Quản lý đơn hàng ngành may là gì? Quy trình và phần mềm tốt nhất

Quản lý đơn hàng ngành may chưa bao giờ là công việc dễ dàng do đặc thù về mẫu mã, số lượng hàng khá lớn. Để quản lý hiệu quả, người quản lý phải nắm rõ cách thức vận hành, giám sát cũng như giải quyết những rủi ro trong quá trình này. Vậy, quản lý đơn hàng ngành may là gì? Hãy cùng SimERP tìm hiểu qua bài bài viết dưới đây để có phương thức quản lý đơn hàng may mặc thật hiệu quả.

Tổng quan về quản lý đơn hàng ngành may

Quản lý đơn hàng may mặc là gì? 

Quản lý đơn hàng ngành may là công việc của nhân viên quản lý đơn hàng nhằm theo dõi thông tin của tất cả các đơn hàng từ khâu nguyên liệu đầu vào, quá trình sản xuất cho tới lúc bàn giao cho khách hàng để đảm bảo yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng và thời gian.

Người quản lý đơn hàng ngành may tham gia vào tất cả các quy trình của quá trình sản xuất từ khi bắt đầu nhận những yêu cầu của khách hàng đến khi xuất hàng và nhận thanh toán từ khách hàng. 

Họ cần phải thực hiện nhiều công việc như nắm bắt được thông tin đơn hàng; giám sát được khâu nhập khẩu nguyên liệu đầu vào như vải, chỉ, phụ kiện,…; giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất đơn hàng cho tới quản lý đóng gói và bàn giao cho khách hàng.

Quy trình quản lý đơn hàng may mặc diễn ra như thế nào?

• Tiếp nhận thông tin từ khách hàng một cách chi tiết nhất như hình ảnh, tài liệu kỹ thuật của khách hàng, thông số, định mức nguyên vật liệu,…
• Chuẩn bị tài liệu, bàn giao cho bộ phận sản xuất về yêu cầu số lượng, chất lượng, hình ảnh sản phẩm, định mức nguyên liệu.
• Kiểm tra nguyên liệu tồn kho để có kế hoạch nhập thêm phục vụ công việc sản xuất
• Lập kế hoạch sản xuất cùng bộ phận may.
• Tiến hành phân công công việc cho các bộ phận khác liên quan.
• Theo dõi, giám sát quá trình may, sản xuất đơn hàng, đảm bảo đúng tiến độ.
• Nếu có vấn đề gì phát sinh trong quá trình sản xuất, người quản lý có nhiệm vụ giải quyết nhanh chóng.
• Giám sát hoạt động xuất hàng, hoàn thành toàn bộ các thủ tục liên quan.
• Thực hiệu bàn giao thành phẩm cho khách hàng và quyết toán.
• Xử lý các vấn đề phát sinh sau khi khách hàng nhận đơn hàng.
• Lập bản báo cáo, trình lên cấp trên.

Những vấn đề thường phát sinh trong khi quản lý đơn hàng ngành may

Trong quá trình quản lý đơn hàng may mặc không thể tránh khỏi những vấn đề phát sinh làm ảnh hưởng tới tiến độ sản xuất, năng suất cũng như chất lượng của sản phẩm.

Sự cố kỹ thuật trong quy trình sản xuất đơn hàng may mặc

Trong quy trình quản lý sản xuất, gia công sản phẩm nói chung và sản xuất hàng may mặc nói riêng, các vấn đề liên quan tới sự cố kỹ thuật luôn có thể xảy ra bất cứ khi nào.Lý do của những sự cố này thường xuất phát từ những sai sót trong khâu chuẩn bị tài liệu, phổ biến tới bộ phận sản xuất hoặc do nhân viên may thực hiện không đúng. 

Lúc này, người quản lý phải có những biện pháp xử lý nhanh chóng, linh hoạt để đảm bảo những yêu cầu về kỹ thuật, đáp ứng đầy đủ chất lượng thành phẩm. Để làm được điều này, người quản lý đơn hàng phải nắm bắt rõ các thông số kỹ thuật cũng như quy trình sản xuất của doanh nghiệp.

Vấn đề nguyên liệu đầu vào

Một vấn đề nữa phổ biến có thể phát sinh trong quy trình quản lý đơn hàng may mặc đó chính là nguồn nguyên phụ liệu phát sinh thêm. Đây là lúc người quản lý phải kiểm tra lại nguồn hàng, xem xét số lượng nguyện phụ liệu còn thiếu là bao nhiêu, đồng thời đưa ra biện pháp giải quyết để bù nguyên liệu. Việc này cần được thực hiện nhanh chóng tránh để ảnh hưởng tới tiến độ của công việc, gây chậm trễ đơn hàng.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần có phương án bổ sung trước đó phòng trường hợp nhà cung cấp chính không có đủ nguyên vật liệu bạn cần

Vấn đề phát sinh sau khi bàn giao đơn hàng

Những vấn đề phát sinh sau khi bàn giao đơn hàng chính là những vấn đề rất khó giải quyết vì nó liên quan tới chất lượng sản phẩm, chất lượng dịch vụ hay là đóng gói,…

Việc này nếu không được giải quyết nhanh gọn và khéo léo sẽ ảnh hưởng tới uy tín, hình ảnh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, khi nhận được những phản hồi từ phía khách hàng, bạn phải nhanh chóng tìm hiểu rõ nguyên nhân, bộ phận chịu trách nhiệm và ngay lập tức xử lý vấn đề.

Hướng dẫn cách quản lý đơn hàng ngành may hiệu quả

Để quản lý đơn hàng nói chung và quản lý đơn hàng ngành may nói riêng một cách hiệu quả, người quản lý cần phải nắm chắc những yếu tố sau:

Áp dụng nguyên tắc nhập trước, xuất trước

Để kiểm soát số lượng đơn hàng, tránh trường hợp bỏ sót, người quản lý nên áp dụng nguyên tắc nhập trước xuất trước. Điều này giúp cho quá trình quản lý đơn hàng quy củ, đơn giản và tránh được những sai sót đáng tiếc.

Chỉ nhập dữ liệu cho đơn hàng một lần duy nhất

Hãy lưu ý yếu tố này để tránh việc trùng lặp, hệ thống dữ liệu cho đơn hàng không tương đồng sẽ dẫn tới những sai số. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, xử lý vấn đề sai số có thể dễ dàng. Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp lớn thì chỉ cần một sai số nhỏ cũng ảnh hưởng rất lớn và khó khăn để giải quyết. Vì vậy, ngay từ đầu, người quản lý lưu ý hãy nhập số liệu cẩn thận và chỉ nhập một lần duy nhất.

Theo dõi , giám sát kỹ lưỡng tình trạng của đơn hàng

Để tránh việc chồng chéo, sai sót, nhầm lẫn đơn hàng; người quản lý cần phải biết cách theo dõi sát sao tình trạng của đơn hàng. Điều này sẽ giúp bạn phát hiện vấn đề phát sinh ở khâu nào rồi đưa ra được biện pháp xử lý nhanh chóng.

Hiện nay vẫn có nhiều doanh nghiệp theo dõi tình trạng đơn hàng bằng Excel. Đây là một công cụ phổ biến, tuy nhiên nó tồn tài nhiều bất cập khi bạn phải nhập thủ công trạng thái đơn hàng. Điều này sẽ không tránh khỏi những sai sót.

Quản lý trạng thái tồn kho của đơn hàng

Công việc của người quản lý đơn hàng ngành may là bao quát toàn bộ những vấn đề có liên quan tới đơn hàng. Đừng quên giám sát tình trạng kho của sản phẩm, của nguyên phụ liệu để có những phương án bổ sung hợp lý.

Ứng dụng phần mềm quản lý đơn hàng 

Xét cho cùng, việc quản lý đơn hàng ngành may bằng công cụ Excel không thể đảm bảo những yêu cầu do đặc thù ngành hàng có nhiều mẫu mã và số lượng đơn hàng lên tới hàng nghìn. Đơn hàng bị thất lạc, thiếu sót hoặc việc giao hàng bị chậm trễ có thể phá vỡ hình ảnh uy tín của doanh nghiệp. Vì vậy, phần mềm quản lý đơn hàng ra đời giải quyết tất cả những vấn đề liên quan tới đơn hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Phần mềm quản lý đơn hàng mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: khi sử dụng phần mềm, bạn sẽ tránh được việc thiếu sót đơn hàng, tất cả các thông tin đơn hàng đều hiển thị trực quan trong cùng hệ thống – dễ dàng theo dõi tình trạng đơn hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí mà lại đạt được độ chính xác tương đối

Phần mềm quản lý đơn hàng sản xuất SimERP

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý đơn hàng ra đời giúp công việc quản lý trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Tùy vào quy mô cũng như nhu cầu quản lý mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng sản xuất hay phần mềm quản lý đơn hàng order (đơn đặt hàng).

SimERP là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP được xây dựng dựa trên Odoo – phần mềm ERP phổ biến nhất thế giới  Phần mềm sở hữu tính năng quản lý đơn hàng sản xuất với những ưu điểm vượt trội.

• Quản lý quy trình sản xuất đơn hàng: theo dây chuyền hoặc thủ công. Người quản lý có thể dễ dàng theo dõi quy trình, tiến độ sản xuất, từ đó xây dựng chiến lược cụ thể để gia tăng hiệu suất.
• Quản lý định mức nguyên phụ liệu: Phần mềm hiển thị đầy đủ những quy định về sản phẩm của khách hàng như khi sản xuất cần sử dụng những loại nguyên phụ liệu nào, số lượng là bao nhiêu. Bên cạnh đó, trong quá trình sản xuất, SimERP cũng thống kế và báo cáo chi tiết trường hợp thiếu hoặc thừa nguyên liệu sản xuất.
• Lập kế hoạch và lịch biểu: Hệ thống này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất khoa học, người quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt toàn bộ kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp, quản lý chặt chẽ quy trình nhờ truy cập vào tài nguyên và lập kế hoạch.
• Báo cáo tự động: SimERP sở hữu tính năng báo cáo tự động, hỗ trợ người quản lý theo dõi tình trạng sản phẩm trong kho theo thời gian thức. Bạn có thể dễ dàng nhận báo cáo về hàng tồn kho, xuất/nhập kho và chi phí của từng đơn hàng sản xuất theo chi phí các thành phần và vận hành. 

Kết luận

Khi quản lý đơn hàng dù là sản xuất hay hàng order, người quản lý đơn hàng ngành may không những phải kiểm soát số lượng sản phẩm hàng hóa mà còn phải quản lý thông tin khách hàng. Do đó, công việc này đòi hỏi người quản lý nhiều kỹ năng và chuyên môn tốt. Với phần mềm quản lý đơn hàng sản xuất, doanh nghiệp may mặc chắc chắn có thể cải thiện hiệu quả quản lý và kinh doanh.