Kế hoạch kinh doanh đóng vai trò rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Nó chính là kim chỉ nam đưa công ty đi tới đích đến của mình, đạt được những mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng, hiệu quả. Tuy nhiên, việc xây dựng một kế hoạch kinh doanh không phải là một điều dễ dàng. Doanh nghiệp phải thật sự hiểu được mục đích kinh doanh, các nguồn lực và đối thủ, khách hàng và dành nhiều thời gian khảo sát, nghiên cứu và phân tích.

Trong bài viết này, SimERP sẽ giúp bạn tìm hiểu về bản kế hoạch của một doanh nghiệp và những quy tắc cần lưu ý khi xây dựng nó!

Kế hoạch kinh doanh là gì?

Kế hoạch kinh doanh là những nội dung chi tiết về quá trình kinh doanh của một công ty, doanh nghiệp hay đơn vị kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định do nhà quản lý lập ra. Bản kế hoạch này bao gồm các định hướng, mục tiêu, kế hoạch cho từng bộ phận như bán hàng, marketing, tài chính,…Việc lập kế hoạch kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp có được một định hướng cụ thể để đạt được mục tiêu. Kế hoạch càng chi tiết thì khả năng thực hiện càng cao. 

Tùy từng mục đích mà bản kế hoạch kinh doanh có nhiều loại khác nhau. Tuy nhiên, tổng quan chung thì chúng đều có các vấn đề chính như: nguồn lực, tài chính, chiến lược bán hàng, mục tiêu… Từ đó, doanh nghiệp sẽ dự đoán và lường trước các rủi ro, thách thức và lợi dụng cơ hội để phát triển.

Các quy tắc xây dựng kế hoạch kinh doanh

Có mục tiêu rõ ràng

Kế hoạch kinh doanh chính là chỉ dẫn giúp doanh nghiệp đi đến đích mình muốn. Do đó, bạn cần phải thiết lập cho mình một mục tiêu rõ ràng, cụ thể. Từ đó, doanh nghiệp mới có những phương án phù hợp, cùng hướng đến mục tiêu chung, và đạt được kết quả tốt nhất. Điều đó cũng giúp công ty giảm thiểu những lãng phí về mặt thời gian và tài chính. Bạn có thể áp dụng mô hình 5W1H để xây dựng một định hướng phù hợp cho doanh nghiệp. Các yếu tố bao gồm:

• Why: Mục tiêu và yêu cầu của bản kế hoạch là gì? Nó có ý nghĩa như thế nào với doanh nghiệp? Tôi sẽ gặp hậu quả gì khi không thực hiện kế hoạch đó?
• What: Nội dung công việc là gì? Nhân viên và quản lý phải thực hiện các công việc nào để đạt được mục tiêu?
• Where: Công việc diễn ra ở đâu, bộ phận nào? Thực hiện tại những công đoạn nào?
• When: Khi nào thì thực hiện công việc? Công việc kết thúc lúc nào?
• How: Phương pháp và tài liệu triển khai là gì? Tiêu chuẩn và yêu cầu đối với các công việc? Các công cụ, nguồn lực, nhân sự để thực hiện hoạt động đó?

Nghiên cứu và phân tích thị trường kỹ càng

Khi xây dựng một kế hoạch kinh doanh, công ty cần cân nhắc đến yếu tố thị trường và môi trường xung quanh. Chúng sẽ tác động trực tiếp đến chiến lược và kết quả thực hiện. Hiện nay có hai môi trường chính là vi mô và vĩ mô.

Môi trường vĩ mô sẽ bao gồm các yếu tố như: chính trị – xã hội, tình hình kinh tế, công nghệ, văn hóa, nhân khẩu học. Tuy nhiên, không phải yếu tố nào cũng tác động đến việc kinh doanh. Nhà quản lý cần xác định đâu là yếu tố quan trọng và sự thay đổi của chúng ảnh hưởng gì đến kế hoạch của mình. Ví dụ với yếu tố chính trị – xã hội, việc thay đổi về quy định xuất khẩu nông sản sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp xuất khẩu sản phẩm này.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phân tích kỹ về môi trường vi mô. Các yếu tố chính trong đó bao gồm: thị trường ngành, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp và khách hàng. Bạn cần theo dõi sự thay đổi và xu hướng của thị trường, cũng như động thái của các đối thủ cạnh tranh để đưa ra những phương án phù hợp. 

Kế hoạch cần rõ ràng và súc tích

Việc lập một kế hoạch ngắn gọn, rõ ràng và đủ ý sẽ giúp cho người đọc và thực hiện nắm rõ các vấn đề, công việc họ phải làm. Việc chọn lọc thông tin cũng sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều. 

Hơn thế nữa, bản kế hoạch chỉ có hiệu quả trong một thời gian nhất định. Nhà quản lý phải thường xuyên thay đổi và cập nhật sao cho phù hợp với mỗi giai đoạn. Do đó, việc sửa đổi một bản kế hoạch quá dài dòng sẽ mất thời gian và dễ gây ra sai sót.

Phù hợp với doanh nghiệp

Bất cứ kế hoạch nào cũng cần phải phù hợp với doanh nghiệp. Nhà quản lý cần xác định rõ mô hình kinh doanh, nguồn lực và năng lực của công ty. Từ đó mới xây dựng được phương án hợp lý nhất, tránh gây ra rủi ro sau này. Ví dụ về kế hoạch kinh doanh của công ty sản xuất, doanh nghiệp thường sẽ bao gồm cả yếu tố nhà cung cấp và nguyên vật liệu đầu vào. Còn với kế hoạch của những bên cung cấp dịch vụ, họ thường không đề cập đến nhiều về nguyên vật liệu mà sẽ chú ý tới sản phẩm dịch vụ và chăm sóc khách hàng. 

Kế hoạch kinh doanh gồm những nội dung gì?

Tóm tắt dự án

Một bản kế hoạch khá dài. Do đó, nhà quản lý cần có một phần tóm tắt chung về dự án. Phần này sẽ giải thích nguyên nhân, mục đích và tổng quan chung về cách thức thực hiện dự án. Theo cấu trúc, đây sẽ là phần đầu tiêu của dự án. Tuy nhiên trên thực tế, bạn nên viết bản tóm tắt sau khi đã hoàn thiện kế hoạch. Lúc đó, bạn đã hoàn thiện bản kế hoạch cuối cùng và có một góc nhìn tổng quan về dự án. 

Phân tích thị trường

Doanh nghiệp cần quan tâm đến thị trường kinh doanh và phân tích chúng kỹ càng. Từ đó mới đưa ra được kế hoạch chính xác và phù hợp nhất. Các yếu tố bao gồm: nhà cung cấp, các đối thủ hiện tại, các đối thủ trong tương lai, thị trường mục tiêu và khách hàng. Nhận thức được rõ tình trạng thị trường, bạn sẽ có được hướng đi đúng đắn, giảm thiểu rủi ro và dễ đạt được mục tiêu hơn.

Kế hoạch vận hành

Làm thế nào để có thể đạt được mục tiêu đề ra? Các đầu mục công việc cần làm là gì? Đây chính là những câu hỏi doanh nghiệp cần phải trả lời trong phần này. Nhà quản lý sẽ cụ thể hóa phương thức và cách hoạt động của từng bộ phận, kèm theo các KPI và thang đánh giá.

Hoạch định nguồn lực

Người quản lý sẽ phải xác định xem kế hoạch cần có những nguồn lực gì để thực hiện, bao gồm: nhân sự, mối quan hệ, đối tác, kênh bán hàng,… Tùy thuộc vào từng kế hoạch mà doanh nghiệp đưa ra những yêu cầu về nguồn lực khác nhau. Chú ý rằng, nhà quản lý sẽ phải cụ thể hóa yêu cầu của mình bằng các con số để dễ dàng theo dõi và kiểm tra.

Hoạch định tài chính

Đây là yếu tố quan trọng, nhất định phải có trong bảng kế hoạch kinh doanh. Khi hoạch định tài chính, bạn cần chú ý phân chia càng nhỏ càng tốt các mục chi tiêu để giảm thiểu việc thiếu ngân sách. Như thế sẽ làm gián đoạn đến việc thực hiện kế hoạch. Ngoài ra, doanh nghiệp cần cập nhật hàng ngày về lượng tiền thu, chi, giảm thiểu rủi ro bị mất tiền và nhà quản lý cũng dễ đánh giá hiệu quả của kế hoạch hơn. 

Tài liệu đính kèm

Các tài liệu đính kèm sẽ bổ trợ sẽ làm rõ các thông tin trong kế hoạch kinh doanh. Chúng thường bao gồm: bảng cân đối kế toán, bảng luân chuyển tiền tệ, tài liệu phân tích thị trường, phân tích khách hàng tiềm năng, các giấy phép kinh doanh,…

Cách lập kế hoạch kinh doanh

Xác định mục tiêu dài hạn

Tùy từng vào giai đoạn sản phẩm và định hướng của doanh nghiệp mà mục tiêu được thiết lập khác nhau. Ví dụ với kế hoạch kinh doanh sản phẩm mới, mục tiêu có thể là tiếp cận nhiều khách hàng, tăng độ phủ sóng. Còn với kế hoạch kinh doanh thương mại điện tử, doanh nghiệp thường đặt mục tiêu là gia tăng doanh số và tỷ lệ chuyển đổi khách hàng thành công. Tuy nhiên, dù là bất kỳ mục tiêu nào, nhà quản lý cần chú ý phải cụ thể hóa bằng số liệu và cân nhắc với tình hình doanh nghiệp, thị trường hiện tại, tránh bị viển vông.

Xác định nguồn lực và khả năng của doanh nghiệp

Để đảm bảo kế hoạch được lập ra một cách chính xác, doanh nghiệp cần xác định các nguồn lực như con người, công nghệ, mạng lưới quan hệ và đặc biệt là tài chính. 

Nguồn lực càng lớn thì doanh nghiệp càng có nhiều điều kiện để xây dựng những kế hoạch lớn với những nước đi mạo hiểm. Tuy nhiên, với một nguồn lực nhỏ, doanh nghiệp cần suy xét kỹ và có những hướng đi an toàn.

Nghiên cứu và phân tích thị trường

Khi nghiên cứu và phân tích thị trường, bạn cần đánh giá: đối thủ cạnh tranh và môi trường kinh doanh và khách hàng mục tiêu. Doanh nghiệp nên tìm hiểu sau về các đối thủ trực tiếp của mình, theo dõi các động thái kinh doanh. Thậm chí, bạn nên học hỏi thêm một vài phương án mà bạn cho là hay và tránh mắc phải những sai lầm giống đối thủ. Ngoài ra, doanh nghiệp cần nắm bắt những thay đổi trong thị trường của bạn như xu hướng công nghệ, sản phẩm mới, sự thay đổi trong chính sách, kênh phân phối,… của ngành. 

Nghiên cứu khách hàng tiềm năng

Khách hàng là trung tâm của mọi kế hoạch kinh doanh. Công ty cần tìm hiểu sâu về thói quen mua hàng, nhu cầu mua sắm và đặc điểm chung của khách hàng tiềm năng. Từ đó, xây dựng chân dung đối tượng cần nhắm đến. Hơn nữa, doanh nghiệp nên phân loại các nhóm khách hàng để đưa ra những phương án tiếp cận phù hợp. 

Đưa ra phương pháp và công việc cụ thể

Sau khi phân tích được thị trường, khách hàng, cũng như xác định rõ nguồn lực và mục tiêu của mình, doanh nghiệp sẽ bắt đầu xây dựng các phương pháp và cách thức thực hiện và công việc cụ thể. Các đầu mục công việc càng rõ ràng bao nhiêu, doanh nghiệp càng giảm được nhiều rủi ro và đạt được mục tiêu đặt ra. Hơn nữa, nhà quản lý cần phân chia và giao các công việc này cho từng bộ phận và đặt ra KPI, các thang đo lường để theo sát và đánh giá hiệu quả làm việc.

Thực hiện kế hoạch kinh doanh

Đây là giai đoạn mà công ty thực hiện kế hoạch của mình và kiểm tra mức độ phù hợp và hiệu quả của chúng. Nhà quản lý sẽ phải kiểm tra sát sao tình hình công việc thường xuyên để có được những phương án giải quyết nhanh chóng khi có vấn đề xảy ra. Bạn nên sử dụng các phần mềm quản lý như SimERP để kiểm soát công việc kinh doanh tốt hơn. Với phần mềm này, doanh nghiệp hoàn toàn dễ dàng kiểm soát hoạt động từ bán hàng, dự án đến quan hệ khách hàng, nhân sự. Hiện nay, phần mềm đang có gói SimCRM dùng thử trong 30 ngày miễn phí cho các doanh nghiệp.

Đánh giá và điều chỉnh

Sau khi thực hiện các dự án, doanh nghiệp sẽ đánh giá được kết quả của kế hoạch kinh doanh dựa trên các thang đo và mục tiêu ban đầu. Nếu có vấn đề xảy ra, bạn nên phân tích để tìm hiểu nguyên nhân và phương pháp giải quyết. Hơn nữa, công ty có thể điều chỉnh lại sao cho phù hợp với tình hình hiện tại và đưa ra giải pháp mới thay đổi kế hoạch cũ. 

Mẫu lập kế hoạch kinh doanh đơn giản

Để giúp bạn hiểu hơn về cách lập kế hoạch kinh doanh, SimERP sẽ gợi ý cho bạn mẫu lập kế hoạch kinh doanh 2021 được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay.

Tóm tắt kế hoạch kinh doanh

• Giới thiệu chung về doanh nghiệp:

• Mục tiêu: Doanh nghiệp đang hướng đến mục tiêu gì?
• Mô hình hoạt động: Công ty đang sử dụng mô hình kinh doanh nào? 
• Các lợi thế cạnh tranh: Doanh nghiệp có những lợi thế cạnh tranh gì hơn so với đối thủ? Ví dụ: sản phẩm, công nghệ, tài chính, nguồn nhân lực,…
• Cách thức tổng quan để thực hiện mục tiêu: Doanh nghiệp sử dụng phương pháp nào để đạt được mục tiêu đã đề ra và vận dụng được các lợi thế cạnh tranh của mình?

Phân tích thị trường

Môi trường vĩ mô

• Kinh tế: Tốc độ phát triển nền kinh tế, mức độ lạm phát, dự đoán phát triển,…
• Nhân khẩu học: dân số, phân bổ dân cư, trình độ học vấn,…
• Văn hóa – xã hội: Thói quen và hành vi mua sắm, quan điểm, nhu cầu mong muốn… và những đặc điểm văn hóa khác có thể tác động đến hành vi tiêu dùng.
• Môi trường công nghệ: Xu hướng công nghệ, thói quen sử dụng công nghệ,…
• Chính trị – pháp luật: Các điều luật, nghị định ảnh hưởng đến môi trường kinh doanh và ngành của bạn.

Môi trường vi mô

• Tình hình thị trường: tốc độ tăng trưởng của thị trường các kỳ trước? Xu hướng trong tương lai? Phương pháp kinh doanh mới?
• Đối thủ cạnh tranh: Đối thủ cạnh tranh hiện tại là gì? Đối thủ cạnh tranh trong tương lai? Điểm mạnh điểm yếu của đối thủ? Phương pháp kinh doanh của họ?
• Nhà cung cấp: Nhà cung cấp hiện tại có vấn đề gì hay không? Đâu là nhà cung cấp tiềm năng? Danh sách các nhà cung cấp?
• Khách hàng: Đặc điểm khách hàng? Phân nhóm đối tượng khách hàng tiềm năng? Thói quen tiêu dùng và mong muốn của họ? Phương pháp thích hợp nhất để tiếp cận?

Kế hoạch Marketing

• Chiến lược Marketing: Giá, sản phẩm, phương pháp tiếp cận và vị trí thực hiện các phương pháp đó? 
• Kênh Marketing: Kênh marketing của doanh nghiệp gồm những gì? Đâu là các kênh chủ lực cần tập trung? Cách thức phát triển các kênh đó.
• Chương trình Marketing: Các chương trình Marketing nào sẽ được thực hiện trong suốt giai đoạn? 

Kế hoạch bán hàng

• Kênh bán hàng: Đâu là cách kênh bán hàng online, offline? Kênh nào cần được chú trọng? Kế hoạch cho từng kênh.
• Chương trình bán hàng: Các chương trình bán hàng được đưa ra là gì (giảm giá, khuyến mãi, chiết khấu cho đại lý)? Chúng được thực hiện tại các kênh và địa điểm nào?
• Tổ chức hoạt động bán hàng: Sơ đồ triển khai hoạt động bán hàng gồm những gì? Kế hoạch xây dựng hệ thống và hoàn thiện mô hình bán hàng?  

Kế hoạch nhân sự

• Đội ngũ quản lý: Ai quản lý từng hoạt động trong kế hoạch? Đâu là phương pháp quản lý phù hợp? Phương pháp trình báo các vấn đề diễn ra?
• Chính sách nhân sự: Số lượng nhân viên là bao nhiêu? Chính sách lương thưởng? Các chế độ đãi ngộ? Thời gian làm việc?…

Kế hoạch tài chính

• Kế hoạch huy động và sử dụng vốn: Nhu cầu đầu tư vốn của doanh nghiệp là bao nhiêu? Phân bổ vào những việc gì? Xác định và phân tích các chỉ số đầu tư? (ROA,ROE, NPV, IRR…)
• Các giả định quan trọng: Xây dựng giả định cho các khoản mục vốn, từng yếu tố chi phí, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Phân tích điểm hòa vốn: Điểm hòa vốn là bao nhiêu? Xác định sản lượng đem lại tổng doanh thu vừa đủ để bù đắp tổng chi phí.
• Kết quả hoạt động kinh doanh: Kết quả hiện tại và dự báo của doanh nghiệp.

Phụ lục

• Bảng cân đối kế toán, lưu chuyển tiền tệ
• Bảng chỉ tiêu tài chính
• Tài liệu phân tích thị trường
• Các tài liệu tham khảo.
• Và một vài loại tài liệu cần thiết khác.

Kế hoạch kinh doanh đóng vai trò quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, quyết định sự thành bại của công ty trong tương lai. Do đó, nhà quản lý phải cực kỳ cẩn trọng khi xây dựng một bản kế hoạch và dành nhiều thời gian nghiên cứu, tìm hiểu các vấn đề liên quan như nguồn lực, khách hàng, thị trường,… Mong rằng với bài viết trên, SimERP đã cung cấp được nhiều thông tin hữu ích cho bạn.