4 Cách quản lý nhân viên kinh doanh Hiệu Quả nhất

Nhân viên là tài sản quý giá của doanh nghiệp, một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn. Tuy nhiên, cũng vì thế mà hoạt động quản lý nhân viên kinh doanh luôn là vấn đề khiến nhà lãnh đạo đau đầu. Làm thế nào để nhân viên nể phục, làm đúng nhiệm vụ được giao, yêu thích và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp? Hãy cùng SimERP tìm câu trả lời qua những gợi ý trong bài viết dưới đây.

Bật mí các cách quản lý nhân viên kinh doanh hiệu quả

Quản lý nhân viên kinh doanh hiệu quả là khi hoạt động quản lý đáp ứng được nhu cầu và mang lại lợi ích cho cả nhân viên và doanh nghiệp. 

Vì thế, hoạt động quản lý không chỉ dừng lại ở việc kiểm soát thông tin, hoạt động, đánh giá năng suất, hiệu quả trong công việc của nhân viên theo đúng mục tiêu của doanh nghiệp mà còn bao gồm hoạt động đào tạo, khen thưởng hợp lý và tạo môi trường làm việc gắn kết, mang tính cạnh tranh. Điều này nhằm tạo ra đội ngũ nhân viên không ngừng phát triển về năng lực gắn với sự phát triển của doanh nghiệp.

Dưới đây là những cách quản lý nhân viên kinh doanh hiệu quả mà bạn không thể bỏ qua.

Biết cách lắng nghe và thấu hiểu nhân viên

Trong việc quản lý nhân viên kinh doanh, lắng nghe là thấu hiểu là một kỹ năng quan trọng mà người quản lý không thể. Lắng nghe một cách chăm chú, nghiêm túc sẽ giúp nhà quản lý nắm bắt được tình trạng, trạng thái, ý kiến đóng góp của nhân viên hiệu quả hơn, từ đó đưa ra những phản hồi thiết thực để giải quyết vấn đề phát sinh một cách kịp thời.

Vậy làm thế nào để lắng nghe đúng cách? Hãy cùng tham khảo những gợi ý dưới đây:

• Tập trung vào cuộc trò chuyện: lắng nghe một cách chăm chú, tránh những yếu tố gây xao lãng bằng cách tắt điện thoại, trò chuyện ở không gian yên tĩnh,… sẽ khiến nhân viên cảm nhận được sự quan tâm và giá trị của bản thân.
• Không ngắt lời khi nhân viên đang nói: khi đặt bản thân vào vị trí của nhân viên bạn sẽ hiểu được rằng không ai muốn mình bị ngắt lời cả vì đây là hành động thể hiện sự thiếu tôn trọng và nhân viên thường sẽ khó chịu và không muốn chia sẻ nữa.
• Thấu hiểu khi lắng nghe: cố gắng tìm ra những ẩn ý từ lời nói mà nhân viên truyền đạt là cách giúp bạn nhìn nhận vấn đề và có cách đối đáp khéo léo hơn, nếu vẫn chưa hiểu rõ hãy kiên nhẫn hỏi lại một lần nữa.
• Biết cách đặt câu hỏi: đặt những câu hỏi thông minh, khéo léo vừa là cách giúp bạn thể hiện sự quan tâm đến vấn đề của nhân viên vừa là cách khơi gợi họ chia sẻ nhiều thông tin hơn.
• Không phán xét hay áp đặt: ai cũng có quan điểm cá nhân của riêng mình, việc lắng nghe sẽ giúp bạn nhìn nhận nhiều khía cạnh mới của sự việc chứ không phải là cách để bạn áp đặt hay phán xét về suy nghĩ, ý kiến của nhân viên một cách bảo thủ.
• Sử dụng ngôn ngữ hình thể: hãy bày tỏ nhiều dạng cảm xúc khác nhau như ngạc nhiên, vui vẻ, cảm thông cùng những hành động đơn giản như mỉm cười, gật đầu,… là cách bạn thể hiện sự quan tâm, đồng cảm hay tán thành với những điều mà nhân viên nói.
• Đưa ra ý kiến đóng góp phù hợp: nói ra những ý kiến chân thành của bản thân về vấn đề của nhân viên là cách bạn thể hiện tốt kết quả của việc lắng nghe, việc này sẽ giúp kết nối bạn và nhân viên một cách tốt hơn và khơi gợi nhiều ý tưởng thú vị.

Tạo điều kiện để nhân viên kinh doanh phát triển năng lực

Sở hữu nguồn nhân lực có trình độ cao sẽ giúp doanh nghiệp không ngừng phát triển và nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, kiến thức, kỹ năng là vô tận, luôn song hành thời đại công nghệ 4.0 và nhu cầu luôn thay đổi của người tiêu dùng. Vì thế, doanh nghiệp cần chú trọng đào tạo nhân viên phù hợp để khai thác tối đa năng lực làm việc của nhân viên.

Để làm được điều này, nhà quản lý cần cân nhắc những gợi ý sau.

Có kế hoạch đào tạo nhân viên hợp lý

Để việc đào tạo nhân viên đạt hiệu quả cao, nhà quản lý cần có một kế hoạch đào tạo kỹ lưỡng và phù hợp với mục tiêu đã đặt ra. Dưới đây là quy trình các bước lập kế hoạch đào tạo mà bạn có thể tham khảo:

• Phân tích nhu cầu đào tạo: gồm 3 thành phần chính là phân tích tổ chức/chiến lược, phân tích chức năng/nhiệm vụ và phân tích cá nhân, thông qua đó bộ phận nhân sự sẽ có định hướng rõ ràng về chương trình đào tạo.
• Xây dựng kế hoạch đào tạo: tiến hành xây dựng bản kế hoạch chi tiết liên quan đến nội dung cần đào tạo và mục tiêu cần đạt được. Kế hoạch càng rõ ràng, việc đo lường, đánh giá kết quả càng dễ dàng, chính xác.
• Triển khai kế hoạch đào tạo: đảm bảo nhân viên tham gia đào tạo nắm rõ quy trình và thông tin của chương trình đào tạo trước khi triển khai, lưu ý rằng cần triển khai đúng kế hoạch.
• Đánh giá kết quả công tác đào tạo: dựa vào kết quả đạt được và thu thập thêm ý kiến đóng góp của nhân viên để đánh điểm mạnh, yếu của chương trình đào tạo để có kế hoạch cải tiến sau này.

Thiết lập mục tiêu cho nhân viên

Thiết lập một mục tiêu chung để định hướng hoạt động cho nhân viên là một cách hiệu quả để quản lý nhân viên kinh doanh tốt hơn. Việc thiết lập mục tiêu được thực hiện theo một chu kỳ nhất định tùy vào tính chất hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn nữa, các mục tiêu được thiết lập sẽ là cơ sở để nhà lãnh đạo đánh giá và có chế độ khen thưởng phù hợp.

Ngoài ra, những mục tiêu cần phải đáp ứng những tính chất sau:

• Rõ ràng và đo lường được.
• Có thể thực hiện được.
• Tính nhất quán (thời gian và tính chất).
• Gắn kết với mục tiêu chung của tổ chức.

Phân công công việc phù hợp với năng lực của nhân viên

Phân công công việc là một kỹ năng mà nhà quản lý cần nắm bắt tốt, nhất là khi phải quản lý một số lượng lớn nhân viên với trạng thái và năng lực làm việc khác nhau. Vì thế, việc nắm bắt năng lực của nhân viên là vô cùng cần thiết để phân công công việc phù hợp, giúp đạt được hiệu suất và hiệu quả công việc cao nhất.

Để làm được điều này, nhà quản lý có thể tham khảo những bí quyết sau:

• Đặt mục tiêu công việc rõ ràng: phân chia công việc một cách có mục đích và giải thích rõ ràng sẽ giúp nhân viên kinh doanh nắm bắt được mục tiêu và định hướng thực hiện tốt hơn.
• Chia sẻ công việc phù hợp: nắm bắt tình hình nhóm làm việc thông qua nhóm trưởng và tôn trọng, tránh can thiệp không cần thiết hay áp đặt quan niệm quá mức vào nhân viên phụ trách công việc đó.
• Trao quyền cho nhân viên: là cách để nhà quản lý chia sẻ bớt lượng công việc nhưng vẫn quản lý nhân viên kinh doanh hiệu quả thông qua người được trao quyền, ngoài ra việc này còn tạo cơ hội cho họ phát huy năng lực và học hỏi nhiều kỹ năng mới.
• Luôn cập nhật thông tin: cập nhật về tình hình công việc của nhân viên và những thay đổi trong nội dung công việc để phổ biến chính xác, kịp thời.
• Đề ra giải pháp: khi phát hiện vấn đề phát sinh cần cùng nhóm nhân viên đề ra giải pháp thiết thực và khéo léo góp ý để nhân viên cải thiện.

Đánh giá nhân viên hiệu quả

Đánh giá nhân viên là việc nhà quản lý dựa trên những theo dõi, giám sát hoạt động công việc của từng nhân viên một cách thường xuyên để đưa ra những nhận xét, đánh giá phù hợp nhằm cải thiện chất lượng công việc.

Việc đánh giá nhân viên là một hoạt động quan trọng để nhà quản lý xem xét thái độ làm việc, mức độ hoàn thành, tính phù hợp với công việc của mỗi nhân viên để đưa ra kế hoạch khen thưởng hay khiển trách thích đáng và phân chia công việc phù hợp với năng lực, tình trạng của từng nhân viên hơn. 

Ngoài ra, việc làm này còn giúp nhân viên nhận ra điểm mạnh, điểm còn thiếu sót của bản thân một cách kịp thời để phát huy hay tìm cách cải thiện thích hợp. Chính điều này giúp nhân viên có thêm động lực để làm việc và nâng cao tinh thần cạnh tranh.

Dưới đây là những tiêu chí đánh giá nhân viên được áp dụng phổ biến mà bạn có thể cân nhắc:

• Dựa trên thái độ: tinh thần, tính trung thực, sự nhiệt tình, sự tôn trọng, thái độ trong quản lý thời gian, sự cẩn trọng, thái độ cầu tiến trong công việc.
• Dựa trên năng lực: hiệu suất làm việc, sự phát triển trong vị trí công việc, kết quả hoàn thành công việc.
• Đánh giá theo hình thức: người quản lý trực tiếp đánh giá nhân viên (từ cấp cao tới cấp thấp), đánh giá nhân viên ngang cấp (đồng nghiệp đánh giá lẫn nhau), đánh giá nhân viên toàn diện (người đánh giá là khách hàng, nhà quản lý, đồng nghiệp).
• Dựa trên mục tiêu hành chính: dựa theo mục tiêu phát triển ngắn/dài hạn của nhân viên và mục tiêu hoàn thành công việc.

Xây dựng môi trường làm việc tích cực 

Môi trường làm việc là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên kinh doanh. Khi được làm việc trong môi trường thân thiện, mang lại cảm giác thoải mái sẽ nâng cao tinh thần, năng suất làm việc và năng nổ cống hiến cho doanh nghiệp hơn. 

Dưới đây là một số phương pháp để xây dựng môi trường làm việc tích cực mà bạn có thể tham khảo:

• Xây dựng quy trình nhập môn phù hợp: giúp nhân viên cảm thấy được chào đón, tạo sự gần gũi, hòa hợp ngay từ lúc bước chân vào doanh nghiệp thông qua những buổi giao lưu giữa mọi người trong tổ chức.
• Cần minh bạch trong giao tiếp: rõ ràng, trung thực và cởi mở trong giao tiếp giữa mọi người trong tổ chức để thúc đẩy sự tin tưởng, gắn bó.
• Xây dựng tinh thần tập thể: thúc đẩy tinh thần đồng đội bằng những hoạt động nhỏ như tổ chức sinh nhật, những buổi giao lưu, buổi kỉ niệm ở công ty hay tiệc cuối năm,… Tuy nhiên, nhà quản lý giúp nhóm làm việc có sự cân bằng giữa tinh thần tập thể và ý kiến cá nhân.
• Kiểm tra thường xuyên: đánh giá tiến độ công việc của nhân viên, khích lệ phù hợp và giúp nhân viên vượt qua những trở ngại thông qua cùng nhau giải quyết những vấn đề phát sinh.
• Xây dựng không gian làm việc thoải mái: cung cấp những cơ sở vật chất phù hợp và tiện lợi giúp nhân viên cảm thấy thoải mái khi làm việc.
• Khen thưởng xứng đáng: ghi nhận thành quả của nhân viên, có sự khen thưởng, khích lệ phù hợp để giúp nhân viên tự tin, nỗ lực hơn trong công việc.

Tạo động lực làm việc cho nhân viên kinh doanh

Có nghệ thuật khen chê nhân viên đúng cách

Bất kỳ nhân viên kinh doanh nào cũng muốn nỗ lực, thành quả của mình được người khác công nhận. Là một nhà quản lý, ứng dụng nghệ thuật khen chê đúng cách và đúng lúc là một kỹ năng quan trọng giúp tạo sự gắn kết với nhân viên hơn và tạo động lực thúc đẩy họ phát triển.

Vậy làm thế nào để khen nhân viên hiệu quả? Hãy cùng tham khảo những gợi ý sau:

• Hãy khen thật lòng: nghiêm túc nhìn nhận những nỗ lực của nhân viên hơn là kết quả và có những lời khích lệ đúng lúc là cách chân thành nhất để chạm đến trái tim nhân viên.
• Cách thức khen phù hợp với từng đối tượng: mỗi nhân viên sẽ có cách tiếp nhận và phản ứng với lời khen khác nhau, bạn cần nắm đặc điểm tính cách, hoàn cảnh của họ để có những lời khen phù hợp.
• Đưa ra lời khen cụ thể: đưa ra những mô tả góp ý kèm theo sự quan tâm, khen thưởng chân thành sẽ giúp nhân viên dễ dàng tiếp nhận và hiểu rõ giá trị của bản thân hơn.
• Khen trở thành thói quen tốt: nhà quản lý trở thành tấm gương về sự quan tâm, công nhận dần sẽ giúp nhân viên hình thành những thói quen tốt tương tự.
• Nhắc nhở về những đức tính: đừng gắn mác nhân viên với những đặc điểm tiêu cực như lười biếng, kém cỏi,… hãy nhìn nhận những phẩm chất tốt và giúp nhân viên nhận ra giá trị của bản thân, từ đó tự đánh giá hành vi, năng lực của mình.
• Không so sánh: lời khen ngợi sẽ mất tính chân thành nếu bạn cố so sánh thành quả của họ hay so sánh với những nhân viên khác.

Tuy nhiên, có thưởng thì ắt hẳn phải có phạt. Khi nhân viên mới phạm lỗi nhỏ lần đầu, hãy bỏ qua và ưu tiên nhắc nhở. Sau đó bạn cần giám sát xem nhân viên đó có tự ý thức sửa lỗi và không tái phạm nữa hay không. Nếu không tự giác sửa chữa, hãy có giải pháp giải quyết bằng cách thực hiện những bước sau: 

• Bắt đầu cuộc trò chuyện bằng những nhận xét tích cực.
• Giải thích về vấn đề trong công việc.
• Khéo léo nhắc đến những hậu quả có thể xảy ra nếu vấn đề này vẫn còn tiếp diễn.
• Yêu cầu nhân viên phản hồi về cách giải quyết.
• Lắng nghe, tiếp thu ý kiến đó và nêu những ưu và nhược điểm của giải pháp đó.
• Nêu đề xuất của bạn về cách giải quyết vấn đề.
• Cùng nhân viên lập kế hoạch cụ thể để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả.
• Ủng hộ nỗ lực sửa đổi của nhân viên.
• Theo dõi và khen thưởng thích hợp những tiến bộ, thành quả của nhân viên.

Khen thưởng nhân viên phù hợp

Một bước quan trọng cần thực hiện khi quản lý nhân viên kinh doanh là việc đưa ra những phần thưởng xứng đáng với những thành tích mà nhân viên đạt được. Có rất nhiều cách thức để thực hiện điều này:

• Gửi lời cảm ơn chân thành đến nhân viên.
• Tuyên dương nhân viên xuất sắc trước tập thể.
• Đưa ra lời khen vào đúng thời điểm.
• Tặng những món quà nhỏ nhưng ý nghĩa.
• Tạo cơ hội thăng tiến.
• Trao cho nhân viên các đặc quyền.
• Tăng lương/thưởng vào ngày lễ đặc biệt.

Ứng dụng phần mềm công nghệ trong quản lý nhân viên kinh doanh

Quản lý nhân viên kinh doanh một cách hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cách quản lý nhân viên bằng cách truyền thống vừa tốn công sức, thời gian, gặp nhiều rủi ro và không mang lại hiệu quả mong muốn.

Thời đại hội nhập và công nghệ phát triển đã tạo điều kiện cho doanh nghiệp ứng dụng những thành tựu phần mềm giúp quản lý hoạt động kinh doanh được tốt hơn. Thực tế hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự ra đời đã cung cấp cho doanh nghiệp những chức năng hữu hiệu như:

• Hỗ trợ quản lý trong công tác tuyển dụng và đánh giá nhân sự.
• Quản lý hồ sơ nhân viên theo từng phòng ban.
• Quản lý chấm công thông qua giám sát thời gian, phân chia công việc và xét duyệt đơn nghỉ phép của nhân viên.
• Quản lý cơ sở vật chất.

Việc lựa chọn và sử dụng một phần mềm quản lý nhân sự phù hợp mang lại cho khách hàng/doanh nghiệp/nhà quản lý những lợi ích sau:

• Dễ dàng thao tác tạo mới, chỉnh sửa, cập nhật, tìm kiếm hồ sơ nhân viên một cách nhanh chóng thông qua bộ lọc thông minh
• Quản lý thông tin nhân viên theo phòng ban, thao tác cập nhật, chỉnh sửa thông tin phòng ban.
• Hỗ trợ quản lý hợp đồng và thanh toán lương nhân viên hiệu quả.
• Giám sát thời gian làm việc thông qua chấm công chuyên nghiệp.
• Hệ thống bảo mật cao, đảm bảo an toàn dữ liệu.
• Hạn chế việc sử dụng giấy tờ, dữ liệu được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất.

Một số phần mềm quản lý nhân viên kinh doanh phổ biến hiện nay mà bạn có thể tham khảo như SimERP, Amis nhân sự, ZOHO, GetFly, Amis Misa, FAST HRM,…

Lời kết: Tùy theo quy mô, tính chất, mục tiêu kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sẽ có cách quản lý nhân sự khác nhau, Thông qua bài viết ở trên, SimERP hy vọng rằng bạn sẽ hiểu biết thêm nhiều cách thức mới để áp dụng giúp nâng cao tính hiệu quả trong quản lý nhân viên kinh doanh của riêng mình.