Hiện nay, các doanh nghiệp sử dụng công nghệ trong kinh doanh, bán hàng ngày càng trở nên phổ biến. Lý do chính là bởi đa phần các doanh nghiệp đều gặp những vấn đề liên quan để tối ưu, quản lý quy trình bán hàng hay xử lý các dữ liệu trong quá trình kinh doanh. Các vấn đề này gây ảnh hưởng không chỉ đến doanh thu bán hàng mà còn làm gia tăng chi phí, quá trình bán hàng cũng trở nền rườm rà, rắc rối. Do đó, tự động hóa bán hàng (SFA) là giải pháp cần thiết giúp giải đáp bài toán đau đầu này của doanh nghiệp

Vậy tự động hóa bán hàng (SFA) là gì? Làm thế nào để doanh nghiệp tự động hóa lực lượng bán hàng?

SFA (Sales Force Automation) là gì?

SFA (Sales Force Automation)  là giải pháp công nghệ trong CRM nhằm tối ưu quy trình, hoạt động kinh doanh của đội ngũ bán hàng một cách tự động hoá. 

Ứng dụng tự động hóa bán hàng giúp doanh nghiệp lược bỏ các hoạt động kinh doanh thủ công, tối ưu thời gian và hiệu quả trong việc quản lý các khách hàng tốt hơn. Từ đó, tăng khả năng nuôi dưỡng và tỉ lệ chốt đơn trên từng khách hàng.

Các hoạt động của tự động hóa bán hàng (SFA)

Theo dõi và thông báo

Doanh nghiệp có thể theo dõi quá trình mua sắm từ khách hàng, đồng thời đưa ra những hoạt động phù hợp trong quá trình như gửi báo giá, lên cuộc hẹn trao đổi, demo sản phẩm,… theo từng giai đoạn để chuyển đổi cơ hội tiềm năng thành khách hàng thành công. SFA cũng sẽ cho doanh nghiệp theo dõi các hoạt động đang diễn ra, gửi thông báo hành động đúng thời điểm.  

Tự động hóa quy trình bán hàng

Sử dụng phần mềm tự động hóa bán hàng, doanh nghiệp có thể tự động hóa các hoạt động trong quy trình như gửi email, tạo báo giá, xây dựng báo cáo. Ví dụ, doanh nghiệp có thể thiết lập sẵn các chiến dịch email marketing và cài đặt thời gian, địa chỉ email mà doanh nghiệp muốn gửi. Tất cả những số liệu liên quan đến tỷ lệ mở thư, tỷ lệ phản hồi, lượt click đều được cập nhật và báo cáo nhanh chóng trên hệ thống. Doanh nghiệp sẽ dựa vào đó và đánh giá được chiến dịch email marketing, từ đó đưa ra những kế hoạch phù hợp trong tương lai.

Quản lý quy trình bán hàng

Khi sử dụng phần mềm tự động hóa bán hàng, doanh nghiệp sẽ xây dựng một quy trình bán hàng riêng gồm nhiều bước khác nhau. Thông qua đó, nhân viên biết được tình trạng mua hàng của khách, hoạt động tiếp theo cần làm và cảnh báo các hoạt động tiếp theo mà nhân viên cần thực hiện. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đo lường các số liệu liên quan đến doanh thu, khả năng chuyển đổi theo từng giai đoạn. 

Tự động sắp xếp lịch họp

Doanh nghiệp có thể tự động sắp xếp lịch hẹn với khách hàng. Các buổi họp sẽ được tạo trên hệ thống và nhân viên kinh doanh chỉ việc gửi đường link dẫn đến buổi họp này cho khách hàng. Phần mềm sẽ gắn với lịch của nhân viên kinh doanh và cho họ biết được những thời gian rảnh rỗi của họ.

Tự động chỉ định khách hàng tiềm năng

Phần mềm có thể tự động chỉ định khách hàng tiềm năng cho các đại diện bán hàng phù hợp để tối ưu thời gian của đội ngũ bán hàng, tránh để có nhân viên thì phải ôm quá nhiều khách hàng còn có nhân viên thì lại quá thảnh thơi.

Cập nhật báo cáo hàng ngày

Các báo cáo sẽ tự động thiết lập và cập nhật báo cáo theo thời gian thực. Doanh nghiệp có thể phân tích hiệu quả hoạt động của nhóm, cũng như đưa ra những phân tích chính xác về hoạt động kinh doanh. Qua đó, xây dựng những kế hoạch phù hợp trong kỳ tiếp theo. 

Lợi ích khi tự động hóa lực lượng bán hàng (SFA) đối với doanh nghiệp

Nâng cao tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng

Khi áp dụng công nghệ tự động hóa lực lượng bán hàng, doanh nghiệp có thể lưu trữ và phân loại thông tin khách hàng, theo dõi quá trình mua hàng của khách. Từ đó, đưa ra các hoạt động chăm sóc, nuôi dưỡng phù hợp nhằm tăng tỉ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng thành công. 

Giảm chi phí 

Khi quy trình thực hiện thủ công, doanh nghiệp sẽ lãng phí nhiều nguồn tài nguyên, gây ra lãng phí chi phí. Nhưng nếu doanh nghiệp tự động hóa quy trình kinh doanh, các nguồn lực sẽ được tối ưu, giảm bớt chi phí vận hành. 

Tăng hiệu quả hoạt động

Các quy trình được thực hiện tự động, từ đó tránh được những sai sót khi đang thực hiện hoạt động kinh doanh. Quy trình cũng sẽ rõ ràng hơn, liền mạch và nối tiếp nhau, các bộ phận bán hàng phối hợp hiệu quả nhờ những tính năng quản lý, thông báo, tự động cập nhật thông tin. Thời gian lưu truyền thông tin và trao đổi dữ liệu được giảm thiểu đáng kể, tăng hiệu quả hoạt động.

Đồng bộ hóa dữ liệu

Các dữ liệu về khách hàng, đơn hàng, sản phẩm, doanh thu sẽ được lưu trữ, cập nhật và đồng bộ theo thời gian thực. Doanh nghiệp tránh được việc làm thất thoát hay nhập sai dữ liệu. Các hoạt động cũng được xử lý đồng bộ, trơn tru hơn khi có một bộ dữ liệu đầy đủ, chính xác. Từ đó, giảm thiểu những rủi ro khi xử lý đơn hàng và quản lý hoạt động kinh doanh. 

Đưa ra quyết định xử lý kịp thời

Thông qua các dữ liệu được cập nhật, người dùng có thể tạo các mẫu báo cáo tự động nhằm hỗ trợ mình đánh giá hiệu suất công việc. Thông qua đó, phân tích nguyên nhân, tìm ra giải pháp xử lý và xây dựng những kế hoạch phù hợp. 

Tối ưu hóa quy trình bán hàng

Doanh nghiệp sẽ xây dựng quy trình bán hàng phù hợp với quy mô và mô hình kinh doanh trên hệ thống SFA. Sau đó, thiết lập các hoạt động phù hợp với từng giai đoạn trong quy trình mua hàng của khách để biến các cơ hội tiềm năng thành cơ hội thành công. Người dùng có thể quản lý và theo sát các hoạt động kinh doanh để biết được tình trạng từng khách hàng và cách xử lý của nhân viên kinh doanh.

Bám sát và giữ chân khách hàng

Sử dụng SFA nên doanh nghiệp có thể bám sát được tình trạng khách hàng dựa trên quy trình mua hàng của khách. Từ đó xử lý kịp thời các vấn đề xảy ra, đánh giá các cơ hội tiềm năng và đưa ra phương án phù hợp với từng khách. Với những khách hàng cũ, doanh nghiệp có thể sử dụng các tính năng chăm sóc khách hàng như gửi email vào những dịp quan trọng, gửi tặng mã khuyến mãi, quà tri ân hay gửi tin nhắn văn bản,….

Tổng hợp thông tin và quản lý khách hàng 

Toàn bộ thông tin khách hàng sẽ được cập nhật và lưu trữ trên hệ thống SFA. Doanh nghiệp có thể quản lý, phân loại dữ liệu khách hàng và từ đó phân tích để xác định được đặc điểm khách hàng tiềm năng. Qua đó, nhà quản lý sẽ đưa ra được các chiến lược tiếp cận và giữ chân khách hàng hiệu quả nhất. 

Giải pháp SFA (Sales Force Automation) của SimERP

Quản lý quan hệ khách hàng

Doanh nghiệp khó có thể quản lý một lượng khách hàng khổng lồ. Do đó, doanh nghiệp cần một hệ thống hỗ trợ lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng từ website, mạng xã hội, email, triển lãm thương mại,…như SimERP.

Để lưu trữ thông tin khách hàng tiềm năng, người dùng chọn nút Tạo và điền đầy đủ các trường thông tin khách hàng. Thậm chí, bạn có thể thay đổi màu sắc, đánh giá mức độ quan trọng và cập nhật trạng thái mua hàng của họ.

Thiết lập các hoạt động với khách

Khi nhân viên kinh doanh nhận được một khách hàng cơ hội, họ có thể tự tạo cơ hội mới theo từng giai đoạn. Sau đó, người dùng có thể thiết lập các hoạt động nhằm bám sát và biến cơ hội tiềm năng thành cơ hội thành công.

Các hoạt động có thể là gửi email, gọi điện, tạo cuộc họp, tạo báo giá, yêu cầu demo,….Dựa vào màu sắc phân loại, người dùng có thể biết được tình trạng các hoạt động đó.

• Màu đỏ: Hoạt động bị trễ
• Màu vàng: Hoạt động hôm nay 
• Màu xanh: Hoạt động trong tương lai

Quản lý cơ hội bán hàng

Doanh nghiệp có thể đánh dấu cơ hội bán hàng thành công hay thất bại. Với những cơ hội thất bại, bạn sẽ phải cập nhật lý do cho những thất bại đó, thậm chí khôi phục các cơ hội tiềm năng.

Người dùng có thể lọc những cơ hội thất bại và thành công để dễ theo dõi.

Quản lý nhóm bán hàng

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo và quản lý các nhóm bán hàng khác nhau để tăng hiệu quả kinh doanh. Người dùng có thể cập nhật các thông tin về trưởng nhóm, thành viên, mục tiêu, email,… và đo lường hiệu quả của nhóm và thành viên nhóm.

Quản lý quá trình mua hàng của khách 

Với CRM, doanh nghiệp sẽ xây dựng được quy trình kinh doanh và quản lý được khách hàng theo các giai đoạn mua hàng từ lúc mới bắt đầu tiếp cận, tới thẩm định, đã thẩm định, đề xuất và thành công. Doanh nghiệp sẽ biết được tình trạng của từng khách hàng, theo sát hoạt động mua hàng của khách và đưa ra những hoạt động phù hợp để biến họ thành khách hàng cuối cùng. Người dùng có thể tạo ra những mẫu báo cáo phân tích chất lượng khách hàng, hỗ trợ đưa ra các phương án phù hợp trong tương lai.

Quản lý sản phẩm

Với SimERP, người dùng hoàn toàn có thể quản lý các thông tin về sản phẩm như tên, giá, loại và nhóm sản phẩm, mã vạch, đơn vị tính,… và kể cả các biến thể như kích cỡ, màu sắc. Thông tin về số lượng sản phẩm cũng được cập nhật thường xuyên theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn.  

Thực hiện quy trình bán hàng

Doanh nghiệp sẽ thực hiện các hoạt động bán hàng từ tạo báo giá, gửi báo giá online (qua Zalo và email), tiếp nhận đơn hàng và giao hàng. Tình trạng đơn hàng sẽ được cập nhật ngay trên hệ thống để doanh nghiệp dễ dàng quan sát. Với SimERP, bạn có thể áp dụng nhiều phương thức giao hàng khác nhau theo từng đơn hàng.

Hiện nay, SimERP đang triển khai gói SimCRM cho phép dùng thử miễn phí trong 30 ngày. Hãy đăng ký để trải nghiệm những tính năng giúp bạn tự động hóa quá trình bán hàng!

Tạm kết

Tự động hóa quy trình bán hàng cho phép doanh nghiệp tối ưu quy trình kinh doanh, tiếp cận khách hàng tốt hơn, tăng hiệu quả xử lý đơn hàng và nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng, từ đó giảm chi phí và tăng doanh thu. Mong rằng với bài viết trên, doanh nghiệp đã tìm được cho mình một hướng đi phù hợp để tự động hóa quy trình kinh doanh.