Cách quản lý kho bằng Excel tuy Đơn giản nhưng có còn Phù hợp?

Quản lý kho được xem “xương sống” trực tiếp ảnh hưởng đến mọi hoạt động của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có số lượng hàng hóa không quá lớn thường quản lý kho vật tư bằng Excel để tối ưu chi phí. Tuy nhiên việc sử dụng Excel để quản lý kho đòi hỏi các kỹ năng nhanh nhạy và chính xác. Trong bài viết dưới đây, SimERP sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý kho bằng Excel và mang đến các mẹo hữu ích trong việc xây dựng và sử dụng file Excel quản lý kho đơn giản.

File Excel quản lý kho

Mỗi hàng hóa lại có các tính chất khác nhau, có loại quản lý theo seri/Imei, có loại quản lý theo lô date, có loại lại quản lý theo thành phần,..Hãy đảm bảo rằng, bạn đã có trong tay file quản lý kho Excel phù hợp với mặt hàng mà bạn đang kinh doanh, tránh tình trạng bán hàng công nghệ lại tải file quản lý kho hàng thời trang, thực phẩm.

Bạn có thể tải mẫu file excel quản lý kho tổng quát và thêm bớt các hàng cột sao cho phù hợp với mặt hàng mà bạn kinh doanh. Chẳng hạn, với các loại mỹ phẩm có hạn sử dụng, bạn có thể bổ sung thêm cột lô date từ đó để nhận biết được lô hàng này có hạn sử dụng đến bao giờ.  Với hàng seri/imei, bạn hãy bổ sung thêm cột serie/imei để có thể quản lý lượng hàng tồn kho bằng mã imei chính xác.

Trong file Excel quản lý kho này bạn cần các trường thông tin sau:

• Xuất kho
• Nhập kho
• Tồn kho

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, Excel là giải pháp quản lý kho đơn giản, dó đó nó không phù hợp để quản lý lượng hàng hóa lớn với hàng trăm cột thông tin. Nếu quản lý lượng hàng hóa lớn như vậy bằng Excel, bạn có thể mất nhiều thời gian tính toán đồng thời rất khó theo dõi và cập nhật.

Quản lý hàng tồn kho bằng Excel là một trong những cách giúp người chủ cửa hàng nhỏ quản lý hàng hóa một cách dễ dàng và thuận lợi hơn. Đây là phương pháp được nhiều chủ cửa hàng sử dụng để kiểm soát số lượng hàng hóa tồn kho.

Những hàm chính được sử dụng trong Excel để quản lý kho

Một điều cực kỳ quan trọng để bạn sử dụng file excel quản lý kho một cách dễ dàng nhất đó là phải nắm được những kiến thức cơ bản về excel. KiotViet sẽ chia sẻ một số hàm cơ bản để bạn thao tác xử lý các dữ liệu nhanh nhất.

Hàm tìm kiếm

Hàm tìm kiếm là hàm được sử dụng thường xuyên đối với các nhân viên kế toán kho. Hàm tìm kiếm dùng để tìm kiếm trả về tên đơn hàng, mã hãng,… hay các thông số về khách hàng, người mua hàng,… Hàm tìm kiếm gồm hàm VLOOKUP và HLOOKUP. 

Trong đó, hàm VLOOKUP giúp tìm kiếm và tham chiếu đến các dữ liệu dạng cột. 

Công thức: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup]) 

Hàm HLOOKUP giúp chúng ta tìm kiếm giá trị ở hàng ngang. 

Công thức: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num,[range_lookup])

Hàm điều kiện IF

Hàm điều kiện IF là hàm cũng hay được dùng trong kế toán kho.  Hàm IF trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng và trả về giá trị 2 nếu điều kiện sai. Hàm IF thường được dùng để lập bảng biểu quản lý hàng hóa xuất nhập. 

Công thức: IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false]) 

Hàm tổng có điều kiện SUMIF

Hàm SUMIF dùng để tính tổng, đối với một nhân viên kế toán kho thì đây là hàm được sử dụng nhiều nhất. Hàm sẽ trả về giá tổng của các ô cần tính. Tuy nhiên, tổng này phải thỏa mãn được các vùng điều kiện đã đưa ra. 

Công thức: SUMIF(range,criteria,[sum_range])

Hàm LEFT

Trong Excel, hàm LEFT được sử dụng nhằm mục đích lấy các ký tự phía bên trái của một chuỗi văn bản. 

Công thức: LEFT(ô chứa chuỗi cần lấy, số ký tự muốn lấy)

Hàm LEN

Hàm LEN được sử dụng để đếm tổng số ký tự. 

Công thức: LEN(ô chứa chuỗi cần đếm)

Ngoài ra, hàm LEN cũng có khả năng đếm tổng chữ số, chữ cái và khoảng trắng.

Hàm SUBTOTAL

Hàm SUBTOTAL được sử dụng với mục đích tính toán một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu. Tùy thuộc vào các phép tính mà người sử dụng có thể chọn trong đối số.

Công thức: SUBTOTAL(Đối số cần tính)

Quản lý kho với Google Sheets

Quản lý kho bằng Google Sheets hay Google Drive đem lại cho bạn lợi ích lớn nhất đó là nó cho phép nhiều người cùng nhập dữ liệu được. Dưới đây là cách quản lý kho bằng Google Sheets:

Bước 1: Tạo file quản lý kho trực tiếp trên Google Sheets hoặc tải lên file mẫu có sẵn

– Tạo file quản lý kho hàng trực tiếp trên Google Sheet:

• Bạn chỉ cần truy cập https://docs.google.com/spreadsheets/u/1/ và nhấn vào nút “Bắt đầu bảng tính mới”
• Sau khi click thì Google Sheets sẽ tự động tạo 1 file Excel mới tính trên trình duyệt của bạn

– Tải lên file mẫu đã có sẵn lên google sheets

• Bạn truy cập link: https://drive.google.com/drive/u/1/my-drive
• Sau đó click vào nút “Mới”
• Tiếp đến, nhấn vào “Tải tệp lên”, khi cửa sổ chọn file hiện lên, bạn chỉ cần chọn file rồi tải lên là xong

Bước 2: Chia sẻ cho nhiều người và chỉnh sửa quyền truy cập

• Bước 1: Truy cập vào https://drive.google.com/drive/u/1/my-drive
• Bước 2: Click chuột phải vào file cần chia sẻ
• Bước 3: Nhấn nút “Chia sẻ”
• Bước 4: Khi cửa sổ hiện lên, bạn hãy nhập địa email của người được phân quyền và chọn quyền chỉ được xem (View-only) hay được chỉnh sửa (Edit) hoặc bình luận (Comment)
• Bước 5: Nhấn “Xong” để hoàn tất việc phân quyền người dùng bằng google sheet

Bước 3: Khai báo danh mục, nhập liệu và xem báo cáo

Khi đã có file quản lý kho và hoàn tất việc phân quyền cho người truy cập, bây giờ bạn có thể tiến hành nhập liệu và quản lý kho bằng các hàm tính toán mà chúng tôi đã đề cập bên trên. 

Các mẹo khi quản lý kho hàng bằng Excel hoặc Google Sheets

Excel là lựa chọn thay thế cho các phần mềm quản lý kho, phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng hàng hóa không quá lớn. Với bộ công cụ và tính năng đơn giản, excel giúp các doanh nghiệp quản lý tồn kho với mức chi phí phải chăng và thao tác vô cùng đơn giản. Dưới đây là các mẹo để bạn có thể quản lý kho bằng Excel đơn giản và hiệu quả. 

Tránh các lỗi do kiểm kê Excel

Một trong những lý do khiến các công ty lớn không sử dụng Excel để quản lý kho chính là vì công cụ này thường xuyên mắc lỗi. Trên thực tế rất khó để tìm ra nguyên nhân gây ra lỗi trên bảng tính và dữ liệu cứng, trừ khi bạn biết chính xác các lỗi này xuất phát từ đâu và tìm kiếm chúng. Cách duy nhất để tránh tình trạng lỗi trên excel là tự đánh giá và kiểm tra hàng ngày nhằm giảm thiểu các sai sót. 

Cập nhật ngay lập tức

Để tránh các sự cố đáng tiếc, nhà quản lý cần đảm bảo bất cứ nhân viên nào thực hiện xử lý đơn hàng đều phải cập nhật dữ liệu trên excel ngay lập tức. Excel không phải là giải pháp quản lý kho theo thời gian thực, vì vậy số liệu và các giá trị tồn kho trên thực tế thường không sát với số liệu trên bảng tính. Nhà quản lý cần phải thường xuyên cập nhật dữ liệu về hàng tồn kho thực tế để đảm bảo có đủ số lượng hàng hóa cung cấp ra thị trường. 

Thường xuyên tích hợp dữ liệu

Hàng tháng, các doanh nghiệp nên dành thời gian tích hợp và cập nhật lại dữ liệu để tạo biểu đồ phác thảo số lượng hàng hóa bán ra theo từng kỳ. Công việc này nên được thực hiện hàng tháng, hàng quý, đặc biệt vào các thời gian cao điểm như lễ tết hoặc có chương trình khuyến mãi. Một trong những hạn chế lớn của Excel chính là không thể đưa ra báo cáo và phân tích theo thời gian. Tuy nhiên, nếu người dùng dành thời gian để tích hợp dữ liệu vào bảng tổng hợp thì vấn đề sẽ được dễ dàng giải quyết. Việc này tuy tốn thời gian nhưng lại mang đến hiệu quả khá khả quan, giúp doanh nghiệp có thể theo dõi và giám sát doanh số bán hàng theo từng giai đoạn. 

Đánh giá dữ liệu

Quản lý kho bằng Excel miễn phí giúp doanh nghiệp có thể theo dõi không gian kho hàng. Tuy nhiên, để công cụ này mang đến hiệu quả cao nhất, nhà quản lý cần đảm bảo theo dõi kho và tính toán một cách hợp lý. Việc xem xét kỹ càng các số liệu mà bạn đang sử dụng trong tính toán sẽ đảm bảo mang đến các thông tin chính xác, hạn chế các sai sót và giúp tiết kiệm thời gian. 

Kiểm kê và đánh giá tổng quan

Quản lý kho bằng Excel cần nhân lực để nhập dữ liệu, hoặc doanh nghiệp cần kết nối máy quét mã vạch với hệ thống bảng tính. Có thể nói rằng không phải tất cả các hoạt động trên Excel đều được tự động hóa. Chính vì vậy, sử dụng Excel thường dẫn đến các rủi ro do trong quá trình nhập liệu mắc lỗi hoặc do người sử dụng sắp xếp lại quá nhiều lần, hay do mức lợi nhuận bị đánh giá quá cao hoặc quá thấp. Điều này xảy ra có thể khiến quá trình quản lý kho của doanh nghiệp bị gián đoạn, thậm chí xảy ra sự cố. Chính vì vậy, nhà quản lý cần phải theo dõi mọi thứ và kiểm tra lại số liệu mỗi ngày. 

Ưu và nhược điểm của việc quản lý kho bằng Excel/Google Sheets

Quản lý kho bằng file Excel có một số ưu nhược điểm như sau:

Ưu điểm

• Thao tác rất đơn giản và dễ sử dụng
• Tính đại trà cao, có thể tải và sử dụng miễn phí, từ đó sẽ tiết kiệm chi phí sử dụng
• Có thể chủ động thêm bớt dữ liệu
• Thích hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ với quy trình quản lý bán hàng đơn giản

Nhược điểm

• Dữ liệu không được bảo mật, ảnh hưởng đến các thông tin quan trọng của doanh nghiệp
• Chỉ phù hợp xử lý khi có dung lượng nhỏ. Khi các nghiệp vụ tăng lên tốc độ xử lý dữ liệu bị chậm đi
• Không cung cấp thống kê số liệu và báo cáo chi tiết
• Excel quản lý kho đơn giản, chỉ cho một người làm việc trên một bảng tính. Doanh nghiệp sẽ phải tốn thêm nhân lực và thời gian
• Không thể lập hóa đơn, từ đó hạn chế việc liên kết với các thiết bị bán hàng
• Nhập liệu một cách thủ công, mất thời gian và dễ sai sót
• Quản lý công nợ với khách hàng và nhà cung cấp dễ bị nhầm lẫn
• Không thường xuyên cập nhật số liệu với các bộ phận khác

Với các doanh nghiệp lớn có nhiều số liệu, nghiệp vụ bán hàng phức tạp và số lượng hàng hóa,  khách hàng nhiều, thì excel rất khó đáp ứng. Người quản lý sẽ khó theo dõi bởi thông tin rời rạc. Điều này dẫn đến không thể thực hiện được việc liên kết số liệu để xây dựng báo cáo chi tiết.

Những lý do bạn nên chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp

Sử dụng phần mềm quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn nhân lực, thời gian, chi phí và mang lại rất nhiều lợi ích khác nữa.

Tiết kiệm nguồn nhân lực

Chi phí về nhân sự rất tốn kém khi có một khối lượng lớn các mặt hàng cần quản lý vì lúc ấy, doanh nghiệp cần rất nhiều nhân viên làm việc tại kho. Nếu sử dụng các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, các công ty chắc chắn sẽ cắt giảm được tối đa số lượng nhân viên; đồng thời tạo điều kiện cho việc quản lý nhân sự trở nên dễ dàng và hiệu quả.

Quản lý chính xác số lượng hàng tồn kho

Khi sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng, ngoài việc tối ưu hóa hoạt động lưu kho, tận dụng tối đa không gian lưu trữ trong kho thì còn giúp doanh nghiệp quản lý số lượng hàng tồn kho vô cùng chính xác dựa vào các thông tin về mẫu mã, số lô, quy cách, hạn sử dụng,…

Việc luôn nắm chắc số lượng sản phẩm, số loại mặt hàng sẽ giúp công ty luôn đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Hơn nữa, với phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, nhà quản lý sẽ có cái nhìn toàn diện nhất về lượng hàng tồn ở tất cả các kho, từ đó giúp giảm tồn kho đến mức tối thiểu, tránh việc ứ đọng vốn cố định.

Quản lý chi tiết và định mức từng loại mặt hàng

Các phần mềm quản lý kho hàng hiện nay đều có hỗ trợ quản lý các mặt hàng trong kho theo nhiều đơn vị đo lường khác nhau (m, cm, tấn, tạ, yến, kg, thùng, bao, chai, lọ,…), nhờ đó việc quản lý một cách chính xác định mức hàng hóa trong kho trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết.

Chẳng hạn, trong kho vật tư của một công ty sản xuất và phân phối thuốc và vật dụng y tế: có 100 thùng thuốc Panadol, 150 hộp thuốc Bionic. Những thông số này sẽ đều được quản lý một cách dễ dàng trên phần mềm quản lý kho.

Ngoài ra, khi liên kết với các phần mềm kế toán thì phần mềm quản lý kho còn có thể hỗ trợ việc tính toán lượng nguyên liệu, vật tư trước khi đưa vào sản xuất, tính toán giá thành sản phẩm, tính định mức vật liệu cho một sản phẩm cụ thể.

Cung cấp báo cáo chi tiết tức thì

Hiện nay, các phần mềm quản lý kho đều có khả năng lập báo cáo với nội dung và hình thức theo nhu cầu của người dùng, dựa trên các dữ liệu được cập nhật liên tục trên phần mềm. Các báo cáo có thể được thể hiện dưới hình thức sơ đồ, bảng biểu, biểu đồ để biểu diễn các thông số, dữ liệu trong báo cáo từ đó đưa đến cái nhìn sinh động, trực quan nhất cho người xem.

Ngoài ra, nhân viên kế toán kho hoàn toàn có thể xuất báo cáo ra file excel dễ dàng.

Đảm bảo an toàn thông tin nhờ tính năng phân quyền mạnh mẽ

Các phần mềm quản lý kho có khả năng phân quyền cho nhân viên theo chức vụ, quyền hạn của họ trong doanh nghiệp. Có nghĩa là không phải ai cũng được cấp quyền truy cập vào tất cả các module, hoặc có thể bị giới hạn thao tác với dữ liệu, có những dữ liệu, nhân viên chỉ có thể xem nhưng không sửa hoặc xóa được.

Giới thiệu phần mềm SimERP và Module quản lý kho

Về SimERP

SimERP là một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được xây dựng dựa trên Odoo – phần mềm ERP phổ biến hàng đầu thế giới với nhiều ưu điểm vượt trội. SimERP được phát triển với hơn 30 phân hệ cốt lõi, 1000 ứng dụng tùy chỉnh linh hoạt với mạng lưới lên tới 4.5 triệu người dùng trên toàn thế giới.

Ưu điểm của SimERP

– Giải pháp toàn diện

SimERP cung cấp đầy đủ các giải pháp quản trị cho một doanh nghiệp. Tất cả các ứng dụng và module này được tích hợp đồng bộ trên cùng một hệ thống.

– Chi phí triển khai thấp

Dựa trên nền tảng mã nguồn mở (Open source), SimERP cho phép các doanh nghiệp triển khai với chi phí ban đầu tương đối thấp, thậm chí thấp hơn nhiều so với giải pháp ERP khác.

– Nền tảng dễ mở rộng

Các doanh nghiệp có thể dễ dàng tích hợp thêm ứng dụng của bên thứ 3 (chẳng hạn: dịch vụ vận chuyển, cổng thanh toán,…), đồng thời tùy chỉnh ứng dụng sẵn có hoặc thêm người dùng mới.

– Giao diện dễ sử dụng

Với giao diện kéo thả tương thích với website và các thiết bị di động, SimERP giúp người dùng quản lý công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Module quản lý kho của SimERP

Hiện nay, việc sử dụng phần mềm quản lý hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), điển hình như Inventory SimERP để quản lý các hoạt động kế toán kho đã trở nên phổ biến với các doanh nghiệp trong thời đại 4.0.

Được xây dựng dựa trên nền tảng Odoo ERP hàng đầu, SimERP với module Inventory được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng nhờ những tính năng nổi bật sau đây:

• Quản lý hàng tồn kho kép, cho phép người sử dụng có thể truy xuất nguồn gốc một cách đầy đủ từ nhà cung cấp đến khách hàng. Tất cả mọi dữ liệu đều được tổng hợp và cập nhất theo cài đặt của người sử dụng.
• Cho phép đóng gói và vận chuyển những đơn hàng có hoặc không có mã vạch (QR code, barcode), chuẩn bị đơn đặt hàng theo tính khả dụng của sản phẩm.
• Quản lý tất cả kho hàng trên cùng một hệ thống và sử dụng các quy tắc cung ứng giữa các kho.
• Sử dụng máy quét mã vạch cho mọi hoạt động kiểm kê từ hàng tồn kho, lô hàng đến đơn đặt hàng đóng gói, v.v.
• Kiểm soát thời gian xử lý ứng dụng công nghệ tự động hóa các giao dịch hàng tồn kho, cải thiện tính minh bạch trong các hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Hỗ trợ các mặt hàng có đặc tính khác nhau: sản phẩm vật lý, hàng tiêu dùng, sản phẩm kỹ thuật số và dịch vụ. Người sử dụng có thể thêm nhiều tùy chỉnh cần thiết để đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
• Sử dụng điểm đặt hàng và RFQ tự động hỗ trợ hoạt động của chuỗi cung ứng hiệu quả hơn.
• Hệ thống quản lý kho SimERP hỗ trợ FIFO (Hàng nhập trước bán trước), giá trung bình và giá tiêu chuẩn cho các phương pháp tính giá thành sản phẩm.

Lời kết

Có thể nói excel quản lý kho là giải pháp tối ưu dành cho các cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên quy mô hoạt động phát triển, các doanh nghiệp sẽ cần đến phần mềm quản lý kho chuyên dụng để giúp tự động hóa các quá trình nhập và xử lý dữ liệu. Hy vọng bài viết này đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu còn bất kỳ câu hỏi nào, hãy để lại bình luận dưới bài viết này để SimERP có thể hỗ trợ bạn nhanh chóng nhé!