Quản lý hồ sơ nhân sự: Tầm quan trọng và cách quản lý hiệu quả

Quản lý hồ sơ nhân sự luôn là một khâu quan trọng trong mọi hoạt động doanh nghiệp, bởi nó không chỉ giúp nhà quản lý nắm bắt rõ được thông tin cá nhân của nhân sự, mà còn có thể giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc. Vì vậy, mỗi tổ chức cần trang bị hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự chặt chẽ để đảm bảo sự ổn định trong hoạt động doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân sự

Hiểu một cách đơn giản, hồ sơ nhân sự sẽ bao gồm những thông tin về cá nhân lao động như: sơ yếu lý lịch, bảo hiểm, hợp đồng làm việc, bảng lương, tiền lương… Những nhu cầu về việc lưu trữ thông tin cho những mục đích sử dụng, khai thác khác nhau khi cần khiến cho hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự trở thành một phần thiết yếu của mỗi công ty. Trong đó, những nguyên do căn bản và chính thống nhất thường được nói đến là:

• Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự vốn là việc bắt buộc theo Luật Việt Nam và bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải nghiêm túc chấp hành theo.
• Việc quản lý hồ sơ hiệu quả sẽ giúp bạn quản lý tốt nhân sự làm việc trong doanh nghiệp, góp phần vào việc phát triển công ty.
• Dễ dàng đưa ra sử dụng để giải quyết những vấn đề liên quan tới người lao động nếu không may xảy ra bất trắc.

Và sẽ tùy vào loại hồ sơ cũng như tính chất đặc biệt của nó mà sẽ được lưu trữ trong ngắn hạn hoặc được lưu trữ vĩnh viễn cũng như sẽ được sử dụng cho những mục đích khác nhau. 

Cách lưu hồ sơ nhân sự

Việc lưu trữ hồ sơ sự là một việc không hề đơn giản. Để có thể cất trữ lâu dài cũng như dễ dàng khai thác sử dụng, việc lưu trữ phải được thực hiện một cách thông minh và theo trình tự khoa học. Sau đây SimERP sẽ hướng dẫn bạn các bước cụ thể để lưu trữ hồ sơ nhân sự.

Phân loại hồ sơ

Hồ sơ thông thường sẽ được phân loại thành các nhóm như:

• Đơn xin việc, CV
• Thông tin hồ sơ nhân viên
• Bảng lương và quyền lợi
• Chứng chỉ, bằng cấp và thông tin xác thực
• Tài liệu quản lý hiệu suất

Việc phân loại là vô cùng quan trọng bởi nó giúp cho những người quản lý sẽ theo dõi được hồ sơ một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, nó cũng một phần thể hiện tính chuyên nghiệp trong việc quản lý của phần ban nhân sự.

Sắp xếp hồ sơ

Sau khi đã tiến hành phân loại hồ sơ, việc tiếp theo là làm sao sắp xếp chúng hợp lí nhất. Sau đây là 3 giải pháp về cách thức sắp xếp hồ sơ hữu dụng nhất:

• Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.
• Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: Thiệp mời – thống kê – thư từ – tiếp thị.
• Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ. Ví dụ:

• Hồ sơ bình thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật…
• Hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm, hồ sơ đã giải quyết xong…

Lưu trữ hồ sơ

Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần có thể truy cập nhanh chóng, thuận tiện. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này, có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

• Dùng bút đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
• Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm.
• Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin, đánh số để lưu trữ hồ sơ.
• Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.

Một lưu ý vô cùng quan trọng là hồ sơ lưu trữ cần phải được kiểm tra thường xuyên để có thể để kịp thời sửa chữa, bổ sung cũng như hoàn thiện hồ sơ một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

>>>> Xem thêm: 11 Cách quản lý nhân viên cấp dưới Hiệu Quả với mọi trường hợp

Quản lý hồ sơ nhân viên

Sau khi đã hoàn thành bước đầu tiên là sắp xếp và lưu trữ, câu hỏi tiếp theo được đặt ra là làm sao có thể quản lý hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả và ít tốn kém nhất. Việc quản lý hồ sơ cũng không hề đơn giản khi phải đảm bảo rất nhiều các yếu tố như:

• Tính quy củ: hồ sơ cần được sắp xếp và sử dụng một cách có kế hoạch và hiệu quả.
• Tính bảo mật và quyền riêng tư: do tính chất quan trọng của hồ sơ nhân sự, việc đảm bảo tính bảo mật cũng như cung cấp quyền truy cập là vô cùng quan trọng.
• Bảo vệ pháp lý: mỗi loại hồ sơ nhất định sẽ có những quy định pháp lý riêng cho việc lưu trữ cũng như mức độ bảo mật.
• Mang tính hiệu quả cho việc quản trị: những hồ sơ được lưu trữ nên là những hồ sơ thiết yếu cho công việc, đóng góp vào những lợi ích cho doanh nghiệp.

Sau đây, SimERP sẽ giới thiệu đến các bạn mô hình quản lý hồ sơ nhân sự theo trình tự các bước hoàn chỉnh nhất:

Bước 1: Phân loại và sắp xếp hồ sơ

Bước quan trọng này đã được chúng tôi giới thiệu và hướng dẫn ở phần đầu của bài viết. Điều lưu ý là làm sao sắp xếp chúng khoa học nhất.

Bước 2: Xác định yêu cầu và mục đích của việc quản lý, lưu trữ

Theo thời gian, sẽ có một số tài liệu không còn hiệu lực hoặc không cần sử dụng đến nữa. Chính vì thế, việc xác định ngày hết hạn và kịp thời chỉnh sửa, bổ sung hoặc lọc bớt đi những tài liệu dư thừa là cần thiết trong việc quản lý hồ sơ nhân sự. Hơn thế nữa, vấn đề pháp lý cũng nên được chú ý đến khi có những hồ sơ nhất định mà các công ty không thể duy trì quyền sở hữu một cách lâu dài.

Bước 3: Xác định nhu cầu truy cập

Với mỗi loại hồ sơ nhân sự bạn cần lưu trữ, hãy xác định những điều sau:

• Ai sẽ là người cần truy cập vào tài liệu này? Sếp, nhân viên hay bất kì ai có nhu cầu?
• Khi nào thì sẽ cần tới loại tài liệu ấy và mức độ thường xuyên của công việc đó?
• Làm sao để họ có thể truy cập vào nó?

Bước 4: Thiết lập mức độ bảo mật

Một vấn đề khác trong quản lý hồ sơ nhân sự chính là việc thiết lập mức độ bảo mật. Từng loại hồ sơ khác nhau sẽ có từng mức độ bảo mật yêu cầu khác nhau. Bên cạnh đó, cần lưu ý tới những thông tin cá nhân được pháp luật bảo vệ như thông tin y tế và khuyết tật.

Giải pháp cho quản lý hồ sơ nhân sự trong thời kỳ 4.0

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ, nguồn dữ liệu gần như đã được số hóa toàn bộ. Những hồ sơ của nhân viên có thể quản lý thông qua các phần mềm nhân sự, tạo điều kiện thuận lợi cho tự động hóa việc tạo tài liệu, truy cập và thiết kế trình làm việc. Nhiều hệ thống quản lý tài liệu cung cấp thông báo tự động về các sự kiện kích hoạt cũng như đáp ứng được nhu cầu cao hơn so với việc lưu trữ hồ sơ vật lý như trước đây.

Trong các giải pháp trên, hãy cùng SimERP xem qua một vài nền tảng hữu dụng có thể sử dụng để quản lý hồ sơ nhân sự nhé:

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel

Excel là một trong những giải pháp tương đối hữu hiệu trong việc quản lý hồ sơ nhân sự với khả năng như là một công cụ vô cùng hữu dụng trong việc theo dõi các thông số cần thiết. Trong một file quản lý hồ sơ nhân sự sẽ bao gồm các thông tin như sau:

• Họ và tên
• Bộ phận
• Loại hình nhân sự: BOD, quản lý, nhân viên…
• Vị trí làm việc: Là tên vị trí mà nhân viên đang đảm nhận
• Loại hình làm việc: full time, part-time
• Các thông tin liên quan tới trình độ học vấn
• Các giấy tờ cần thiết: Sơ yếu lý lịch, bản sao cmnd, bản sao sổ hộ khẩu,…
• Các thông tin liên quan tới kinh nghiệm và kỹ năng công việc… 

Với việc có rất nhiều thông tin khác nhau để một công ty cần phải quản lý, file Excel nhân sự cần có nhiều biểu mẫu khác nhau để có thể quản lý một cách tổng quát và đầy đủ. Các biểu mẫu thường được biết tới hiện nay là:

• File Excel quản lý nhân sự tổng quan: Cung cấp thông tin chung nhất về nhân sự đang làm việc tại công ty.
• File Excel quản lý hợp đồng: Dùng để quản lý thông tin về các hợp đồng thử việc cũng như hợp đồng lao động. Biểu mẫu của file Excel này tuy đơn giản nhưng lại mang rất nhiều dữ liệu với đòi hỏi về sự chính xác vô cùng cao.
• File Excel theo dõi nhân sự mới: Là sự kết hợp giữa danh sách nhân sự và hồ sơ cá nhân, khai thác về thông tin của nhân viên trong quá trình nhập việc.
• File Excel theo dõi nhân sự nghỉ việc: Tương tự như theo dõi nhân sự mới, quá trình theo dõi nhân sự nghỉ việc sẽ giúp cắt bỏ những dữ liệu không còn cần thiết, từ đó hạn chế những sai sót và nhầm lẫn khi sử dụng những dữ liệu không còn giá trị.  
• File Excel theo dõi biến động lương nhân sự: Theo dõi việc tăng giảm lương, luân chuyển vị trí công tác, tăng giảm chức vụ… 

Với tính năng cập nhật và xử lý dữ liệu một cách tự động, Excel sẽ giúp các nhà quản trị kịp thời nắm được:

• Các thông số quan trọng trong quá trình theo dõi tuyển dụng.
• Giúp quản lý công việc và hồ sơ của nhân viên một cách thông minh theo ngày, tuần, quý,… qua đó tạo thuận lợi cho việc kiểm tra hiệu suất làm việc.
• Tự động tính toán các chỉ số theo những gì thu thập được.
• Tự động kiểm tra, tổng hợp và thống kê hồ sơ của nhân viên theo từng ngày.

Tuy nhiên, bên cạnh những tính năng nổi bật của mình, việc quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel cũng có những điểm hạn chế nhất định:

• Dữ liệu bị phân tán, khó để rà soát tổng thể: Khi sử dụng Excel, bạn liên tục phải di chuyển giữa rất nhiều sheet khác nhau, việc này khiến cho việc quản lý đôi khi mất thời gian và không tối ưu.
• Khả năng tích hợp kém: Để quản lý nhân viên, nhà quản lý phải kết hợp Excel với nhiều công cụ khác và việc quản lý trở nên khá cồng kềnh. Tuy nhiên, file Excel lại thiếu đi khả năng tích hợp nhiều phần mềm lại với nhau. Điều này không chỉ làm tiêu tốn thêm thời gian làm việc của người phụ trách mà còn làm giảm năng suất và chất lượng công việc.
• Khó có thể mở rộng khi gia tăng quy mô: Sức chứa của Excel là rất lớn, lên tới hàng nghìn dòng và vài trăm sheet. Nhưng khi doanh nghiệp ngày một phát triển và lượng dữ liệu tăng lên không ngừng thì chỉ dùng Excel thôi là không thể đáp ứng được. 
• Dễ gây ra lỗi sai bởi thao tác con người: Tất cả các thao tác của nhân viên trên biểu mẫu Excel, từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… đều được thực hiện hoàn toàn thủ công. Điều này dẫn đến rủi ro về sai sót là cực kỳ lớn.

Chính vì những bất cập đó, các doanh nghiệp sẽ cần một giải pháp tốt hơn cho công việc quản lý hồ sơ nhân sự của họ. Và giải pháp đó có thể là các phần mềm quản trị thông tin nhân sự.

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Theo thống kê của Gartner vào năm 2020, 30% doanh nghiệp quy mô trung bình và lớn trên thế giới sẽ sử dụng bộ công cụ dựa trên đám mây cho các công cụ quản trị nhân sự.

Ngày nay, với xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ, đặc biệt là từ khi đại dịch COVID19 xuất hiện, không có gì khó hiểu khi việc các phần mềm ngày càng được phát triển mạnh mẽ hơn bao giờ hết.

Sau đây là một vài đặc điểm ưu việt khiến cho các phần mềm HRM đang ngày càng được ưa chuộng trong việc quản lý hồ sơ nhân sự:

• Có khả năng tạo ra các báo cáo chuyên sâu, hỗ trợ việc đưa ra quyết định nhân sự: Những chỉ số nào quan trọng trong việc thống kê nhân sự? Số lượng nhân sự của các phòng ban? Kê khai lương và thuế? Mức lương trung bình?… Các phần mềm sẽ giúp tính toán các chỉ số này dựa trên các số liệu sẵn có đã được lưu trữ và sau đó hiển thị trên mục báo cáo. Chính vì thế, doanh nghiệp sẽ luôn chủ động trong việc theo dõi công ty và chủ động trong các quyết định chiến lược.

• Khả năng bảo mật vô cùng chặt chẽ: Phần mềm quản lý nhân sự có tính năng phân quyền cao trong các công việc như phân công nhân sự tiến hành công việc, phân quyền dự án (cho phép những cá nhân liên quan cũng như có chức vụ được quyền xem và chỉnh sửa). 

• Lưu trữ dữ liệu chính xác và chặt chẽ: Dữ liệu về đội ngũ nhân sự được lưu trữ hoàn toàn trên phần mềm HRM, điều này không chỉ giúp nhà quản lý phân loại, tìm và lọc hồ sơ nhanh chóng hơn, mà còn giúp hạn chế việc sử dụng giấy tờ (paperless).

• Nền tảng mạnh mẽ đảm bảo phù hợp với mọi doanh nghiệp: Không như Excel khi chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ lẻ và dễ gặp khó khăn khi phải xử lý số lượng lớn dữ liệu, thì các phần mềm HRM cho phép nhiều người dùng truy cập cùng một thời điểm nhưng vẫn đảm bảo tính ổn định.

>>>> Xem thêm: 10 Phần mềm quản lý nhân viên, nhân sự Miễn Phí

3 Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự được ưa chuộng nhất ở Việt Nam

1Office

1Office là giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp được nghiên cứu và phát triển dựa trên phương pháp tư duy khoa học, xuyên suốt kết hợp với nền tảng công nghệ hiện đại, đảm bảo thống nhất, chặt chẽ và toàn diện.

Ưu điểm: Giúp cung cấp một giải pháp phần mềm quản lý, tạo lập môi trường làm việc trực tuyến trên Internet. Bằng việc số hóa toàn bộ doanh nghiệp của bạn và biến nó thành một khối thống nhất từ Nhân sự, Khách hàng, Công việc, Kinh doanh, Truyền thông. 1Office được thiết kế, xây dựng hoàn toàn trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, có thể triển khai, bảo trì, nâng cấp dễ dàng và nhanh chóng để qua đó giúp cho bạn làm việc mọi lúc, mọi nơi chỉ với một thiết bị được kết nối mạng Internet.

Nhược điểm: Dù cho đáp ứng khá đầy đủ các tính năng tuy nhiên độ chuyên sâu của 1Office cho từng khía cạnh là chưa tương ứng, đặc biệt ở mảng marketing, CRM và khách hàng. Một đặc điểm khác là phần mềm của 1Office thiếu bảng dashboard để có thể theo dõi một cách tổng thể, khiến người dùng đôi khi gặp khó khăn trong việc sử dụng. Hơn thế nữa, chi phí của phần mềm này là tương đối cao. 

SimERP

SimERP là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP được xây dựng trên Odoo – phần mềm ERP nổi tiếng thế giới.

Ưu điểm:

• Giải pháp toàn diện: Gồm nhiều giải pháp quản trị cần thiết cho 1 doanh nghiệp, tích hợp cùng trên một hệ thống.
• Chi phí triển khai thấp: Dựa trên nền tảng mã nguồn mở, SimERP cho phép doanh nghiệp triển khai với chi phí ban đầu thấp hơn so với các nền tảng khác.
• Dễ mở rộng nền tảng: Doanh nghiệp có thể dễ dàng tích hợp với bên thứ ba (dịch vụ vận chuyển, cổng thanh toán,…) để tùy chỉnh ứng dụng sẵn có.
• Giao diện dễ sử dụng: Với giao diện kéo thả tương thích cho cả website và điện thoại, SimERP giúp người dùng dễ dàng sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau.

Đặc biệt hơn, doanh nghiệp có thể trải nghiệm phần mềm miễn phí trong vòng 15 ngày với các phân hệ nổi bật như Quản lý dự án, CRM, Quản lý bán hàng cùng như module khác. Đăng ký dùng thử tại đây nhé: https://simerp.io/bang-gia-simerp/

Misa Amis

Phần mềm quản lý doanh nghiệp Amis một trong những nhà tiên phong đầu tiên trong việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo để đem đến những trải nghiệm vô cùng mới mẻ cho khách hàng. Nhờ ứng dụng trí tuệ nhân tạo một cách thông minh, phần mềm này đã mang lại những tính năng tối ưu và được áp dụng phổ biến cho nhiều lĩnh vực.

Ưu điểm: 

• Kết nối trực tiếp với các sàn tuyển dụng, mạng xã hội, website tuyển dụng để đăng tin và thu thập hồ sơ, nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.
• Kết nối trực tiếp với cơ quan BHXH để cán bộ nhân sự có thể kê khai thông tin BHXH tại doanh nghiệp.
• Liên kết thông tin giữa các phân hệ khác nhau trong phần mềm: Kế toán, Bán hàng, Quản lý điều hành…
• Thực hiện việc quản lý nhân sự từ xa với nền tảng công nghệ hiện đại, dữ liệu được lưu trữ trên Cloud.

Nhược điểm: Cũng như phần lớn các phần mềm ERP khác, Misa Amis cũng có chi phí vận hành tương đối tốn kém. Bên cạnh đó, cần nhiều thời gian để triển khai cho toàn bộ một hệ thống để đáp ứng cho nhiều yêu cầu khác nhau của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, khả năng tương thích với nhiều thiết bị khác nhau của phần mềm vẫn còn hạn chế.

Kết luận

Quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những yếu tố cốt lõi nhất trong việc quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Dù sử dụng Excel hay một phần mềm quản lí hiện đại nào đi nữa, bạn phải luôn nắm rõ những thông tin cần lưu ý và xử lý chúng để đạt được hiệu quả cao nhất.