Hệ thống bán hàng: Nghệ thuật xây dựng và quản lý hiệu quả

Việc có một hệ thống bán hàng tối ưu và hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp gia tăng được doanh thu và phát triển bền vững hơn. Tuy nhiên, để có thể xây dựng hệ thống bán hàng phù hợp nhất với doanh nghiệp không phải là một điều dễ dàng. Nó đòi hỏi sự am hiểu không chỉ về công ty, sản phẩm mà còn cả khách hàng. Ngoài ra, nhà lãnh đạo phải biết cách quản lý hệ thống bán hàng bằng cách sử dụng các công cụ, phần mềm công nghệ. Từ đó, mới giúp việc kinh doanh trở nên hiệu quả hơn. 

Hiểu được những khó khăn của doanh nghiệp khi xây dựng và quản lý hệ thống bán hàng, SimERP sẽ gợi ý cho bạn một vài phương pháp tối ưu và hiệu quả ngay trong bài viết dưới đây.

Hệ thống bán hàng là gì? Vai trò của hệ thống bán hàng

Hệ thống bán hàng là hệ thống các hoạt động liên quan đến việc bán các sản phẩm hay dịch vụ đến người tiêu dùng, bao gồm việc các điểm bán tiếp nhận sản phẩm, tạo các hoạt động thúc đẩy bán hàng cho đến việc bán sản phẩm, dịch vụ đến tay khách hàng, chăm sóc khách hàng sau khi mua sản phẩm.

Hệ thống bán hàng có một vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, bởi chúng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Dưới đây là ba vai trò chính của nó.

• Tăng hiệu quả cho hoạt động bán hàng: các hoạt động bán hàng sẽ được tối ưu, đồng bộ hóa theo một hệ thống nhất định. Các thông tin sẽ được lưu chuyển nhanh hơn vè giúp cho các hoạt động bán hàng diễn ra thuận lợi. 
• Quản lý hoạt động bán hàng: Hoạt động bán hàng sẽ được tuân theo một quy trình nhất định. Các thông tin từ trên xuống và từ dưới lên được truyền đi nhanh chóng, khiến nhân viên dễ nắm bắt các đầu mục công việc và các nhà quản lý có thể kiểm soát được hoạt động bán hàng dễ dàng hơn. 
• Hỗ trợ xây dựng và thực hiện chiến lược bán hàng: Do quy trình chặt chẽ, thông tin nhanh chóng, doanh nghiệp có thể nắm bắt được sớm các vấn đề xảy ra, tìm được nguyên nhân của vấn đề và giải quyết chúng dễ hơn. Từ đó, xây dựng được các kế hoạch, chiến lược bán hàng phù hợp nhằm đạt được kết quả tốt nhất. 

Cách thức xây dựng hệ thống bán hàng thành công

Doanh nghiệp luôn hiểu được vai trò của hệ thống bán hàng. Tuy nhiên, để xây dựng hệ thống bán hàng thành công, phù hợp với công ty là điều không hề dễ dàng. Do đó, SimERP sẽ gợi ý cho các doanh nghiệp để có thể xây dựng được một hệ thống tốt nhất.

Xây dựng cơ cấu tổ chức của hệ thống bán hàng

Cơ cấu tổ chức cần được xây dựng dựa trên sản phẩm, tính chất của doanh nghiệp và mục đích kinh doanh. Với các doanh nghiệp nhắm đến thị trường quốc tế sẽ có hệ thống bán hàng khác với các doanh nghiệp quan tâm đến thị trường nội địa. Ngoài ra, sản phẩm khác nhau sẽ có hệ thống bán hàng khác nhau. Ví dụ sản phẩm, dịch vụ vô hình như bảo hiểm, tư vấn tài chính có hệ thống bán hàng khác với các doanh nghiệp có sản phẩm hữu hình như hàng hóa như đồ gỗ, chăn ga gối đệm,… Do đó, doanh nghiệp cần phân tích kỹ các yếu tố, bao gồm: sản phẩm, tính chất doanh nghiệp và cả mục đích kinh doanh. 

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp có thể tham khảo cơ cấu tổ chức hệ thống bán hàng của các công ty trong ngành, có cùng quy mô với mình tại Việt Nam và nước ngoài. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng được một hệ thống bán hàng có cơ cấu tổ chức phù hợp.

Xây dựng quy trình bán hàng

Để giúp cho việc bán hàng được thuận lợi, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình bán hàng chung cho mình. Các quy trình này phải rõ ràng, dễ hiểu để nhân viên có thể nắm bắt. Tùy thuộc vào đặc điểm của doanh nghiệp, chiến lược của công ty, sản phẩm và khách hàng mục tiêu mà công ty có quy trình khác nhau. Quy trình bán hàng thông thường có 7 bước.

Tìm kiếm

Người bán hàng sẽ tìm kiếm và tiếp cận các khách hàng tiềm năng; xác định xem liệu họ có nhu cầu về sản phẩm của công ty hay không. Bạn có thể tìm các nguồn khách hàng từ danh sách công ty cung cấp, các mạng xã hội.

Chuẩn bị

Bước này bạn phải nghiên cứu sâu hơn về khách hàng tiềm năng, tìm cách tạo mối liên kết giữa sản phẩm của bạn và nhu cầu khách hàng để chuẩn bị cho việc tiếp cận khách.

Phương pháp tiếp cận

Có ba cách chủ yếu để tiếp cận khách hàng: tặng quà, ưu đãi cho khách, đặt câu hỏi để khơi gợi sự quan tâm về sản phẩm và cung cấp sản phẩm mẫu, miễn phí cho khách sử dụng.

Trình bày

Hãy chứng minh cho khách sản phẩm của bạn có chất lượng tuyệt vời. Nhưng nhớ rằng chỉ đừng nói, mà hãy lắng nghe để hiểu hơn về các nhu cầu, mong muốn của khách đối với sản phẩm.

Xử lý các ý kiến tiêu cực từ khách 

Sẽ nhiều lúc khách hàng phản bác các ý kiến của bạn về sản phẩm và cho rằng chất lượng chúng không tốt, hoặc kém hơn so với đối thủ. Tìm cách giải quyết khôn khéo và nhẹ nhàng cho họ thấy họ đã sai.

Kết thúc 

Đây là lúc khách hàng đồng ý mua sản phẩm của bạn. Tùy thuộc vào doanh nghiệp mà chúng ta có các cách kết thúc khác nhau. Ví dụ như cho khách lựa chọn các phương thức thanh toán, tặng khuyến mại cho khách, cảnh báo về sự thay đổi sản phẩm trong tương lai.. (thường là về giá hoặc nâng cấp sản phẩm)

Theo dõi

Sau khi chốt đơn, hãy giữ mối quan hệ tốt với khách hàng và theo dõi họ xem liệu họ có vấn đề gì về sản phẩm hay doanh nghiệp nữa không. Từ đó biến họ thành khách hàng thân thiết. 

Phân bổ nguồn lực

Nguồn lực đóng vai trò quan trọng đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Nếu muốn thiết kế hệ thống bán hàng hoàn chính, doanh nghiệp cần biết phân bổ sao cho phù hợp thì sẽ khó đạt được hiệu quả.

Thông qua các chỉ số đánh giá năng lực của nhân viên, và các nhận xét từ quản lý, công ty có thể biết thêm về các điểm mạnh điểm yếu của từng nhân viên. Từ đó, phân chia công việc sao cho phù hợp với năng lực từng người. Tránh người thì ôm đồm quá nhiều, người thì không làm gì. Hoặc người có năng lực kém lại đảm nhận các công việc có tính chuyên môn hay quyết định cao.

Đào tạo nhân viên

Nhiều doanh nghiệp bỏ qua hoặc coi nhẹ quy trình đào tạo. Tuy nhiên, nhân viên đóng vai trò quan trọng trong hệ thống bán hàng. Hãy đào tạo họ bởi họ chính là người tạo ra giá trị cho doanh nghiệp của bạn. Ngoài các kiến thức về chuyên môn, bạn phải hướng dẫn họ về các quy trình trong doanh nghiệp, phòng ban. Ngoài ra, nhân viên cũng cần phải có khả năng sử dụng thành thạo các công cụ công nghệ để tăng năng suất của mình, làm việc hiệu quả hơn.

Theo dõi và kiểm tra hệ thống bán hàng

Doanh nghiệp cần sử dụng một hệ thống để lưu trữ tài liệu và chia sẻ các quy trình bán hàng, ví dụ như máy chủ công ty, Word, Excel. Bạn nên thiết lập các cột mốc, đánh dấu các sự kiện quan trọng trong chu kỳ bán hàng. Hiện nay, trên thị trường xuất hiện một vài phần mềm quản lý bán hàng, ví dụ như SimCRM hoàn toàn có thể hỗ trợ bạn thực hiện những công việc này nhanh chóng. Ngoài ra, doanh nghiệp cần xây dựng một bản đồ để thấy được các chu trình công việc rõ hơn. Để từ đó kiểm tra xem liệu có vấn đề gì không và khắc phục các vấn đề. Từ đó mới xây dựng được một hệ thống bán hàng đỉnh cao.

Làm thế nào để quản lý hệ thống bán hàng hiệu quả?

Khi quản lý hệ thống bán hàng, doanh nghiệp cần quản lý bốn yếu tố chính sau: quản lý sản phẩm, kho hàng, nhân viên và quản lý khách hàng. 

Quản lý sản phẩm 

Cần quản lý thông tin các sản phẩm được bổ sung vào cửa hàng và các sản phẩm bán được theo từng ngày. Mỗi loại sản phẩm sẽ có mã vạch khác nhau để doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm tra. Hiện nay trên thị trường có một vài phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý được hàng hóa. Phần mềm đó sẽ tự động cập nhập, xuất báo cáo và phân tích theo từng giai đoạn, giúp nhà quản lý theo dõi dễ dàng hơn.

Quản lý kho hàng 

Chủ yếu quản lý số lượng hàng hóa tồn, nhập, hỗ trợ sắp xếp hàng hóa trong kho, thủ tục xuất và nhập hàng hóa. Để tránh sai sót, gây ra rủi ro cho doanh nghiệp, công ty nên áp dụng các phần mềm quản lý kho hàng. Bởi các phần mềm này chính xác và luôn cho kết quả nhanh.

Quản lý nhân viên

Đây là bộ phận nhân sự làm việc trực tiếp với khách hàng. Sẽ có những phần mềm giúp bạn quản lý nhân viên hàng ngày và đánh giá năng lực nhân viên KPI. Các phần mềm ERP như SimERP sẽ giúp bạn theo dõi các đầu mục công việc của từng cá nhân, cùng KPI hàng tháng. Từ đó đánh giá được nhân viên có làm việc hiệu quả hay không.

Quản lý khách hàng

Khách hàng sẽ mang lại doanh thu cho bạn. Hãy theo dõi các khách hàng tiềm năng và biến họ trở thành khách hàng thực thụ mua sản phẩm của bạn. Sẽ thật khó cho bạn làm điều này nếu thiếu các hệ thống quản lý khách hàng tối ưu như CRM. Phần mềm sẽ giúp bạn cải thiện mối quan hệ với khách hàng thông qua các quy trình đã được hợp lý hóa. 

Nếu ngân sách của doanh nghiệp không cho phép, bạn có thể sử dụng các phần mềm cơ bản như excel hay outlook để tự nhập các số liệu về khách hàng. Tuy nhiên điều đó sẽ khá mất thời gian và dễ gây ra sai sót trong quá trình nhập liệu, dẫn đến rủi ro cho công ty.

Top 5 phần mềm quản lý hệ thống bán hàng tối ưu nhất hiện nay

Hiện nay trên thị trường có khá nhiều phần mềm quản lý hệ thống bán hàng khác nhau, giúp doanh nghiệp không chỉ quản lý được một kênh duy nhất mà còn quản lý được hệ thống bán hàng đa kênh. Để doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm tốt nhất, SimERP sẽ gợi ý cho bạn top 3 các phần mềm tốt nhất.

SimCRM

Đây sẽ là giải pháp tổng thể cho các doanh nghiệp quản lý hệ thống bán hàng tốt nhất. Với SimCRM, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý nhân sự, quan hệ khách hàng, quản lý bán hàng, quảng lý kho và quản lý dự án. Với bốn chức năng chính này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể theo dõi toàn bộ quy trình và kết quả bán hàng một cách đầy đủ và chính xác nhất. Từ đó, nhà quản lý có thể đưa ra được những phương án phù hợp để giải quyết các vấn đề trong hệ thống và phát triển hệ thống bán hàng.

Điểm đặc biệt là SimCRM giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống bán hàng đa kênh, không chỉ thông qua các kênh trực tiếp mà còn các kênh online như Shopee, Lazada, hay trên chính trang thương mại điện tử của doanh nghiệp. Thay vì việc phải sử dụng nhiều phần mềm khác nhau để quản lý các mảng khác nhau, công ty có thể sử dụng SimCRM như một giải pháp toàn diện cho mọi kênh bán hàng. 

Hiện nay, SimCRM triển khai đăng kí dùng thử 30 ngày cho các doanh nghiệp. Do đó, hãy thử sử dụng và trải nghiệm phần mềm SimCRM nhé.

Sapo

Sapo là một phần mềm khá quen thuộc đối với mọi doanh nghiệp. Là một nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh, Sapo phục vụ cho mọi đối tượng doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau từ thời trang, bán lẻ, đến nhà hàng, kinh doanh cafe,… Phần mềm được đánh giá là khá dễ sử dụng, có nhiều tính năng, giúp bán hàng và quản lý cửa hàng hiệu quả như tính tiền nhanh, tạo hóa đơn, quản lý sản phẩm, nhân viên, khách hàng…

Tuy nhiên, Sapo chỉ hỗ trợ chủ yếu bán hàng trực tiếp. Các kênh bán hàng online thì phần mềm chỉ hỗ trợ duy nhất qua kênh Facebook, các kênh như Zalo, Shopee, Lazada thì chưa hỗ trợ… Ngoài ra app di động của hãng không hỗ trợ kết nối khách hàng qua Facebook.

KiotViet

Ưu điểm lớn nhất của phần mềm đó chính là giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng, nên việc ứng dụng phần mềm vào doanh nghiệp của bạn khá nhanh chóng. Hiện nay KiotViet triển khai hai gói sản phẩm dành cho doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp có mô hình vừa và lớn. Do đó khách hàng có thể lựa chọn sao cho phù hợp với công ty mình. Các tính năng chính chủ yếu bao gồm lập hóa đơn, quản lý nhân viên, quản lý đổi trả hàng, báo cáo kinh doanh, quản lý công nợ. 

Điểm yếu của KiotViet là không tối ưu việc quản lý khách hàng, như quản lý inbox, chat online, thông tin khách hàng từ Facebook, Instagram, Shopee… Sản phẩm sẽ phù hợp nhất với các doanh nghiệp cần quản lý kho nhiều hơn. 

MShopKeeper – Phần mềm bán hàng MISA

Đây là một phần mềm khá mới của MISA. Hệ thống này chủ yếu phù hợp cho các doanh nghiệp, cửa hàng thời trang có quy mô vừa và nhỏ. Vậy nên với các doanh nghiệp lớn, có đa ngành, đa kênh thì MShopKeeper không thể hỗ trợ được. Phần mềm có những tính năng chính như quản lý chuỗi cửa hàng, đọc mã vạch, SMS Marketing, tích hợp với các phần mềm kế toán,…

Ưu điểm của phần mềm là giá thành phải chăng. Nhược điểm là chưa hỗ trợ kinh doanh online, mà chủ yếu tập trung vào kinh doanh trực tiếp tại cửa hàng.

POS365 

Đây là công cụ giúp chủ cửa hàng kiểm tra các công việc kinh doanh của mình nhanh chóng thuận tiện bởi các tính năng báo cáo mạnh mẽ. Phần mềm giúp bạn quản lý không giới hạn số lượng hàng hóa, dễ dàng tra cứu lịch sử kho hàng, hạn chế rủi ro mất hàng. Ngoài ra, POS365 quản lý quỹ tiền theo từng tài khoản, nắm bắt tình hình tài chính của cửa hàng. Các công cụ quản lý quan hệ khách hàng khá tối ưu, giúp bạn chăm sóc khách hàng tốt hơn.

Tuy nhiên đây cũng không phải công cụ cho các doanh nghiệp vừa và lớn, hoặc có mô hình kinh doanh đa kênh, đa mảng, đa quốc gia bởi phần mềm chủ yếu tập trung vào các doanh nghiệp nhỏ.

Kết luận

Với những gợi ý trên, chắc hẳn các doanh nghiệp đã lựa chọn được cho mình phương án xây dựng và thiết kế hệ thống bán hàng tối ưu nhất, cùng phần mềm quản lý hệ thống bán hàng phù hợp cho mình. Đối với những doanh nghiệp bán hàng online hoặc offline, trực tiếp theo các cửa hàng thì có thể sử dụng các phần mềm đơn giản, giá thành phải chăng để tiết kiệm chi phí.

Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp bán hàng đa kênh, hoặc các doanh nghiệp có nhu cầu quản lý nhiều mảng khác nhau, thì phải sử dụng các phần mềm giải quyết vấn đề tổng thể như SimCRM. Với việc hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các mảng từ bán hàng, nhân sự, quan hệ khách hàng và dự án, chắc chắn SimCRM sẽ là phương án tốt nhất giúp bạn quản lý hệ thống bán hàng hiệu quả.