Tại sao phải quản lý hàng tồn kho? Phương pháp nào hiệu quả?

Quản lý hàng tồn kho như thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất luôn là bài toán khó mà mỗi doanh nghiệp phải tự tìm câu trả lời cho riêng mình, bởi đây là một quy trình quan trọng – là một trong những yếu tố quyết định hiệu quả hoạt động kinh doanh. Thấu hiểu nỗi lo âu đó, SimERP xin chia sẻ những điều doanh nghiệp cần biết về quản lý hàng tồn kho, tầm quan trọng và đề xuất những giải pháp hữu hiệu mà doanh nghiệp có thể cân nhắc qua bài viết dưới đây.

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là một bộ phận trong tài sản ngắn hạn, là những mặt hàng mà doanh nghiệp giữ lại để bán sau cùng, chiếm tỷ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, hàng tồn kho có thể được phân thành 4 loại sau:

• Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, nguyên liệu được gửi đi gia công tái chế hay được mua khi đang đi trên đường về
• Bán thành phẩm: là những sản phẩm mới kết thúc một hay một vài công đoạn trong quy trình sản xuất (trừ công đoạn cuối cùng) được nhập kho hay chuyển giao để tiếp tục chế biến thành thành phẩm nhập kho hay được bán ra bên ngoài
• Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh đã hoàn thành giai đoạn chế biến cuối cùng trong quy trình sản xuất
• Nguồn vật tư: là những vật liệu cần thiết để sản xuất ra sản phẩm nhưng không trực tiếp cấu thành sản phẩm như bao bì, nhiên liệu, thùng carton,…

Tùy vào tính chất hoạt động kinh doanh mà 4 loại hàng tồn kho trên có thể được duy trì khác nhau từ công ty này đến công ty khác. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất mà mỗi doanh nghiệp đều quan tâm chính là làm cách nào để quản lý hàng tồn kho hiệu quả?

Quản lý bán hàng là hoạt động quản trị của một các nhân, một nhóm hay tổ chức thuộc lĩnh vực bán hàng, liên quan đến các hoạt động phân phối sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp trên cơ sở chiến lược kinh doanh đến những kênh phân phối mục tiêu nhằm đạt được mục đích hoạt động kinh doanh đã đề ra.

Là một hoạt động quan trọng trong quy trình quản lý bán hàng, quản lý hàng tồn kho là quản lý quy trình đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho của công ty. Điều này bao gồm việc quản lý, giám sát hoạt động lưu chuyển hàng hóa từ nhà sản xuất đến kho và từ các cơ sở đến các điểm bán. 

Với những doanh nghiệp có quy mô lớn cùng quy trình sản xuất, chuỗi cung ứng phức tạp, việc giám sát và giải quyết những rủi ro về cân bằng hàng hóa (thiếu hụt và dư thừa) là một bài toán khó. Doanh nghiệp cần đưa ra những câu trả lời chính xác về:

• Tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý
• Điều kiện về cơ sở vật chất: diện tích kho có đáp ứng đủ số lượng hàng hóa, các trang thiết bị, máy móc dùng trong quy trình sản xuất
• Nhu cầu của khách hàng về mặt hàng mà doanh nghiệp cung cấp
• Chi phí quản lý
• Chi phí cơ hội

Tại sao phải quản lý hàng tồn kho?

Quản lý hàng tồn kho là một quy trình gồm nhiều công đoạn phức tạp với việc giám sát và xử lý số lượng hàng hóa lớn. Việc có giải pháp quản lý phù hợp và một quy trình hoạt động hiệu quả rất quan trọng vì sẽ đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:

Duy trì mức tồn kho hợp lý

Quản lý hàng tồn kho đúng cách giúp bạn biết được lượng hàng tồn kho mà công ty hiện có, cách thức lượng hàng di chuyển để từ đó dự đoán số lượng hàng tồn kho hợp lý, tránh trình trạng thiếu hay dư hàng. Ngoài ra, đối với những giai đoạn biến động nguyên vật liệu (ví dụ như theo mùa, biến động kinh tế,…), việc quản lý kho hiệu quả giúp bạn có giải pháp phòng ngừa dự trữ và xử lý phù hợp, kịp thời.

Tiết kiệm chi phí

Tiết kiệm chi phí nguyên, vật liệu, vật tư

Việc quản lý thường xuyên giúp bạn nắm rõ tình hình kho hàng của công ty từng giờ, từng ngày, giúp kiểm soát, điều chỉnh để hạn chế số lượng sản phẩm bị hỏng hóc, hao mòn, quá hạn sử dụng cần tiêu hủy. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tốt hơn những khoản chi phí về nguyên, vật liệu. Để làm được điều này, bạn cần quy trình thống kê hàng tồn kho chặt chẽ và dự trù, kiểm soát ngân sách sát sao để tránh những lãng phí không đáng có.

Tiết kiệm chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho phụ thuộc vào số lượng, kích thước hàng hóa mà công ty lưu trữ cùng những trang thiết bị và những khoản phí đi kèm liên quan cần thiết cho việc lưu trữ hàng hóa này. 

Hàng hóa càng nhiều, càng cồng kềnh gây tốn không gian và sử dụng nhiều trang thiết bị lưu kho với những khoản phí khác như điện, nước, nhân công sẽ khiến phí lưu kho của bạn tăng cao và ngược lại. Do đó, đây là khoản phí luôn biến đổi tùy vào đặc tính sản phẩm, tình hình kinh tế biến động,…

Việc phát hiện sớm những hàng hóa tốn nhiều không gian lưu trữ và nguồn lực sớm giúp bạn có những giải pháp tối ưu trong việc điều chỉnh, vận chuyển kịp thời giúp giảm chi phí lưu kho ở mức hợp lý.

Kiểm soát chi phí mua hàng

Việc có kế hoạch mua hàng cụ thể và hợp lý vô cùng quan trọng. Nhất là đối với những ngành liên quan đến dịch vụ ăn uống, bán đồ ăn nhanh,… khi giá trị sử dụng của nguyên vật liệu là có hạn, việc kiểm soát lượng hàng đầu vào và dự trữ hàng phù hợp giúp giảm thiểu những khoản lãng phí. 

Ngoài ra, hàng tồn kho nhiều với vốn không sinh lời là điều không doanh nghiệp nào mong muốn. Vì thế, việc nghiên cứu thị trường, hành vi, nhu cầu của khách hàng rất quan trọng để xác định loại sản phẩm nào cần mua, cần dự trữ thích hợp. 

Giảm thiểu những sai sót

Thiết kế hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp bạn giám sát hàng tồn kho một cách thường xuyên,chính xác, tiết kiệm thời gian, từ đó kịp thời phát hiện những sai sót trong tính toán, kiểm kê và có những giải pháp giải quyết phù hợp.

Tăng doanh thu

Việc quản lý hàng tồn kho thường xuyên giúp bạn biết được đâu là những mặt hàng đang bán chạy để có kế hoạch nhập thêm kịp thời. Đối với những mặt hàng đang ế và còn tồn đọng nhiều trong kho nhiều, bạn có thể kịp thời đưa ra những chính sách giảm giá, khuyến mãi hợp lý.

Ngoài ra, việc nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, từ đó dự đoán được lượng hàng cần thiết để cung ứng, dự trữ và duy trì cho hoạt động sản xuất, kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro thiếu hụt hàng vào những thời điểm quan trọng trong năm hay khi có sự những thay đổi trong nhu cầu và hành vi người tiêu dùng. Điều này giúp tối ưu hóa doanh thu và lợi nhuận được tốt hơn.

Tăng hiệu quả vốn lưu động

Vốn lưu động là khái niệm dùng để chỉ tài sản lưu động ngắn hạn của doanh nghiệp, bao gồm nguyên liệu, sản phẩm dở dang, tồn kho hay dự trữ thành phẩm, tài khoản cần thu và tiền mặt trừ những khoản nợ lưu động của doanh nghiệp. Thiếu vốn lưu động, hoạt động kinh doanh sẽ ngưng trệ vì thiếu ngân sách để tiếp tục hoạt động kinh doanh.

Quản lý hàng tồn kho là một trong những hoạt động quan trọng trong quản lý vốn lưu động, bao gồm 2 hoạt động quan trọng như sau:

• Dự trù vốn lưu động: cần báo cáo số liệu hàng tồn kho theo từng giai đoạn cụ thể như giờ, ngày, tuần, thực hiện nghiệp vụ định lượng và báo giá vốn nguyên vật liệu, nghiệp vụ quản lý kho. Điều này giúp nhà quản lý đưa ra những dự đoán, quyết định sáng suốt và giải pháp phù hợp trong việc dự trữ vốn hợp lý, nhất là đối với những doanh nghiệp nhỏ với ngân sách hạn hẹp.
• Rút ngắn thời gian quay vòng vốn: nắm rõ mức doanh thu bán hàng, tình hình hàng hóa trong kho và đặc điểm về giá cả, chất lượng, số lượng từng mặt hàng một cách chính xác và linh hoạt để có sự điều chỉnh hợp lý, giảm áp lực cho dòng vốn lưu động.

>>>> Xem thêm: Quy trình xuất nhập kho thành phẩm, hàng hóa, nguyên vật liệu

Phương pháp quản lý hàng tồn kho

Làm thế nào để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tránh gây thất thoát mà còn mang lại lợi ích luôn là bài toán khó mà mỗi doanh nghiệp cần đưa ra câu trả lời cho riêng mình. Để làm được điều này, bạn cần kế toán hàng tồn kho, nắm rõ số lượng, giá trị, thời gian tồn kho để lập báo cáo kế toán hàng tồn kho, cuối cùng đưa ra những giải pháp khắc phục.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 phương pháp quản lý hàng tồn kho là kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ.

Phương pháp kê khai thường xuyên

Đúng như tên gọi của nó, phương pháp kê khai thường xuyên là việc bạn theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình xuất, nhập, tồn vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. 

Đây là phương pháp có tính linh hoạt cao. Khi lựa chọn áp dụng phương pháp này, các tài khoản kế toán hàng tồn kho sẽ được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động, tăng giảm của vật tư và hàng hóa. Điều này cho phép giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Chính vì đặc điểm trên, phương pháp này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có giá trị hàng tồn kho lớn, sử dụng thường xuyên như máy móc, thiết bị, hàng kỹ thuật công nghệ chất lượng cao,… 

Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Số lượng xuất kho trong kỳ * Đơn giá xuất kho 

Vào cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, sau đó so sánh và đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc, 2 số liệu này phải luôn phù hợp với nhau, nếu có sự chênh lệch phải xác định rõ nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời để tránh sự thất thoát không mong muốn.

Phương pháp kê khai thường xuyên có ưu và nhược điểm như sau:

• Ưu điểm: có thể xác định giá trị hàng tồn kho bất cứ lúc nào, thông tin được cập nhật thường xuyên và hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình quản lý và kê khai
• Nhược điểm: thông tin cần phải được ghi chép, cập nhật liên tục nên có thể tạo áp lực cho kế toán viên

Phương pháp kiểm kê định kỳ

Đây là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp, từ đó tính giá trị hàng hóa đã xuất trong kỳ. Hay nói cách khác, phương pháp này chỉ có vai trò phản ánh lên giá trị hàng tồn kho tại thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ của kỳ kế toán.

Khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hóa nhập kho/xuất kho không được theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho, mà giá trị hàng mua và nhập kho trong kỳ được theo theo dõi, phản ánh trên tài khoản 611 (Mua hàng) và được xác định dựa trên các công thức cụ thể.

Đây là phương pháp thường được áp dụng với nhiều các doanh nghiệp kinh doanh đa dạng, nhiều chủng loại vật tư, các hàng hóa với mẫu mã có quy cách khác nhau, những mặt hàng có giá trị thấp hoặc được sản xuất thường xuyên.

Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ có ưu và nhược điểm như sau:

• Ưu điểm: đơn giản, không cần tốn nhiều thời gian, công sức vào hoạt động kê khai và hạch toán liên tục, do đó giảm được khối lượng thông tin được lưu trữ trong hồ sơ.
• Nhược điểm: thiếu sự chính xác về hàng hóa và không thể kiểm soát những rủi ro, sai sót có thể xảy ra trong quá trình làm việc, do đó doanh nghiệp không thể linh hoạt và đưa ra giải pháp một cách kịp thời.

>>>> Xem thêm: Vai trò, Sơ đồ và Kỹ năng quản lý kho hàng cần thiết nhất

4 Mô hình quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Mô hình ABC analysis 

Kỹ thuật phân tích ABC hay ABC analysis là phương pháp phân loại sản phẩm, nguyên vật liệu trong quản lý hàng tồn kho thành 3 nhóm căn cứ vào mối quan hệ giữa số lượng và giá trị của chúng như sau:

• Nhóm A: gồm những loại hàng hóa có giá trị hàng năm cao nhất (từ 70 – 80% so với tổng giá trị hàng dự trữ), nhưng về mặt số lượng chỉ chiếm 15% tổng số hàng dự trữ. Đây là nhóm cần kiểm soát chặt chẽ và có chu kỳ kế toán thường xuyên, thông thường là 1 tháng/lần.
• Nhóm B: gồm những loại hàng dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung bình (từ 15 – 25% so với tổng giá trị hàng dự trữ), về sản lượng chiếm khoảng 30% tổng số hàng dự trữ. Những hàng hóa, nguyên vật liệu thuộc nhóm này cần được kiểm soát ở mức tốt, thời gian kiểm toán nên thực hiện hàng quý (khoảng 3 tháng/lần).
• Nhóm C: gồm những hàng dự trữ có giá trị hàng năm nhỏ (khoảng 5% tổng giá trị các loại hàng dự trữ), số lượng chiếm khoảng 55% so với tổng số hàng dự trữ. Đây là nhóm được kiểm soát ở mức đơn giản vừa phải (kiểm toán khoảng 6 tháng/lần).

Mô hình ABC analysis có ưu điểm sau:

• Có cơ chế phân loại rõ ràng, đánh giá trọng tâm để đầu tư phù hợp, với mỗi loại hàng sẽ có phương án quản lý phù hợp
• Tăng trình độ nhân viên giữ kho khi thực hiện thường xuyên, chính xác các chu kỳ kiểm tra

Mô hình quản lý hàng tồn kho EOQ

Economic Order Quantity viết tắt là EOQ, là mô hình mang tính chất định lượng dùng để xác định mức tồn kho tối ưu – tiết kiệm chi phí nhất nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu bán hàng của doanh nghiệp. Điều này được thực hiện dựa trên 2 loại chi phí tồn tại trong doanh nghiệp: chi phí dùng để mua hàng và chi phí để dự trữ hàng tồn kho. 

Trong trường hợp chi phí nguyên vật liệu/hàng hóa tăng lên thì chi phí mua hàng sẽ giảm xuống, chi phí để dự trữ hàng tồn kho tăng lên. Hay ta kết luận rằng 2 loại chi phí trên có giá trị tương quan tỷ lệ nghịch với nhau. Và mục đích của mô hình EOQ chính là đưa ra những tính toán sao cho tổng của 2 chi phí này thấp nhất ở mức có thể.

Công thức tính của mô hình EOQ:

Trong đó:

• Q là lượng đặt hàng mỗi lần
• D là lượng nhu cầu hàng tồn kho mỗi năm, có thể bằng hàng tồn kho đầu năm + lượng hàng tồn kho nhập thêm trong năm – hàng tồn kho cuối năm
• S là chi phí cần chi trả cho việc đặt hàng đối với mỗi đơn hàng, bao gồm phí vận chuyển, gọi điện, kiểm tra hàng, giao nhận,…
• H là chi phí tiêu tốn cho việc lưu trữ hàng hóa, bao gồm phí thuê kho, thiết bị máy móc, điện nước, lương nhân sự,…

Ưu điểm của mô hình EOQ là giúp tối hóa chi phí đặt hàng và lưu kho. Tuy đây được xem là mô hình đơn giản và được sử dụng thông dụng nhất hiện nay nhưng cũng có những mặt hạn chế nhất định như sau:

• Giả định đầu vào thiếu tính khả thi: các đầu vào của mô hình EOQ cần một giả định đó là nhu cầu của người tiêu dùng là không đổi trong ít nhất một năm
• Gây khó khăn trong tính toán: có giả định cả chi phí mua hàng và chi phí lưu trữ hàng hóa không đổi, điều này khiến việc tính toán trong vài sự kiện kinh doanh trở nên khó khăn

Mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất POQ

Production Order Quantity Model viết tắt là POQ là mô hình dự trữ được ứng dụng khi lượng hàng được đưa đến liên tục hoặc khi sản phẩm vừa được tiến hành sản xuất, sử dụng hoặc bán ra. 

Mô hình POQ khác với mô hình EOQ trong việc đẩy mạnh tăng cường tính thực tế bằng cách nới lỏng các giả thiết. Trong đó, điểm khác biệt đó là giả thiết hàng được đưa đến liên tục, nhiều lần và nhu cầu sử dụng hàng ngày phải nhỏ hơn mức cung ứng để tránh tình trạng thiếu hụt.

Mô hình POQ thích hợp cho các công ty thương mại, các doanh nghiệp tự sản xuất vật tư, hoặc vừa sản xuất vừa bán. Mô hình này có công thức như sau:

Trong đó, các ký hiệu đều giống mới mô hình EOQ và P là khả năng cung ứng hàng ngày (điều kiện là d < P).

Mô hình khấu trừ theo số lượng QDM

Mô hình QDM (Quantity Discount Model) là mô hình dự trữ có tính đến sự thay đổi của giá cả phụ thuộc vào khối lượng hàng trong mỗi lần đặt hàng. Mô hình được áp dụng khi có tình huống nhà cung cấp triển khai chính sách giảm giá khi mua hàng số lượng lớn, được gọi là bán hàng khấu trừ theo lượng mua. Tuy nhiên, điều này sẽ làm lượng dự trữ và chi phí lưu kho tăng lên, chi phí đặt hàng giảm đi. Do đó, mục tiêu khi sử dụng mô hình này là chọn mức đặt hàng sao cho tổng chi phí về hàng dự trữ hàng năm là bé nhất.

Các bước thực hiện tính toán trong mô hình QDM được thực hiện như sau:

Bước 1: Xác định mức sản lượng tối ưu ở từng mức khấu trừ qua công thức sau:

Trong đó: 

• Pr là giá mua của một đơn vị hàng hóa
• I là tỷ lệ % chi phí dự trữ tính theo giá mua một đơn vị hàng hóa

Bước 2: Điều chỉnh sản lượng thích hợp ở mỗi mức khấu trừ sao cho đạt đủ điều kiện số lượng để hưởng khấu trừ nhưng không quá lớn vượt mức tối đa

Bước 3: Từ sản lượng đã tìm ở bước 1, tính tổng chi phí theo mức sản lượng đã điều chỉnh

Bước 4: Chọn Q* có tổng chi phí hàng dự trữ thấp nhất đã xác định ở bước 3

Giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp

Thực hiện đúng quy trình quản lý hàng tồn kho

Quy trình quản lý hàng tồn kho bắt đầu từ thời điểm nguyên vật liệu, vật tư được vận chuyển từ kho nhà cung cấp đến kho dự trữ của doanh nghiệp cho đến thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành phẩm. 

Một quy trình quản lý hàng tồn kho bao gồm nhiều công đoạn phức tạp, sẽ gây khó khăn nếu doanh nghiệp không có sự kiểm soát, giải quyết vấn đề một cách đúng đắn. Vì vậy, việc xây dựng một quy trình hợp lý ngay từ lúc đầu sẽ giúp doanh nghiệp có những bước thực hiện và triển khai một cách trơn tru, hiệu quả hơn. Quy trình này bao gồm: 

• Thiết lập quy trình nhập kho
• Thiết lập quy trình xuất kho
• Thiết lập quy trình kiểm kê, điều chỉnh hàng tồn kho
• Thiết lập quy trình tái chế

Để các công đoạn trong quy trình được thực hiện liền mạch, thống nhất, người quản lý cần kinh nghiệm làm việc lâu năm, đầu óc linh hoạt, khéo léo trong việc nắm rõ quy trình, điều phối nhân viên làm việc, dự đoán, phát hiện và giải quyết những sai sót phát sinh kịp thời. Ngoài ra, quy trình quản lý hàng tồn kho cần được đảm bảo thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ bởi toàn bộ công nhân viên thông qua những quy tắc làm việc và công tác quản lý nhân viên.

>>>> Xem thêm: Cách quản lý kho bằng Excel tuy Đơn giản nhưng có còn Phù hợp?

Thực hiện kiểm kê hàng hóa trong kho thường xuyên

Kiểm kê hàng hóa là một công việc nên được thực hiện một cách thường xuyên (ít nhất 6 tháng/lần) và cần đảm bảo tuân thủ đúng hướng dẫn kiểm kê cụ thể đã được quy định và phê duyệt từ trước. Hoạt động này giúp xác định số lượng hàng tồn kho theo từng thời điểm có trùng khớp với số liệu được ghi chép hay không. Từ đó, doanh nghiệp có thể phát hiện những sai sót và sửa chữa kịp thời, tránh gây thất thoát hàng hóa.

Ngoài ra, việc kiểm kê hàng hóa thường xuyên còn giúp doanh nghiệp xem xét và đưa ra những quyết định trong sự điều chỉnh cần thiết dựa trên tình trạng hàng hóa (bị hư hỏng, cần thanh lý, lỗi thời,…).

Quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch

Mã vạch là dạng công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động thông qua một dãy ký tự được ấn định trên sản phẩm, hàng hóa,…Với khả năng mã hóa tối ưu cùng công nghệ hiện đại có thể đa dạng các loại ký tự, hệ thống mã vạch đã và đang được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề, cung cấp giải pháp quản lý tất cả các mặt hàng trong kho một cách hiệu quả. 

Để việc quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch được diễn ra trơn tru, trước hết bạn cần phân loại hàng hóa theo đặc điểm được quy định từ trước, sau đó sử dụng mã vạch ấn định vào từng nhóm sao cho dễ quản lý nhất. Việc đọc mã vạch diễn ra vô cùng dễ dàng, chỉ bằng cách quét mã qua thiết bị quét mã, hệ thống ngay lập tức hiển thị thông tin mặt hàng như vị trí kệ hàng, số lượng, tình trạng mặt hàng một cách chi tiết.

Việc sử dụng mã vạch còn giúp nhà quản lý có sự sắp xếp hàng hóa một cách chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí, giảm bớt thời gian và công sức cho doanh nghiệp so với quy trình quản lý thủ công truyền thống.

Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý hàng tồn kho

Thời đại công nghệ 4.0 ngày càng phát triển, việc bắt kịp và áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, tăng tính hiệu quả trong hoạt động quản lý và tính cạnh tranh hơn. Các phần mềm quản lý hàng tồn kho ra đời đã cung cấp những giải pháp tối ưu, hữu hiệu trong việc kiểm soát số lượng, giá trị, tình trạng hàng tồn kho cũng như quá trình luân chuyển, sử dụng nguyên vật liệu trong xuất – nhập kho.

Quản lý hàng tồn kho bằng Excel

Trước khi các phần mềm quản lý hàng tồn kho hiện đại được biết đến rộng rãi, Excel là giải pháp quản lý được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến với các ưu điểm sau:

• Tốn ít chi phí sử dụng
• Đơn giản và dễ dàng thao tác
• Cung cấp đa dạng nhiều hàm tính toán

Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm kể trên, Excel vẫn còn những nhược điểm mà doanh nghiệp cần cân nhắc như:

• Dung lượng Excel có hạn, khi xử lý số lượng lớn nghiệp vụ sẽ khiến tốc độ xử lý của hệ thống bị chậm
• Chỉ cho phép một người làm việc trên một tệp tin, do đó tốn nhiều thời gian làm việc
• Cần nắm hết các hàm tính toán để làm việc hiệu quả
• Nhập liệu thủ công gây sai sót, tốn nhiều công sức
• Dữ liệu không được bảo mật nghiêm ngặt, dễ bị đánh cắp hoặc mất đi
• Không có sự liên kết trong cập nhật số liệu giữa các bộ phận
• Kiểm soát thông tin khó khăn

Với những ưu và nhược điểm trên, Excel chỉ thích hợp với những doanh nghiệp nhỏ, cửa hàng nhỏ có ít số lượng hàng hóa và nghiệp vụ cần lưu trữ, xử lý. Vậy đâu là giải pháp tối ưu dành cho những doanh nghiệp lớn, nhà phân phối?

Phần mềm quản lý hàng tồn kho thông minh

Là một trong những chức năng của phần mềm quản lý bán hàng, quản lý kho hàng đã giúp giải quyết nỗi lo âu của nhà quản lý thông qua những ưu điểm sau:

• Không gian lưu trữ lớn
• Dễ dàng kiểm soát thông tin từng mặt hàng: tên mặt hàng, phân loại, vị trí, tình trạng chi tiết,… thông qua phân loại và tra cứu thông minh
• Giúp nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt thông qua cung cấp giải pháp báo cáo tự động tồn kho một cách nhanh chóng và chính xác
• Tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn nhân lực

Song hành cùng thời đại công nghệ 4.0 phát triển, nhiều phần mềm quản lý kho của Việt Nam ra đời đã giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách hiệu quả mà bạn có thể tham khảo như: Bravo, SimERP, KiotViet, Sapo, Suno, SOF, Ecount,…

Lời kết: Quản lý hàng tồn kho là một quy trình nhiều công đoạn phức tạp và không hề dễ dàng để quản lý. Do đó, việc xây dựng một quy trình đúng đắn và phù hợp ngay từ lúc đầu sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát và triển khai các hoạt động được thống nhất và hiệu quả hơn. Qua những chia sẻ trên, SimERP hy vọng bạn có thêm những hiểu biết về tầm quan trọng, tìm ra giải pháp quản lý kho phù hợp với tính chất, nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.