Quản lý chấm công: Quy trình hiệu quả với Leaves – Phần mềm SimERP

Chấm công là một việc làm quen thuộc trong hoạt động thường ngày của doanh nghiệp. Tuy nhiên, công tác quản lý chấm công và ngày nghỉ yêu cầu doanh nghiệp phải xây dựng quy trình đánh giá chuyên cần hiệu quả và có một giải pháp toàn diện để dễ dàng xử lý và lưu trữ thông tin về thời gian làm việc của nhân viên. Đặc biệt trong bối cảnh thời đại số hóa hiện nay, việc áp dụng phần mềm chấm công online vào quản lý nhân sự trong doanh nghiệp càng trở nên thiết thực hơn bao giờ hết. Cùng tìm hiểu về giải pháp quản lý chấm công và ngày nghỉ với ứng dụng Leaves trên SimERP trong bài viết sau đây.

Quản lý chấm công nhân viên là gì?

Quản lý chấm công là một nhiệm vụ quan trọng và không thể thiếu trong công tác quản trị nhân sự tại mỗi doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, chấm công là hình thức khai báo của nhân viên với người quản lý về sự hiện diện hằng ngày tại nơi làm việc từ thời gian bắt đầu vào làm đến lúc tan sở. Do đó, quản lý chấm công và ngày nghỉ là công việc của người quản lý nhân sự nhằm lưu trữ thông tin về số ngày công thực tế và thống kê lịch nghỉ cho từng nhân viên như nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ không lương…

Quy trình quản lý chấm công

Để quản lý chấm công nhân viên đầy đủ và hiệu quả, người quản lý cần thực hiện các nghiệp vụ sau đây:

• Cập nhật, lưu trữ chính xác, đầy đủ thông tin chấm công hằng ngày trên hệ thống chấm công của công ty (ghi chép sổ sách, nhập trên phần mềm).
• Tiếp nhận (phê duyệt hoặc từ chối) yêu cầu đến muộn hoặc nghỉ phép.
• Ghi nhận thời gian làm việc bù hoặc tăng ca của nhân viên trên hệ thống.
• Tổng kết số ngày công thực tế hàng tuần hoặc cuối tháng.
• Xử lý khiếu nại của nhân viên về quản lý chấm công và ngày nghỉ.

Quy trình quản lý chấm công

Bất cứ một quy trình quản lý nào đều cần có một bộ nguyên tắc nhằm đảm bảo công việc được diễn ra trôi chảy. Việc quản lý chấm công cũng không ngoại lệ. Để quản lý chấm công và ngày nghỉ một cách hiệu quả, mỗi doanh nghiệp cần đề ra những nội quy cơ bản như sau:

• Quy định về thời điểm chấm công mỗi ngày.
• Quy định về chấm công bù khi quên chấm công/không chấm công được.
• Quy định về chấm công đến muộn và về sớm.
• Quy định về thời gian khai báo, xin đến muộn hoặc nghỉ phép.
• Quy định thưởng, phạt về chuyên cần.

Như vậy, các quy tắc chấm công chính xác, rõ ràng không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp và tính kỷ luật của tổ chức mà còn đảm bảo quyền lợi cho cả nhân viên và phía doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp cần một giải pháp quản lý chấm công hiệu quả?

Vì sao phải quản lý chấm công?

Đối với tổ chức, doanh nghiệp

Việc quản lý chấm công và ngày nghỉ là cơ sở để các quản lý phòng ban và lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thời gian làm việc của mỗi cá nhân. Từ đó, người quản lý dễ dàng đưa ra đánh giá về hiệu suất thực thi công việc cũng như ý thức tuân thủ các quy định, nội quy doanh nghiệp của nhân viên. Đây cũng chính là một nhân tố quan trọng trong quy trình tính lương hàng tháng và áp dụng các chính sách thưởng, phạt nhân viên trong doanh nghiệp.

Đối với nhân viên

Khi doanh nghiệp có một giải pháp chấm công hiệu quả, phía nhân viên cũng sẽ nhận được rất nhiều lợi ích. Một mặt, các nhân viên sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp lịch biểu và công việc với cá nhân cũng như phòng ban liên quan. Mặt khác, mỗi cá nhân sẽ có ý thức chuyên cần hơn trong công việc và trách nhiệm hơn với tập thể.

So sánh các giải pháp quản lý chấm công phổ biến

Hiện nay, các doanh nghiệp có rất nhiều lựa chọn để quản lý chấm công và ngày nghỉ của nhân viên. Trong đó, phải kể đến các hình thức chấm công sau đây:

Chấm công bằng sổ sách

Đây là cách chấm công sử dụng sổ sách để ghi chép lại số ngày làm việc của nhân viên. Hiện nay, sổ chấm công được coi là một hình thức đã lỗi thời, tuy nhiên vẫn được sử dụng tại nhiều doanh nghiệp có quy mô nhỏ.

• Ưu điểm: Chi phí thấp.

• Nhược điểm: Thiếu tính chính xác, khó theo dõi và lưu trữ, bảo quản.

Chấm công bằng thẻ giấy

Với cách chấm công này, nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy chấm công, sau đó máy sẽ in ra ngày, giờ chấm công lên thẻ. Khi sử dụng, nhân viên sẽ chỉ cần 1 thẻ giấy để sử dụng cho cả tháng với các cột giờ vào, ra đã được chia sẵn trên thẻ.

• Ưu điểm: Ít tốn kém, không cần lắp đặt và dễ dàng di chuyển máy chấm công.
• Nhược điểm: Bất tiện đối với nhân viên trong việc bảo quản thẻ chấm công hàng tháng; Gian lận, chấm công hộ; Quy trình tổng hợp thông tin thủ công.

Chấm công bằng thẻ từ

Khi chấm công bằng phương pháp thẻ từ, nhân viên chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ, thông tin ngày giờ ra vào sẽ được lưu lại trong máy. Với hình thức này, doanh nghiệp sẽ cần trang bị máy chấm công chuyên dụng. Kèm theo đó, mã số và các thông tin cần thiết của người lao động sẽ được lưu trữ trong thẻ từ.

• Ưu điểm: Chấm công nhanh; Dễ bảo quản hơn thẻ giấy; Tích hợp cùng phần mềm và trích xuất thông tin nhanh chóng; Ít sai sót.
• Nhược điểm: Phát sinh chi phí in thẻ từ; Bất tiện trong trường hợp quên hoặc mất thẻ; Gian lận, chấm công hộ.

Chấm công bằng vân tay

Hình thức này cũng yêu cầu doanh nghiệp đầu tư máy chấm công điện tử. Bằng việc ứng dụng công nghệ sinh trắc học vân tay và công nghệ xử lý hình ảnh, máy sẽ ghi nhận chấm công bằng cách xác định danh tính của nhân viên thông qua dấu vân tay.

• Ưu điểm: Hạn chế gian lận, chấm công hộ; Tích hợp cùng phần mềm và trích xuất thông tin nhanh chóng; Không phát sinh thêm chi phí in thẻ.
• Nhược điểm: Quá trình chấm công dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố bên ngoài (tay quá ướt, lạnh, v.v.); Hao mòn cảm biến dẫn đến không lấy được vân tay.

Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

Được tích hợp công nghệ nhận diện khuôn mặt, máy chấm công sẽ dựa vào các đặc điểm trên khuôn mặt để tự động so sánh và nhận dạng nhân viên công ty thông qua cơ sở dữ liệu khuôn mặt đã được lưu trữ từ trước.

• Ưu điểm: Hạn chế gian lận, chấm công hộ; Tích hợp cùng phần mềm và trích xuất thông tin nhanh chóng; Không phát sinh thêm chi phí in thẻ.
• Nhược điểm: Chi phí đầu tư ban đầu cao; Các yếu tố gây nhiễu trong quá trình nhận diện khuôn mặt; Tốc độ xử lý chậm hơn các hình thức thẻ giấy, thẻ từ, vân tay.

Chấm công bằng mống mắt

Công nghệ nhận dạng mống mắt (Iris Recognition) là phương pháp sử dụng thuật toán hình ảnh để nhận dạng một cá nhân dựa trên cấu trúc độc nhất của mống mắt, ngay cả khi cá nhân được nhận dạng đang đeo kính hay sử dụng kính áp tròng.

• Ưu điểm: Hiện đại, độ chính xác tuyệt đối; Tốc độ xử lý nhanh chóng; Độ bảo mật cao.
• Nhược điểm: Chi phí đầu tư ban đầu quá cao so với các hình thức khác.

Sử dụng phần mềm online để quản lý chấm công

Hình thức quản lý chấm công và ngày nghỉ này cho phép bạn liên kết với các hình thức chấm công điện tử khác (vân tay, thẻ từ, v.v.) để sao lưu dữ liệu thời gian làm việc thức tế của nhân viên lên hệ thống trực tuyến. Thông qua phần mềm online, người quản lý nhân sự sẽ dễ dàng hơn trong việc theo dõi thời gian có mặt hoặc ngày nghỉ phép và kiểm soát sự đi trễ về sớm của nhân viên.

• Ưu điểm: Linh hoạt, dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp; Lưu trữ thông tin chính xác, tự động và quản lý chấm công hiệu quả hơn.
• Nhược điểm: Cần lựa chọn phần mềm để tương thích với các hình thức chấm công điện tử liên kết.

Vai trò của giải pháp phần mềm chấm công đối với nội bộ doanh nghiệp

Trong kỷ nguyên số hóa hiện nay, việc tích hợp phần mềm quản lý chấm công vào quy trình quản trị doanh nghiệp không chỉ cung cấp một giải pháp quản lý nhân sự toàn diện hơn mà còn tạo ra những tác động tích cực đến công việc của mỗi cá nhân trong tổ chức.

Đối với người quản lý tổ chức, doanh nghiệp

• Có một nền tảng thống nhất để quản lý thời gian làm việc, vắng mặt và chấm công xuyên suốt cho cả tổ chức, doanh nghiệp.
• Quản lý chấm công và xét duyệt thông tin ngày nghỉ hợp lý, hiệu quả, chính xác và nhanh chóng.
• Dễ dàng theo dõi và lập báo cáo về thông tin và xu hướng thường xuyên vắng mặt của nhân viên.

Đối với nhân viên

• Xem được bảng chấm công và thông tin về số ngày phép đã sử dụng hoặc còn lại.
• Tạo yêu cầu nghỉ phép online nhanh chóng và thuận tiện.
• Dễ dàng tự theo dõi thống kê thời gian làm việc hoặc vắng mặt để lập kế hoạch làm việc hiệu quả hơn.

Quản lý chấm công và ngày nghỉ thông minh với tính năng Leaves của SimERP

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống phần mềm hoạch định doanh nghiệp. Hiểu đơn giản, ERP là tập hợp các giải pháp phần mềm quản lý tổng thể các hoạt động và kết nối các nghiệp vụ của doanh nghiệp để tổ chức điều hành với mục tiêu khai thác tối đa nguồn lực của doanh nghiệp. Trong số giải pháp ERP phổ biến hiện nay, SimERP là một phần mềm ERP mã nguồn mở đang được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng. Ngoài các module mặc định như CRM, POS, hay Sales, bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh và phát triển các ứng dụng mới cho doanh nghiệp của mình để tích hợp vào nền tảng của SimERP. 

Ứng dụng Leaves là một giải pháp quản lý chấm công và ngày nghỉ online cho doanh nghiệp trên nền tảng SimERP. Với module Leaves, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa đáng kể quy trình quản lý thông tin đăng nhập, đăng xuất của nhân viên các phòng ban và quản lý ngày nghỉ phép của nhân viên.

Các tính năng nổi bật của ứng dụng Leaves – SimERP

• Dễ dàng quản lý ngày nghỉ phép của nhân viên
• Nhận và phê duyệt yêu cầu nghỉ phép chỉ với một vài cú nhấp chuột.
• Tự động cập nhật và theo dõi lịch trình làm việc và vắng mặt của mỗi nhân viên.
• Dễ dàng phân bổ công việc trong team khi có thành viên vắng mặt.

• Nhanh chóng phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu nghỉ phép
• Cho phép nhân viên tự ghi lại các yêu cầu xin nghỉ phép của mình và nhận thông báo email cho các yêu cầu xin nghỉ mới.
• Nhanh chóng quyết định phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu nghỉ phép.
• Thêm ghi chú vào quyết định phê duyệt ngày nghỉ phép để giải thích cho nhân viên.
• Lập báo cáo để lên kế hoạch trước
• Công cụ lập báo cáo đơn giản, dễ sử dụng.
• Tạo báo cáo chi tiết về từng yêu cầu nghỉ phép, nhân viên, phòng ban và cả công ty.
• Nhận số liệu thống kê về ngày nghỉ và tạo kế hoạch cho lịch trình làm việc sắp tới để đảm bảo hiệu suất làm việc của tổ chức.

Tổng kết

Hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp những thông tin cần thiết để xây dựng một quy trình quản lý chấm công hiệu quả tại doanh nghiệp. Để được tư vấn thêm về giải pháp chấm công hiệu quả thông qua ứng dụng Leaves của SimERP, bạn hãy để lại câu hỏi dưới phần bình luận để được chúng tôi giải đáp nhanh chóng nhé!