Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Tỉ lệ chi phí hợp lý?

Về cơ bản, doanh thu và chi phí là 2 thành phần quan trọng nhất trong báo cáo tài chính doanh nghiệp. Trong đó, chi phí là các khoản doanh nghiệp phải chi để vận hành kinh doanh. Chi phí quản lý doanh nghiệp thuộc nhóm chi phí, phản ánh các khoản chi để phục vụ các hoạt động quản lý doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải xác định được tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp cũng như nội dung và cách hạch toán. Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp về cơ bản sẽ luôn biến động và tùy theo tình hình thực tế doanh nghiệp cần đề ra định mức chi phí quản lý doanh nghiệp hợp lý. 

Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp là việc doanh nghiệp quy định mức chi phí cần phải có cho hoạt động quản lí doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp ở đây là tổng chi phí được dùng cho các hoạt động quản lý như quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, quản lý hành chính hay quản lý sản xuất kinh doanh. Đây đều là những chi phí mà doanh nghiệp bắt buộc phải trả nếu muốn duy trì hoạt động kinh doanh. Mỗi doanh nghiệp sẽ có định mức chi phí quản lý doanh nghiệp khác nhau tùy thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp và loại hình hoạt động. Ngoài ra, định mức chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ thay đổi theo từng năm dựa trên nhu cầu, thị trường và hoạt động.

Các loại chi phí quản lý doanh nghiệp

Để xác định được định mức chi phí quản lý doanh nghiệp, trước hết kế toán cần phải nắm rõ nội dung chi phí quản lý mà doanh nghiệp. Về cơ bản, các loại chi phí quản lý doanh nghiệp theo thông tư 200 được quy định như sau:

• Chi phí nhân viên quản lý: Là chi phí phải trả cho cán bộ quản lý và nhân viên bao gồm tiền lương, thưởng, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, phí công đoàn.
• Chi phí vật liệu quản lý: Là chi phí trả cho các dụng cụ, vật liệu dùng trong quản lý doanh nghiệp hay phí sửa chữa.
• Chi phí đồ dùng văn phòng: Là chi phí trả cho các đồ dùng văn phòng phẩm.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là chi phí trả cho văn phòng làm việc, nhà xưởng, kho bãi.
• Chi phí dự phòng: Là chi phí dùng cho các khoản nợ dự tính phải trả cho các bên phục vụ công việc quản lý kinh doanh của doanh nghiệp.
• Thuế, phí và lệ phí: Là chi phí nộp cho nhà nước như thuế đất, thuế môn bài, thuế tài nguyên, thuế tiêu thụ đặc biệt, v.v. 
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là chi phí dùng cho các hoạt động mua kỹ thuật, bằng sáng chế
• Chi phí khác: Là chi phí dùng cho các hoạt động công tác, hội nghị, tiếp khách,…

Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Sau khi xác định được các loại chi phí cần có, kế toán cần nắm được nguyên tắc kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp thuộc tài khoản 642 trong sổ sách kế toán. Theo thông tư 200, mẫu báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp được quy định như sau:

• Bên Nợ bao gồm quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ và số dự phòng khó đòi, số dự phòng phải trả. 
• Bên Có bao gồm các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp được ghi giảm, hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả.
• Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 không có số dư cuối kỳ.
• Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911.

Ngoài ra, không phải chi phí nào có đầy đủ chứng từ cũng được tính là chi phí hợp lý. Có vài loại chi phí bị khống chế định mức khi khấu trừ. Người làm kế toán cần có kiến thức về mức khống chế chi phí quản lý doanh nghiệp để tránh sai phạm. 

• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Doanh nghiệp có hoạt động hiệu quả được áp dụng khấu hao nhanh nhưng không quá 2 lần. Đối với xe ô tô từ 9 chỗ trở xuống chỉ được tính vào chi phí phần dưới 1,6 tỷ đồng.
• Chi phí tiền lương: Doanh nghiệp được trích lập quỹ dự phòng tiền lương nhưng không được quá 17% quỹ lương hàng năm. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp thua lỗ thì không được trích đủ 17%.

Sau khi ghi nhận tài khoản, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm toán chi phí quản lý doanh nghiệp nhằm rà soát và giảm thiểu sai phạm. Các lỗi doanh nghiệp hay gặp có thể kể đến:

• Ghi nhận thiếu hoặc thừa chi phí
• Hạch toán sai tài khoản
• Chứng từ không hợp lệ
• Ghi nhận những chi phí không liên quan đến hoạt động quản lý
• Hạch toán các khoản chậm nộp thuế vào chi phí

Khi thực hiện kiểm toán, doanh nghiệp cần thu thập các tài liệu liên quan như sổ cái, chứng từ. Sau đó xây dựng mô hình ước tính, đối chiếu, phân tích số liệu trong sổ sách với chứng từ. 

Tại sao chi phí quản lý doanh nghiệp có sự thay đổi?

Chi phí quản lý doanh nghiệp được coi là biến phí thay vì định phí. Điều đó có nghĩa là định mức chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ thay đổi tùy thuộc vào tình hình kinh doanh, nhu cầu và thị trường.

Nguyên nhân chi phí quản lý doanh nghiệp tăng

Có 3 nguyên nhân chính dẫn đến việc tăng chi phí quản lý doanh nghiệp:

• Do doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh, từ đó dẫn đến nhu cầu tuyển dụng, sản xuất, các chi phí mặt bằng có xu hướng tăng.
• Doanh nghiệp tăng các khoản thưởng, phụ cấp cho cán bộ công nhân viên do hoàn thành vượt chỉ tiêu và thu về nhiều lợi nhuận.
• Các khoản chi cho quản lý doanh nghiệp cao hơn bình thường. Trong trường hợp này, kế toán cần lưu ý kiểm sát chặt chẽ để tránh tình trạng biển thủ công quỹ. Nếu mức tăng chi phí quản lý doanh nghiệp tỷ lệ nghịch với doanh thu, doanh nghiệp cần thực hiện rà soát để tìm ra nguyên nhân.

Nguyên nhân chi phí quản lý doanh nghiệp giảm

Việc giảm chi phí quản lý doanh nghiệp chủ yếu là do chính sách của công ty hoặc doanh nghiệp làm ăn thua lỗ dẫn đến cắt giảm chi phí. Tuy nhiên cũng có trường hợp chi phí giảm khi doanh nghiệp vẫn hoạt động bình thường. Nguyên nhân có thể đến từ việc doanh nghiệp loại bỏ những chi phí quản lý không cần thiết như tinh giản quy trình quản lý, giải quyết những lỗ hổng trong khâu quản lý. Trong trường hợp này, việc giảm chi phí quản lý là điều cần thiết để duy trì kinh doanh hiệu quả. 

Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp cung cấp thông tin về chi phí quản lý có khả năng phát sinh trong kỳ dự toán. Việc dự toán đóng vai trò chỉ đạo và định hướng các hoạt động quản lý kinh doanh. Doanh nghiệp cần đưa ra mức dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp hợp lý dựa trên số liệu các năm trước, doanh thu dự toán và các chính sách phát triển. Vậy chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm bao nhiêu trên tổng doanh thu là hợp lý? Về cơ bản, tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp hợp lý là 10%. Dự toán chi phí quản lý kinh doanh bao gồm các chỉ tiêu sau:

• Số lượng tiêu thụ dự toán
• Biến phí quản lý đơn vị
• Tổng biến phí quản lý
• Định phí quản lý
• Tổng chi phí quản lý
• Chi phí không chi tiền mặt
• Chi phí quản lý bằng tiền mặt

Lời kết

Chi phí quản lý doanh nghiệp phản ánh tổng chi phí dùng cho các hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp về bản chất là biến phí và sẽ thay đổi tùy thuộc vào tình hình hoạt động và quản lý của doanh nghiệp. Nếu mức tăng và giảm của chi phí hoạt động tỷ lệ nghịch với doanh thu, doanh nghiệp cần xem xét và đánh giá lại tình hình để từ đó tìm ra vấn đề và làm dự toán cho kỳ sau. Hy vọng bài viết của chúng tôi đã cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích về quản trị doanh nghiệp!