Quản lý chuỗi cửa hàng: Thực trạng, Mô hình và Phương pháp

Làm sao để có thể quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả luôn là một bài toán nan giải cần được giải quyết đối với các nhà bán lẻ trên thị trường hiện nay. Sự gia tăng về số lượng sản phẩm cũng như nhu cầu từ các địa điểm cách xa nhau khiến các nhà bán lẻ cần phải mở rộng khu vực kinh doanh để có được khả năng quét vùng khách hàng nhiều hơn. Tuy nhiên, để có thể mở rộng chuỗi cửa hàng bán lẻ nhưng vẫn giữ một nguồn thu ổn định, giảm thiểu rủi ro lại là điều khiến các nhà quản lý phải đau đầu.

Thực trạng về chuỗi cửa hàng bán lẻ tại Việt Nam

Thị trường bán lẻ Việt Nam được các chuyên gia coi là một trong những thị trường bán lẻ sôi động nhất trên thế giới. Quy mô dân số lớn vớ trên 96 triệu dân cùng với cơ cấu dân số trẻ (58,5% dân số từ 15-54 tuổi theo số liệu của Cục thống kê), đã góp phần thúc đẩy mạnh mẽ thương mại bán lẻ tại Việt Nam khi theo thống kê gần nhất tốc độ tăng trưởng kép (CAGR) đạt trên 10% (theo Vietnam Report). Chính vì lý do đó, thị trường bán lẻ Việt Nam ngày càng có nhiều sự cạnh tranh do sự gia tăng về các nhãn hiệu tham gia vào thị trường. nhưng cũng đồng thời mở ra những tiềm năng cơ hội rất lớn cho ngành bán lẻ Việt Nam trên con đường phía trước.

Một nhánh chuỗi cửa hàng bán lẻ khác là các trung tâm thương mại cũng đang ghi nhận sự tăng trưởng vô cùng tích cực với sức tăng trưởng 11%. Trong đó vẫn có thể thấy Vingroup cũng đang áp đảo trong lĩnh vực này với số lượng chuỗi trung tâm thương mại Vincom nhiều hơn so các trung tâm thương mại khác.

Trong tương lai gần, ngành bán lẻ phần nào sẽ bị ảnh hưởng đáng kể bởi đại dịch Covid 19 vẫn đang vô cùng khó lường. Theo báo cáo, gần 42% doanh nghiệp ngành bán lẻ chịu tác động nghiêm trọng của đại dịch Covid. Tuy nhiên, dù sẽ phải đối mặt với nhiều khó khăn nhưng về mặt dài hạn, thị trường bán lẻ ở Việt Nam vẫn được các chuyên gia đánh giá cao về mặt triển vọng phát triển, đặc biệt là việc đẩy mạnh xu hướng bán hàng đa kênh. 

>>>> Xem thêm: Quản lý cửa hàng thời trang là gì? Cần làm gì và cách quản lý hiệu quả?

Cách quản lý chuỗi cửa hàng

Hãy nhìn vào các tập đoàn lớn như BigC, Metro, Parkson… Họ đều đã rất thành công trong việc thâm nhập vào các thị trường khác nhau bằng cách xây dựng cho mình một chuỗi các cửa hàng bán lẻ. Vậy làm sao để các doanh nghiệp lớn luôn giữ được nguồn thu ổn định, sẽ luôn phải có những chiến lược mà họ phải tuân theo, cụ thể bao gồm:

Quản lý tài chính

Quản trị tài chính là yếu tố không thể thiếu dù cho mô hình kinh doanh của bạn là nhỏ lẻ hay kể cả doanh nghiệp lớn. Việc đơn thuần quản lý các yếu tố tài chính đối với từng cửa hàng nếu không có cách quản lý phù hợp đã khó, chưa nói đến cả một chuỗi cửa hàng bán lẻ. Về bản chất, tài chính bao gồm tất cả các yếu tố như tiền, vật tư, nguyên liệu, tài sản phát sinh lúc hình thành nguồn vốn hoặc các khoản thu, khoản chi trong quá trình vận hành. Để quản lý tốt tất cả các yếu tố trên, các bài toán quản lý cần phải lý giải lại được đề ra như:

• Nguồn vốn ở đâu? Nên góp vốn hay đi vay? Khi nào sẽ lấy lại được vốn ban đầu bỏ ra?
• Tổng doanh thu của các cửa hàng ra sao? Có cân xứng với nhau không?
• Dòng tiền và các chi phí của bán hàng, nhập hàng, duy trì vòng tuần hoàn sản phẩm ra sao?
• Lợi nhuận trước thuế (LNTT), lợi nhuận sau thuế (LNST) ra sao? So sánh chỉ số giữa các chi nhánh với nhau.

Việc quản lý tốt nguồn tài chính giúp các nhà bán lẻ chủ động hơn trong các quyết định kinh doanh để từ đó đưa ra các chiến lược hợp lý. Hơn thế nữa, các doanh nghiệp sẽ có thể kịp thời đánh giá tình hình hoạt động của họ, kiểm soát được các chi phí tốt hơn.

Quản lý nguyên vật liệu và chất lượng

Một trong những yếu tố cấu thành nên sự thành công của việc bán hàng chính là chất lượng của sản phẩm. Kiểm định chất lượng hàng hóa không tốt sẽ dẫn đến những thất thoát không đáng có. Khi mở rộng mô hình kinh doanh thành chuỗi bán lẻ, khâu quản lý hàng hóa đòi hỏi ngày càng phải chặt chẽ và chuyên nghiệp hơn nhiều bởi số lượng, chủng loại, luân chuyển hàng giữa các chi nhánh là phức tạp hơn. Bên cạnh đó, một trong những yếu tố khiến cho nhiều chuỗi cửa hàng bán lẻ thất bại là họ không có một nguồn cung hàng hóa ổn định về chất lượng và giá cả. 

Quản lý nguyên vật liệu cũng là một nhiệm vụ vô cùng khó khăn đối với các doanh nghiệp sở hữu các chuỗi cửa hàng bán lẻ. Việc quản lý không đúng cách sẽ dẫn đến những tổn thất trong việc bán hàng, cụ thể như thiếu hoặc thừa lượng nguyên vật liệu quá nhiều. Hơn nữa, việc quản lý nguyên vật liệu và hàng hóa cũng vô cùng cần thiết cho các quá nhập kho, xuất kho và vận chuyển sản phẩm từ nơi này sang nơi khác. 

Quản lý nhân viên

Một trong những thách thức lớn đối với việc tuyển dụng nhân viên cho các mô hình chuỗi cửa hàng bán lẻ là tỷ lệ nghỉ việc cao. Trong đó, 28% nhà tuyển dụng cho rằng ứng viên không cam kết làm việc lâu dài và có khoảng 49% ứng viên bị dao động khi có lời đề nghị hoặc lời mời từ phía các đối thủ. Hơn thế nữa, khoảng cách giữa các cửa hàng khiến các nhà quản lý không thể sát sao tất cả nhân viên trên toàn hệ thống cửa hàng. Vì thế, nhiều cửa hàng phải đối mặt với vấn đề nhân viên thiếu trung thực, gây thất thoát lớn cho doanh nghiệp.

Một vài giải pháp được đề xuất cho việc quản lý nhân sự là:

• Đặt ra những tiêu chí nhất định cho nhân sự
• Có những mô hình chấm công, tính lương, chia ca hợp lý và hiệu quả
• Tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cũng như đạo đức nghề nghiệp
• Đưa ra những chế độ lương, thưởng, đãi ngộ tốt để khuyến khích nhân viên làm việc với năng suất tốt hơn
• Áp dụng những phần mềm tiên tiến để cải thiện khả năng quản lý

Quản lý khách hàng

Trong kinh doanh bán lẻ, một thực trạng của nhiều cửa hàng hiện nay là họ không quan tâm đến việc quản lý dữ liệu khách hàng và các chương trình chăm sóc và tri ân khách hàng… Điều này phần nào xuất phát từ việc các nhà bán lẻ không biết cách làm thế nào để có thể thu thập và quản lý dữ liệu của khách hàng nhanh chóng và dễ dàng – đặc biệt khi bạn phải quản lý một chuỗi cửa hàng với số lượng khách hàng vô cùng lớn. 

Hãy tận dụng sự phát triển của công nghệ để tối ưu hóa việc lưu trữ thông tin của khách hàng thông qua nhiều nền tảng khác nhau. Từ đó xây dựng một mối quan hệ lâu dài đối với khách hàng, thúc đẩy họ mua hàng nhiều hơn ở cửa hàng của mình. Tạo sự liên kết giữa các cửa hàng trong chuỗi bán lẻ cũng là một điểm cộng – khiến khách hàng cảm thấy được quan tâm, chăm sóc và được hưởng những quyền lợi nhất định. 

Hãy thường xuyên quan tâm tới khách hàng bằng việc gửi những lời chúc, lời mời trong những dịp đặc biệt hoặc dành cho họ những ưu đãi, khuyến mãi đặc biệt nếu như họ tích lũy được số lượng mua hàng nhất định. Xây dựng chính sách khách hàng thân thiết giúp khuyến khích khách hàng mua sắm nhiều hơn cũng là một ý kiến vô cùng hợp lý.

Quản lý công nghệ

Với việc công nghệ ngày càng phát triển, các cửa hàng hiện nay đang dần ưa chuộng việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ cho việc quản lý các chuỗi cửa hàng của họ. Tuy nhiên, một vấn đề mà họ luôn băn khoăn là sử dụng phần mềm quản lý nào sẽ đem lại hiệu quả cao nhất. Để lựa chọn cho mình một phần mềm, các cửa hàng sẽ quan tâm đến những tính năng như:

• Thu ngân
• Quản lý xuất – nhập kho
• Bán hàng online trên các kênh thương mại điện tử
• Quản lý tiền mặt, thu chi
• Theo dõi tình hình kinh doanh của cửa hàng và đưa ra các báo cáo, thống kê
• Quản lý các đơn vị giao, nhận hàng
• Quản lý đơn hàng và các chương trình khuyến mãi

SimERP là một trong những nền tảng hỗ trợ các doanh nghiệp rất tốt trong quá trình chuyển đổi số, giúp cung cấp một hệ thống quản lý hoàn chỉnh cho toàn bộ quy trình làm việc. Với phần mềm SimERP, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa thời gian và các khoản chi phí, lưu trữ dữ liệu trên hệ thống dữ liệu lớn giúp quá trình quản lý bán hàng trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn bao giờ hết. Từ đó, đáp ứng được những nhu cầu của khách hàng và nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.

Mô hình quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ

Từ những yếu tố đơn lẻ trên, các nhãn hàng nên đặt ra nhu cầu về việc xây dựng một mô hình quản lý chuỗi cửa hàng hoàn chỉnh. 

Có thể thấy, trong một chuỗi các cửa hàng bán lẻ khác nhau, luôn có một cửa hàng chính là văn phòng trung tâm –  nơi tập hợp các bộ phận phòng ban chính của cả công ty. Nơi này sẽ là nơi các giám đốc, các bộ phận quản lý trực tiếp làm việc và điều khiển cả một hệ thống các chuỗi cửa hàng bán lẻ khác nhau. Nếu công việc quản lý cửa hàng được thực hiện thông qua máy móc công nghệ, máy chủ của cả hệ thống sẽ được đặt ở văn phòng trung tâm này. Tất cả các thông số về doanh số bán hàng, thất thoát, hay là hồ sơ nhân viên sẽ được các cửa hàng bán lẻ thu thập và đưa về hệ thống máy chủ xử lý. Với việc được tổ chức và sắp xếp một cách hợp lý, các công việc giám sát cũng như theo dõi, điều hành sẽ trở nên thuận tiện hơn rất nhiều; việc kiểm soát các số liệu cũng sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn.

Liên kết với văn phòng trung tâm sẽ là các cửa hàng bán lẻ với quy mô lớn, vừa hay nhỏ khác nhau. Ở các cửa hàng này, sẽ bao gồm ít các bộ phận phòng ban hơn nhưng vẫn luôn đảm bảo một số lượng nhân viên nhất định cho công việc bán hàng như: thu ngân, quản lý, nhân viên bán buôn… Sản phẩm sẽ được phân phối tới các cửa hàng này với mục đích để có thể dễ dàng tiếp cận với nhiều khách hàng hơn. Từ mô hình tổng thể trên, việc quản lý bán hàng cũng sẽ trở nên thuận tiện hơn rất nhiều.

Tóm lại, với việc sở hữu một chuỗi cửa hàng bán lẻ, phân bổ các nguồn lực cũng như tạo mạng lưới liên kết cho việc quản lý bán hàng của từng cửa hàng riêng lẻ là vô cùng quan trọng. Không chỉ giúp cho việc quản lý bán hàng diễn ra suôn sẻ, việc có một mạng lưới bán hàng hiệu quả sẽ tạo ra rất nhiều cơ hội phát triển cho cửa hàng, mang đến nhiều cơ hội tiếp cận với khách hàng để từ đó đem lại nguồn thu lớn.