Quy trình xuất nhập kho thành phẩm, hàng hóa, nguyên vật liệu

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất, nâng cao hiệu quả quy trình xuất nhập kho là một trong những cách tốt nhất để tăng lợi nhuận và xây dựng doanh nghiệp. Bài viết dưới đây để cập tới toàn bộ quy trình xuất nhập kho cơ bản nhất cần có của một doanh nghiệp. Hãy tham khảo ngay nhé!

Quy trình xuất nhập kho là gì?

Quy trình xuất nhập kho được hiểu là thứ tự, trình tự nhất định đã được tiêu chuẩn hóa từ trước để thực hiện hoạt động xuất, nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Quy trình này sẽ giúp hoạt động xuất, nhập diễn ra trôi chảy và giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát số lượng cũng như chất lượng tài sản của mình.

Quản lý quy trình xuất nhập kho nguyên vật liệu cũng như quy trình xuất nhập kho thành phẩm, đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý bán hàng:

• Các hoạt động xuất, nhập diễn ra trong kho hàng diễn ra suôn sẻ và chặt chẽ
• Nhà quản lý, doanh nghiệp dễ dàng có thể nắm bắt tình trạng xuất, nhập; số lượng cũng như chất lượng
• Công việc diễn ra theo quy trình có sẵn  giúp nhân viên có thể rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả

Hướng dẫn toàn bộ quy trình nhập kho cho doanh nghiệp

Nhập kho là quá trình đầu tiên và là một trong những khâu quan trọng nhất. Để thực hiện đúng quy trình nhập kho, nhà kho phải đảm bảo rằng rằng họ đã nhận đúng sản phẩm, đảm bảo số lượng đã yêu cầu, đúng tình trạng và đúng thời gian. Nếu không làm như vậy sẽ ảnh hưởng đến tất cả các hoạt động tiếp theo.

Hoạt động nhập kho cũng liên quan đến việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hóa đến kho. Điều này đặt ra trách nhiệm cho quản lý kho trong việc duy trì tình trạng của hàng hóa cho đến khi chúng được vận chuyển. 

Quy trình nhập kho hàng hóa được chia thành nhiều loại dựa trên loại hàng mà doanh nghiệp tiếp nhận, bao gồm:

• Quy trình nhập kho nguyên vật liệu
• Quy trình nhập kho thành phẩm
• Quy trình nhập kho vật tư

>>> Xem thêm: Vai trò, Sơ đồ và Kỹ năng quản lý kho hàng cần thiết nhất

Các bước trong quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Bước 1: Lập kế hoạch nguyên vật liệu cần nhập

Khi bất kỳ bộ phận trong doanh nghiệp có nhu cầu nhập kho nguyên vật liệu cần phải báo cho các bộ phận liên quan, đặc biệt là bộ phận kho để cập nhật thông tin và bố trí nhân sự hỗ trợ.

Bước 2: Kiểm tra hàng hóa và đối chiếu

Khi hàng đã được giao tới, người mua hàng sẽ phải xuất phiếu yêu cầu nhập kho. Thủ kho dựa vào phiếu đề nghị nhập kho để kiểm kê kiểm tra tất cả các sản phẩm xem có bất kỳ thiệt hại nào gây ra trong quá trình vận chuyển hay không. Nếu có vấn đề về sai số lượng hoặc có hư hỏng thì thủ kho  phải lập biên bản và báo với đơn vị yêu cầu nhập kho để xuất để có phương án xử lý.

Bước 3: Kế toán thực hiện kiểm tra và lập phiếu nhập kho

Khi hoàn thành toàn bộ công tác kiểm tra hàng hóa, các giấy tờ liên quan sẽ được kế toán kiểm tra lại một lần nữa trước khi tiến hành giao dịch và lập phiếu nhập kho.

Bước 4: Hoàn thành quy trình nhập kho 

Thủ kho chịu trách nhiệm việc nhập hàng và sắp xếp vào đúng nơi quy định. Sau đó, ngay lập tức phải cập nhật thông tin vào thẻ kho qua hệ thống bảng tính excel hoặc phần mềm quản lý kho hàng tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Tiếp đó phải thông báo tới các bộ phận liên quan.

Quy trình nhập kho thành phẩm và quy trình nhập kho vật tư

Về cơ bản, các bước trong quy trình nhập kho vật tư và thành phẩm cơ bản giống nhau, bao gồm 6 bước:

• Bước 1: Khi mua hàng về, nhân viên mua hàng, hoặc người nhập hàng sẽ có yêu cầu nhập kho theo biểu mẫu.

• Bước 2: Kế toán sau khi nhận được yêu cầu nhập kho sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành nhiều liên: 1 liên lưu tại sổ, giao cho nhân viên mua hàng 2-3 liên để làm thủ tục nhập kho.
• Bước 3: Sau khi có phiếu nhập kho, bộ phận yêu cầu nhập kho sẽ giao hàng cho thủ kho.
• Bước 4: Hàng hóa sẽ được kiểm đếm và tiến hành nhập kho (Những doanh nghiệp giao cho thủ kho lập phiếu nhập kho, thì hàng sẽ được kiểm đếm trước khi viết phiếu nhập kho.) Nếu phát hiện vật tư hàng hóa có thừa, thiếu, thủ kho phải lập biên bản và báo cáo với đơn vị yêu cầu để tìm hướng giải quyết.
• Bước 5: Sau khi nhập kho, thủ kho sẽ ký nhận hàng, lưu lại một liên và ghi thẻ kho, một liên sẽ giao lại cho kế toán kho, một liên sẽ giao lại cho người người nhập hàng.
• Bước 6: Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán kho sẽ ghi sổ kho và hạch toán hàng nhập.

Hướng dẫn toàn bộ quy trình xuất kho cho doanh nghiệp

Hàng tồn kho bao gồm nhiều loại tài sản khác nhau như: nguyên vật liệu, vật tư, thành phẩm được quản lý chặt chẽ để tránh hư hỏng và mất mát. Chính vì vậy, thực hiện việc quản lý hàng tồn kho, xuất kho phải đảm bảo theo đúng quy trình đã thiết lập sẵn.

Quy trình xuất kho được chia thành 5 loại tùy thuộc vào loại tài sản và mục đích sử dụng:

• Quy trình xuất kho hàng hóa
• Quy trình xuất kho thành phẩm
• Quy trình xuất kho vật tư
• Quy trình xuất kho nguyên vật liệu
• Quy trình xuất kho bán hàng

Trên thực tế, 4 quy trình xuất kho hàng hóa, thành phẩm, vật tư, nguyên vật liệu là cơ bản giống  nhau. Riêng quy trình xuất kho bán hàng có nhiều bước khác biệt.

Các bước trong quy trình xuất kho hàng hóa

Bước 1: Yêu cầu xuất hàng

Khi các bộ phận có nhu cầu sử dụng hàng hóa, thành phẩm, vật tư cũng như nguyên vật liệu, nhân viên cần lập phiếu yêu cầu xuất kho gửi kế toán. Trong đó cần ghi rõ số lượng và mục đích xuất hàng.

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho

Xem xét yêu cầu xuất kho, kế toán sẽ bắt đầu tiến hành kiểm tra số lượng hàng tồn kho. Nếu số lượng hàng hóa không đủ so với yêu cầu sẽ thông báo lại với đơn vị đề xuất để tìm giải pháp thay thế. Trong trường hợp đủ thì tiến hành xuất kho luôn.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho

Sau khi nhập được yêu cầu xuất kho, kế toán kho tiên hành lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành nhiều liên: giao cho thủ kho và lưu trữ tại quyển. Tùy quy định của từng doanh nghiệp để quy định số liên của Phiếu Xuất kho.

Bước 4: Tiến hành xuất kho

Thủ kho sau khi nhận phiếu xuất kho sẽ tiến hành xuất kho hàng hóa theo đúng yêu cầu về số lượng. Nhân viên nhận hàng phải ký xác nhận vào phiếu xuất kho và nhận lại một liên.

Bước 5: Cập nhật thông tin

Thủ kho nhận lại một liên Phiếu xuất kho, bắt đầu tiến hành ghi thẻ kho, sau đó trả lại Phiếu xuất kho cho kế toán. Kế toán thực hiện ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất.

Quy trình xuất kho bán hàng

• Bước 1: Khi phòng bán hàng, kinh doanh nhận được đơn đặt hàng trực tiếp từ khách hàng thì sẽ tiến hành ghi nhận đơn hàng, đồng thời liên hệ với thủ kho để thủ kho kiểm tra sổ sách xác định số lượng và chất lượng hàng hóa còn trong kho còn có đủ cung cấp cho đơn hàng  theo yêu cầu hay không.
• Bước 2: Sau khi xác định hàng hóa có thể đáp ứng được thì phòng bán hàng làm phiếu đề nghị xuất kho để chuyển cho thủ kho. Phiếu xuất kho thường được lập làm 3 liên:lưu nội bộ, giao cho thủ kho và một liên cho khách hàng.
• Bước 3: Thủ kho nhận được phiếu xuất kho sẽ kiểm tra tính chính xác xuất kho theo đúng yêu cầu.
• Bước 4: Nhân viên nhận vật tư, hàng hóa nhận hàng, ký vào phiếu xuất kho và nhận 1 liên để giao cho khách hàng.
• Bước 5: Thủ kho nhận lại một liên phiếu xuất kho để làm căn cứ tiến hành ghi thẻ kho và hạch toán, ghi nhận vào sổ kho. Đồng thời, kế toán cũng thực hiện xuất hóa đơn bán hàng, kẹp cùng với phiếu xuất kho và phiếu giao hàng để nhân viên giao hàng đưa cho khách.
• Bước 6: Cuối cùng, kế toán tiến hành ghi sổ nghiệp vụ kế toán phát sinh vào sổ sách kế toán.

Những rủi ro trong khi thực hiện quy trình xuất nhập kho

Việc quản lý kho hàng, quản lý hoạt động xuất nhập kho đòi hỏi các doanh nghiệp cần có nhiều kinh nghiệm để có thể hạn chế cũng như giảm thiểu các rủi ro xảy ra. Dưới đây là một những rủi ro thường gặp khi phải điều hành, quản lý kho hàng:

Quy trình nhập kho:

– Nhận thông tin đơn hàng trễ, bên cạnh đó việc lưu trữ thông tin một cách thủ công bằng excel có thể gây ra những sự sai sót nhất định.

– Khó khăn trong việc theo dõi hàng trả về từ thị trường.

– Việc nhớ vị trí, nhãn hiệu các mặt hàng phụ thuộc vào kinh nghiệm và thâm niên làm việc của thủ kho.

Quy trình xuất kho:

• Vì lưu trữ thủ công nên khi tiến hành xuất kho, không “truy vết” được số lô/batch nào bán cho khách hàng nào. 
• Diện tích kho nhỏ, tối đa hóa diện tích lưu trữ cản trở việc kiểm và soạn hàng.
• Khó điều tra nguyên nhân nếu có mất mát hàng, hư hỏng, sự cố xảy ra trong kho.
• Nhiều thao tác thủ công, năng suất làm việc chưa cao.

Quản lý kho & hàng tồn kho

• Có quá nhiều mặt hàng trong kho gây ra nhiều khó khăn trong việc kiểm soát hạn sử dụng của hàng hóa.
• Tốn nhiều thời gian kiểm đếm, ký chứng từ, dễ mắc sai sót số liệu.

Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý kho?

Với sự phát triển của công nghệ; rất nhiều doanh nghiệp thay vì quản lý kho một cách thủ công thì đã sử dụng phần mềm quản lý kho để công việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí hơn:

• Toàn bộ các tác vụ quản lý kho được tích hợp trên cùng một hệ thống. Người dùng có thể dễ dàng quản lý, kiểm soát, theo dõi tình trạng kho mọi lúc, mọi nơi, thông qua các thiết bị di động thông minh.
• Phần mềm giúp thống kê chi tiết hàng hóa theo từng mã hàng, các loại hàng, số lượng, tình trạng nhập xuất,….chi tiết tới những điều nhỏ nhất giúp người dùng dễ dàng thấy được sự biến động trong kho, tránh hàng hóa thất thoát một cách vô lý.
• Sử dụng hệ thống quản lý kho hàng cũng sẽ cung cấp khả năng hiển thị mức độ hàng tồn kho theo thời gian thực, chính xác. Điều này cho phép một công ty ước tính nguồn cung cấp một cách an toàn hơn và tránh tình trạng tồn đọng, dẫn đến nhiều khách hàng hài lòng hơn.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tới một phần mềm quản lý kho, hãy tham khảo Module quản lý kho của phần mềm SimERP. Đây là phần mềm sở hữu tính năng quản lý kho hàng online thống nhất và hiện đại trên cùng một nền tảng, đơn giản hóa quy trình quản lý xuất – nhập kho tới gấp 3 lần:

• Tổ chức kho hàng hiệu quả: 
  • Loại bỏ nhanh chóng sản phẩm lỗi và nhận báo cáo chi tiết về chi phí, lý do và khối lượng
  • Thực hiện kiểm kê cho một kho hàng, một sản phẩm hoặc khu hàng cụ thể
  • Hỗ trợ máy quét USB, máy quét bluetooth và thiết bị kiểm kho
  • Quét mã vạch cho mọi hoạt động kiểm kê: hàng tồn kho, lô hàng đến, đơn đặt hàng đóng gói, v.v.
  • Ghi nhận vào hệ thống dữ liệu khi có mặt hàng bị lỗi hay quá hạn sử dụng
• Hệ thống báo cáo tự động, dễ dàng theo dõi sản phẩm theo thời gian thực
  • Truy xuất nguồn gốc sản phẩm tại hệ thống
  • Nhận báo cáo về tồn kho, quản lý hoạt động xuất – nhập kho
  • Báo cáo định giá tồn kho (gồm cả số lượng và giá trị)
• Bên cạnh đó, SimERP sở hữu tính năng quản lý kho nâng cao với việc hỗ trợ drop-shiping, cross-docking, đáp ứng nhu cầu bán hàng quốc tế của doanh nghiệp:
  • Giao hàng cho khách hàng trực tiếp từ nhà cung cấp với mô hình Drop-shipping
  • Chuyển trực tiếp từ nhà sản xuất đến nơi tiêu thụ với mô hình Cross-docking
  • Thiết kế quy trình đơn hàng dựa vào yêu cầu riêng của doanh nghiệp

Kết

Trên đây là toàn bộ quy trình xuất nhập kho cơ bản nhất thường dùng cho các doanh nghiệp. Ngày này, dưới sự hỗ trợ của các phần mềm công nghệ, đặc biệt là phần mềm ERP, quy trình xuất nhập kho sẽ được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng và đảm bảo độ chính xác. Nhờ tính năng đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban, bộ phận; quy trình xuất nhập kho được diễn ra liền mạch, tiết kiệm được chi phí và thời gian đáng kể.