11 Cách quản lý nhân viên cấp dưới Hiệu Quả với mọi trường hợp

Nhân viên là nguồn lực quan trọng để phát triển doanh nghiệp, tuy nhiên việc quản lý nhân sự chưa bao giờ là dễ dàng nhất là đối với doanh nghiệp có quy mô lớn hay tính chất công việc phức tạp. Hiểu được những lo âu đó, SimERP xin hướng dẫn cách quản lý nhân viên hiệu quả qua bài viết dưới đây.

Cách để quản lý nhân viên hiệu quả

Một doanh nghiệp không thể phát triển tốt nếu thiếu nguồn nhân lực chất lượng cao cả về nhân phẩm, đạo đức lẫn kỹ năng chuyên môn. Tuy nhiên, đây đều là những yếu tố có thể thay đổi theo thời gian tùy vào nhiều nhân tố khác nhau có thể tác động đến mỗi nhân viên. Vì thế, nếu nhà quản lý không có chiến lược quản lý đúng đắn sẽ khiến hoạt động nội bộ của công ty bị xáo trộn.

Như vậy, là một nhà lãnh đạo, bạn cần có những tố chất, kỹ năng gì để trở thành tác động tích cực thúc đẩy nhân viên nỗ lực và tận tâm với công việc? Hãy cùng theo dõi những nội dung dưới đây.

Trở thành tấm gương sáng trong công việc

Để trở thành một người lãnh đạo giỏi trước hết bạn cần nhận được sự tôn trọng và kính nể từ nhân viên. Để làm được điều đó, nhà quản lý cần:

• Tận tâm và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc: là việc bạn luôn hoàn thành những mục tiêu được thỏa thuận theo các tiêu chuẩn và thời hạn cuối cùng mà bạn thiết lập, dám đương đầu và nhìn nhận những lỗi sai. Đây là tố chất quan trọng mà nhiều nhân viên khi mới vào làm còn thiếu.
• Có đầy đủ kỹ năng chuyên môn cần thiết, làm việc một cách chuyên nghiệp: hoàn thành đúng nhiệm vụ được giao phó và không ngừng học hỏi thêm những kiến thức, kỹ năng mới để nâng cao hiệu suất làm việc và dễ dàng trau dồi với nhân viên khi cần thiết.
• Tuân thủ đúng kỷ cương: thực hiện tốt những nội quy mà công ty đã đề ra, thẳng thắn nhìn nhận lỗi sai và chấp nhận xử lý thích đáng.

Là một người nắm giữ chức vị cao trong công ty không đồng nghĩa với việc bạn có thể thoải mái, tự do, không tuân thủ những nội quy của công ty, mà chính việc luôn tuân thủ sẽ giúp bạn tăng độ thiện cảm và sự kính trọng từ những nhân viên mà bạn quản lý. Ngoài ra, nhiều nhà quản lý thường có thói quen đổ lỗi, biến nhân viên thành “lá chắn” khi xuất hiện những sai phạm gây tổn thất, có vẻ bạn nghĩ đây là cách mà bạn thể hiện sự uy quyền của mình nhưng kết quả sẽ chỉ gây sự bất mãn và chia rẽ nội bộ nhân viên.

Biết lắng nghe, đồng cảm và sẻ chia

Là một nhà quản lý có kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, lắng nghe luôn là một hoạt động quan trọng giúp bạn nhận biết được những vấn đề khó khăn mà nhân viên đang phải đối mặt. 

Việc lắng nghe một cách chăm chú, đầy thành ý, đồng cảm với những trăn trở và chia sẻ cùng nhân viên về một vấn đề mà họ đang gặp phải sẽ mang đến những lợi ích không ngờ như:

• Hạn chế xung đột nội bộ: sớm nhận biết những vấn đề phát sinh bằng cách lắng nghe sẽ giúp nhà quản lý cung cấp những công cụ, cách thức để giải quyết vấn đề một cách kịp thời.
• Cải thiện hiệu suất làm việc: khi tăng cường trao đổi, phản hồi với nhau sẽ dễ dàng nhìn ra những điểm sai sót hoặc điểm mạnh của từng ý kiến, giải pháp giúp nhân viên và nhà quản lý hiểu rõ hơn tính chất công việc, học hỏi và cải thiện thêm nhiều kiến thức, kỹ năng, từ đó tăng hiệu suất làm việc.
• Phát triển bản thân: lắng nghe giúp nhà quản lý hiểu rõ điểm mạnh, yếu của từng nhân viên, từ đó có kế hoạch phân chia công việc khuyến khích họ tăng cường điểm mạnh, khắc phục những thiếu sót tốt hơn.
• Tạo sự gắn kết: môi trường làm việc lý tưởng là khi mọi nhân viên đều biết cách lắng nghe và đồng cảm. Từ những cảm xúc được chia sẻ sẽ thúc đẩy nhiệt huyết trong công việc, giúp họ hiểu thêm về giá trị của bản thân và những người xung quanh, từ đó gia tăng động lực làm việc.
• Tạo môi trường chia sẻ: cùng sự phát triển của Big Data, việc thu thập phản hồi từ nhân viên vô cùng quan trọng để cải thiện môi trường làm việc mang tính cạnh tranh. Ngày nay, có nhiều công cụ hỗ trợ nhà quản lý lắng nghe nhân viên như SMS, Email, khảo sát Google Doc,…

Việc lắng nghe và chia sẻ cần được thực hiện đúng cách và đúng thời điểm. Do đó, để nắm bắt đúng, nhà quản lý cần nắm rõ thông tin, tình trạng nhân viên của mình một cách kịp thời để nhận ra những điểm bất thường như: hiệu suất làm việc giảm đột ngột, nhân viên cứng đầu không chịu sự kiểm soát của cấp trên, nhân viên mất tinh thần làm việc,… Từ đó, có giải pháp giải quyết vấn đề hay khích lệ thích hợp để động viên, khuyến khích nhân viên hăng hái làm việc hơn.

Gắn kết nhân viên với định hướng chung của công ty

Một trong những cách quản lý nhân viên hiệu quả được áp dụng phổ biến nhất chính là gắn kết nhân viên với những mục tiêu chung đã được đề ra bởi công ty, nhóm làm việc. Khi không có một mục tiêu công việc cụ thể, nhân viên thường có xu hướng tự làm theo ý kiến của mình, chú trọng vào mục tiêu cá nhân thay vì đề xuất một cách giải quyết chung. Nếu không có giải pháp kịp thời, chính điều này sẽ gây sự thiếu hợp tác, chia rẽ trong nội bộ nhóm dẫn đến hiệu quả công việc kém.

Tuy nhiên, việc đặt ra mục tiêu chung trong công việc không bao giờ là dễ dàng khi có thể bị vướng vào nhiều ý kiến trái chiều khác nhau. Vậy làm thế nào để xây dựng mục tiêu chung một cách hiệu quả? Hãy cùng tham khảo những gợi ý sau:

• Cùng nhân viên xây dựng mục tiêu: nhân viên chính là nguồn lực quan trọng của công ty, họ có đủ kiến thức chuyên môn và kỹ năng để đánh giá đâu là mục tiêu chung hiệu quả giúp tăng năng suất, doanh số, lợi nhuận phù hợp với tình trạng công ty. 
• Mục tiêu cần rõ ràng và đo lường được: những mục tiêu chung chung, mơ hồ sẽ khiến nhân viên hiểu sai hoặc hiểu không đủ ý. Mặc khác, những mục tiêu có thể đánh giá được sẽ giúp bạn theo dõi được tình hình làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra những góp ý thiết thực và kịp thời.
• Thường xuyên đánh giá lại các mục tiêu: việc đánh giá giúp nhà quản lý xem xét xem nhân viên của bạn có đang tuân thủ mục tiêu đó không và tuân thủ như thế nào trong quy trình làm việc.
• Mục tiêu không nhất thiết phải gắn liền với doanh số hay lợi nhuận: mục tiêu chung trong công việc chưa chắc là mục tiêu được ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp trong khoảng thời gian đó.
• Đảm bảo mục tiêu mang tính khả thi: mục tiêu chung đưa ra cần thực tế và phù hợp với năng lực, tình trạng của nhân viên. Việc đưa ra những mục tiêu quá sức có thể khiến nhân viên cảm thấy kiệt quệ, mất tinh thần và động cơ làm việc.
• Mục tiêu cần nhất quán: cần nhất quán mục tiêu đối với những nhân viên có cùng trách nhiệm, nếu không sẽ tạo nên sự bất bình vì phân biệt đối xử.
• Thời gian xác lập mục tiêu: tùy vào doanh nghiệp có thể xây dựng mục tiêu vào đầu năm hay trước mùa kinh doanh mới, dù là chọn cách thức nào cũng cần được tiến hành cùng thời điểm đã quy định để quản lý thành tích nhân viên một cách khách quan hơn.
• Mục tiêu gắn kết nhân viên với sự thành công của doanh nghiệp: bằng việc đưa ra một phần thưởng cho một mục tiêu chung nào đó gắn với mục tiêu chung của doanh nghiệp, bạn sẽ thành công trong việc thúc đẩy tinh thần làm việc của các nhân viên.

Đánh giá và định hướng năng lực của nhân viên

Những buổi đánh giá năng lực nhân viên là vô cùng cần thiết để nhà quản lý nắm bắt được hiệu suất,  hiệu quả và mức độ phù hợp của công việc ứng với  từng nhân viên trong một khoảng thời gian nào đó. Ngoài ra, thông qua hoạt động này, nhân viên sẽ biết được những điểm mạnh, điểm yếu của bản thân để có kế hoạch phát huy hay cải thiện thích hợp. 

Từ những dữ liệu thu thập từ bài đánh giá, nhà quản lý có thể phân chia công việc một cách phù hợp với năng lực từng nhân viên và có kế hoạch khen chê hợp lý. Ngoài ra, hoạt động này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân tài của công ty, giúp định hướng những kiến thức, kỹ năng còn thiếu sót trong việc đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp.

Dưới đây là 4 tiêu chí đánh giá nhân viên mà bạn cần cân nhắc:

• Tính liên tục/thường xuyên: thực hiện đánh giá theo chu kỳ nhất quán và liên tục (cuộc họp cải thiện thường thực hiện theo quý, xen kẽ là những buổi đánh giá hiệu suất sau 6 tháng – 1 năm, kết hợp góp ý trực tiếp hàng tuần) để tránh gây áp lực, giúp nhân viên có cơ hội chủ động cải thiện và phát triển bản thân hơn.
• Thời gian: áp dụng thành tựu công nghệ phần mềm trong quản lý, đánh giá nhân viên để đánh giá chính xác hơn và rút ngắn thời gian đánh giá hiệu quả.
• Tính chính xác: tránh những sai lầm trong quản lý như: chỉ chú trọng vào kết quả mà không xem xét quá trình làm việc, chỉ dựa vào một điểm mạnh/yêu để đánh giá tổng thể, đánh giá dựa trên cảm tính/giả thuyết cá nhân/định kiến về giới tính, lấy hành vi của cá nhân để đại diện cho tập thể.
• Mục tiêu: mục tiêu đánh giá không phải là ràng buộc các yếu tố vật chất với hiệu suất làm việc mà là xác định điểm mạnh/yếu của mỗi nhân viên rồi đưa ra góp ý, lộ trình phát triển phù hợp để họ phát triển năng lực, thăng tiến hơn trong tương lai. Hơn nữa cần tách bạch về yếu tố khen thưởng trong bài đánh giá để nhân viên tự nỗ lực.

Khen thưởng nhân viên phù hợp

Theo một nghiên cứu của O.C. Tanner Institute, 78% nhân viên nói rằng họ sẽ gắn bó với doanh nghiệp hơn khi nhận được sự công nhận thành quả xứng đáng từ sếp so với 34% nhân viên sẽ gắn bó khi có ít sự công nhận. 

Chính vì thế, việc có kế hoạch khen thưởng hợp lý là một hoạt động thiết thực giúp bạn tạo ấn tượng mạnh với nhân viên, thể hiện sự quan tâm, trân trọng công sức và công nhận, tôn vinh những thành quả mà nhân viên đã nỗ lực. Từ đó, nhân viên sẽ có nhiều động lực, nâng cao tinh thần và trách nhiệm làm việc để cống hiến cho công ty nhiều hơn, tạo môi trường làm việc thân thiện và mang tính cạnh tranh cao.

Tùy vào mục đích khác nhau mà nhà quản lý có thể lựa chọn thời điểm khen thưởng như vào các dịp lễ lớn (thưởng thành quả công việc, thưởng tháng lương 13,…), khen thưởng khi nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao, khi nhân viên có ý tưởng/sáng kiến hay đóng góp cho doanh nghiệp,…

Vậy có những bí quyết khen thưởng nào mà nhà quản lý có thể áp dụng? Hãy tham khảo những gợi ý sau:

• Gửi lời cảm ơn chân thành: bày tỏ sự chân thành thông qua lời khen ngợi, cảm ơn vào đúng thời điểm mang lại hiệu quả tuyệt vời hơn bất kỳ món quà vật chất nào khác để khích lệ và công nhận những thành quả của nhân viên.
• Tuyên dương và khen thưởng nhân viên xuất sắc: đây là danh hiệu được trao cho nhân viên có đã có những đóng góp tích cực cho sự phát triển của công ty, việc tuyên dương và có phần thưởng khích lệ sẽ giúp họ có thêm nhiều động lực phấn đấu và tạo môi trường làm việc học hỏi, cạnh tranh hiệu quả.
• Tạo cơ hội thăng tiến: thông qua đánh giá năng lực và những đóng góp của nhân viên, hãy tạo cơ hội thăng tiến nhằm tận dụng nhân tài cho công ty.
• Trao đặc quyền ưu tiên: những đặc quyền ưu tiên như cùng tham gia các buổi tiệc dành cho cấp lãnh đạo, được phân quản lý một bộ phận thay lãnh đạo,… sẽ giúp nhân viên hiểu được tầm quan trọng của nhà lãnh đạo, có thêm nhiều kỹ năng và có trách nhiệm hơn trong công việc.

Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, vui vẻ

Một trong những cách quản lý nhân viên hiệu quả mà nhiều doanh nghiệp mong muốn hướng tới chính là tạo môi trường làm việc thân thiện, tiện nghi và cạnh tranh. Khi được làm việc trong môi trường tích cực, nhân viên sẽ trở nên vui vẻ, thoải mái và có xu hướng năng nổ, hiệu suất làm việc tốt hơn. Ngược lại, khi làm việc trong môi trường tiêu cực, nhân viên sẽ cảm thấy chán nản, mệt mỏi, mất động lực làm việc và có khả năng xin nghỉ để chuyển sang công ty có môi trường làm việc tốt hơn.

Nắm bắt được tâm lý và nhu cầu của nhân viên, doanh nghiệp có thể tham khảo những ý tưởng sau để tạo môi trường làm việc đạt kết quả như ý:

• Cải thiện không gian làm việc: cân nhắc từ những vật trang trí, phụ kiện bố trí trong không gian như màu đèn ấm hơn, cây xanh, chất lượng không khí, hệ thống điều hòa, ánh sáng để tạo không gian làm việc thoải mái, tăng độ tập trung.
• Cung cấp cơ sở vật chất phù hợp: tăng chất lượng cuộc sống nhân viên thông qua cung cấp những cơ sở vật chất như vườn trẻ, phòng gym, canteen, máy bán hàng tự động,…
• Cho nhân viên quyền tự do: tránh quản lý, giám sát khắt khe, tiêu cực, gây áp lực cho nhân viên mà hãy tạo sự thoải mái, cho họ sự tự do nêu ra ý kiến, đưa ra những quyết định trong phạm vi phân quyền.
• Giao tiếp hiệu quả: trò chuyện, quan tâm nhân viên một cách phù hợp để kịp thời tìm ra những vấn đề và đề ra giải pháp xử lý kịp thời.
• Đào tạo và tạo cơ hội thăng tiến: tạo nhân viên cơ hội học hỏi lẫn nhau và đào tạo phù hợp để nâng cao trình độ nhân viên.
• Công nhận thành quả và khen thưởng hợp lý: công nhận những nỗ lực, đóng góp của nhân viên thông qua những phần thưởng vào thời điểm thích hợp.

Trao quyền cho nhân viên

Trên thực tế, nhiều nhà quản lý thường gặp trường hợp quá tải và không thể quản lý hết với số lượng nhân viên nhân viên đông. Vậy đâu là cách quản lý nhân viên cấp dưới tốt trong trường hợp này? Câu trả lời là hãy trao quyền.

Trao quyền là hoạt động mà nhà quản lý giao phó cho người khác làm việc gì đó thay mình dưới sự giám sát. Việc trao quyền cho nhân viên được đưa ra quyết định, thực hiện quản lý nhóm/ bộ phận nhân viên nào đó trong công ty ngoài việc giúp nhà quản lý giảm bớt số lượng công việc còn tạo cơ hội nhân viên được làm những công việc mới, giúp họ có thêm kinh nghiệm học hỏi và tìm kiếm, phát huy năng lực của bản thân.

Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý không chấp nhận trao quyền cho nhân viên bởi những nguyên nhân có thể kể đến sau:

• Xung đột về trách nhiệm và lợi ích: nhiều nhà quản lý/nhân viên không muốn chịu trách nhiệm với kết quả đạt được sau khi trao quyền thành công. Khi đạt được kết quả tốt nhiều trường hợp họ sẽ tranh giành lợi ích, ngược lại họ sẽ đùn đẩy trách nhiệm cho nhau khi đạt được kết quả không mong muốn gây sự bất hòa trong mối quan hệ. Vì vậy, nhà quản lý cần minh bạch về trách nhiệm và quyền lợi trước khi trao quyền.
• Thiếu sự tự tin: với nhiều nhà quản lý trao quyền đồng nghĩa với việc nghi ngờ năng lực hiện có của bản thân, thậm chí khi đạt được kết quả dù tốt hay xấu họ vẫn cảm thấy mình làm chưa đủ tốt, mông lung và tự trách.
• Tính kiểm soát: trao quyền làm nhu cầu kiểm soát tăng cao vì có thể nảy sinh những vấn đề rắc rối khác khiến nhà quản lý không an tâm (bất hòa giữa người được trao quyền và những nhân viên khác, bao che/thiên vị lẫn nhau trong công việc,…).
• Thiếu sự tin tưởng: nhà quản lý không tìm ra nhân viên mà bản thân có thể tin tưởng để trao quyền.

Vậy đâu là những kỹ năng phân quyền mà nhà quản lý cần biết?

• Trao quyền công khai: công khai cụ thể những việc làm, trách nhiệm mà người được trao quyền cần tuân thủ và thực hiện trước những nhân viên khác để tránh xảy ra mâu thuẫn khi xử lý công việc, giúp người được trao quyền nhận thức được giá trị và trách nhiệm của bản thân đối với tập thể.
• Việc trao quyền cần có căn cứ: trao quyền bằng quyết định văn bản (thư ủy quyền, công văn,…) để làm căn cứ khi có vấn đề phát sinh.
• Không tùy tiện thu hồi quyền lực đã trao: việc tùy tiện thu hồi sẽ khiến nhân viên nghi ngờ về năng lực và quyết định của nhà quản lý, vì thế nhà quản lý cần có sự chuẩn bị tâm lý về những sai sót có thể xảy ra khi trao quyền, góp ý và cho nhân viên cơ hội để sửa đổi, tạo cơ hội để họ phát triển bản thân.

Cách quản lý nhân viên cứng đầu mà bạn không thể bỏ qua

Thực tế không phải nhân viên nào cũng sẽ tuân theo những quản lý của bạn. Bởi họ đều là những người có năng lực được tuyển dụng, họ có những quan điểm, suy nghĩ và cách thức thực hiện của riêng mình mà đôi khi sẽ xung đột với nhân viên khác hay nhà quản lý. 

Vậy đâu là cách quản lý nhân viên không nghe lời hiệu quả mà bạn cần biết? Hãy tham khảo những lời khuyên dưới đây.

Luôn giữ bình tĩnh

Khi làm việc cùng những nhân viên cứng đầu sẽ khiến bạn ức chế vào đôi khi mất khả năng khống chế cảm xúc tạo những hành động hoặc lời nói không kiểm soát trong khi tức giận. Điều này chỉ khiến không khí làm việc trở nên căng thẳng và gây ấn tượng xấu với nhân viên. Hãy luôn nhớ rằng la mắng chỉ là cách thức khiển trách giải tỏa cảm xúc nhất thời, người khôn ngoan sẽ tìm ra giải pháp thiết thực và hiệu quả hơn. 

Do đó, những việc mà nhà quản lý cần làm lúc này là hít thở sâu, giữ bình tĩnh, khống chế lời nói và hành động thật tốt và suy nghĩ thấu đáo trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào.

Tìm hiểu nguyên nhân

Khi đã giữ tâm trí bình tĩnh, bạn cần hiểu rằng không phải ngẫu nhiên mà nhân viên của bạn cứng đầu, bất tuân sự quản lý. Mọi việc đều có nguyên nhân, để quản lý nhân viên hiệu quả việc bạn cần làm là tìm hiểu nguyên nhân đó. 

Việc đầu tiên nhà quản lý cần làm là đặt bản thân vào vị trí của nhân viên và suy nghĩ nghiêm túc về những sự việc mà bản thân đã làm khi sự bất tuân xuất hiện sẽ giúp bạn tìm ra ý tưởng gì đó. Sau đó hãy sắp xếp một cuộc trò chuyện nhỏ thân mật để lắng nghe phản hồi từ chính nhân viên.

Trao đổi với nhân viên một cách khéo léo

Khi đã hiểu được nguyên nhân, nhà quản lý cần bày tỏ sự thấu hiểu và trao đổi thẳng thắn, khéo léo để giải quyết vấn đề:

• Nếu nguyên nhân là từ nhà quản lý hãy thẳng thắn nhìn nhận và tìm ra giải pháp khắc phục
• Nếu lý do xuất phát từ sự hiểu lầm, đừng ngần ngại giải thích rõ ràng để bạn và nhân viên hiểu nhau hơn
• Trường hợp nguyên nhân xuất phát từ chính nhân viên, hãy cho họ cơ hội giãi bày và sửa chữa sai lầm

Minh bạch và linh hoạt trong quy trình quản lý

Sai lầm mà nhà quản lý thường mắc phải chính là quản lý một cách thiên vị, thiếu căn cứ gây sự bất bình trong nội bộ nhân viên. Những nhân viên bị đối xử bất công ở nơi công sở thường mang thái độ chống độ chống đối với những quyết định của cấp trên. Vì thế, là một nhà quản lý bạn cần phân công công việc rõ ràng và công bằng với tất cả nhân viên, cho họ quyền được nêu ý kiến và sẵn sàng lắng nghe góp ý và sửa đổi hợp lý, phù hợp.

Ngoài ra, bạn cần khen, chê xứng đáng với những thành quả của nhân viên như là một cách hiệu quả để khích lệ tinh thần của họ. Tuy nhiên, khi nhân viên không có thái độ sửa chữa sai lầm mà liên tục chống đối ảnh hưởng đến công việc, nhà quản lý cần có biện pháp xử lý thích hợp dựa trên quy chế của công ty để làm gương cho những nhân viên khác.

Quản lý nhân sự luôn là một kỹ năng cần thiết mà bất cứ nhà quản lý nào cũng cần trau dồi và học hỏi không ngừng. Một môi trường làm việc tốt với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp trong thái độ và kỹ năng làm việc sẽ giúp doanh nghiệp không ngừng phát triển và là điểm sáng thu hút nhiều nhân tài. Qua bài viết chia sẻ về cách quản lý nhân viên hiệu quả, SimERP hy vọng rằng bạn sẽ có những áp dụng hợp lý và phù hợp để công tác quản lý được tốt hơn.