Quản lý thông tin khách hàng là gì? Cách quản lý thông tin hiệu quả

Thông tin hay data khách hàng vốn là một phần tài sản vô cùng quan trọng góp phần làm nên hiệu quả kinh doanh cho công ty. Bởi vậy, hiện nay các doanh nghiệp đều rất quan tâm, tìm cách đầu tư để quản lý thông tin khách hàng hiệu quả hơn. Tuy nhiên, trong rất nhiều cách quản lý thông tin, đâu mới là giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp?

Quản lý thông tin khách hàng là gì?

Đa số doanh nghiệp hiện nay hoạt động dựa trên phương châm “đặt lợi ích của khách hàng lên trên hết”. Do vậy, khách hàng chính là trung tâm và dữ liệu thông tin của họ chính là yếu tố được doanh nghiệp vô cùng quan tâm. Để kiểm soát tốt nguồn tài nguyên này, đòi hỏi các nhà quản lý cần phải có kỹ năng quản lý khách hàng tốt.

Quản lý thông tin khách hàng hiểu đơn giản là việc hệ thống, giám sát cũng như quản lý các tương tác với khách hàng. Từ những hoạt đó để thiết lập các mối quan hệ kinh doanh giữa khách hàng với doanh nghiệp. Hoạt động quản lý khách hàng chính là một phương pháp hữu hiệu giúp các doanh nghiệp tiếp cận gần hơn với khách hàng một cách có hiệu quả và chuyên nghiệp. Việc quản lý thông tin, dữ liệu khách hàng sẽ bao gồm : Thông tin cá nhân, tài khoản, sở thích, nhu cầu, phương thức liên hệ… 

Các hệ thống quản lý thông tin khách hàng thông thường

Quản lý thông tin khách hàng bằng sổ sách

Một cách thủ công nhất mà có lẽ vẫn đang bổ biến ở các shop bán đồ nhỏ chính là quản lý thông tin khách hàng bằng sổ sách chép tay. Mọi thông tin về người mua hàng sẽ được quản lý hay nhân viên trực tiếp lưu lại trong sổ sách. Ưu điểm của cách thức này chính là vô cùng dễ sử dụng, đơn giản chỉ cần ghi lại thông tin khách hàng vào sổ.

Quản lý thông tin khách hàng bằng Excel

Quản lý thông tin khách hàng excel hay bằng các ứng dụng trên google drive cũng là một trong những cách thức quản lý dữ liệu phổ biến nhất hiện nay. Với phương thức quản lý này, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí dành cho việc sử dụng các ứng dụng hỗ trợ. Đồng thời cũng không phải tự tay ghi chép mất thời gian như ở cách thức đầu tiên.

App quản lý thông tin khách hàng

Đa số các nhà quản lý hiện nay vô cùng bận rộn, bởi vậy app quản lý thông tin khách hàng rất được ưa chuộng. Dù ở nơi nào, chỉ cần có điện thoại kết nối internet là có thể nắm được hết tình hình thông tin tương tác với khách hàng. 

Mỗi loại hệ thống quản lý thông tin khách hàng đều đem tới những lợi ích riêng cho doanh nghiệp cũng như các nhà quản trị. Tuy nhiên, việc quản lý thông tin thông thường như vậy có thực sự an toàn và hiệu quả?

Rủi ro khi quản lý thông tin khách hàng theo cách thông thường 

Các dữ liệu không được tập hợp, phân tán, khó kiểm soát

Chính việc quản lý thông tin khách hàng trên các sổ sách, phần mềm excel hay google sheets lộn xộn khiến cho các thông tin người tiêu dùng thu thập được bị phân tán. Mỗi thông tin ở một nơi khiến người quản lý gặp khó khăn trong việc tổng hợp, đối chiếu và so sánh thông tin của khách hàng.

Rủi ro rò rỉ thông tin khách hàng

Như đã biết, thông tin khách hàng vốn là nguồn tài nguyên quý giá của công ty. Bởi vậy việc rò rỉ thông tin khách hàng là một vấn đề vô cùng nghiêm trọng ảnh hưởng xấu tới doanh nghiệp. Với các cách quản lý này vốn quá đơn giản và không có hệ thống bảo mật cao, dẫn đến việc dễ rò rỉ thông tin từ những nhân viên cũ hoặc đối tượng xấu thâm nhập.

Khó lọc khách hàng tiềm năng

Khi dữ liệu bị phân tán, thông tin bị rò rỉ làm cho việc khai thác khách hàng trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Với quá nhiều thông tin hỗn độn và không được cập nhật đầy đủ từ nhiều bộ phận khác nhau đổ về, sẽ khiến việc quản lý thông tin “đi vào ngõ cụt”. Khiến các nhà quản lý khó thống kê đầy đủ chi tiết và bỏ sót những khách hàng thực sự tiềm năng cho doanh nghiệp. Các khách hàng đang có nhu cầu lại bị bỏ lỡ sẽ không được đáp ứng kịp thời nên sẽ lựa chọn đơn vị khác. 

Tốn thời gian

Đối với cách quản lý thông thường đơn sơ và hầu hết sử dụng thao tác thủ công, việc làm báo cáo hay phân tích số liệu sẽ rất vất vả cho nhà quản lý. Bởi công việc này đòi hỏi sự đầu tư tỉ mỉ về thời gian. Khi thông tin lưu trữ của doanh nghiệp bị phân tán, thao tác này lại càng gặp nhiều khó khăn hơn. Người quản lý sẽ phải thực hiện thêm một bước sàng lọc dữ liệu, tiêu tốn vô cùng nhiều thời gian và để lỡ mất cơ hội tốt đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 

Vì những bất cập của hệ thống xưa cũ gây ảnh hưởng xấu tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, phần mềm quản lý thông tin khách hàng ra đời là giải pháp hoàn hảo khắc phục những nhược điểm trên.

Cách quản lý thông tin hiệu quả với phần mềm quản lý thông tin khách hàng

Phần mềm quản lý thông tin khách hàng là phần mềm được thiết kế riêng biệt để giải quyết các khó khăn khi hệ thống quản lý đơn sơ không thể đáp ứng được. Phần mềm này cho phép doanh nghiệp lưu trữ một danh sách thông tin khách hàng vô cùng lớn. Các thao tác truy cập cũng được thiết kế tối ưu để dễ sử dụng và tiết kiệm thời gian hơn. Cụ thể hơn, phần mềm này giúp tăng khả năng truyền đạt thông tin, cải thiện trải nghiệm khách hàng đem tới hiệu quả cao hơn cho nhiều nhóm, cải thiện dữ liệu phân tích báo cáo…

Giúp gia tăng khả năng truyền đạt thông tin

Với thiết kế thông minh của mình, các phần mềm quản lý thông tin khách hàng sẽ cung cấp thông tin khách hàng chi tiết cho bất kì nhân viên nào đang cần. Giúp các nhân viên nắm bắt được những tương tác cũ với khách hàng để tiếp tục tư vấn một cách liền mạch nhất. Khách hàng sẽ hài lòng vì mình được hỗ trợ một cách chu đáo. 

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Khi gặp bất cứ vấn đề nào, mọi khách hàng đều muốn được giải quyết ngay lập tức. Họ ghét nhất việc phải tốn thời gian chờ đợi. Với phần mềm quản lý thông tin khách hàng, những dữ liệu liên quan như giao dịch, tài khoản của khách hàng sẽ được chuyển tới bộ phận hỗ trợ ngay lập tức. Giúp rút ngắn thời gian chờ đợi cho khách hàng, đồng thời giúp bên hỗ trợ dễ dàng nắm bắt thông tin để giải quyết tốt hơn. 

Tạo sự liên kết thông tin hiệu quả trong nhóm

Mọi phần thông tin liên lạc tự động lưu trữ, sẽ cho phép những người được phân quyền xem email, lịch và chi tiết các cuộc gọi điện với khách hàng chỉ trên một nền tảng. Vì vậy, các đội nhóm như marketing, sale hay chăm sóc khách hàng có thể cùng chia sẻ các thông tin có giá trị để trao đổi và sàng lọc thông tin. Điều này không chỉ rút ngắn thời gian làm việc mà còn đem lại hiệu quả cao cho công việc chung. 

Cải thiện dữ liệu phân tích và báo cáo

Nhờ phần mềm quản lý thông tin khách hàng sàng lọc thông tin chuẩn xác, nên việc phân tích báo cáo cũng cũng trở nên dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, các phần mềm quản lý này còn hỗ trợ tích hợp thêm các công cụ để tạo báo cáo tự động. Nhờ thế mà hạn chế tối đa khả năng gặp sai sót khi làm phân tích. 

Bảo mật dữ liệu tốt

Các phần mềm quản lý thông tin khách hàng đều được trang bị hệ thống bảo mật tốt. Chỉ người được phân quyền mới có thể xem thông tin hoặc chia sẻ một số mục nhất định. Đồng thời luôn có các bước xác minh tài khoản và báo ngay về email khi có hoạt động bất thường xảy ra. Bởi vậy, doanh nghiệp có thể yên tâm về rủi ro rò rỉ thông tin khách hàng khi đã sử dụng phần mềm.

Lời kết

Quản lý thông tin khách hàng chính là “chìa khóa” giúp doanh nghiệp thiết lập quan hệ tốt với khách hàng để tăng trưởng kinh doanh. Thay vì sử dụng những cách quản lý thông tin thông thường, thì giải pháp phần mềm CRM chính là lựa chọn tối ưu hơn cho doanh nghiệp. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm ưu việt như: Hubspot, Salesforce, SimCRM…. Các phần mềm quản lý thông tin này sở hữu đầy đủ các ưu điểm kể trên, đảm bảo sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu trải nghiệm khách hàng và tối đa lợi nhuận của mình.