Đại dịch COVID-19 diễn ra khiến cho nhiều doanh nghiệp phải thích ứng với môi trường, thay đổi hình thức làm việc. Thay vì đến công ty, nhân viên được phép làm việc từ xa. Doanh nghiệp sử dụng các công cụ hỗ trợ nhằm giúp nhân viên tối ưu hiệu suất, cũng như quản lý nhân viên tốt hơn.
Tuy nhiên, theo nhiều dự báo, làm việc từ xa không chỉ là một giải pháp tạm thời mà sẽ là xu hướng mà các công ty trong và ngoài nước phải quen dần. Vậy đâu là mô hình làm việc phù hợp? Các doanh nghiệp nên sử dụng những công cụ nào?
Mục lục
Làm việc từ xa chính là việc người lao động sử dụng các thiết bị công nghệ liên lạc, giao tiếp hiện đại để làm việc ở bất cứ đâu để thực hiện công việc. Do thực hiện công việc thông qua internet nên bạn có thể ngồi tại nhà, quán cà phê hoặc bất cứ chỗ nào mà vẫn hoàn thành được công việc được giao. Tương tự, doanh nghiệp sẽ kiểm soát và quản lý nhân viên thông qua các phần mềm, hệ thống làm việc từ xa.
Làm việc tại gia đang trở thành một xu hướng tất yếu trên thế giới hiện nay. PwC (công ty kiểm toán và tư vấn hàng đầu thế giới) đã có đánh giá về mô hình làm việc từ xa tại Việt Nam trong bối cảnh đại dịch COVID-19 đang diễn ra.
Trong báo do PwC công bố năm 2021 cho thấy, 82% người tham gia khảo sát cho rằng làm việc từ xa sẽ trở thành xu hướng phổ biến trong tương lai, kể cả sau đại dịch COVID-19. PwC Việt Nam đã chứng minh rằng có đến 80% doanh nghiệp tin rằng việc áp dụng hình thức làm việc từ xa là xu hướng tất yếu đối với thị trường lao động hiện tại và tương lai.
19% người tham gia mong muốn làm việc từ xa hoàn toàn, 22% đồng ý làm việc từ xa 1 ngày hoặc ít hơn mỗi tuần và 33% mong đợi một mô hình kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và tại nhà (hybrid). Để làm chủ được mô hình làm việc từ xa kết hợp, doanh nghiệp đặt ra 3 nguyên tắc làm việc từ xa, bao gồm:
Làm việc từ xa đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như:
Chi tiết về từng lợi ích, hãy cùng SimERP tìm hiểu dưới đây.
Khi làm việc tại nhà, bạn có thể tiết kiệm được một lượng thời gian dành cho việc di chuyển. Ngoài ra, bạn cũng giảm được một lượng chi phí cho xăng xe hay các phương tiện công cộng, dịch vụ di chuyển. Khi làm việc tại gia, bạn không phải đối mặt với các loại khói bụi, tắc đường hay tiếng ồn từ còi xe. Từ đó, giảm thiểu được căng thẳng mỗi khi đi làm.
Khi làm việc tại nhà, bạn có thể lựa chọn không gian, trang phục hay phương pháp làm việc phù hợp và thoải mái nhất với mình. Nhân viên sẽ dễ dàng thực hiện công việc hiệu quả hơn so với việc áp dụng một phong cách làm việc do chính doanh nghiệp đưa ra.
Làm việc tại nhà sẽ giúp bạn giảm bớt sự mất tập trung do tiếng ồn từ máy tính, đồng nghiệp, thậm chí hạn chế thời gian nói chuyện riêng với những người xung quanh.
Làm việc tại nhà sẽ tạo điều kiện cho nhân viên dễ dàng kiểm soát căng thẳng hơn. Bạn có thể tạo ra những khoảng thời gian ngắn vài phút trong thời gian làm việc để vận động, nghỉ ngơi mỗi khi làm việc để giảm bớt sự mệt mỏi.
Làm việc từ xa sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian dành cho cuộc sống hơn, vừa làm việc vừa dành được thời gian nghỉ ngơi.
Khi làm việc từ xa, lượng thời gian nhân viên dành tại văn phòng sẽ ít hơn. Do đó mà chi phí thuê mặt bằng được giảm thiếu đáng kể. Thậm chí nếu biết áp dụng phương án làm việc từ xa linh hoạt, công ty có thể giảm được tới 30% chi phí mặt bằng so với làm việc tại văn phòng.
Với phương pháp làm việc từ xa, doanh nghiệp có thể thuê các nhân viên đến từ nhiều vùng miền, khu vực khác nhau, thậm chí là các quốc gia khác nhau. Điều này giúp doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh, tìm hiểu được thị trường mới và năng suất tăng cao. Các nhân viên ở văn phòng sở tại có thể học hỏi thêm về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm từ những nhân viên quốc tế.
Làm việc từ xa ngoài mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, chúng ta cũng cần phải nhìn nhận lại những nhược điểm mà mô hình này đem lại. Điển hiền nhu làm việc từ xa đòi hỏi nhân viên phải có tính kỷ luật và tính tự giác cao hay việc giao tiếp và trao đổi giữa các đồng nghiệp trở nên kém hiệu quả,…
Cùng tìm hiểu kĩ hơn một số nhược điểm mà các doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi ứng dụng chúng vào doanh nghiệp như dưới đây.
Do làm việc trong môi trường thoải mái và không bị quản lý quá nhiều như tại công ty, nhiều nhân viên gặp vấn đề với việc tự giác thực hiện cũng như hoàn thành công việc. Ví dụ, bạn rất dễ dành quá nhiều thời gian cho việc nghỉ ngơi, kéo dài thời gian ngủ trưa, hay bị ảnh hưởng bởi những công việc nhà. Như vậy, bạn sẽ làm công việc bị trì trệ, trì hoãn các dự án và khó hoàn thành chúng một cách hiệu quả.
Giao tiếp và trao đổi thông qua mạng internet thường sẽ không hiệu quả bằng việc trao đổi trực tiếp. Nhân viên sẽ mất thời gian chờ đợi tin nhắn, thậm chí phải đặt lịch để họp trao đổi mất khá nhiều thời gian.
Khi làm tại văn phòng, bạn sẽ có nhiều thời gian và cơ hội để gặp gỡ, trao đổi nhanh với đồng nghiệp, cấp trên. Tuy nhiên, khi làm tại nhà, bạn sẽ chủ yếu phải tự giải quyết vấn đề khó khăn trong công việc và phát triển bản thân do không có nhiều thời gian trao đổi với đồng nghiệp.
Phương pháp giao tiếp chủ yếu khi làm việc tại gia là thông qua internet. Điều này sẽ hạn chế mức độ tương tác với nhân viên, đồng nghiệp.
Thay vì quản lý trực tiếp, doanh nghiệp chỉ có thể quản lý nhân viên thông qua email, báo cáo và các cuộc họp online. Doanh nghiệp rất khó kiểm soát được người lao động bởi điều này còn phụ thuộc vào sự trung thực của nhân viên. Do đó, các công ty cần xây dựng một quy trình và áp dụng các công cụ làm việc từ xa để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn.
Hiện nay trên thế giới có hai phương pháp làm việc từ xa phổ biến là làm việc từ xa hoàn toàn và làm việc từ xa không hoàn toàn. Vậy liệu có sự khác biệt gì giữa hai phương pháp này hay không? Và có bao nhiêu mô hình được nhiều người sử dụng hiện nay?
Với mô hình này, doanh nghiệp sẽ không phải mất chi phí để thuê mặt bằng hay điện nước, internet,…. Toàn bộ nhân viên sẽ được phép làm việc tại bất cứ thời gian, địa điểm nào họ muốn miễn hoàn thành đủ các công việc và đạt được mục tiêu đề ra. Hiện nay có hai mô hình làm việc từ xa hoàn toàn, bao gồm:
Mô hình này phù hợp với những công ty có nhiều nhân viên cư trú tại nhiều quốc gia, khu vực khác nhau. Người lao động có thể làm việc bất cứ mọi nơi và bất cứ thời gian nào mà họ muốn. Các đầu mục công việc được giao liên tục với những deadline có sẵn. Ví dụ, các cộng tác viên viết bài cho một doanh nghiệp có thể được làm từ xa. Họ cần đảm bảo số lượng bài viết một tháng và mức lương dựa trên số lượng bài viết đó.
Ưu điểm:
Nhược điểm:
Trái ngược với mô hình trên, các nhân sự sẽ phải làm việc theo một múi giờ cụ thể và thường trong cùng một khu vực địa lý. Các nhân viên đều chịu một phần công việc lặp đi lặp lại và phải phối hợp với các nhân viên khác trong cùng một thời gian để giúp toàn bộ được hoàn thiện.
Ưu điểm:
Nhược điểm:
Doanh nghiệp sẽ tổ chức cố định một số nhân viên làm việc tại văn phòng và nhân viên làm việc từ xa. Các nhân viên sẽ làm việc tại gia một vài ngày trong tuần, còn lại sẽ làm việc tại công ty.
Ưu điểm:
Nhược điểm:
Nhân viên sẽ được phân công làm việc từ xa một số ngày cụ thể trong tuần theo sự sắp xếp của quản lý các cấp.
Ưu điểm:
Nhược điểm:
Nhân viên chủ yếu làm việc tại nhà và chỉ số ít nhân viên phải làm việc thường xuyên tại văn phòng do tính chất công việc. Ví dụ, trong ngành sản xuất nguyên vật liệu, các nhân viên sử dụng, vận hành máy móc đặc biệt của doanh nghiệp sẽ phải đến văn phòng để làm việc. Còn những nhân viên như marketing, sales họ có thể làm việc tại gia.
Ưu điểm:
Nhược điểm:
Ngược lại với mô hình trên, mô hình này được áp dụng đối với trường hợp hầu hết các nhân viên làm tại văn phòng. Thông thường, nhân viên được phân bổ một lượng thời gian cụ thể để làm việc từ xa, có thể là một ngày hoặc 16 đến 24 tiếng trong một tháng. Điều này giúp nhân viên có thể tự phân bổ thời gian hợp lý và đồng thời làm giảm nhu cầu nghỉ phép để giải quyết các công việc cá nhân của họ.
Ưu điểm:
Nhược điểm:
Để nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý nhân viên hiệu quả, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ làm việc từ xa tại nhà. Dưới đây là 5 phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa phổ biến mà mọi doanh nghiệp nên dùng:
SimERP là phần mềm được khuyên dùng cho mọi doanh nghiệp vì sự tối ưu và dễ sử dụng. Với SimERP, nhà quản lý có thể theo dõi sát sao các hoạt động trong doanh nghiệp từ Sales, Marketing, nhân sự, kế toán và quản lý dự án. Doanh nghiệp sẽ kiểm soát được từng giai đoạn trong dự án một cách sát sao hơn. Hơn nữa, do là nền tảng mã nguồn mở nên bạn hoàn toàn có thể tích hợp với các ứng dụng của bên thứ 3, tùy chỉnh các tính năng sẵn có hay thêm người dùng mới.
Với giao diện dễ thân thiện và dễ sử dụng trực tuyến, người dùng quản lý hiệu quả và nhanh chóng hơn. Riêng về quản lý nhân sự, SimERP có thể hỗ trợ các chức năng sau:
Ngoài ra, với module dự án, doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra các hoạt động của nhân viên và tình trạng dự án, cụ thể:
Hiện nay phần mềm SimERP có gói SimCRM miễn phí cho doanh nghiệp trong 30 ngày với đầy đủ những tính năng trên. Hãy đăng ký để trải nghiệm!
Trello là một công cụ quản lý công việc trực quan, giúp phân công nhiệm vụ và theo dõi, quản lý dự án một cách khoa học, hiệu quả. Các thành viên tham gia Trello có thể nắm bắt được toàn bộ công việc mình cần làm trên giao diện phần mềm. Bảng Trello gồm các yếu tố sau:
Trello là một phần mềm dễ dàng sử dụng, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các tính năng cơ bản miễn phí. Ngoài ra, phần mềm này còn có phiên bản dành cho mobile nên người dùng có thể sử dụng ở bất cứ đâu.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn thêm một vài tính năng khác như không giới hạn bảng, Checklist nâng cao, tùy chỉnh các trường thì bạn sẽ phải trả mức giá $5 mỗi tháng. Và nếu càng nhiều tính năng hơn thì mức giá hàng tháng có thể lên tới $10 và $17,5.
Đây là một ứng dụng miễn phí được sử dụng để hỗ trợ nhân viên trao đổi, tương tác và liên lạc với nhau. Tương tự như các phần mềm liên lạc khác, thành viên trong nhóm có thể nhắn tin với nhau qua lại. Các chức năng chính bao gồm:
Tuy nhiên, Slack chỉ cho phép lưu trữ 10,000 tin nhắn cho bản miễn phí. Do đó, doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro khi mất thông tin quan trọng nếu vượt quá 10,000 tin nhắn. Hiện nay, bên cạnh gói miễn phí, Slack còn ra các gói $6,67 hoặc $12,5 mỗi tháng cho mỗi người dùng, đảm bảo cung cấp nhiều tính năng hơn.
Dropbox là hệ thống lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trực tuyến. Bất cứ dữ liệu nào được đưa vào Dropbox sẽ được đồng bộ trong máy chủ của Dropbox và chia sẻ cho bạn và những người được phép truy cập vào. Phần mềm có những tính năng sau:
Gói Dropbox cơ bản hoàn toàn miễn phí, tuy nhiên chỉ lưu được 2GB dung lượng. Nếu muốn nâng cấp lượng lưu trữ, người dùng phải sử dụng gói trả phí là Dropbox Plus với $9,99/ tháng và Dropbox Professional có giá $19,99/tháng. Mức giá này dành riêng cho cá nhân sử dụng.
Ngoài ra Dropbox còn có phiên bản doanh nghiệp gồm 2 loại là “Standard” và “Advanced” với nhiều tính năng như phục hồi dữ liệu, mã hóa và một vài chức năng khác. Gói Standard có giá $12,5 mỗi tháng, giới hạn dung lượng 2TB. Còn gói Advanced không giới hạn dung lượng nhưng bạn phải trả trước 1 năm với giá 20 USD mỗi tháng, hoặc 25 USD cho từng tháng nếu trả riêng lẻ.
Khi nói đến các phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa, Hub Staff chắc chắn sẽ là một trong những “gương mặt” được nhiều người nghĩ đến. Các nhà quản lý doanh nghiệp có thể sử dụng ứng dụng này để theo dõi các dự án, đầu mục công việc trong bất cứ thời điểm nào. Những tính năng nổi bật có thể kể đến như:
Hiện nay phần mềm có 14 ngày dùng thử miễn phí. Với phiên bản miễn phí, bạn sẽ được trải nghiệm một vài tính năng nhưng bị hạn chế báo cáo, hạn chế thanh toán. Những phiên bản trả phí gồm có Starter với mức giá $7/tháng và Pro với mức $10/tháng. Mức giá này tính trên một người dùng.
Tổng kết
Làm việc từ xa không chỉ là giải pháp tạm thời cho mọi doanh nghiệp trong đại dịch COVID-19 mà hứa hẹn sẽ trở thành một phong cách làm việc lâu dài đối với nhiều công ty. Mong rằng với bài viết trên, SimERP đã cung cấp cho bạn các thông tin bổ ích về mô hình làm việc từ xa, cũng như các phần mềm hiệu quả cho làm việc từ xa mà các nhà quản lý nên sử dụng.