Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Gồm những gì? Quy định thế nào?

Lý do một doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển tốt đến từ rất nhiều yếu tố, trong đó không thể thiếu công việc quản lý chi phí của doanh nghiệp. Vậy bạn đã hiểu hết về những kiến thức căn bản của chi phí quản lý doanh nghiệp hay chưa? Hãy cùng bài viết tìm hiểu về mọi khía cạnh căn bản của công việc này từ định nghĩa, nội dung và cách hạch toán nhé!

Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là tổng hợp các chi phí mà doanh nghiệp cần quản lý và chi trả để đảm bảo hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp. Đây là công việc mang tính trọng yếu của doanh nghiệp bởi nó đảm bảo tính vận hành trong hệ thống chi phí của doanh nghiệp. Vậy nên rất nhiều các nhà quản trị đều sẽ quan tâm đến việc làm thế nào để quản lý tốt, cắt giảm chi phí để tối ưu hóa vận hành.

Quy định về chi phí quản lý doanh nghiệp

Theo điều 92. Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, ta có các quy định như sau:

Tài khoản này sẽ nêu ra các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp như lương bộ phận quản lý; BHXH; BHYT; chi phí vật liệu văn phòng, khấu hao TSCĐ, tiền thuê đất, các khoản thuế phí khác, khoản lập dự phòng phải thu,..

Các khoản chi phí trên không tính thuế TNDN nhưng nếu có đầy đủ chứng từ, hóa đơn, được hạch toán theo chế độ Kế toán thì sẽ điều chỉnh trong quyết toán thuế của TNDN để làm tăng thuế TNDN cần nộp.

Tài khoản này sẽ được mở theo nội dung chi phí thuộc quy định. Tùy vào từng yêu cầu mà tài khoản này sẽ có thể được mở thêm những tài khoản cấp 2 khác để thể hiện chi phí quản lý ở doanh nghiệp. Vào cuối kỳ, kế toán sẽ có nhiệm vụ kết chuyển chi phí quản lý vào Nợ tài khoản 911.

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm gì?

Trước khi tìm hiểu cách quản lý tối ưu các chi phí trong doanh nghiệp, ta cần hiểu rõ chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì. Trong kế toán, các chi phí quản lý được thể hiện thông qua tài khoản 642 bao gồm những khoản được liệt kê như sau:

• Chi phí nhân viên quản lý: Đây là khoản chi trả cho các nhân sự ở cấp quản lý doanh nghiệp, sẽ bao gồm tiền phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền lương,… được hạch toán thông qua tài khoản 6421.

• Chi phí vật liệu quản lý: đây là chi phí được hạch toán trong tài khoản 6422 bao gồm các khoản chi cho vật liệu để quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm, dụng cụ,…
• Chi phí đồ dùng văn phòng: những dụng cụ, đồ dùng như bút, giấy,.. được hạch toán thông qua tài khoản 6423
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Đây là khoản chi phí khấu hao TSCĐ như máy móc thiết bị, văn phòng làm việc, kho dự trữ tài liệu, phương tiện sử dụng để di chuyển thực hiện công việc, dây chuyền làm việc, máy móc thiết bị….được hạch toán thông qua tài khoản 6424.
• Thuế, phí và lệ phí: Các khoản thuế này có thể bao gồm thuế môn bài, tiền thuê đất, các khoản phí, lệ phí khác,… thể hiện thông qua tài khoản 6425
• Chi phí dự phòng: Đây là khoản dự phòng những khoản nợ phải thu khó đòi hoặc dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, được tính thông qua TK 6426.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các khoản chi cho dịch vụ ngoài phục vụ công tác quản lý như bằng sáng chế, chi trả cho các nhà thầu phụ,… được hạch toán thông qua tài khoản 6427.
• Chi phí bằng tiền khác: các chi phí khác như công tác phí bao gồm tàu xe di chuyển, địa điểm cư trú,… được hạch toán thông qua tài khoản 6428.

Ý nghĩa của việc định mức chi phí quản lý doanh nghiệp

• Quản lý chi phí doanh nghiệp là cơ sở cho doanh nghiệp lập dự toán hoạt động. Dự toán hoạt động đó để lập được cần phải có các yếu tố như chi phí nhân công cần định mức số giờ công, nguyên vật liệu cũng sẽ cần những định mức tương tự. 
• Đây là cơ sở để có được những thông tin kịp thời để các nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định sớm nhất cho việc định giá bán sản phẩm, lựa chọn về việc chấp nhận hoặc từ chối đơn, phân tích được tình hình sinh lời.
• Để mỗi nhân viên có trách nhiệm trong việc sử dụng tài nguyên tiết kiệm, cần phải có định mức chi phí tiêu chuẩn.

Nguyên nhân chi phí doanh nghiệp tăng cao

Xây dựng định mức tiêu chuẩn là công việc đòi hỏi tính tỉ mỉ bởi nó kết hợp giữa chuyên môn của những người liên quan và có trách nhiệm với giá và chất lượng sản phẩm. Để có thể làm tốt được công việc này, người thực hiện cần có nhiều kinh nghiệm cũng như sự hiểu biết nhất định về quản trị cũng như quy trình chuyên môn. Chúng tôi sẽ gợi ý một số nguyên nhân ảnh hưởng đến chi phí doanh nghiệp giúp các kế toán và cấp quản lý có thể hiểu rõ cơ chế ảnh hưởng đến chi phí quản lý

Nguyên nhân tăng chi phí

• Doanh nghiệp mở rộng quy mô dẫn đến tăng chi phí nhân sự, mặt bằng, chi phí văn phòng, chi phí tài sản cố định,…
• Doanh nghiệp tăng lương và chế độ đãi ngộ cho nhân viên bởi sự phát triển kinh doanh và có thêm lợi nhuận
• Nhiều khoản chi hơn do các yếu tố bên ngoài
• Bộ phận kế toán không kiểm soát chặt dẫn đến biển thủ công quỹ

Nguyên nhân giảm chi phí

• Cắt giảm các chi phí không cần thiết do lợi nhuận giảm, tình hình kinh doanh bất ổn
• Doanh nghiệp rà soát và loại bỏ được lỗ hổng trong khâu quản lý

Nhìn chung, có nhiều yếu tố dẫn đến tăng và giảm chi phí của doanh nghiệp. Tuy nhiên cần nhìn nhận vấn đề theo xu hướng khách quan bởi có thể những điều kiện làm tăng/giảm chi phí không phải là dấu hiệu tích cực hoặc tiêu cực. Ngoài ra, cũng cần kiểm soát tốt các bộ phận trong công ty để tránh những yếu tố tăng chi phí nằm ngoài sự phát triển của tổ chức như biển thủ công quỹ.

Cách quản lý chi phí hiệu quả

Để quản lý hiệu quả, ngoài việc biết được nguyên nhân tác động chi phí quản lý, người làm kế toán cần phải nắm rõ những nghiệp vụ để có thể quản lý doanh nghiệp một cách tối ưu nhất. Trong mỗi công ty và ngành hàng khác nhau sẽ có những cách hiệu quả để thực hiện công việc quản lý chi phí. Tuy nhiên, có một số phương pháp phổ biến được các kế toán tin dùng trong công việc:

Lập danh sách các khoản chi tiêu hợp lý

Để thành công bước đầu trong việc quản lý chi phí hiệu quả, kế toán viên cần xây dựng danh sách chi tiêu cho các tài sản của công ty một cách hợp lý và tối ưu. Với phương pháp này, bộ phận kế toán sẽ có thể nắm rõ số lượng tài sản mà doanh nghiệp đang sở hữu, những hiện vật nào cần phải bổ sung, thay thế hoặc sửa chữa. Bên cạnh đó, ta cũng biết được những khoản chi tiêu nào phát sinh nằm ngoài chi phí hoặc vượt quá chi phí để doanh nghiệp có thể kiểm tra định mức một cách chặt chẽ và hiệu quả.

Danh sách các khoản chi phí phụ thu

Phí phụ thu được định nghĩa là các khoản thu thêm, đính kèm với thu chính có thể như thuế phụ thu,… Doanh nghiệp với danh sách các loại chi phí phụ thể sẽ có thể kiểm soát và nhìn trước được những khoản chi tiêu có thể phát sinh trong hoạt động của tổ chức.

Xác định tiền dự trù

Đối với doanh nghiệp trong công tác kinh doanh và sản xuất, không phải lúc nào các khoản chi phí cũng có thể nằm trong khoản tiền đề xuất trước và nằm trong các khoản mục liệt kê sẵn. Sẽ có lúc có những khoản phải thu khó đòi hay những khoản phải trả khác. Từ đó doanh nghiệp cần phải xác định những khoản nào là nợ khó đòi, khoản nào cần phải trả cho các hoạt động sắp tới để cân bằng và đảm bảo tính thanh khoản của dòng tiền

Sử dụng phần mềm để hạch toán chi phí

• Phần mềm kế toán sẽ tổng hợp được chi phí phát sinh một cách tự động cho từng đối tượng, cũng như sẽ tự động phân bổ chi phí theo đối tượng và tính giá thành
• Tự động cập nhật giá của sản phẩm theo như chứng từ nhập kho thành phẩm và tự động tính được giá sản phẩm khi bắt đầu xuất kho
• Công việc nghiệm thu cũng sẽ được các phần mềm tối ưu hóa bằng sự tự động

Với bài viết trên, hi vọng các bạn đọc đã có cái nhìn chi tiết về việc quản lý doanh nghiệp, từ định nghĩa đến các quy định, nguyên nhân cốt lõi và cách quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp. Để có thêm nhiều kiến thức chuyên sâu, bạn đọc có thể tìm hiểu về những công cụ hiệu quả với giá thành tốt trong việc hỗ trợ quản lý, hoặc hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp để rút ra những bài học và cách làm thiết thực nhất cho bản thân.