Quản lý cửa hàng thời trang là gì? Cần làm gì và cách quản lý hiệu quả?

Kinh doanh thời trang chưa bao giờ là lĩnh vực hết hot và vẫn đang ngày một phát triển, thu hút nhiều người đầu tư kinh doanh. Tuy nhiên, số lượng người rời bỏ ngành hàng này cũng gia tăng khi liên tục chịu thua lỗ với những chiến lược kinh doanh và quản lý cửa hàng kém hiệu quả. Vậy đâu là cách tốt nhất để quản lý cửa hàng thời trang? Hãy cùng SimERP theo dõi bài viết dưới đây.

Cách quản lý cửa hàng quần áo

Xây dựng ý tưởng kinh doanh đã khó, việc triển khai và quản lý thế nào để hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru, thuận lợi lại càng khó hơn. Đặc biệt là đối với ngành thời trang, môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt cùng xu hướng và nhu cầu luôn biến đổi của người tiêu dùng khiến doanh nghiệp không ngừng đổi mới trong chiến lược kinh doanh, quản lý. 

Vậy quản lý cửa hàng thời trang cần làm gì?

Quản lý kho hàng

Một hoạt động quan trọng không để bỏ qua trong quản lý cửa hàng thời trang chính là quản lý kho hàng. Hoạt động này bao gồm những công việc sau:

Sắp xếp hàng hóa trong kho

Kho hàng ở những cửa hàng thời trang thường là những kệ chứa hộp đựng sản phẩm được cất trữ trong một gian nhà phía sau cửa hàng. Việc sắp xếp hàng hóa một cách khoa học kết hợp cập nhật sơ đồ kho sẽ giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên, từ đó hiệu quả hoạt động đạt được như kỳ vọng. 

Để hàng hóa trong kho được sắp xếp hiệu quả, bạn cần xác định và đánh dấu ký tự những khu vực lưu trữ mặt hàng cụ thể, gắn nhãn hợp lý những kệ và thùng hàng. Để công việc này được diễn ra dễ dàng, cần đảm bảo kho hàng của bạn được sắp xếp gọn gàng, dễ xác định, dễ lấy hàng trước khi thực hiện nhập hàng.

Ngoài ra, bạn có thể sắp xếp kho hàng của mình một cách thông minh theo những gợi ý dưới đây:

• Dùng mã SKU (mã hàng hóa): đây là mã bao gồm cả ký tự số và chữ viết được đặt theo quy định của cửa hàng nhằm thể hiện mọi thông tin liên quan đến sản phẩm, có thể bao gồm tên nhà sản xuất/thương hiệu, chất liệu, thời gian mua hàng, ký hiệu lưu kho, tình trạng,…
• Sắp xếp theo chủng loại và khu vực: bạn có thể sắp xếp theo từng dãy với các size từ bé đến lớn, theo danh mục như hàng dành cho người lớn, trẻ em hay theo chủng loại như đầm, áo, quần,…
• Sắp xếp theo nguyên tắc nhập trước xuất trước: những hàng được nhập trước sẽ có thời gian sử dụng ít hơn so với hàng nhập sau, điều này sẽ giúp bạn nhận biết tình trạng hàng hóa, tránh tồn kho lâu ngày.
• Trong trường hợp bạn không có kho hàng, hãy dùng những tấm lót để đặt hàng hóa và ưu tiên đặt hàng có trọng lượng nặng phía dưới.
• Dành riêng một khu vực dành cho hàng bị lỗi: đây là tình trạng mà những cửa hàng không hề mong muốn, việc sắp xếp riêng một khu vực giúp bạn xử lý dễ dàng hơn
• Sắp xếp một nơi để soạn hàng: đây nên là một khu vực đủ rộng để giúp bạn thoải mái trong việc soạn hàng hóa, nhất là đối với những cửa hàng lớn cần phải soạn một lượng hàng lớn trong ngày.

Thực hiện thủ tục xuất – nhập kho

Đây là quy trình mà bất cứ cửa hàng thời trang nào cũng phải thực hiện, bao gồm những hoạt động sau:

• Tiếp nhận, kiểm tra các hồ sơ, giấy tờ yêu cầu nhập, xuất hàng hóa theo quy định.
• Thực hiện hoạt động nhập, xuất hàng hóa cho khách hàng là cá nhân hay tổ chức, doanh nghiệp.
• Ghi nhận và lưu trữ hóa đơn nhập và xuất kho.
• Thực hiện những hoạt động liên quan đến quản lý hàng hóa xuất, nhập tồn kho hàng ngày, đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu.

Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu và kiểm kê

Đây là công việc yêu cầu người quản lý theo dõi sát sao số lượng hàng tồn kho tối thiểu hàng ngày và đảm bảo rằng hàng hóa trong kho phải có định mức tồn kho tối thiểu. Tùy vào tính chất và quy mô hoạt động kinh doanh mà mỗi cửa hàng sẽ có định mức tồn kho tối thiểu khác nhau. Tuy vậy, mức định mức này cần phù hợp với biến động số lượng hàng hóa nhập, xuất kho.

Ngoài ra, bạn cần kiểm kê kho hàng định kỳ để xác định, phân tích sự khác biệt giữa từng loại mặt hàng, từ đó xây dựng quy trình quản lý kho chính xác, hiệu quả hơn. 

Tuân thủ những quy định về an toàn kho

Một hoạt động bắt buộc cần thực hiện trong quản lý kho chính là yêu cầu mọi nhân viên phải thực hiện nghiêm ngặt những quy định về phòng cháy chữa cháy, mọi hoạt động liên quan đến an toàn kho hàng như kiểm tra định kỳ cơ sở hạ tầng kho (lối thoát hiểm, hệ thống thông gió, thiết bị điện, nhà xưởng, kho chứa), tình trạng kho hàng (tránh hư hỏng, ẩm ướt, mối mọt,…).

Quản lý sản phẩm

Bên cạnh việc quản lý kho, việc quản lý sản phẩm và đơn hàng cũng vô cùng cần thiết. Bạn cần nắm rõ số lượng hàng hóa bán ra mỗi ngày, đó là loại hàng hóa nào, sản phẩm nào đang được bán chạy,… từ đó nắm bắt được xu hướng của thị trường, kịp thời đưa ra những quyết định sáng suốt trong xây dựng chiến dịch thu hút khách hàng mới, chương trình chăm sóc, ưu đãi cho khách hàng cũ để phát triển hoạt động kinh doanh.

Những thông tin về sản phẩm bán ra tuy được lưu trữ trong danh sách đơn hàng, bạn vẫn sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm kê và phân tích lượng hàng bán ra, nhất là khi cửa hàng có nhiều chủng loại sản phẩm với số lượng lớn đơn hàng mỗi ngày. Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào vào quản lý cửa hàng thời trang là một sự lựa chọn sáng suốt trong việc giải quyết mối lo âu trên. 

Quản lý tài chính

Đây là hoạt động quan trọng trong quản lý cửa hàng thời trang mà bạn cần kiểm soát chặt chẽ. Việc xây dựng bản kế hoạch tài chính giúp bạn theo dõi, đánh giá tình hình, hiệu quả hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Từ đó, đưa ra đánh giá, nhận xét và có những dự đoán, sự điều chỉnh về nguồn vốn cần thiết để hoạt động trong năm cũng như những khoản cần chi, lợi nhuận thu từ hoạt động bán hàng. 

Dưới đây là những lưu ý mà bạn cần cân nhắc khi quản lý dòng tiền:

• Cần lập kế hoạch dự báo dòng tiền: dự đoán những khoản tiền cần chi vào từng thời điểm.
• Quản lý tốt công nợ của khách hàng: cân nhắc khi quyết định bán thiếu, bán chịu, có cách thức giám sát chặt chẽ và biện pháp thu hồi công nợ hiệu quả.
• Cân đối hàng nhập: nắm bắt tốt nhu cầu của khách hàng để ra quyết định sáng suốt trong quản lý hàng tồn kho và nhập hàng mới.
• Dự phòng những khoản đầu tư lớn: những khoản dự phòng trong việc đầu tư thêm chủng loại hàng hóa hay mở rộng quy mô cửa hàng.
• Thiết lập mục tiêu về doanh số theo tuần và tháng: giúp bạn nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh, năng suất làm việc của nhân viên và giúp ích trong việc đưa ra những chiến lược thu hút khách hàng hợp lý.
• Tận dụng hiệu quả từ khuyến mãi của nhà cung cấp: có kế hoạch thông minh trong việc sử dụng những chương trình khuyến mãi mà không tồn đọng vốn, tăng số hàng tồn kho.

Quản lý nhân viên

Với nhiều công đoạn cần được thực hiện cả về quản lý kho, quản lý sản phẩm, doanh thu và bán hàng, trong năm đầu kinh doanh, bạn có thể tự mình thực hiện hết những công việc trên. Tuy nhiên khi hoạt động kinh doanh đã vào luồng với số lượng công việc gia tăng, đặc biệt là khi bạn muốn mở rộng kinh doanh với nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau hay mở cửa hàng, bạn sẽ cần sự hỗ trợ từ nhân viên.

Việc thuê nhân viên sẽ giúp bạn phân chia và giải quyết công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả, năng suất hơn. Tuy nhiên, việc quản lý nhân viên như thế nào là hợp lý là một bài toán khó mà mỗi cửa hàng cần đưa ra giải pháp phù hợp cho riêng mình. Dưới đây là gợi ý một số trường hợp mà những chủ cửa hàng thường gặp phải và đề xuất giải pháp tương ứng mà bạn có thể cân nhắc.

Tình trạng thất thoát hàng hóa

Đây là tình trạng mà bất cứ cửa hàng nào cũng từng gặp phải khi quản lý cửa hàng thời trang nói riêng và các ngành hàng khác nói chung. Do sự đa dạng về mẫu mã, chủng loại sản phẩm và luôn được thay đổi tùy theo xu hướng của thị trường khiến các cửa hàng gặp khó khăn khi quản lý một số lượng hàng ngày một tăng lên. Tình trạng thất thoát dễ xảy ra do những nguyên nhân sau:

• Thất thoát do nhân viên không kịp thao tác, nhập dữ liệu sai hoặc cố tình không nhập hàng xuất đầy đủ vào hệ thống gây mất cân bằng giữa doanh thu và số lượng hàng bán.
• Thất thoát do khách hàng trộm cắp: thường xảy ra ở những cửa hàng có an ninh lỏng lẻo hoặc số lượng khách hàng đông gây khó kiểm soát.
• Thất thoát do nhân viên trộm cắp: đây là tình trạng thường thấy ở những cửa hàng nhỏ khi bạn có hệ thống an ninh lỏng lẻo hay không quy định ca trực và có sự giám sát phù hợp.

Để giải quyết trình trạng trên, bạn cần thay đổi quy trình rà soát và kiểm hàng một cách hợp lý:

• Tăng cường hệ thống an ninh nếu có điều kiện.
• Phân công quản lý hàng hóa định kỳ hàng tuần phù hợp.
• Phân công, lưu trữ dữ liệu về ca trực của nhân viên và đề xuất cách thức giám sát hợp lý.
• Xử lý ngay khi phát hiện thất thoát: nếu thất thoát xảy ra giữa nhân viên với nhau nên để họ tự giải quyết trước khi tìm đến chủ cửa hàng. Đối với thất thoát tại cửa hàng cần đưa ra giải pháp tìm thủ phạm và đề xuất cách xử lý thích hợp.

Xuất hiện gian lận trong giá bán

Đây là tình trạng xuất hiện thường thấy trong quản lý cửa hàng thời trang khi chủ cửa hàng không có sự quy định giá bán một cách cố định. Điều này bắt nguồn từ hành vi phổ biến của người tiêu dùng là thích mặc cả, thích sản phẩm giá rẻ và những chương trình khuyến mãi. Vì vậy, nhiều cửa hàng cho phép nhân viên giảm giá hay tặng kèm sản phẩm trong nhiều trường hợp mà không lưu trữ cụ thể từng mặt hàng trên hệ thống. Đây chính là lỗ hổng lớn tạo điều kiện cho nhân viên gian lận một khoản tiền nhỏ trên một sản phẩm và có thể tăng lên nhiều nếu số lượng đơn hàng lớn.

Tuy nhiên, chủ cửa hàng thường không dễ dàng phát hiện ra nhân viên nào gian lận và gian lận bao nhiêu nhưng cũng không thể hủy bỏ chương trình khuyến mãi. Vì thế, giải pháp hữu hiệu nhất trong trường hợp trên chính là in logo sản phẩm kèm mã vạch và niêm yết giá bán sản phẩm cụ thể trên từng tag quần áo. 

Với hệ thống mã vạch thông minh, chỉ bằng cách quét mã vạch khi thanh toán, hệ thống sẽ hiển thị thông tin mặt hàng một cách nhanh chóng, cho phép nhân viên biết mặt hàng nào đang được giảm giá và giảm bao nhiêu. Mọi thao tác nhập dữ liệu và bán hàng đều được lưu trữ tự động trên hệ thống giúp chủ cửa hàng quản lý dễ dàng.

Ngoài ra, bạn có thể lắp đặt hệ thống an ninh và yêu cầu nhân viên thanh toán trước camera như một cách nhắc nhở về tính trung thực và dễ dàng giám sát hoạt động bán hàng của nhân viên đó.

Tư vấn sai thông tin sản phẩm, chương trình khuyến mãi

Khi quyết định thuê nhân viên, việc đầu tiên cần làm để quy trình quản lý cửa hàng cửa hàng thời trang diễn ra trơn tru chính là đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Việc tư vấn sai thông tin sản phẩm, chương trình khuyến mãi sẽ gây sự thất vọng cho khách hàng khi quyết định mua hàng. Và điều này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh của cửa hàng nếu không có giải pháp giải thích, xin lỗi và xoa dịu khách hàng kịp thời và đúng cách.

Để đào tạo chuyên môn cho nhân viên, bạn cần tổ chức các buổi đào tạo để truyền đạt đúng thông tin về sản phẩm, chương trình khuyến mãi, sự kiện sắp tới để nhân viên nắm bắt kịp thời. Tất nhiên, trong giai đoạn mới bắt đầu làm việc, nhân viên sẽ thường mắc những lỗi sai. Thế nhưng, việc phát hiện ra những lỗi sai đó để có biện pháp cảnh cáo khắc phục, đồng thời cổ vũ tinh thần nhân viên tiếp tục cố gắng là kỹ năng mà người quản lý cần có.

Gian lận thời gian làm việc

Làm sao để đảm bảo nhân viên của bạn thực hiện đúng thời gian làm việc theo quy định khi bạn không có mặt tại cửa hàng? 

Trong trường hợp nhân viên làm việc không đúng thời gian quy định như đi làm trễ, về sớm, nghỉ trưa quá thời gian quy định,… bạn có thể áp dụng biện pháp kiểm tra đột xuất để phát hiện và cảnh cáo phù hợp. Điều này sẽ gây áp lực và nâng cao ý thức làm việc của nhân viên hơn. Trong trường hợp cửa hàng của bạn có số lượng nhân viên lớn, hãy sử dụng hệ thống quẹt thẻ điểm danh thông minh thường thấy ở những cửa hàng như KFC hay những công ty kinh doanh áp dụng để ghi nhận, kiểm tra thời gian đi làm và tan làm của nhân viên.

Nếu nhân viên làm việc riêng trong thời gian làm việc, ngoài cách kiểm tra đột xuất, bạn có thể lắp đặt hệ thống camera để theo dõi và có biện pháp cảnh cáo hợp lý.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý cửa hàng

Thời đại hội nhập và công nghệ 4.0 ngày càng phát triển, việc áp dụng những thành tựu công nghệ trong quản lý cửa hàng thời trang là một sự lựa chọn tuyệt vời giúp bạn giải quyết những vấn đề nan giải phát sinh từ cách quản lý cửa hàng truyền thống.

Dưới đây là 2 cách được ứng dụng phổ biến mà bạn có thể tham khảo.

Sử dụng Excel

Excel là một công cụ không còn xa lạ đối với nhiều doanh nghiệp vì được ưa thích sử dụng phổ biến trước khi những phần mềm quản lý cửa hàng được biết đến. Excel có những ưu điểm sau:

• Tiết kiệm chi phí sử dụng.
• Dễ dàng thao tác, quản lý, sử dụng.
• Cung cấp nhiều hàm tính toán phù hợp để ghi chép số liệu hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên, Excel còn tồn tại những nhược điểm đáng chú ý như:

• Dung lượng lưu trữ có giới hạn, khi lưu trữ quá nhiều sẽ giảm tốc độ xử lý của hệ thống.
• Không thể tích hợp cập nhật dữ liệu tự động mà phải nhập liệu bằng tay gây hao tốn thời gian và công sức.
• Không thể đồng bộ hóa dữ liệu hoạt động giữa các bộ phận cần quản lý.
• Có thể bị mất dữ liệu hoặc bị đánh cắp.

Với những ưu và nhược điểm trên, Excel chỉ phù hợp với những cửa hàng thời trang nhỏ với số lượng hàng hóa cần quản lý nhỏ và số lượng đơn hàng ít, có thể kiểm soát và nhập liệu bằng tay dễ dàng. Nếu bạn là cửa hàng lớn với quy mô quản lý hàng hóa và số lượng giao dịch lớn hãy theo dõi cách thứ hai.

Sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng quần áo

Một cách quản lý cửa hàng thời gian hiệu quả được áp dụng phổ biến nhất hiện nay chính việc sử phần mềm quản lý cửa hàng quần áo. Đặc biệt, đây là giải pháp cần thiết trong quản lý chuỗi cửa hàng – khi xuất hiện sự gia tăng về số lượng cửa hàng đồng nghĩa với gia tăng số lượng đối tượng và công việc cần quản lý thì việc xây dựng một hệ thống quy trình để quản lý chặt chẽ là điều mà mỗi chủ cửa hàng cần cân nhắc.

Một số phần mềm quản lý bán lẻ tiêu biểu hiện nay mà bạn có thể tham khảo như: SimERP,  KiotViet, Sapo, Hararetail,Trustsales, ABIT,…

Tùy vào nhu cầu, quy mô và tính chất hoạt động kinh doanh mà mỗi cửa hàng/chuỗi cửa hàng có thể lựa chọn loại phần mềm tích hợp chức năng khác nhau. Dưới đây là những tính năng phổ biến được tích hợp mà bạn có thể xem xét:

• Quản lý hàng hóa: quản lý chi tiết từng mặt hàng một cách dễ dàng theo từng phân loại cụ thể như chất liệu, mẫu mã, chất liệu,… cung cấp tính năng quản lý kho chuỗi cửa hàng (kiểm tra hàng tồn kho và giúp ích trong việc chuyển kho liên cửa hàng một cách dễ dàng).
• Quản lý nhân viên: quản lý thông tin, lịch làm việc, đánh giá hiệu quả bán hàng thông qua giám sát mọi hoạt động bán hàng của từng nhân viên được lưu trữ trên hệ thống.
• Quản lý tài chính: kiểm soát ngân sách thu chi của từng cửa hàng, cung cấp tính năng báo cáo doanh số theo thời gian thực giúp chủ cửa hàng có cái nhìn tổng quát về hoạt động kinh doanh và đưa ra những quyết định sáng suốt.
• Quản lý khách hàng: quản lý dữ liệu khách hàng dễ dàng theo phân nhóm cụ thể, áp dụng những chương trình khuyến mãi, chính sách ưu đãi phù hợp với từng nhóm.

 Lời kết: Với những chia sẻ về cách quản lý cửa hàng thời trang hiệu quả ở trên, SimERP hy vọng rằng bạn sẽ thiết kế quy trình quản lý phù hợp với tính chất, quy mô và mục tiêu kinh doanh của cửa hàng của mình.