tận dụng tối đa năng lực của họ vẫn là bài toán khiến nhiều nhà quản trị đau đầu. Không biết được mình phải giao việc nào, nên tự làm việc nào; giao như thế nào để không hỏng việc, nhất là khi thời điểm dịch bệnh căng thẳng, buộc phải làm việc từ xa thì điều này càng khó khăn.

Hôm nay, hãy cùng SimERP bàn luận về tất cả những vấn đề một người quản lý cần biết nếu muốn giao việc hiệu quả cho nhân viên của mình.

Như thế nào là giao việc hiệu quả, đúng cách

Theo John Hunt – Giáo sư trường Kinh tế London: “Chỉ 30% các nhà lãnh đạo nghĩ rằng họ có thể làm tốt nhiệm vụ giao việc cho nhân viên. Và chỉ 1/3 trong số đó được cấp dưới của họ công nhận là nhà lãnh đạo giao việc tốt. Điều này đồng nghĩa với chỉ 1/10 các nhà lãnh đạo thực sự biết cách giao việc cho nhân viên.”

Giao việc được hiểu là cách các nhà quản lý sử dụng tài năng của từng cá nhân vào những công việc phù hợp với họ. Giao việc hiệu quả là khi bạn tận dụng được tối đa kiến thức và kỹ năng của cấp dưới, năng suất làm việc chung của team bạn được cải thiện, quy trình làm việc trơn tru và bớt rắc rối hơn.

Có hai cách giao việc cho nhân viên là gặp mặt trực tiếp để trao đổi và gián tiếp qua các ứng dụng chat, email hay phần mềm. Dù giao việc bằng cách nào thì để mang lại hiệu quả tối đa nhất, việc phải được giao đúng người, xác định được mục đích khi công việc đó hoàn thành (kết quả công việc, cơ hội phát triển bản thân, cải thiện teamwork,…).

Những nguyên tắc giao việc cho nhân viên là gì?

# Giao việc đúng khả năng của nhân viên

Tất cả mọi người, ai cũng sẽ có điểm mạnh và những điểm còn hạn chế. Việc của nhà quản lý là tìm hiểu và quan sát để phát hiện ra những ưu điểm của nhân viên và phát huy chúng. Công việc được giao phù hợp với năng lực và điểm mạnh cho nhân viên sẽ được hoàn thành một cách tốt nhất.

# Phân chia công việc rõ ràng, set deadline cụ thể

Công việc cần được phân chia rõ ràng, minh bạch, tránh trường hợp tị nạnh, mâu thuẫn trong nội bộ. Bên cạnh đó, khi giao việc cho nhân viên, bạn cần phải trao đổi kỹ lưỡng những yêu cầu của mình để tiết kiệm thời gian sửa chữa.

Deadline là điều không thể thiếu để tạo dựng văn hóa làm việc khoa học, bài bản và có nguyên tắc. Là một nhà quản lý thông minh, có kỹ năng giao việc cho cấp dưới bạn hãy biết cách set deadline phù hợp, tiết kiệm thời gian và tận dụng được tối đa năng lực của nhân viên.

# Thường xuyên kiểm tra, giám sát công việc

Để đảm bảo tiến độ công việc, các nhà quản lý cần chú ý kiểm tra và giám sát công việc thường xuyên. Tuy nhiên, không nên can thiệp quá sâu vào công việc của họ. Bạn nên đánh giá nhân viên của mình thông qua hiệu quả công việc thay vì quan trọng hóa quá trình hay phương pháp thực hiện.

# Tổng kết, rút nghiệm kịp thời

Mỗi khi quy trình giao việc kết thúc, quản lý nên gặp gỡ và trao đổi trực tiếp với nhân viên của mình về ý kiến đánh giá của bạn với hiệu quả công việc vừa rồi. Nếu chưa tốt thì nhắc nhở và rút kinh nghiệm, còn ngược lại thì động viên, khen tặng nếu có. Nhà lãnh đạo cần giữ thái độ khách quan, thẳng thắn, khen chê rõ ràng sẽ dẫn dắt đội nhóm của mình tiến bộ hơn. 

Quy trình giao việc cho nhân viên

Bước 1: Chuẩn bị bằng cách làm rõ các vấn đề dưới đây:

• Mô tả công việc cần giao:
  •  Mục tiêu của công việc.
  • Tại sao bạn lại giao công việc cho nhân viên.
  •  Khi nào bắt đầu?
  • Những yêu cầu để đảm bảo công việc.
• Kiểm tra lại khối lượng công việc hiện tại của nhân viên, tránh trường hợp gây áp lực cho họ.
• Bạn có cần đào tạo bổ sung các kỹ năng để nhân viên có thể giải quyết công việc hay không?
• Bạn sẽ giao việc như thế nào để nhân viên vui vẻ làm việc hết mình:
  • Bạn nên hiểu rõ về nhân viên của mình: ưu nhược điểm, năng lực và động lực làm việc của họ.
  • Lý do tại sao bạn lại tin tưởng giao công việc này cho họ.
  • Nhân viên của bạn sẽ được lợi gì khi hoàn thành tốt công việc này

Bước 2: Giao việc

Việc đầu tiên một người quản lý cần làm trong bước này là sắp xếp một cuộc trao đổi trực tiếp hoặc online để giao việc. Ở bước này, cả hai sẽ phải cùng hiểu rõ và thống nhất những vấn đề liên quan tới công việc như:

• Trao đổi kỹ lưỡng về mục tiêu của công việc.
• Bạn sẽ trao quyền cho nhân viên ở mức nào? Khi nào họ có quyền quyết định và khi nào phải thông qua ý kiến của bạn?
• Nhân viên có thể yêu cầu hỗ trợ và sử dụng những nguồn lực nào?
• Xác định thời gian thực hiện, deadline và thời điểm báo cáo định kỳ để đánh giá quá trình thực hiện công việc.

Bước 3: Theo dõi và kiểm soát công việc

Để đảm bảo công việc hoàn thành đúng tiến độ và đạt được kết quả như mong đợi, bạn cần phải theo dõi và kiểm tra sát sao quá trình thực hiện công việc để đưa ra những hướng giải quyết kịp thời.

Phụ thuộc vào năng lực và kinh nghiệm của nhân viên mà những nhà quản lý sẽ xem xét cách kiểm soát công việc và hỗ trợ tương ứng.

Tuy nhiên, bạn cũng không nên can thiệp quá nhiều vào quá trình thực hiện công việc. Điều này chỉ khiến họ thấy bạn đang không tin tưởng nhân viên của mình.

Những rủi ro khi giao việc cho nhân viên qua zalo, skype hay email

Hiện nay, vẫn có rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam sử dụng các công cụ truyền thống (như Excel, Email,…) hay các công cụ chat (như Zalo, Facebook, Viber, Skype, Slack,…) để trao đổi và giao việc cho nhân viên. 

Những công cụ này rất phổ biến và dễ dàng sử dụng. Tuy nhiên, trên thực tế, việc sử dụng các công cụ này để quản lý công việc lại đang gây ra rất nhiều rắc rối cho doanh nghiệp kể cả người quản lý lẫn nhân viên:

Với người quản lý

• Không biết được nhân viên nào đang phụ trách công việc gì, thời hạn hoàn thành là khi nào?
• Không nắm bắt được tổng quan tiến độ của công việc.
• Không đánh giá được chính xác hiệu quả làm việc của nhân viên.
• Nếu không có mặt tại văn phòng sẽ khó đó để giám sát nhân viên từ xa.

Với nhân viên được giao việc

Các nhóm chat nhiều thành viên, việc trôi tin nhắn giao việc cho nhân viên là không thể tránh khỏi.

• Thường xuyên gặp tình trạng quên việc được giao, trễ deadline, quên báo cáo công việc định kỳ,…
• Không biết cách phân bổ thời gian hợp lý, khoa học để hoàn thành công việc hiệu quả.

Phần mềm giao việc cho nhân viên – Giải pháp tối ưu cho những nhà quản trị doanh nghiệp

Nếu bạn chỉ quản lý một nhóm nhỏ, không tổ chức thành các phòng ban thì mọi chuyện khá đơn giản. Nhưng, doanh nghiệp có rất nhiều phòng ban với chức năng và số lượng nhân viên đáng kể đòi hỏi quy trình quản lý cũng phức tạp hơn.

Đặc biệt, trong thời điểm dịch bệnh căng thẳng, các doanh nghiệp buộc phải làm việc từ xa do đó vấn đề giao việc cho nhân viên, quản lý công việc lại càng khó khăn hơn. Lúc này, phần mềm quản lý công việc sẽ là giải pháp hiệu quả.

Các phần mềm quản lý dự án thường sẽ là một nền tảng all-in-one, ở đó, các đội nhóm, phòng ban có thể lên kế hoạch cho dự án, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ công việc, nhắc nhở deadline, báo cáo tự động hiệu quả cuối dự án,…

Nhờ vậy, các nhà quản lý có thể giao việc cho nhân viên hiệu quả đồng thời nhân viên cũng chủ động nắm bắt được công việc của mình. Thay vì phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi tiến độ thông qua báo cáo của nhân viên thì bạn có thể nắm bắt chúng dễ dàng thông qua báo cáo tiến độ phù hợp. 

Phần mềm quản lý công việc và giao việc cho nhân viên hoàn toàn miễn phí

SimERP là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP sở hữu module quản lý dự án, quản lý giao việc cho nhân viên hiệu quả

Module quản lý dự án của phần mềm được tích hợp nhiều tính năng:

• Giao diện thiết kế hiện đại, đơn giản giúp Sếp và nhân viên đều có thể dễ dàng nắm bắt công việc, duy trì các dự án ở mọi cấp độ.
• Điểm nổi bật của SimERP chính là người dùng sẽ có thể theo dõi công việc trên cả phiên bản web và mobile mọi lúc, mọi nơi. Điều này giúp cho quản lý có thể bao quát được công việc mình đã giao cho nhân viên ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.
• Phần mềm sẽ tự động tùy chỉnh trạng thái công việc, đặt thông báo deadline nhắc nhở, hỗ trợ nhân viên hoàn thành đúng thời hạn công việc được giao.
• Phối hợp và phân chia công việc với từng phòng ban hiệu quả trên một nền tảng thống nhất. Người dùng có thể trao đổi trực tiếp theo từng công việc.
• Bên cạnh đó, SimERP sẽ tự động xuất báo cáo sau khi kết thúc mỗi dự án, công việc. Nhân viên tiết kiệm được thời gian làm báo cáo, người quản lý cũng có cái nhìn tổng quan, chi tiết về công việc đã giao cho nhân viên từ đó có những đánh giá, góp ý và rút kinh nghiệm cho những lần sau.

Với những ưu điểm nổi bật đó, SimERP đã trở thành đối tác của rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam như Nội thất Flexfit, 24hVISA,… 

Lời kết

Giao việc cho nhân viên vấn đề đơn giản nhưng làm sao để giao việc hiệu quả thì lại đòi hỏi người quản lý thông minh, khéo léo và thấu hiểu nhân viên. Khi bạn làm chủ được nghệ thuật giao việc, mọi nguồn lực trong doanh nghiệp sẽ được tối ưu hóa, công việc được triển khai hiệu quả, cả Sếp và nhân viên đều cảm thấy thoải mái và gắn kết với nhau hơn. Tuy nhiên, trong xu thế công nghệ hiện nay, các nhà quản trị doanh nghiệp nên xem xét tới việc sử dụng phần mềm giao việc cho nhân viên để có thể tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ trên thị trường.