Cách quản lý cửa hàng mỹ phẩm và lợi ích của phần mềm quản lý

Năm 2019, ngành công nghiệp làm đẹp được định giá hơn 500 tỷ đô la (USD). Tất cả các dấu hiệu và dự báo cho thấy ngành công nghiệp nhộn nhịp này sẽ phát triển và bùng nổ mạnh mẽ hơn trong tương lai. Vô số các cửa hàng mỹ phẩm, làm đẹp ra đời mở ra một cuộc cạnh tranh khốc liệt nhằm chiếm được miếng bánh thị phần. Nếu bạn muốn chiếm được chiếc bánh đó chỉ còn cách quản lý cửa hàng mỹ phẩm của mình hiệu quả và thu hút được sự chú ý của khách hàng. 

Nếu xác định mở một cửa hàng kinh doanh mỹ phẩm và cao hơn nữa là sở hữu một chuỗi cửa hàng thì đồng nghĩa với việc bạn đang bước chân vào thị trường kinh doanh đầy khắc nghiệt, đòi hỏi bạn phải có sự chuẩn bị kỹ càng. Không dừng lại ở đó, khi cửa hàng đi vào kinh doanh, sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh yêu cầu bạn phải hội tụ đầy đủ những kỹ năng, kinh nghiệm quản lý, vận hành thì mới có cơ hội thu hút cũng như giữ chân khách hàng. 

Đừng quá lo lắng, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn về cách quản lý cửa hàng mỹ phẩm, thậm chí là quản lý một chuỗi cửa hàng mỹ phẩm sao cho hiệu quả.

Những khía cạnh bạn cần quan tâm tới khi quản lý cửa hàng mỹ phẩm

Kiểm tra và quản lý hàng hóa chặt chẽ

Việc đầu tiên bạn cần làm khi muốn quản lý cửa hàng mỹ phẩm của mình là kiểm soát chặt chẽ hàng hóa. Hãy nghiên cứu thị trường để nắm bắt được nhu cầu, thị hiếu của khách hàng, từ đó có thể cung cấp những mặt hàng phù hợp.

Bên cạnh đó, bạn cần quản lý được lượng hàng hóa xuất – nhập trong ngày, tiến hành thống kê, phân tích để đưa ra những phương pháp quản lý phù hợp.

Hiện nay, trên thị trường có vô vàn các loại mỹ phẩm với thương hiệu, mẫu mã, màu sắc, chủng loại, nguồn gốc khác nhau. Chính vì vậy, bạn cần phải xem xét và chọn lựa kỹ lưỡng, tránh khỏi các loại hàng giả, hàng nhái gây mất lòng tin từ khách hàng.

Quan trọng hơn cả, nếu bạn đang quản lý chuỗi cửa hàng mỹ phẩm thì số lượng sản phẩm lên đến hàng nghìn, hàng chục nghìn chủng loại khác nhau, việc kiểm soát và theo dõi là một điều vô cùng khó khăn. Ngay từ đầu, bạn nên lựa chọn cách thức quản lý phù hợp để định hướng lâu dài

Quản lý tình trạng xuất nhập kho

Chắc chắn không một cửa hàng mỹ phẩm nào thiếu được hoạt động quản lý kho nếu muốn công việc kinh doanh hiệu quả. Hơn hết mỹ phẩm là mặt hàng hóa đặc thù yêu cầu người quản lý phải lưu ý những vấn đề sau

• Mỹ phẩm là loại hàng hóa có hạn sử dụng tương đối ngắn. Việc bảo quản cũng như quản lý tình trạng xuất – nhập phải đảm bảo hàng hóa không bị hết hạn hoặc hư hỏng. 
• Các vấn đề như hàng lỗi, mất tem nhãn nếu thường xuyên xảy ra sẽ ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận kinh doanh của cửa hàng. Kiểm soát và quản lý được hàng tồn kho, người quản lý cửa hàng mỹ phẩm sẽ dễ dàng cân đối và giữ tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, từ đó tránh được tình trạng hàng hóa bị hỏng hay hết hạn.
• Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải linh hoạt trong việc nhập hàng hóa phù hợp với nhu cầu, thị hiếu của khách hàng. Để đảm bảo được điều đó thì lượng hàng tồn kho phải được luân chuyển, tránh tồn kho lâu ngày vì đã lỗi thời.

Việc quản lý tình trạng xuất nhập kho giúp bạn có thể nắm bắt được tình trạng của hàng hóa từ đó đưa ra được các chiến lược bán hàng sao cho hiệu quả.

Quản lý tài chính

Bất kể là kinh doanh mặt hàng gì, vấn đề tài chính luôn được đặt lên hàng đầu. Chính vì vậy, việc quản lý thu – chi đòi hỏi người quản lý cửa hàng mỹ phẩm có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm vững chắc. 

Doanh thu từ việc bán hàng chính là dòng tiền để bạn chi trả các khoản chi phí khác như: tiền thuê mặt bằng, tiền công của nhân viên, thuế,…. Đảm bảo việc thu – chi hợp lý chính là nguồn sống của cửa hàng.

Ngày hôm nay, cửa hàng của bạn đã bán được bao nhiêu sản phẩm, thu về bao nhiêu? Mới kinh doanh, lượng khách hàng còn ít thì việc quản lý có thể dễ dàng hơn. Nhưng khi cửa hàng đã hoạt động tốt, có lượng khách hàng đông đảo hằng ngày thì làm sao để kiểm soát doanh thu hiệu quả? Điều này là một thách thức lớn đối với các nhà quản trị.

Quản lý đội ngũ nhân viên, cộng tác viên

Một trong những vấn đề vô cùng quan trọng trong quản lý cửa hàng mỹ phẩm đó chính là quản lý đội ngũ nhân viên, cộng tác viên. Quy mô cửa hàng càng lớn, lượng nhân viên và cộng tác viên càng cao, đòi hỏi người quản lý phải có phương pháp quản lý hiệu quả. 

Nhân viên của bạn làm việc fulltime hay partime, bạn có những cộng tác viên như thế nào, hiệu suất làm việc của họ như thế nào, mức lương ra sao…? Tất cả những điều đó cần phải được quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng nhân viên nghỉ việc hay làm việc hiệu suất thấp.

Câu hỏi đặt ra là làm sao bạn có thể quản lý họ và nhất là khi bạn không có mặt tại cửa hàng? 

Quản lý và chăm sóc khách hàng

Trong xu hướng hiện đại, trải nghiệm khách hàng đang được đặt lên hàng đầu. Giữ chân được khách hàng chính là thành công của người quản lý cửa hàng mỹ phẩm. 

Những khách hàng đã từng tới mua sản phẩm của bạn rất có thể sẽ quay trở lại và trở thành những khách hàng thân thiết. Chúng ta cần phải có thông tin trước đó của họ để mang tới dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất.

Những thông tin của khách hàng được lưu trữ và quản lý đồng thời cũng chính là nguồn dữ liệu vàng cho những chiến lược tiếp thị của bạn. Từ những dữ liệu về sản phẩm họ mua, nhu cầu của họ,… cửa hàng của bạn có thể tung ra những chương trình khuyến mãi, ưu đãi phù hợp.

Vì vậy, việc quản lý và chăm sóc khách hàng là khía cạnh quan trọng hàng đầu trong cách quản lý cửa hàng mỹ phẩm.

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng mỹ phẩm?

Giúp bạn quản lý cửa hàng mỹ phẩm từ A-Z một cách tự động

Công việc kinh doanh không hề đơn giản, nó bao gồm rất nhiều công đoạn từ việc tìm nguồn hàng, vận chuyển, bảo quản kho, tìm khách hàng bằng nhiều cách marketing và quảng cáo. Rồi đến việc bán hàng, làm sao để có thể cân đối được thu – chi để công việc kinh doanh có thể tiếp tục duy trì. Tiếp đó, bạn lại phải quan tâm tới tình trạng xuất – nhập kho hàng hóa làm sao để đảm bảo hàng không bị tồn kho lâu ngày, mất mát hay hết hạn,…

Có quá nhiều công việc mà nếu làm theo cách thủ công bạn sẽ không thể nào gánh hết được. Phần mềm quản lý cửa hàng mỹ phẩm ra đời là giải pháp giúp công việc quản lý của bạn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Mọi hoạt động quản lý kinh doanh đều sẽ được ghi lại trên hệ thống một cách khoa học và cụ thể. Vì vậy, dù bạn vắng mặt hay đi công tác thì đều có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh tại cửa hàng.

Phần mềm quản lý cửa hàng SimERP là một ví dụ. Với phần mềm này, toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn sẽ được hiển thị trong cùng một hệ thống thông qua 6 module chính: quản lý nhân sự, quản lý kế toán, quản lý kho, quản lý bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng. Như vậy, chỉ với một phần mềm, công việc quản lý cửa hàng mỹ phẩm của bạn trở nên dễ dàng, tiện lợi và nhanh chóng hơn bao giờ hết. 

Xem thêm: Những tính năng của phần mềm quản lý cửa hàng mỹ phẩm Tại đây

Tăng cường sự tương tác giữa các bộ phận

Phần mềm quản lý cửa hàng mỹ phẩm sẽ tích hợp đầy đủ tính năng cho tất cả các bộ phận trên cùng một hệ thống từ bộ phận kho, bộ phận bán hàng, bộ phận kế toán,…. Vì vậy, nó sẽ hỗ trợ điều phối và phối hợp nhịp nhàng, linh hoạt giữa các bộ phận, tăng cường tính hiệu quả của hệ thống kinh doanh. Bên cạnh đó, các bộ phận cũng có thể dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động của các bộ phận khác một cách tự động.

Xử lý khối lượng dữ liệu hơn rất nhiều so với excel hay số sách

Nếu bạn kinh doanh nhỏ, việc quản lý bằng sổ sách, excel một cách thủ công có thể xử lý được, nhưng khi quy mô của bạn nâng lên hàng nghìn khách hàng, hàng trăm mặt hàng, mã hàng khác nhau, lúc đó việc quản lý dữ liệu sẽ là bài toán vô cùng khó khăn mà chỉ có phần mềm quản lý bán hàng mới đủ khả năng kiểm soát.

Với phần mềm quản lý cửa hàng mỹ phẩm, dữ liệu về khách hàng sẽ được lưu trữ đầy đủ và chính xác, không giới hạn số lượng. Mặt khác, dữ liệu hàng hóa cũng được cập nhật liên tục chỉ với một cú click chuột

Tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý

Sau mỗi buổi bán hàng, bạn đều phải ngồi lại kiểm tra lại số hàng đã bán, số hàng còn trên kệ, lượng hàng trong kho và cần bổ sung bao nhiêu. Hãy tưởng tượng xem bạn sẽ phải thuê thêm bao nhiêu nhân viên và tốn bao nhiêu giờ đồng hồ để giải quyết khối lượng công việc đồ sộ này.

Nhưng chỉ với phần mềm quản lý cửa hàng mỹ phẩm như SimERP, bạn có thể hoàn thành công việc đó trong nháy mắt mà không cần phải thuê thêm bất kỳ nhân viên nào. Lựa chọn mặt hàng bạn muốn kiểm tra, hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ thông tin liên quan tới nó từ việc số lượng đã bán trong hôm nay, tồn kho bao nhiêu, lượng hàng ở các chi nhánh khác,…

Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm quản lý rất đơn giản, giao diện thân thiện, dễ sử dụng, bạn không cần mất quá nhiều thời gian để học cách sử dụng.

Nâng cao hiệu quả kinh doanh

Từ việc tự động hóa các hoạt động quản lý giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, cửa hàng mỹ phẩm của bạn có thể nâng cao được hiệu quả kinh doanh:

• Thông qua nguồn dữ liệu khách hàng khổng lồ, cửa hàng có thể xây dựng được các chương trình loyalty nhằm thu hút khách hàng.
• Phần mềm quản lý cửa hàng mỹ phẩm không chỉ xử lý các tác vụ bán hàng đơn giản hiệu quả từ quản lý báo giá, thông tin sản phẩm/khách hàng mà còn đưa ra các số liệu, báo cáo dựa trên hiệu quả kinh doanh trong ngày, trong tháng, trong quý đó. Nhờ vậy, bạn có thể bao quát được quá trình kinh doanh của mình, đưa ra những kết luận và thực hiện những chiến lược bán hàng, tiếp thị sau đó sao cho hiệu quả. 
• Báo cáo tình trạng hàng tồn kho tự động giúp bạn kiểm soát được tình hình kinh doanh từ đó đưa ra các hướng đi kinh doanh phù hợp.

Chuyên nghiệp hóa hình ảnh và dịch vụ của cửa hàng

Sử dụng phần mềm quản lý mỹ phẩm, mọi quy trình hoạt động của cửa hàng trở nên chuyên nghiệp hơn. Thay vì đơn hàng được ghi chép bằng tay, rồi dùng máy tính để cộng hóa đơn, rất mất thời gian thì việc in hóa đơn sẽ được khách hàng tin tưởng và hài lòng , hình ảnh của hàng cũng chuyên nghiệp hơn trong mắt họ.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng khi bạn có thể lưu trữ thông tin, quản lý tích điểm để phân loại khách hàng. Thông qua đó, cửa hàng của bạn cũng dễ dàng tung ra những chương trình khuyến mãi phù hợp. Tính năng gửi email/SMS chăm sóc khách hàng thường xuyên cũng khiến cho họ cảm thấy mình là một khách hàng quan quan trọng của họ. Nhờ vậy, của hàng có thể tạo ấn tượng tốt trong tâm trí khách hàng, thôi thúc họ quay trở lại vào lần sau.

Kết

Muốn dẫn dắt cửa hàng mỹ phẩm phát triển, bạn cần đưa ra những phương pháp quản lý ngay từ đầu và thống nhất nó trong suốt quá trình kinh doanh. Trước xu hướng áp dụng công nghệ vào các lĩnh vực kinh doanh, dịch vụ,…, bạn nên xem xét tới việc sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng mỹ phẩm để công việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như tiết kiệm thời gian và chi phí.