Vai trò, Sơ đồ và Kỹ năng quản lý kho hàng cần thiết nhất

Ngày nay, để một doanh nghiệp có thể thành công trong hoạt động kinh doanh thì bên cạnh việc quản lý hoạt động bán hàng, quản lý sản phẩm, quản lý nhân viên thì công việc quản lý kho hàng đang dần được chú trọng nhiều hơn. Quản lý như thế nào để kiểm soát chính xác số lượng hàng tồn kho? Làm sao để xuất, nhập kho một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả? Việc mang vai trò quan trọng cũng như ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh khiến kỹ năng quản lý kho hàng trở nên ngày càng cấp thiết hơn.

Quản lý kho hàng là gì

Trước tiên, chúng ta nên tìm hiểu sơ về định nghĩa kho hàng là gì. Kho hàng chính là nơi lưu trữ hàng hóa phân phối từ các đại lý tới cửa hàng, từ cửa hàng tới khách hàng. Vậy thì kỹ năng quản lý kho hàng chính là những việc liên quan đến công tác tổ chức, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa vật tư, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa… Công việc quản lý kho hàng sẽ bao gồm các công việc như:

• Sắp xếp hàng hóa trong kho
• Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho
• Giải quyết, kiểm soát công việc xuất nhập khẩu
• Quản lý giấy tờ cho các thủ tục xuất nhập kho
• Theo dõi và đảm bảo số lượng hàng tồn kho
• Kiểm kho theo định kỳ

Từ quá trình quản lý hàng hóa trong kho, cửa hàng cũng có thể nắm bắt rõ được tình hình kinh doanh, chất lượng sản phẩm và thậm chí phần nào đó dự đoán được xu thế tiêu dùng của khách hàng. Tuy nhiên, công việc quản lý kho hàng cũng yêu cầu người quản lý có kỹ năng quản lý kho hàng tốt để luôn đảm bảo chất lượng của sản phẩm cũng như số lượng hàng xuất nhập kho ổn định.

Vai trò của quản lý kho hàng

Việc các chuỗi hệ thống logistics ngày càng phát triển mạnh mẽ đã đề ra một nhu cầu thiết yếu đối với kỹ năng quản lý kho hàng. Một nhân viên kho cần phải được trang bị những kỹ năng quản lý kho hàng tối thiểu như:

• Sắp xếp hàng hóa có trong kho
• Kiểm tra và đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa có trong kho
• Thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa
• Thực hiện việc xuất/nhập hàng hóa và ghi các giấy tờ chứng thực
• Theo dõi lượng hàng hóa ra vào kho
• Hỗ trợ và thực hiện công việc kiểm kho định kỳ

Một hệ thống quản lý đảm bảo tiêu chuẩn và chất lượng sẽ mang lại rất nhiều lợi ích lâu dài cũng như giúp ích rất nhiều cho việc quản lý bán hàng, phản ánh trực tiếp thông qua những điều sau:

• Tránh thất thoát hàng hóa: Tình trạng này xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau, có thể là chủ quan cũng có thể là khách quan. Việc một số nhân viên lợi dụng sơ hở trong quản lý gây ra tổn thất đến cá nhân khác cũng như doanh thu cửa hàng xảy ra thường xuyên. Vì vậy, việc quản lý minh bạch sẽ hạn chế được tình trạng ấy.
• Tiết kiệm chi phí: Quản lý hàng hóa tốt sẽ tiết kiệm rất nhiều đối với chi phí lưu kho của các mặt hàng, đặc biệt là đối với các loại hàng hóa đặc biệt hoặc có kích thước lớn. Quản lý quy trình xuất nhập kho sẽ đảm bảo việc lưu thông diễn ra thuận tiện và nhanh chóng. Hơn nữa, việc có kỹ năng quản lý kho hàng sẽ đảm bảo được hàng trong kho không bị hư hỏng, hao mòn, hết hạn sử dụng…, tránh được các khoản thất thoát chi phí không đáng có.

• Tăng doanh thu cho cửa hàng: Kỹ năng quản lý kho hàng tốt sẽ giúp kiểm soát được số lượng sản phẩm được mua bán. Từ đó cửa hàng sẽ nắm bắt được xu hướng mua hàng và nhu cầu của khách hàng để đề ra những chiến lược hiệu quả.
• Tăng hiệu quả vốn lưu động: Vốn lưu động có thể được hiểu là dòng tiền dùng để duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư trong ngắn hạn. Việc quản lý tốt hàng hóa và nguyên vật liệu trong kho sẽ tạo nên sự lưu thông tốt và ổn định, giảm được vốn lưu động cho dài hạn và rút ngắn thời gian quay của vòng vốn.

Sơ đồ quản lý kho hàng

Trước khi tìm hiểu một sơ đồ quản lý kho hàng hoàn chỉnh, chúng ta hãy tìm hiểu sơ về một vài hoạt động của quy trình xuất nhập kho. Đầu tiên hàng hóa mới ra lò sẽ được tập trung và vận chuyển về các kho chứa. Sau khi đã nhập kho, hàng hóa sẽ được kiểm kê cẩn thận và lập các phiếu nhập kho tương ứng. Tiếp theo đó, các hàng hóa sẽ được bố trí sắp xếp vào các vị trí đã định sẵn nhằm thuận lợi cho việc xuất kho.

Đối với quy trình xuất kho, việc này sẽ xuất phát từ bộ phận kế toán sau khi đã ghi nhận số lượng hàng cần thiết cho nhu cầu bán hàng. Sau khi ghi nhận số lượng cũng như loại hàng hóa yêu cầu, quản lý kho sẽ lập các phiếu xuất kho và tiến hành cho đóng gói và đưa hàng hóa đi. Trong toàn bộ quá trình xuất nhập kho, tất cả các số liệu đều được ghi lại và kiểm tra một cách cẩn thận, tỉ mỉ; giúp đảm bảo quá trình xuất nhập kho diễn ra minh bạch và chính xác.

Tầm quan trọng của công việc quản lý cũng như những đòi hỏi nhất định về kỹ năng quản lý của nhân viên khiến đã đặt ra một nhu cầu về việc xây dựng một sơ đồ quản lý kho hàng hiệu quả. Hiểu một cách đơn giản, quy trình quản lý đầy đủ sẽ gồm các bước đã được liệt kê sơ bộ ở phần đầu bài viết:

• Thu nhận hàng (Receiving)
• Phân loại hàng hóa và số hóa dữ liệu (Classified placement of goods and work documents configuration)
• Vận chuyển hàng đi và thu thập hàng mới (Reallocation and replenishment)
• Nhập hàng và đóng gói (Goods picking and Packaging)
• Tháo dỡ hàng (Dispatching)
• Kiểm kê hàng và lưu trữ (Counting/Stocking)

Theo sơ đồ, các công việc ấy tạo thành một chuỗi liên tục và tuần hoàn giúp tối ưu hóa cơ cấu tổ chức và thực tế kinh doanh của cửa hàng.

Ngày nay, việc quản lý kho hàng đã trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn nhiều nhờ vào các phần mềm quản lý vô cùng hiện đại và hiệu quả. Với các lợi thế về công nghệ, các mô hình quản lý kho hàng này sẽ đảm bảo được rằng:

• Quản lý thông tin, hàng hóa chi tiết: Với việc mỗi mặt hàng sẽ đều có những mã vạch hay mã số riêng biệt sẽ khiến việc theo dõi và kiểm kê thuận tiện hơn bao giờ hết
• Nhập, xuất kho: Số lượng hàng hóa sẽ được tự động cập nhật qua phần mềm, hạn chế tối đa sai số cũng như thất thoát trong quá trình giao dịch, vận chuyển
• Kiểm kho định kỳ nhanh chóng và hiệu quả
• Dễ dàng quản lý việc bán hàng

Quản lý bán hàng

Như đã được đề cập ở trên, việc quản lý kho hàng hiệu quả là tiền đề để tạo nên thành công trong việc bán hàng. Việc có kỹ năng quản lý kho hàng tốt sẽ giúp bạn nâng cao khả năng quản lý bán hàng. Nếu như quản lý kho hàng giúp đảm bảo về số lượng cũng như xuất nhập hàng hóa thì việc quản lý bán hàng có nhiệm vụ phân phối hàng hóa đến những kênh phân phối theo mục tiêu đã đề ra. Từ đó, nhằm tối ưu việc hiện diện của hàng hóa, dịch vụ với chi phí hợp lý, đạt hiệu quả tối đa và đạt được mục tiêu của công ty.

Một hệ thống quản lý bán hàng đơn giản sẽ bao gồm:

• Chức năng quản lý đơn hàng: Trong việc mua bán, các giấy tờ liên quan là vô cùng quan trọng.
• Chức năng quản lý khách hàng và nhân viên: Yếu tố con người cũng là một yếu tố cấu thành nên sự thành công của một nhãn hàng. Việc nắm bắt tốt và kiểm soát được những thông tin cần thiết là một lợi thế cạnh tranh vô cùng to lớn.
• Chức năng quản lý tài chính: Một cửa hàng để vận hành được cần phải thông qua rất nhiều loại chi phí khác nhau. Để quản lý tốt việc bán hàng thì việc duy trì ổn định được các yếu tố liên quan đến tiền bạc cũng là vô cùng cần thiết.
• Chức năng quản lý kho hàng và sản phẩm: Là chức năng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cũng như số lượng sản phẩm của cửa hàng. Như đã đề cập ở phần đầu bài viết, đây chính là một trong những yếu tố then chốt quyết định vào công việc kinh doanh của cửa hàng.

Kết

Tóm lại, một cửa hàng để có thể tối ưu hóa được lợi nhuận trong việc kinh doanh mua bán thì họ phải cần có một hệ thống quản lý tốt. Từ việc quản lý kho hàng để đảm bảo về sản phẩm cho tới việc quản lý các yếu tố về tài chính, con người…, tất cả đều đóng vai trò thiết yếu để rồi liên kết với nhau tạo nên một hệ thống quản lý chặt chẽ và hiệu quả. Hãy cố gắng trang bị cho mình những kỹ năng quản lý thật tốt nhé!